高校網(wǎng)上報銷模式的優(yōu)勢及問題分析
——以SY大學(xué)為例

□（中國石油大學(xué)（華東）財務(wù)處 山東青島266580）

近年來，我國高等教育事業(yè)發(fā)展迅速，隨著教育經(jīng)費撥款的增加以及經(jīng)費來源渠道的多樣化，高校財務(wù)部門的工作日益繁重，財務(wù)報銷是高校財務(wù)工作中的重要部分，其工作量也越來越大。以SY大學(xué)為例，SY大學(xué)是我國教育部直屬重點大學(xué)，是國家“211工程”重點建設(shè)高校之一，于2017年進入國家“雙一流”建設(shè)高校行列。據(jù)統(tǒng)計，2017年SY大學(xué)收入超過23億元。由于各個院系規(guī)模龐大，經(jīng)費項目眾多，SY大學(xué)在財務(wù)報銷上存在現(xiàn)場等待時間長、報銷人員與前臺會計容易產(chǎn)生矛盾等問題，財務(wù)報銷是SY大學(xué)財務(wù)管理工作中的一大難題。

一、SY大學(xué)傳統(tǒng)報銷模式的局限之處

SY大學(xué)傳統(tǒng)的報銷模式主要經(jīng)歷了三個階段，排隊報銷模式、人工放號報銷模式和機器取號報銷模式。排隊報銷模式指的是報銷人員攜帶事先簽批、整理完畢的票據(jù)及資料到財務(wù)大廳現(xiàn)場排隊，財務(wù)人員按照排隊的先后順序依次辦理業(yè)務(wù)；人工放號報銷模式指的是財務(wù)處由專人在前一個工作日的下午人工發(fā)放報銷號碼，報銷人員第二日攜帶事先簽批、整理完畢的票據(jù)及資料到財務(wù)大廳憑號碼依次辦理業(yè)務(wù)；機器取號報銷模式是SY大學(xué)為了緩解前兩種報銷模式下排隊秩序混亂，財務(wù)大廳擁擠現(xiàn)象引進了叫號機，報銷人員在取號機器上取號后不須站立排隊，只需坐在座位上等候叫號即可報銷。上述三種報銷模式都沒有在財務(wù)處長期運行下去，原因就在于這三種模式存在相同的局限性。

（一）票據(jù)審核工作重復(fù)，報銷效率低。在傳統(tǒng)的報銷模式下，流程業(yè)務(wù)存在報銷參與多方重復(fù)勞動的問題，報銷人員分類整理、計算票據(jù)金額之后，財務(wù)人員需要重復(fù)上述工作，并且由于會計信息化無法充分運用，票據(jù)信息重復(fù)審批、核算導(dǎo)致效率原則相背離，尤其是原始票據(jù)找相關(guān)人員審批和財務(wù)人員審核成為占用報銷時間最久的環(huán)節(jié)，報銷效率低下成為報銷參與人員共同關(guān)注的焦點。

（二）報銷時間過于集中，統(tǒng)籌管理難。傳統(tǒng)的報銷模式容易導(dǎo)致報銷人員集中時間大量報賬，無法實現(xiàn)財務(wù)崗位資源的統(tǒng)籌管理與合理分配。由于預(yù)算經(jīng)費下達時間、教師上課時間以及報銷人員傳統(tǒng)觀念等因素的影響，報銷人員常常會集中在一個時間段大量報賬，通常是在學(xué)期期末和項目結(jié)題驗收前，直接導(dǎo)致財務(wù)人員工作量超負(fù)荷，影響報銷的準(zhǔn)確度和速度。

（三）報銷流程人為可選，內(nèi)部控制難。傳統(tǒng)的報銷模式下存在人為選擇的可能性，財務(wù)人員只能在相關(guān)權(quán)限人員審批后才能被動復(fù)核，在遇到特殊業(yè)務(wù)、緊急業(yè)務(wù)時，在發(fā)現(xiàn)越級審批時會面臨職業(yè)道德與現(xiàn)實利益的艱難選擇。這種人為主觀選擇會導(dǎo)致單位內(nèi)部控制局部失效甚至整體失效，滋生個人甚至集體的貪污貪腐行為。

（四）收支規(guī)模增速迅猛，人員配備少。近年來，SY大學(xué)收支規(guī)模增速迅猛，財務(wù)人員的配備遠遠跟不上其經(jīng)費增長的速度，人員投入不足與經(jīng)費增長之間的矛盾直接導(dǎo)致了財務(wù)人員的高強度工作和報銷人員的長時間等待，容易引發(fā)矛盾。

二、SY大學(xué)網(wǎng)上報賬系統(tǒng)及流程簡介

2017年11月，在事先調(diào)研及前期準(zhǔn)備了將近兩個月的時間之后，SY大學(xué)財務(wù)處網(wǎng)上報賬系統(tǒng)全面啟用。SY大學(xué)網(wǎng)上報賬系統(tǒng)分為事前授權(quán)、網(wǎng)上申報、現(xiàn)場投遞、審核制單及差錯修改四個環(huán)節(jié)，并配套網(wǎng)上查詢系統(tǒng)、網(wǎng)上申報系統(tǒng)以及智能排隊系統(tǒng)，以上組成了財務(wù)網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺，覆蓋財務(wù)日常工作的方方面面。SY大學(xué)網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的使用流程主要分為以下幾步：

（一）經(jīng)費負(fù)責(zé)人授權(quán)。經(jīng)費負(fù)責(zé)人可以登陸財務(wù)網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺，利用界面中的“項目授權(quán)管理”模塊，將其名下的項目授權(quán)給經(jīng)辦人，這樣不僅能夠節(jié)約經(jīng)費負(fù)責(zé)人的管理成本，提高報銷的效率，還可以將不同的項目授權(quán)給不同的經(jīng)辦人，有效杜絕了舞弊行為的發(fā)生，提高了經(jīng)費管理的質(zhì)量。

（二）經(jīng)辦人網(wǎng)上填報。經(jīng)辦人獲得授權(quán)之后，登錄網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，按照報銷內(nèi)容的不同分別進入對應(yīng)的填報界面，填寫票據(jù)張數(shù)、金額等信息,并選擇支付方式后提交，最終打印出帶有條形碼的網(wǎng)上報賬預(yù)約單。

（三）現(xiàn)場投遞預(yù)約單據(jù)。經(jīng)辦人在打印出網(wǎng)上報賬預(yù)約單之后,可以自主選擇合適的時間攜帶預(yù)約單、有關(guān)發(fā)票、協(xié)議等資料前往財務(wù)處專人接單窗口進行投遞，投遞成功且取得接單憑條之后可以直接離開，無需等候。

（四）審核制單及差錯修改。財務(wù)處接單人員及時將每天接到的業(yè)務(wù)交由專人進行分類，并按照類別分配給不同的會計人員，對沒有問題的業(yè)務(wù)，會計人員直接進行賬務(wù)處理，并由出納人員進行資金支付。對有問題的業(yè)務(wù)，會計人員會打電話聯(lián)系經(jīng)辦人處理，進行差錯修改。另外，經(jīng)辦人可以登錄財務(wù)網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺，通過“單據(jù)物流跟蹤”模塊實時查詢報銷進度。這種“一對一”的溝通方式避免了經(jīng)辦人多次往返，有效地避免了報銷矛盾的發(fā)生。具體使用流程見右上圖。

三、SY大學(xué)網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的成效及分析

（一）SY大學(xué)網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的成效。

1.投單零等待，解決了報銷排隊問題。經(jīng)辦人通過網(wǎng)上報賬系統(tǒng)預(yù)約生成報銷單之后，直接到財務(wù)處接單窗口投遞單據(jù)，無須現(xiàn)場等待報銷，有效地解決了報銷排隊問題。

使用流程圖

2.信息掃描提取，提高了會計信息質(zhì)量。經(jīng)辦人在網(wǎng)上報賬系統(tǒng)中錄入報銷信息，會計人員可以通過掃描條形碼直接提取，并在賬務(wù)系統(tǒng)中自動生成記賬憑證，不僅提高了會計人員的工作效率，也提高了會計人員工作質(zhì)量。在傳統(tǒng)報銷模式下，會計人員需要先審核原始憑證的合法性與合規(guī)性，在計算、匯總并粘貼發(fā)票的基礎(chǔ)上，手工錄入記賬憑證，這期間可能會發(fā)生錯誤，導(dǎo)致會計信息質(zhì)量大大降低。通過網(wǎng)上報賬系統(tǒng)自動生成記賬憑證，會計人員能夠從簡單重復(fù)的勞動中解放出來，從而有更多的時間整理、分析會計信息，為學(xué)校財務(wù)決策提供依據(jù)。

3.無現(xiàn)金報銷，規(guī)避了現(xiàn)金使用風(fēng)險。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)在經(jīng)辦人填寫預(yù)約單時，要求其自主選擇沖銷借款、對公轉(zhuǎn)賬或是對私網(wǎng)銀三種支付方式，實現(xiàn)了無現(xiàn)金報銷，降低了經(jīng)辦人攜帶現(xiàn)金的風(fēng)險，也減少了出納去銀行提取現(xiàn)金、保管現(xiàn)金以及點鈔配款錯誤的風(fēng)險。

4.財務(wù)信息共享，提高了經(jīng)費使用效率。經(jīng)費負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人可以隨時登錄財務(wù)網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺，查看每一筆報銷業(yè)務(wù)的實時狀態(tài)，也可以隨時查看每一筆業(yè)務(wù)的支出金額、資金流向等信息。這些信息的共享，有效地促進了經(jīng)費的執(zhí)行進度，提高了經(jīng)費使用的效率。

5.多系統(tǒng)結(jié)合，推動了財務(wù)信息化進程。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)不是單獨存在的，它與網(wǎng)上查詢系統(tǒng)、網(wǎng)上申報系統(tǒng)以及智能排隊系統(tǒng)共同組成了財務(wù)網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺。以推行網(wǎng)上報賬系統(tǒng)為契機，帶動其他相關(guān)系統(tǒng)的建設(shè)使用，最終促使財務(wù)信息系統(tǒng)成為一個閉合的管理系統(tǒng)，極大地推進了財務(wù)處信息化建設(shè)，提高了學(xué)校整體的財務(wù)管理水平。

（二）SY大學(xué)網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的成效分析。SY大學(xué)網(wǎng)上報賬系統(tǒng)之所以能取得如此效果，不僅僅是因為網(wǎng)上報賬是一種新型的報銷模式，更重要的是它將會計報銷與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合，全面提高了會計信息質(zhì)量和經(jīng)費使用效率。SY大學(xué)網(wǎng)上報賬系統(tǒng)實現(xiàn)了三個“互聯(lián)網(wǎng)+”：

1.互聯(lián)網(wǎng)+會計基礎(chǔ)信息采集。在傳統(tǒng)會計報銷模式下，會計基礎(chǔ)信息的采集主要是通過手工錄入，例如經(jīng)費項目編號、費用類別、費用金額以及支付方式等信息的采集，都是依靠會計人員手工錄入完成的。在網(wǎng)上報賬系統(tǒng)中，會計基礎(chǔ)信息的采集轉(zhuǎn)移給了經(jīng)辦人，經(jīng)辦人通過網(wǎng)上報賬系統(tǒng)填報相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及信息，真正實現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)+會計基礎(chǔ)信息采集。

2.互聯(lián)網(wǎng)+報銷業(yè)務(wù)處理。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)完成了報銷業(yè)務(wù)處理和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的有效結(jié)合。首先，實現(xiàn)了會計記賬憑證的自動生成，會計人員可以通過掃描條形碼的方式直接在賬務(wù)系統(tǒng)中提取經(jīng)辦人填報的基礎(chǔ)信息，在審核無誤確認(rèn)后即可由系統(tǒng)自動生成記賬憑證；其次，實現(xiàn)了與資金支付的有效結(jié)合，經(jīng)辦人在網(wǎng)上填報時，需要選擇資金支付的方式（沖銷借款、對公轉(zhuǎn)賬、對私網(wǎng)銀），賬務(wù)系統(tǒng)自動生成記賬憑證時，會直接提取到上述信息，從而通過銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)直接進行支付。

3.互聯(lián)網(wǎng)+會計信息共享。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)完成了會計信息共享和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的有效結(jié)合。首先，實現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)+信息查詢，經(jīng)費負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦人可以隨時登陸網(wǎng)上查詢系統(tǒng)查詢經(jīng)費使用明細(xì)及余額等信息；其次，實現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)+票據(jù)物流公開，經(jīng)辦人可以隨時登陸財務(wù)網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺，在“單據(jù)物流跟蹤”模塊下，實時查詢業(yè)務(wù)處理進度。

四、SY大學(xué)網(wǎng)上報賬系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的問題

（一）預(yù)約單據(jù)返工量大。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)優(yōu)化了會計工作流程，讓會計人員從前臺轉(zhuǎn)移到幕后，并通過電話與經(jīng)辦人或負(fù)責(zé)人溝通。會計人員在審核單據(jù)的過程中，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)選擇有誤、原始憑證不合規(guī)、審批材料不全等問題，有些問題只需要經(jīng)辦人解釋說明，而有些問題需要經(jīng)辦人來財務(wù)處取回預(yù)約單據(jù)，在完善相關(guān)手續(xù)之后，再把預(yù)約單據(jù)送回。由于很多問題是通過電話聯(lián)系無法解決的，而隨著業(yè)務(wù)量的與日劇增，返工量也逐漸增加，極大降低了財務(wù)報賬的效率。

（二）網(wǎng)上審批功能不全。預(yù)約報銷單由經(jīng)辦人在網(wǎng)上報賬系統(tǒng)中填報，但有很多的簽字審批手續(xù)仍然需要按照原來的流程進行審批，經(jīng)辦人只有在所有的審批手續(xù)完成后，才能將預(yù)約單據(jù)及材料投遞到財務(wù)處接單窗口。有些項目需要報銷的經(jīng)費金額較大，審批部門和手續(xù)也比較多，其中一個環(huán)節(jié)有問題，審批時間就會變得很長，因為網(wǎng)上報賬系統(tǒng)尚未實現(xiàn)網(wǎng)上簽字審批功能，這在某種程度上阻礙了網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的推廣與應(yīng)用。

（三）與國庫集中支付不兼容。通過國庫集中支付方式支付的資金無法由網(wǎng)上報賬系統(tǒng)進行支付，這是由國庫集中支付審批手續(xù)的特殊性決定的。而SY大學(xué)的很大一部分資金支付必須通過國庫集中支付方式完成，這在很大程度上影響了網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的持續(xù)發(fā)展。

五、SY大學(xué)網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的完善建議

針對SY大學(xué)網(wǎng)上報賬系統(tǒng)在實際運行中出現(xiàn)的問題，筆者給出以下幾點建議：

（一）搭建互動平臺，加強溝通。近年來，微信逐漸成為人與人之間溝通的重要方式，人們可以通過微信隨時隨地的接收視頻、語音、文字、圖片等信息。日前，SY大學(xué)已經(jīng)開通微信公眾號，及時推送財務(wù)政策、通知、公告等信息，包括網(wǎng)上報賬的操作流程、報銷業(yè)務(wù)的具體規(guī)定等，獲得了全校師生的廣泛關(guān)注和好評。接下來，可以考慮搭建微信互動平臺，負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人可以通過平臺咨詢報賬過程中遇到的問題，會計人員可以為經(jīng)費負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人答疑解惑，加強雙方的交流與溝通。這不僅會促進師生對財務(wù)報銷工作的理解，也將極大地提高網(wǎng)上報賬的成功率。

（二）完善網(wǎng)上審批功能，節(jié)省時間

在網(wǎng)上報賬系統(tǒng)中，開發(fā)“網(wǎng)上審批功能”模塊，該模塊應(yīng)該具備上傳原始憑證圖片、網(wǎng)上簽字審批、結(jié)果查詢以及審批未通過原因告知等功能，網(wǎng)上簽字可以借鑒數(shù)字簽名、統(tǒng)一身份認(rèn)證的CA證書等技術(shù)，實現(xiàn)動態(tài)審批，從而節(jié)約線下審批、多部門與環(huán)節(jié)耗費的大量時間。

總之，網(wǎng)上報賬模式相比傳統(tǒng)報賬模式有明顯的優(yōu)勢，可以有效解決SY大學(xué)等國內(nèi)高校面臨的師生報銷難、現(xiàn)場報銷壓力大等問題，深受廣大師生和會計人員的好評。但是，受環(huán)境和高校經(jīng)費特殊性的影響，在具體實行的過程中出現(xiàn)了預(yù)約單據(jù)返工量大、網(wǎng)上審批功能不全、與國庫集中支付不兼容等問題，影響了網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的實施效率與效果，因此必須采取針對性的解決對策，以保障其高效運行與持續(xù)發(fā)展。