檔案管理工作“現(xiàn)代化”探究

趙雪霏

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，信息技術(shù)已在檔案管理中廣泛應(yīng)用，不僅能提高檔案管理效率同時(shí)也能提高對(duì)于檔案信息的使用效率，因此加強(qiáng)檔案管理工作現(xiàn)代化具有重要意義。為了充分發(fā)揮其作用，本文簡(jiǎn)述了檔案管理工作現(xiàn)代化的主要特征及其重要意義，對(duì)加強(qiáng)檔案管理工作現(xiàn)代化的主要作用及其措施進(jìn)行了論述分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；現(xiàn)代化；特征；作用；措施

一、檔案管理工作現(xiàn)代化的主要特征

檔案管理工作現(xiàn)代化的特征主要表現(xiàn)在：（1）網(wǎng)絡(luò)化特征。檔案管理工作現(xiàn)代化的一大特性就是網(wǎng)絡(luò)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)?；诰W(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省人力物力，對(duì)于檔案完整性的保持上，網(wǎng)絡(luò)化的運(yùn)作也體現(xiàn)出最大優(yōu)勢(shì)。（2）便捷特征。檔案管理工作現(xiàn)代化具有便捷化特征。檔案管理工作現(xiàn)代化就是基于現(xiàn)代化的基礎(chǔ)上，對(duì)各類文件或者是圖紙進(jìn)行掃描，進(jìn)而轉(zhuǎn)化成為電子資源形式，其有利于提高管理工作的效率和準(zhǔn)確性，在查詢和整理環(huán)節(jié)也提供了巨大的便捷。

二、檔案管理工作現(xiàn)代化的重要意義

檔案管理工作現(xiàn)代化的意義主要表現(xiàn)為：（1）滿足檔案使用要求。檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)分析，可以在短時(shí)間內(nèi)生成各種不一樣的表格。要想合理的開發(fā)出信息資源，提升利用率，確保廣大使用人的需要得以滿足，就要做實(shí)基礎(chǔ)工作，在檔案日常工作方面盡量實(shí)行微機(jī)化操作，借助電腦等將圖片等變?yōu)閿?shù)據(jù)，確保資料信息化，建立起完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，利用檔案日常管理軟件進(jìn)行檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統(tǒng)計(jì)等工作，保護(hù)實(shí)體檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的實(shí)效性、真實(shí)性和正確性是非常重要的。（2）提高檔案利用效率。檔案管理工作現(xiàn)代化目的是借助信息技術(shù)，積極利用檔案，充分發(fā)揮檔案作用，將死板檔案變?yōu)殪`活的信息。切實(shí)完善檔案信息，添加一些能夠體現(xiàn)個(gè)人特性以及專業(yè)水平的內(nèi)容，確保檔案不再像是過去一樣，過于模式化。同時(shí)還要加快信息更新速率，確保更新的速率能夠和員工的流動(dòng)速率保持一致。檔案管理應(yīng)該對(duì)檔案信息實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理，探索建立電子檔案的新途徑，通過現(xiàn)代化手段建立人才業(yè)績(jī)跟蹤系統(tǒng)，不斷提升檔案的價(jià)值。（3）實(shí)現(xiàn)資源共享。在現(xiàn)代化檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得以廣泛應(yīng)用，檔案不僅完成了存儲(chǔ)和管理的數(shù)據(jù)化，并且檔案信息能夠及時(shí)進(jìn)行傳輸，檔案的查找和運(yùn)用不會(huì)受到時(shí)刻和地址的限制，有利于提高檔案管理工作效率，保證了檔案資源共享。

三、加強(qiáng)檔案管理工作現(xiàn)代化的措施

（一）建立完善檔案管理工作現(xiàn)代化制度

（1）檔案管理工作現(xiàn)代化有別于傳統(tǒng)的檔案管理方式與方法，因此檔案管理部門要結(jié)合自身的實(shí)際情況，建立一套新的并適合檔案管理工作現(xiàn)代化的規(guī)章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規(guī)范、檔案信息安全保密制度以及機(jī)房管理制度等，使檔案管理工作現(xiàn)代化有制度的保障，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。（2）樹立安全保密意識(shí)。檔案管理工作現(xiàn)代化中一個(gè)重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息，若出現(xiàn)安全問題，就可能造成大量的數(shù)據(jù)損壞。因此，在檔案管理工作現(xiàn)代化過程中，要加強(qiáng)安全防范意識(shí)，注意保存檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存盤，正確操作計(jì)算機(jī)，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。

（二）提高檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)

要想提高檔案管理工作現(xiàn)代化水平，首先就要讓檔案工作人員接受檔案管理工作現(xiàn)代化的觀念，強(qiáng)化他們檔案管理工作現(xiàn)代化的意識(shí)，只有有了意識(shí)，才會(huì)付諸于行動(dòng)，因此，可以對(duì)檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)代化意識(shí)的培養(yǎng)，營(yíng)造現(xiàn)代化管理的氛圍，工作人員對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化有深入的理解和認(rèn)識(shí)，才有可能從根本上改變了工作人員思想觀念，使得傳統(tǒng)的人工管理檔案更加順利的轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案的現(xiàn)代化管理，為檔案管理工作現(xiàn)代化打好思想基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)檔案管理工作現(xiàn)代化設(shè)備基礎(chǔ)建設(shè)

先進(jìn)的信息管理設(shè)備是檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，為了提高檔案管理工作現(xiàn)代化水平，企業(yè)或政府單位一定要加大對(duì)檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入力度，為檔案管理部門購(gòu)買先進(jìn)的管理設(shè)備，改善、優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，形成一個(gè)設(shè)備齊全，且能滿足檔案管理工作現(xiàn)代化要求的管理設(shè)備系統(tǒng)，有了優(yōu)越的環(huán)境基礎(chǔ)和技術(shù)支持，檔案管理的工作效率將會(huì)大大提高，檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程的步伐也會(huì)加快。

（四）規(guī)范檔案現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)管理

檔案管理工作現(xiàn)代化并不是一項(xiàng)容易的工作，其涉及的環(huán)節(jié)較多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此，在具體的現(xiàn)代化管理過程當(dāng)中，相關(guān)檔案主管部門應(yīng)提高重視程度，聘請(qǐng)相關(guān)的專家對(duì)管理系統(tǒng)的構(gòu)建做出一套詳盡的計(jì)劃，并且對(duì)于相關(guān)的工作原則以及工作任務(wù)的分工應(yīng)盡量細(xì)致到每個(gè)部分和環(huán)節(jié)，盡量減少疏漏。信息管理系統(tǒng)建設(shè)的過程中，提高相關(guān)的硬件操作上的要求，并且對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全問題采取相關(guān)的措施，按照行業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案管理工作現(xiàn)代化系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)合理的構(gòu)建。

（五）提升現(xiàn)代化管理人才的綜合素質(zhì)

主要表現(xiàn)為：（1）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)?，F(xiàn)有的檔案部門工作人員是檔案管理工作現(xiàn)代化的中堅(jiān)力量。因此，在檔案管理工作現(xiàn)代化的過程中，要注重保障現(xiàn)有檔案工作人員的權(quán)益，并采取有效的方式，激發(fā)他們的積極性。加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案工作人員信息知識(shí)的教育，訓(xùn)練他們的實(shí)際操作技能。（2）引進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化的技術(shù)人才。檔案管理工作現(xiàn)代化過程中，系統(tǒng)的開發(fā)、軟件的維護(hù)等都需要高素質(zhì)的信息專業(yè)人才作保障。因此，檔案管理部門有必要引進(jìn)軟件開發(fā)與管理方面的專業(yè)技術(shù)人才，以解決檔案管理工作現(xiàn)代化過程中的各種技術(shù)難題。四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作現(xiàn)代化就是利用現(xiàn)代化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)的管理模式和方法對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行管理，并且提供相關(guān)服務(wù)。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案記錄方式出現(xiàn)了多樣化的趨勢(shì)，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢(shì)，因此需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)行分析。

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