淺談如何做好企業(yè)內(nèi)控體系中的合同管理

陳振桓

摘 要：合同管理是企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)，是降低企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要手段。本文著重探討企業(yè)如何合理運(yùn)用內(nèi)部控制理論，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督，規(guī)范合同管理，促進(jìn)企業(yè)的事業(yè)不斷健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；內(nèi)控體系；合同管理

在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，合同作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)往來的主要形式發(fā)揮著不可替代的重要作用，因此加強(qiáng)合同管理，控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有效預(yù)防和降低經(jīng)營管理風(fēng)險(xiǎn)，為規(guī)范企業(yè)行為，提高企業(yè)管理水平具有重要意義。

1 合同管理內(nèi)控體系簡介

內(nèi)控體系，是企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)、保障正常的管理活動(dòng)，基于防范風(fēng)險(xiǎn)為目的，所制定的一系列組織、調(diào)節(jié)、制約、監(jiān)督的規(guī)章制度和方法。合同管理內(nèi)控體系的建設(shè)是根據(jù)企業(yè)“費(fèi)用中心、風(fēng)險(xiǎn)控制”的定位，設(shè)計(jì)與企業(yè)合同管理各項(xiàng)相關(guān)業(yè)務(wù)的管控接口，對企業(yè)合同管理過程中所涉及的主要業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理和規(guī)范，建立企業(yè)合同管理內(nèi)部控制體系。

2 建設(shè)內(nèi)控體系下的合同管理

合同管理內(nèi)控體系的建設(shè)首先應(yīng)遵循的原則：合法性原則、整體性原則、一貫性原則、經(jīng)濟(jì)性原則、適用性原則、發(fā)展性原則和嚴(yán)密性原則。這就要求內(nèi)控制度的建立充分考慮企業(yè)的實(shí)際情況，本著經(jīng)濟(jì)、適用的原則，制定出既符合企業(yè)長期規(guī)劃，又確保企業(yè)短期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)內(nèi)控制度還要內(nèi)容規(guī)范、易于理解、靈活調(diào)整。

①確定企業(yè)合同管理內(nèi)控體系的控制目標(biāo)，規(guī)范合同管理行為，理順合同管理程序；保證簽約方主體資格與合同訂立程序、形式、內(nèi)容等合法、合規(guī)；保證招標(biāo)程序、形式、內(nèi)容等合法、合規(guī)；有效監(jiān)控招標(biāo)過程和合同的履行、結(jié)算、變更或解除；及時(shí)識別和有效處理招標(biāo)和合同違約風(fēng)險(xiǎn)；防范合同管理過程中的差錯(cuò)與不當(dāng)，維護(hù)雙方合法權(quán)益；擇優(yōu)選擇供方或承包方；②評估風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)在發(fā)展過程中需要能夠建立有效的、可分析和辨認(rèn)、管理的風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制，對于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中各個(gè)階層面臨的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)加以管理和控制；③建立健全合同管理機(jī)構(gòu)。首先，落實(shí)合同管理的機(jī)構(gòu)、人員配備和人員培訓(xùn)，建立合同歸口審查和分級管理制度，使合同管理逐步規(guī)范化、制度化；其次，明確合同業(yè)務(wù)部門和承辦人、合同審查部門和承辦人、合同批準(zhǔn)機(jī)構(gòu)和人員及合同歸檔部門和承辦人的職責(zé)、權(quán)限；④內(nèi)部監(jiān)督。重視企業(yè)效益與成本的原則，在進(jìn)行合同管理控制工作時(shí)，需要實(shí)施相應(yīng)的監(jiān)督，并利用監(jiān)督考核機(jī)制來對各種違規(guī)現(xiàn)象進(jìn)行糾正。

3 合同管理環(huán)節(jié)的控制風(fēng)險(xiǎn)措施

3.1 合同準(zhǔn)備

首先要做好簽約主體風(fēng)險(xiǎn)防控工作，保證簽約主體的和個(gè)性是合同有效成立的主要條件之一，簽約主體風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)結(jié)果就是合同被撤銷或者無效。

3.2 合同談判

合同談判要按照自愿、公平原則，磋商合同內(nèi)容和條款，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和責(zé)任。主要控制措施：①了解談判對手的情況，設(shè)計(jì)談判預(yù)案，將對方在談判中提出的條件盡量考慮全面，然后設(shè)計(jì)最高條件和最低限度，明確哪些條款不能讓步，哪些條款可作適當(dāng)讓步，讓步到什么程度；②關(guān)注合同核心內(nèi)容、條款和關(guān)鍵細(xì)節(jié)，具體包括承包內(nèi)容和范圍的確認(rèn)；技術(shù)要求、技術(shù)規(guī)范和技術(shù)方案；價(jià)格條款；合同款支付方式、工期或維修期、爭端的解決和其它有關(guān)改善合同條款的問題等；③對談判過程中的重要事項(xiàng)和參與談判人員的主要意見形成書面文件并盡可能讓對方簽字蓋章確認(rèn)，作為避免合同舞弊的重要手段和責(zé)任追究的依據(jù)。

3.3 訂立合同

合同在訂立之前，企業(yè)有關(guān)部門需要對其文本進(jìn)行審查，文本審核作為合同簽署的主要環(huán)節(jié)，其風(fēng)險(xiǎn)包括是否違背國家相關(guān)法規(guī)和政策，主要合同條款是否存在較大的誤解或者錯(cuò)誤，對工作人員的職業(yè)操守以及技能進(jìn)行審查，并對意見或者建議是否被采納進(jìn)行審查。

3.4 合同履行

企業(yè)應(yīng)當(dāng)遵循誠實(shí)信用原則嚴(yán)格履行合同。主要管控措施有：①對合同履行實(shí)施有效監(jiān)控，強(qiáng)化對合同履行情況及效果的監(jiān)察、分析和驗(yàn)收，確保合同全面有效履行；②合同生效后，企業(yè)就質(zhì)量、價(jià)款、履行地點(diǎn)等內(nèi)容與合同對方?jīng)]有約定或者約定不明確的，可以協(xié)議補(bǔ)充，不能達(dá)成補(bǔ)充協(xié)議的，按照國家相關(guān)法律法規(guī)、合同有關(guān)條款或者交易習(xí)慣確定；③在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)有失公平、條款有誤或?qū)Ψ接衅墼p行為等情形，或因政策調(diào)整、市場變化等客觀因素，已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定程序及時(shí)向上級報(bào)告，并經(jīng)雙方協(xié)商，按照規(guī)定權(quán)限和程序辦理合同變更或解除事宜。

3.5 合同歸檔

合同歸檔保管作為合同管理逐漸完善的主要工作環(huán)節(jié)，通過對合同資料的統(tǒng)計(jì)、編號、分類、借閱以及歸檔進(jìn)行管理，保證合同資料達(dá)到完整性的要求，避免合同資料出現(xiàn)泄密、缺失以及濫用等現(xiàn)象。

4 結(jié)束語

合同作為現(xiàn)代企業(yè)履行相關(guān)權(quán)利義務(wù)、承擔(dān)獨(dú)立民事責(zé)任的主要資料依據(jù)，也是企業(yè)整個(gè)管理活動(dòng)前端風(fēng)險(xiǎn)控制、管理的一種主要載體。企業(yè)要想保證合同管理工作在內(nèi)控管理中發(fā)揮出更大的作用和價(jià)值，就需要運(yùn)用相關(guān)理論來對合同進(jìn)行控制和分析，并建立起相關(guān)的機(jī)制保障和制度體系，從而保證合同管理作用能夠?qū)崿F(xiàn)更大的發(fā)揮。

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