淺談如何做好工程檔案管理工作

田玉清

工程檔案是在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動中形成的具有保存價值的材料，是社會建設(shè)管理工作的真實記錄，在城市規(guī)劃基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、交通管理，通訊電纜及有線電視工程、防備自然災(zāi)害等方面起著十分重要的作用，巳成為社會建設(shè)與管理的重要組成部分和城市建設(shè)與發(fā)展的重要依據(jù)。本文結(jié)合市政工程檔案管理的特點，就如何做好工程檔案管理工作作淺顯探討。

一、齊抓共管，密切聯(lián)合，建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)

加強(qiáng)對檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，是確保工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級管理的原則，要建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)做好檔案管理工作。由總工程師主管檔案情報工作，設(shè)立檔案資料室，配備專職檔案管理員；在各業(yè)務(wù)部門指定專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職或?qū)Ｂ殭n案員，形成涵蓋全公司的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時，加強(qiáng)制度建設(shè)，建立健全崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明，層層把關(guān)，無論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個部門，都能保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

二、轉(zhuǎn)變觀念，超前管理，保持檔案資料的完整牲

長期以來，我們對檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹隘，思路不夠開闊。對各級各類檔案的管理工作沒有一種超前管理的理念，沒有很好地創(chuàng)新意識主動聯(lián)系，沒有將檔案工作滲透到工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)之中，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門和檔案部門長期以來各自為政，檔案資料積累殘缺不全，給檔案的整理歸檔帶來了困難。

（一）根據(jù)工程復(fù)雜性特點，拓寬檔案收集渠道

從實際情況看，工程建設(shè)項目內(nèi)容比較復(fù)雜，從項目初期招投標(biāo)到工程竣工驗收階段，所形成的文件材涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及部門和人員多，經(jīng)歷時間長，稍有疏忽，就可能造成文件材料遺漏。加之施工人員組成復(fù)雜，往往造成工程任務(wù)一旦完成，臨時機(jī)構(gòu)解散，而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整。我們改變過去坐等檔案材料送上門的被動做法，檔案管理人員超前管理，及時了解工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程及每階段的工作安排，掌握各個階段工作中可能形成哪些檔案資料，并對每種資料的內(nèi)容，數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上，采取以下主動收集方法：

1.追蹤收集。這種方法適用于工程周期短，形成檔案材料快的工程。檔案人員或兼職檔案人員主動到現(xiàn)場詢問和了解工程進(jìn)展情況，及時掌握工程信息，并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門有針對牲地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全、質(zhì)量也比較高，但花費的人力、物力較大。

2.分階段收集。這種方法適用子建設(shè)周期長的工程。某些大型道路、排水、橋涵等工程及某些跨年度的工程，我們始終保持與兼職檔案員及施工、建設(shè)部門的聯(lián)系，及時掌握工程進(jìn)展情況，并加強(qiáng)催收，盡力避免檔案原始材料的散失，保證了工程檔案資料的連續(xù)牲、完整性。

（二）結(jié)合工程多樣化特點，科學(xué)設(shè)置檔案分類

根據(jù)工程建設(shè)的實際情況，我們制定了（科技檔案立卷規(guī)范〉，實行系統(tǒng)化，規(guī)范化管理，建立了工程檔案資料分類大綱，明確了保管期限。制訂了科學(xué)的檔號分類方法，堅持以規(guī)范化為立卷標(biāo)準(zhǔn)，將有保存價值、收集齊全完整的文件資料進(jìn)行分類整理，先理出預(yù)備案卷，再進(jìn)一步檢查其分類及保管期限劃分是否準(zhǔn)確，把認(rèn)定可以裝訂成正規(guī)卷的文件資料，及時立卷歸檔，從而有力地促進(jìn)了案卷質(zhì)量的提高，使檔案管理工作逐步走上了規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。

三、強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員素質(zhì)

工程檔案具有 “一次性” 和不可回復(fù)姓的特點，客觀上對檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求，從事工程檔案工作的人員，專業(yè)知識和技能應(yīng)該比一般單位的檔案人員更全面，不僅要懂文書檔案、科技檔案，還要懂與工程相關(guān)的一些專業(yè)類別檔案。因比，為提高工程檔案管理水平，我們加強(qiáng)了對專職或兼職檔案管理和培訓(xùn)工作，聘請檔案專家講課，重點講解工程建設(shè)工作中會形成那些類型的文件材料，哪些是屬于具有保存價值并需今后歸檔的，從而明確具體的歸檔范圍。

四、積極開發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作

做好檔案資料的收集、歸檔工作是為了利用，而更好地開發(fā)利用檔案信息，反過來也會促進(jìn)檔案管理工作。工程檔案的形成是工作者勞動和智慧的結(jié)晶。通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給建設(shè)工作者利用。對于檔案工作者來說，如果能將檔案信息及時提供給業(yè)務(wù)部門和工程建設(shè)工作者。使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。近幾年來，我們對文件資料實施電腦化管理，各類文件檔案資料及時輸人電腦。形成電子檔案。為業(yè)務(wù)部門提供了更全面的檔案信息資源，這些檔案信息無疑為我們工程建設(shè)事業(yè)提供了很大的幫助。每當(dāng)業(yè)務(wù)部門專業(yè)技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時，他們都會更加積極主動地向檔案室報送歸檔文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺階。