淺述新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

任桐閱

摘 要：隨著當前我國社會整體的進步和不斷發(fā)展，傳統(tǒng)工作模式下的紙質載體已經不能很好的滿足當前社會的實際需求，因此現代檔案的形式也不再僅僅局限于紙質載體，逐漸開始以電子文檔和音頻、圖像等形式出現，但是這些形式都給我國檔案管理工作的開展帶來了很大的難度。在社會信息化不斷發(fā)展的情況下，檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)也更加嚴峻，新形勢下要求檔案管理工作向著更為規(guī)范化的方向發(fā)展，針對這種情況，本文就將針對新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化進行有效研究和分析，希望對這項工作的開展起到更大的幫助。

關鍵詞：新形勢下；檔案管理工作；規(guī)范化

一、開展檔案管理工作規(guī)范化的重要性

檔案管理工作的規(guī)范化開展是一項十分重要的環(huán)節(jié)，其對于企事業(yè)的發(fā)展將產生十分重要的意義。檔案管理和企事業(yè)管理、發(fā)展等都存著較為密切的聯(lián)系，因此對于企事業(yè)的經營或是管理都將產生重要的影響。檔案作為企事業(yè)發(fā)展建設環(huán)節(jié)中的重要依據，做好這項工作就顯得尤為重要。但是經過筆者的實際研究發(fā)現，當前很多企事業(yè)單位在對檔案進行管理的過程中仍然存在很多問題，比如缺乏對現代技術的科學應用或是檔案管理方式仍然比較落后等。在檔案形式多樣化發(fā)展的今天，只有不斷將這項工作向著規(guī)范化的方向進行發(fā)展，才能對檔案管理的整體水平進行有效提升。那么要想實現這項工作的規(guī)范化，首先就要加強對檔案管理方式的完善，及時更新檔案管理觀念，對工作效率和水平進行有效提高[2]。

想要將檔案管理工作做好，首先需要檔案管理者具有較高的責任意識以及工作的責任心。對檔案管理工作還要有全新的認識，這樣才能進一步將工作不斷完善。將這項工作做好，對整個單位發(fā)展而言有著非常重要的意義。檔案管理工作有著承上啟下的作用，它不但是對現有工作的總結還是對歷史工作的歸納，具有書寫歷史真實面貌的重要意義，并且它對衡量人員工作質量和工作效率而言，也有著不可替代的作用。檔案管理工作規(guī)范化是當前工作發(fā)展的需要，也是一個單位放眼未來，規(guī)劃未來的重要依據。通過檔案的記載，能夠明確單位的工作現狀，可以發(fā)現其存在的諸多不足，加以改正，這對工作的進一步開展有著不可替代的作用。對企業(yè)而言，檔案管理工作不但能夠給經營者和決策者一定的理論依據，還可以為企業(yè)與多放的發(fā)展奠定一定的基礎。當前社會競爭已趨向白日化，要從根本上使工作得到進一步改善，則需要不斷創(chuàng)新意識、創(chuàng)新思維，從而使工作與時俱進，不斷進步與發(fā)展。

二、傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的主要問題

（1）對檔案管理工作缺乏必要的重視.當前很多企事業(yè)單位在進行檔案管理工作中的仍然存在對工作的不重視、甚至是敷衍的情況，同時很多企事業(yè)在實際工作中也沒有對檔案的重要性進行正確認識，因此對檔案管理工作缺乏正確的認識，還有一些企事業(yè)單位領導認為這項工作是一項無用的環(huán)節(jié)，這就使得對檔案管理工作的開展造成了十分嚴重的影響和阻礙，同時這也導致了檔案管理工作中缺乏有效的監(jiān)管和監(jiān)督，使工作有效性也造成了較為明顯的影響。

（2）檔案管理工作的不規(guī)范性.通過筆者的實際研究發(fā)現，很多企事業(yè)或是檔案管理工作中，并沒有相應的設置檔案管理工作專員。因此在對檔案管理工作進行開展時，經常會臨時抽調其他部門的工作人員對其進行管理，嚴重影響了檔案管理工作的質量與效率。同時這些臨時的工作人員通常也并不具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，因此工作中經常會造成檔案的遺失[3]。

（3）檔案管理方式相對比較落后.在當前社會的整體發(fā)展過程中，信息化發(fā)展趨勢十分明顯，但是仍然有很多企事業(yè)單位在檔案管理工作中采用傳統(tǒng)的工作方式，缺乏對現代科學技術的有效應用，甚至一些企事業(yè)單位在檔案管理過程中仍然停留在人工管理形式。這種工作方式已經很難有效滿足社會中日益發(fā)展和復雜的檔案管理工作需求，很容易造成檔案中的問題。

三、新形勢下檔案管理工作進行規(guī)范化的措施

在上文的論述中我們能明確認識到，規(guī)范的檔案管理工作對于國家機關或是企事業(yè)單位的發(fā)展都將起到十分重要的作用。但是，基于上述問題，我們也應該正確認識到這項工作存在的不足。因此在全新的發(fā)展形勢下就要對檔案管理規(guī)范化進行加強。

（1）對檔案管理工作的重視程度進行提升，首先在這項工作的開展過程中，相關的企事業(yè)領導應該對檔案管理的重視程度進行提升，同時領導要對檔案管理工作的價值和意義進行正確認識，進一步對檔案管理工作的態(tài)度進行正視，進一步對檔案管理工作規(guī)范化的進程進行促進[4]。

（2）對檔案管理的相關制度進行建立健全，檔案管理工作的規(guī)范化開展需要在科學、規(guī)范的制度條件下進行保證，因此，要對管理制度中的責任進行制定和明確，比如檔案借閱的保密制度、庫房管理制度等制度的建設，通過這種方式對檔案管理制度進行更有效的完善和優(yōu)化。

（3）對檔案管理工作人員的整體素質進行提高，在對檔案管理工作進行開展的過程中還要定期對工作人員進行專業(yè)的培訓，不斷提升管理人員的業(yè)務能力和工作水平，同時要求檔案管理工作人員在工作開展中也要注重對自身素質的提升，從而在實踐環(huán)節(jié)中進一步實現對自我工作上的總結和缺點的改進，通過這種方式更有效的對檔案管理工作的專業(yè)性進行提升，進一步提升工作人員自身的綜合素質。

（4）完善檔案管理體系.在新形勢下檔案管理工作中，各行各業(yè)的領導為了落實檔案管理的規(guī)范化，就應該先認識到檔案管理中存在缺陷的體系，認識到檔案管理工作無法得到有效落實的原因，從而采取針對性的措施，并且將檔案管理體系和制度實現進一步的完善。在檔案管理工作中，檔案管理總部一定要組織檔案管理人員將所有的檔案進行收集、整理、記錄、存儲，并將已有資料的真實性、可靠性進行核對，以便后期的查證。與此同時，在企事業(yè)的檔案管理工作中，一定要將人力資源檔案、儀器設備檔案、物資管理檔案等各種類型的檔案進行分類管理，將這些檔案管理進行分類、集中處理，從而有效的實現檔案管理的規(guī)范化、合理性、科學性，但是值得注意的是一定要根據我國相關的法律法規(guī)制定相關的檔案管理體系，從而不斷的提升檔案管理工作的效率，減輕檔案管理工作人員的工作量，從而使得檔案管理工作滿足新形勢。

（5）積極利用現代化技術，在檔案管理工作開展中，適當利用先進技術對其進行管理將在很大程度上減少工作人員的工作量，同時還將大大的減少檔案管理所需要的空間，不僅在很大程度上提升了工作效率，也將使檔案資料整理的更加規(guī)范，對于查找起來也將更加便利[5]。

參考文獻

[1] 周虹.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].科協(xié)論壇：下半月，2015，62（9）：141-142.

[2] 楊燕.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].中國高新技術企業(yè)（中旬刊），2015，14（2）：173-174.

[3] 富靖蘋.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].黑龍江科技信息，2012，36（25）：112-112.

[4] 連紅宇.探究新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化策略[J].辦公室業(yè)務，2015，62（7）：59-59.

[5] 劉影.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].民營科技，2014，84（3）：119.十四期八月底出刊

（作者單位；河北省民政廳軍隊離退休干部第二休養(yǎng)所）