基層企業(yè)人事檔案管理規(guī)范化策略研究

李素梅

摘 要：在基層企業(yè)人事檔案管理過程中，可以對企業(yè)人力資源產生影響的因素有很多，科學的人事檔案管理對企業(yè)合理安排人力資源有著重要意義。因而，基層企業(yè)要加強自身檔案管理系統(tǒng)的信息化建設，實現(xiàn)科學先進的人事檔案管理，提高管理工作效率。在基層企業(yè)的發(fā)展中，要對人事檔案資料進行充分利用，以其作為重要參考信息，確保人力資源管理的科學性、合理性，為企業(yè)發(fā)展夯實基礎。

關鍵詞：基層企業(yè)；人事檔案；管理規(guī)范

基層企業(yè)的人事檔案管理對企業(yè)的健康、科學發(fā)展具有重要意義，人事檔案詳細記載著企業(yè)的人事資料、員工的工作成績及品質、企業(yè)的發(fā)展歷程等，是企業(yè)合理利用人事資源，并做出科學發(fā)展計劃的重要依據(jù)。隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，人事檔案管理工作已經(jīng)越發(fā)被國家、社會和企業(yè)所重視。

一、基層企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1 管理制度不完善，手段落后

由于過于依賴上級主管部門的檔案管理，基層企業(yè)對于在選人、用人、開發(fā)人力資源等生產活動中形成的重要人事檔案（二級檔案）往往缺乏必要的制度規(guī)范。由于企業(yè)以追求最大利潤為價值取向，普遍存在檔案意識淡薄等情況，有的企業(yè)領導把精力和資金主要投向生產經(jīng)營和產品銷售上，對于檔案基礎工作的重視和投入還遠遠不夠。甚至，有些企業(yè)片面的認為，基層企業(yè)與員工的人事聘用關系取決于上級主管部門，基層企業(yè)沒有權利也不存在人事檔案管理，因而沒有必要把太多的精力用在人事檔案管理上。這種現(xiàn)象隨著時間的推移而不斷自我強化，導致了基層企業(yè)人事檔案管理制度不健全，缺乏科學性、先進性局面的出現(xiàn)。加之個別基層企業(yè)的人事檔案管理仍然停留在經(jīng)驗管理和手工管理階段，嚴重制約了人事檔案功能的發(fā)揮，已經(jīng)越發(fā)不能滿足現(xiàn)實工作的需要。

1.2 內容簡單雷同，個人材料分散

目前，仍有不少基層企業(yè)的人事檔案材料僅僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種檔案內容顯然已經(jīng)不適應新形勢的發(fā)展，其已不能為選人、用人提供參考，進而影響到了人員的正常晉升與輪換，挫傷了員工的創(chuàng)新熱情，也失去了真正意義上的參考價值。此外，長期以來，對于人事檔案的管理和利用已經(jīng)形成了一種分散局面，人事組織部門主要掌握個人履歷、政治面貌、學歷、職稱評聘、工資等方面材料，而反映員工工作業(yè)績等材料在檔案中卻沒有收集和體現(xiàn)，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評估這方面的信息，這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內容的完整性，使之不能全方位反映員工的真實面貌。

1.3 人事檔案合理性有待提升

隨著我國市場經(jīng)濟的訊速發(fā)展，各個行業(yè)的用人觀念都產生了很大改變，由于市場競爭日益激烈，使得基層企業(yè)對于員工能力的要求有了新的提升。員工與企業(yè)之間通過合理的勞動合同建立雇傭關系，這使得人事檔案性質較之以前也大不相同。在勞動合同到期以后，員工與企業(yè)之間擁有雙向選擇性，然而一些企業(yè)為了某些目的扣留員工人事檔案，使得企業(yè)人事檔案中出現(xiàn)了一些不規(guī)范資料，這對企業(yè)自身的發(fā)展也是存在很大影響的。

二、做好人事檔案管理工作的思路及對策

2.1 加強宣傳，提高思想認識

當前人事檔案管理工作存在很多問題，這些問題既有主觀層面的，也有客觀層面的。但是，無論是制度上、硬件上還是人才上存在的問題，歸根結底仍是源于思想上的不重視。要使這種現(xiàn)狀得到改觀，需做好三個方面的工作。一是檔案主管部門領導要充分重視檔案工作的重要性，結合本單位的中心工作，充分發(fā)揮人事檔案的作用，提高人事檔案在工作中的地位；二是對檔案管理工作的開展要給予合理的人力、物力、財力分配，加大工作宣傳力度，營造出一種良好的檔案工作氛圍；三是專門從事檔案管理工作的人員要充分認清檔案工作的重要性，切實增強使命感、責任感，確保人事檔案管理工作的順利開展。

2.2 健全制度，規(guī)范檔案管理

一是要完善檔案管理各項制度，并在落實上下功夫。要按照《干部檔案工作條例》要求，明確人事檔案管理職責，補充完善單位的各種規(guī)章制度，對檔案工作人員職責以及人事檔案的收集歸檔、鑒別整理、保管保密、利用轉遞、查閱借用、銷毀等內容和程序進行詳細規(guī)定，入鏡上墻。實踐證明，只有不斷地完善檔案工作規(guī)章制度，完善人事檔案管理辦法，才能提高工作效率，減少工作失誤，而這也是提高檔案管理工作水平的必要保障；二是要加強檔案的全面收集工作，完善檔案內容。隨著我國政治經(jīng)濟體制改革和人事制度改革的不斷深化，干部職工的崗位聘用合同及錄用、解聘、辭聘過程中形成的材料、年度考核、學歷教育、獎懲、業(yè)務培訓、專業(yè)技術職務晉升、調動、調資等需要存入個人檔案的材料越來越多，給人事檔案材料的收集整理工作提出了新的要求。

2.3 以人為本，提升人員素質

人事檔案管理是一項瑣碎繁雜且連續(xù)性較強的工作，不但要有人專管、長管，還要配備足夠的人事檔案管理人員，同時人事檔案工作人員的自身素質也要不斷提高。一是把好入口關，在選配人事檔案管理人員時，要認真堅持德才兼?zhèn)涞臉藴?，特別是在道德品質方面，要挑選那些遵紀守法、公道正派、保密觀念強的同志從事人事檔案管理工作；二是要加強人事檔案管理工作水平的提升，組織人事檔案管理人員通過學習上級文件、外出參加培訓、請組織人事部門專家前來授課等方式，使單位的人事檔案管理人員努力掌握干部人事檔案管理的原則和方法，切實提高工作效率；三是各單位領導要不斷關心單位人事檔案管理人員的學習和成長，加大對相關工作人員的監(jiān)督指導和業(yè)務培訓力度，為單位人事檔案工作的規(guī)范化建設奠定良好的基礎。

結語：

基層企業(yè)人事檔案管理應該走信息化、規(guī)范化的道路。具體而言，要以網(wǎng)絡建設為依托，以各種先進技術為手段，最終目的是為了更好的利用檔案資源，發(fā)揮人事檔案的實際效能，發(fā)揮其為上級領導決策服務，為企業(yè)增值服務的作用，并為直接創(chuàng)造價值的部門努力提供達成目標的依據(jù)和條件，在保持企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的過程中真正發(fā)揮人事檔案的應有作用。

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（作者單位：鄒城市燃氣總公司）