提升辦公室管理方式創(chuàng)新助力企業(yè)提效增益

閆達 張丹玉 歐明璜 唐毅

摘 要：現階段，隨著社會經濟的快速發(fā)展，各個企業(yè)之間的競爭也越來越激烈。企業(yè)辦公室辦理工作作為企業(yè)發(fā)展的重要內容，企業(yè)要想在這日益激烈的市場當中立足，就必須要重視起辦公室管理工作，以此確保企業(yè)的規(guī)范化、合理化運行。但是，通過深入調查分析發(fā)現，當前我國企業(yè)辦公室在管理的過程當中仍存在一系列的問題，例如：管理理念落后、管理制度不完善等，這在很大程度上降低了辦公室管理工作的質量。在這種情況下，全面加強對企業(yè)辦公室管理工作的創(chuàng)新研究顯得尤為重要。本文闡述了企業(yè)辦公室管理職責；分析了企業(yè)辦公室工作與經濟學的關系，并用經濟學解釋了辦公室管理工作；探討了當前企業(yè)辦公室管理工作中存在的問題；提出了創(chuàng)新企業(yè)辦公室管理工作的策略。

關鍵詞：企業(yè)辦公室 管理工作 現狀 創(chuàng)新策略

中圖分類號：F279.23 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2018）09（a）-117-02

1 企業(yè)辦公室管理職責

1.1 輔助領導決策

企業(yè)辦公室所涉及到工作內容非常廣泛，主要是通過對一些信息內容的采集，并設置相應的備用方案以及參考建議，進而為企業(yè)管理人員，提供更加有效的決策依據，進而為企業(yè)的發(fā)展提供更加強有力的保障，促進企業(yè)的整體工作效益的提高。由此不難看出，辦公室工作扮演著企業(yè)決策的參謀和助手的角色。

（1）協(xié)調職能。

辦公室的另一大作用就是能夠更加有機地協(xié)調好企業(yè)工作的有序進行。辦公室工作承擔著和外界企業(yè)以及其他相關部門的溝通交流的工作，需要及時地傳達彼此雙方的指示，以此來確保雙方企業(yè)工作的正常進行，進而實現最終的計劃目標。具體來說，辦公室工作不僅需要有機的協(xié)調好自身和上級、平級單位之間的關系，進而營造一個更加和諧的工作環(huán)境，同時也需要積極地協(xié)調好企業(yè)內部各個部門之間的關系，加強企業(yè)各個部門之間的溝通交流，進而促進企業(yè)又好又快的發(fā)展。

（2）信息溝通。

我們都知道，當前企業(yè)所接收到的信息量是非常大的，在這種情況下，要想實現更加有效的管理，就必須要對企業(yè)所接收到的一系列的信息進行良好的控制。在確保信息能夠及時傳達的同時，為企業(yè)接下來工作的開展，提供更加強有力的保障。與此同時，企業(yè)辦公室不僅需要全面加強信息人才隊伍力量的建設，同時也需要通過信息與溝通機制建設，進而實現對內部控制的強化，并且需要充分的結合企業(yè)實際的情況，進而制定完善的信息管理制度，并給于相應的監(jiān)督考核。除此之外，在進行信息溝通的過程當中，企業(yè)辦公室在進行信息交流的過程當中，應最大限度地確保所反映信息的真實性，進而為企業(yè)接下來的經營發(fā)展，提供更加優(yōu)質的服務。

（3）提高管理效能。

辦公室管理人員，應充分地意識到管理職能的重要性所在，不僅要有效的協(xié)助上級領導人員更好地完成接下來的工作，而且還在很大程度上確保了辦公室和其他各個部門之間的工作關系。除此之外，在管理的過程當中，管理人員還應明確自身的管理職責，進而在完成上級領導所承諾的任務的時候，有機地協(xié)調好各個部門之間的關系。除此之外，還應最大限度地避免造成人工成本的浪費，這樣一來，就能夠在很大程度上促進管理效率的提升。

1.2 辦公室工作與經濟學的關系

經濟這一個詞的起源，可以追溯到古希臘，它原來的意思是管理一個家庭的人。經濟和人兩者之間存在著極為密切的聯(lián)系，經濟學的主要研究內容就是人類如何更加有效地管理好屬于自己的稀缺資源，并使用這一系列的資源，進而產生更多有價值的商品。辦公室工作就是在現有的基礎之上，有機地協(xié)調好企業(yè)員工、財產，并將其價值作用最大化，可以說辦公室工作承擔著對整個企業(yè)管理的職責。經濟學的應用要求管理決策更為注重的是理性，依理進行決策，而辦公室管理工作則更為注重的是人與人、以及部門與部門彼此之間的協(xié)調溝通工作，它不僅需要具備一定的科學性，同時也需要講究藝術性。

2 辦公室工作的經濟學解釋

2.1 理性人

經濟學是通過假設，進而構造相應的理論框架，在這一過程當中，最重要的假設對象就是理性人。每一個人都會以自己的意愿出發(fā)，進而去做、去選擇一些事情，在這過程當中是以自己的利益至上。不難發(fā)現，企業(yè)很多簡單輕松并且是非常有利于個人發(fā)展的一些工作往往非常受歡迎，但是一切存在一定難度，并且需要付出巨大的努力，但是卻得不到同等匯報的工作，往往很少有人參與到其中。甚至還會出現互相推諉的現象，這在很大程度上降低了工作效率?？茖W合理的運用理性人的理論對這一現象進行相應的解釋，理性人往往更愿意選擇一些回報率高的工作，至于一些配合其他部門工作的事情，認為并沒有多么重要。因此，不得不承認這個事實，并且需要采取有效的措施，來找到應對之法。

2.2 資源的稀缺性

資源的稀缺性，可以說是各類管理工作存在的根本原因，如果物品是無限的話，那么勞動也就不再是必須的，人們也就不用在作出相應的選擇，這樣一來，也就不會導致各種現象的存在。在辦公室管理工作的過程當中，科學合理的應用資源稀缺性的主要表現為，一些辦公用品、設施設備、會議室以及各類經費，都是非常稀缺的。稀缺現象的存在，必然就會出現一定的競爭，理性的經濟主體，往往傾向于選擇最多、并且最為優(yōu)質的資源，在這種情況下，也就需要辦公室最大限度地制定出一套公平公正的分配原則。每一個人或者每一個部門都不可能將資源占為己用，這其中就會涉及到選擇成本。經濟學的成本，簡單來說就是指想要或者某一件物品，所為之付出最大的代價，在經濟學上，將這一成本稱之為機會成本。在做任何事情，做任何選擇的時候，往往會按照比較成本來進行思考選擇，進而作出一個最優(yōu)勢的決策，并不是什么都想試一試。

2.3 信息的不完全

信息的不完全，簡單來說就是指市場參與者并不具備當前市場環(huán)境狀態(tài)的所有信息。將這一理論擴大化會發(fā)現，每一個企業(yè)、每一個人在做一定選擇的時候，往往都是不具備完全的信息，但是在實際的操作過程當中，往往就會將這一點忽略掉。

3 當前企業(yè)辦公室管理工作中存在的問題

3.1 管理理念落后

通過深入的研究分析發(fā)現，當前企業(yè)辦公室管理工作仍存在管理理念落后的現象。現階段，隨著社會經濟的快速發(fā)展，各個企業(yè)之間的競爭也越來越激烈，在這種情況下，企業(yè)要想在這日益激烈的市場競爭當中立足，就必須要積極的創(chuàng)新管理理念。但是，當前很多企業(yè)在管理的過程當中，無論是在技術方面還是在管理方式方面，都是較為傳統(tǒng)單一的。在這種情況下，管理理念作為企業(yè)管理的核心組成部分，如果仍然缺乏新型的管理理念的話，那么辦公室管理工作效率及質量必然無法得到有效的提升。

3.2 管理制度不完善

對于一個企業(yè)的發(fā)展來說，管理制度發(fā)揮著至關重要的作用。只有構建了一套科學、規(guī)范、完善的管理制度，才能夠更加穩(wěn)定的促進企業(yè)的發(fā)展。同時也只有這樣，才能夠形成良好的約束機制，進而使得辦公室人員都能夠更加自覺、主動地去遵守相關的規(guī)章制度，進而促進辦公室工作效率的提高。隨著時代的快速發(fā)展，企業(yè)辦公室管理當中所存在的問題日益突出，由于制度的不規(guī)范、不完善，使得辦公室管理無章可循，不得不說，這在很大程度上影響著辦公室管理工作的又好又快發(fā)展。

4 創(chuàng)新企業(yè)辦公室管理工作的策略

4.1 制定完善的辦公室責任制度

上文中說到由于缺乏完善的辦公室管理制度，因此首先就需要積極地制定一套完善的辦公室責任制度。首先，應實現對企業(yè)的定崗定制，企業(yè)應充分地意識到辦公室管理工作的重要性，一旦辦公室工作出現問題，必然會影響到整個企業(yè)的發(fā)展。在這種情況下，就應積極地借鑒現代管理理念，充分地結合辦公室職責的不同，科學合理地對企業(yè)辦公室定崗定責，真正的做到有章可循。與此同時，還應將企業(yè)辦公室的責任任務納入到實際的工作管理范圍當中，進而營造一個更加和諧的辦公室環(huán)境，使得每一名員工都能夠團結共事，促進執(zhí)行能力的提高。

4.2 管理中融入現代管理理念

由于受到以往傳統(tǒng)管理理念的巨大影響，很多企業(yè)存在不惜壓榨員工的工作時間以及勞動力，進而提高經濟效益的現象。這樣的發(fā)展理念，并沒有為員工根本，時間一長，員工的工作積極性也就消耗殆盡，這是非常不利于企業(yè)團隊凝聚力培養(yǎng)的。在這種情況下，就應積極地融入現代管理理念，以員工為基礎，站在員工的角度來考慮問題，進而營造一個更加融洽的工作氛圍，優(yōu)化辦公室管理工作。

4.3 創(chuàng)新辦公室工作管理方式

企業(yè)要想在這日益激烈的市場競爭當中立足，就必須要從基礎管理角度出發(fā)，進而創(chuàng)新優(yōu)化辦公室工作管理方式。在這一過程當中，同樣需要樹立以人為本的理念，并提高對全體員工的經濟福利待遇，并通過及開展業(yè)余生活的方式，加強辦公室人員彼此之間的溝通交流，進而營造更加強勁的團隊凝聚力，促進企業(yè)辦公室管理工作效率、質量的提高。

4.4 采用柔性化方式進行管理

所謂的柔性化管理，需要時刻重視起員工的心理需求，真正地重視起每一名員工在企業(yè)當中的重要性所在，以及每一名員工的職業(yè)規(guī)劃。企業(yè)的發(fā)展，離不開廣大員工的努力，在這種情況下，企業(yè)就應為員工服務，使得員工能夠真切地感受到來自企業(yè)的愛與關懷。在這一過程當中需要注意的是不能將制度化管理拋之腦后，避免員工出現惰性心理。

4.5 優(yōu)化辦公室工作設施與環(huán)境

完善的辦公設施設備以及良好的工作環(huán)境，能夠使得員工更加積極地投入到接下來的工作當中，并且還能夠有效地規(guī)范工作人員的文明行為，進而促進綜合素質的提升。除此之外，辦公室也可以說是企業(yè)實力的象征，完善的辦公設施，樹立良好的工作環(huán)境，同樣能夠有效地提升企業(yè)的形象。

4.6 充分利用企業(yè)的人力資源

企業(yè)應充分地發(fā)揮出人力資源的價值作用，確保人力資源的穩(wěn)定性，進而將企業(yè)的專項管理逐漸轉化成為一個長期的戰(zhàn)略目標。管理人員作為企業(yè)辦公室的主體力量，應充分地發(fā)揮出自身的最大作用，在決策的過程當中，應積極地聽取辦公室管理人員的意見建議，鼓勵其發(fā)揮監(jiān)督和執(zhí)行責任，以此來促進企業(yè)的又好又快發(fā)展。

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