提升辦公室管理方式創(chuàng)新助力企業(yè)提效增益

閆達(dá) 張丹玉 歐明璜 唐毅

摘 要：現(xiàn)階段，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各個(gè)企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈。企業(yè)辦公室辦理工作作為企業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，企業(yè)要想在這日益激烈的市場(chǎng)當(dāng)中立足，就必須要重視起辦公室管理工作，以此確保企業(yè)的規(guī)范化、合理化運(yùn)行。但是，通過深入調(diào)查分析發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我國(guó)企業(yè)辦公室在管理的過程當(dāng)中仍存在一系列的問題，例如：管理理念落后、管理制度不完善等，這在很大程度上降低了辦公室管理工作的質(zhì)量。在這種情況下，全面加強(qiáng)對(duì)企業(yè)辦公室管理工作的創(chuàng)新研究顯得尤為重要。本文闡述了企業(yè)辦公室管理職責(zé)；分析了企業(yè)辦公室工作與經(jīng)濟(jì)學(xué)的關(guān)系，并用經(jīng)濟(jì)學(xué)解釋了辦公室管理工作；探討了當(dāng)前企業(yè)辦公室管理工作中存在的問題；提出了創(chuàng)新企業(yè)辦公室管理工作的策略。

關(guān)鍵詞：企業(yè)辦公室 管理工作 現(xiàn)狀 創(chuàng)新策略

中圖分類號(hào)：F279.23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2018）09（a）-117-02

1 企業(yè)辦公室管理職責(zé)

1.1 輔助領(lǐng)導(dǎo)決策

企業(yè)辦公室所涉及到工作內(nèi)容非常廣泛，主要是通過對(duì)一些信息內(nèi)容的采集，并設(shè)置相應(yīng)的備用方案以及參考建議，進(jìn)而為企業(yè)管理人員，提供更加有效的決策依據(jù)，進(jìn)而為企業(yè)的發(fā)展提供更加強(qiáng)有力的保障，促進(jìn)企業(yè)的整體工作效益的提高。由此不難看出，辦公室工作扮演著企業(yè)決策的參謀和助手的角色。

（1）協(xié)調(diào)職能。

辦公室的另一大作用就是能夠更加有機(jī)地協(xié)調(diào)好企業(yè)工作的有序進(jìn)行。辦公室工作承擔(dān)著和外界企業(yè)以及其他相關(guān)部門的溝通交流的工作，需要及時(shí)地傳達(dá)彼此雙方的指示，以此來(lái)確保雙方企業(yè)工作的正常進(jìn)行，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)最終的計(jì)劃目標(biāo)。具體來(lái)說，辦公室工作不僅需要有機(jī)的協(xié)調(diào)好自身和上級(jí)、平級(jí)單位之間的關(guān)系，進(jìn)而營(yíng)造一個(gè)更加和諧的工作環(huán)境，同時(shí)也需要積極地協(xié)調(diào)好企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門之間的關(guān)系，加強(qiáng)企業(yè)各個(gè)部門之間的溝通交流，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)又好又快的發(fā)展。

（2）信息溝通。

我們都知道，當(dāng)前企業(yè)所接收到的信息量是非常大的，在這種情況下，要想實(shí)現(xiàn)更加有效的管理，就必須要對(duì)企業(yè)所接收到的一系列的信息進(jìn)行良好的控制。在確保信息能夠及時(shí)傳達(dá)的同時(shí)，為企業(yè)接下來(lái)工作的開展，提供更加強(qiáng)有力的保障。與此同時(shí)，企業(yè)辦公室不僅需要全面加強(qiáng)信息人才隊(duì)伍力量的建設(shè)，同時(shí)也需要通過信息與溝通機(jī)制建設(shè)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)部控制的強(qiáng)化，并且需要充分的結(jié)合企業(yè)實(shí)際的情況，進(jìn)而制定完善的信息管理制度，并給于相應(yīng)的監(jiān)督考核。除此之外，在進(jìn)行信息溝通的過程當(dāng)中，企業(yè)辦公室在進(jìn)行信息交流的過程當(dāng)中，應(yīng)最大限度地確保所反映信息的真實(shí)性，進(jìn)而為企業(yè)接下來(lái)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展，提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（3）提高管理效能。

辦公室管理人員，應(yīng)充分地意識(shí)到管理職能的重要性所在，不僅要有效的協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員更好地完成接下來(lái)的工作，而且還在很大程度上確保了辦公室和其他各個(gè)部門之間的工作關(guān)系。除此之外，在管理的過程當(dāng)中，管理人員還應(yīng)明確自身的管理職責(zé)，進(jìn)而在完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所承諾的任務(wù)的時(shí)候，有機(jī)地協(xié)調(diào)好各個(gè)部門之間的關(guān)系。除此之外，還應(yīng)最大限度地避免造成人工成本的浪費(fèi)，這樣一來(lái)，就能夠在很大程度上促進(jìn)管理效率的提升。

1.2 辦公室工作與經(jīng)濟(jì)學(xué)的關(guān)系

經(jīng)濟(jì)這一個(gè)詞的起源，可以追溯到古希臘，它原來(lái)的意思是管理一個(gè)家庭的人。經(jīng)濟(jì)和人兩者之間存在著極為密切的聯(lián)系，經(jīng)濟(jì)學(xué)的主要研究?jī)?nèi)容就是人類如何更加有效地管理好屬于自己的稀缺資源，并使用這一系列的資源，進(jìn)而產(chǎn)生更多有價(jià)值的商品。辦公室工作就是在現(xiàn)有的基礎(chǔ)之上，有機(jī)地協(xié)調(diào)好企業(yè)員工、財(cái)產(chǎn)，并將其價(jià)值作用最大化，可以說辦公室工作承擔(dān)著對(duì)整個(gè)企業(yè)管理的職責(zé)。經(jīng)濟(jì)學(xué)的應(yīng)用要求管理決策更為注重的是理性，依理進(jìn)行決策，而辦公室管理工作則更為注重的是人與人、以及部門與部門彼此之間的協(xié)調(diào)溝通工作，它不僅需要具備一定的科學(xué)性，同時(shí)也需要講究藝術(shù)性。

2 辦公室工作的經(jīng)濟(jì)學(xué)解釋

2.1 理性人

經(jīng)濟(jì)學(xué)是通過假設(shè)，進(jìn)而構(gòu)造相應(yīng)的理論框架，在這一過程當(dāng)中，最重要的假設(shè)對(duì)象就是理性人。每一個(gè)人都會(huì)以自己的意愿出發(fā)，進(jìn)而去做、去選擇一些事情，在這過程當(dāng)中是以自己的利益至上。不難發(fā)現(xiàn)，企業(yè)很多簡(jiǎn)單輕松并且是非常有利于個(gè)人發(fā)展的一些工作往往非常受歡迎，但是一切存在一定難度，并且需要付出巨大的努力，但是卻得不到同等匯報(bào)的工作，往往很少有人參與到其中。甚至還會(huì)出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象，這在很大程度上降低了工作效率?？茖W(xué)合理的運(yùn)用理性人的理論對(duì)這一現(xiàn)象進(jìn)行相應(yīng)的解釋，理性人往往更愿意選擇一些回報(bào)率高的工作，至于一些配合其他部門工作的事情，認(rèn)為并沒有多么重要。因此，不得不承認(rèn)這個(gè)事實(shí)，并且需要采取有效的措施，來(lái)找到應(yīng)對(duì)之法。

2.2 資源的稀缺性

資源的稀缺性，可以說是各類管理工作存在的根本原因，如果物品是無(wú)限的話，那么勞動(dòng)也就不再是必須的，人們也就不用在作出相應(yīng)的選擇，這樣一來(lái)，也就不會(huì)導(dǎo)致各種現(xiàn)象的存在。在辦公室管理工作的過程當(dāng)中，科學(xué)合理的應(yīng)用資源稀缺性的主要表現(xiàn)為，一些辦公用品、設(shè)施設(shè)備、會(huì)議室以及各類經(jīng)費(fèi)，都是非常稀缺的。稀缺現(xiàn)象的存在，必然就會(huì)出現(xiàn)一定的競(jìng)爭(zhēng)，理性的經(jīng)濟(jì)主體，往往傾向于選擇最多、并且最為優(yōu)質(zhì)的資源，在這種情況下，也就需要辦公室最大限度地制定出一套公平公正的分配原則。每一個(gè)人或者每一個(gè)部門都不可能將資源占為己用，這其中就會(huì)涉及到選擇成本。經(jīng)濟(jì)學(xué)的成本，簡(jiǎn)單來(lái)說就是指想要或者某一件物品，所為之付出最大的代價(jià)，在經(jīng)濟(jì)學(xué)上，將這一成本稱之為機(jī)會(huì)成本。在做任何事情，做任何選擇的時(shí)候，往往會(huì)按照比較成本來(lái)進(jìn)行思考選擇，進(jìn)而作出一個(gè)最優(yōu)勢(shì)的決策，并不是什么都想試一試。

2.3 信息的不完全

信息的不完全，簡(jiǎn)單來(lái)說就是指市場(chǎng)參與者并不具備當(dāng)前市場(chǎng)環(huán)境狀態(tài)的所有信息。將這一理論擴(kuò)大化會(huì)發(fā)現(xiàn)，每一個(gè)企業(yè)、每一個(gè)人在做一定選擇的時(shí)候，往往都是不具備完全的信息，但是在實(shí)際的操作過程當(dāng)中，往往就會(huì)將這一點(diǎn)忽略掉。

3 當(dāng)前企業(yè)辦公室管理工作中存在的問題

3.1 管理理念落后

通過深入的研究分析發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前企業(yè)辦公室管理工作仍存在管理理念落后的現(xiàn)象?，F(xiàn)階段，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各個(gè)企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈，在這種情況下，企業(yè)要想在這日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中立足，就必須要積極的創(chuàng)新管理理念。但是，當(dāng)前很多企業(yè)在管理的過程當(dāng)中，無(wú)論是在技術(shù)方面還是在管理方式方面，都是較為傳統(tǒng)單一的。在這種情況下，管理理念作為企業(yè)管理的核心組成部分，如果仍然缺乏新型的管理理念的話，那么辦公室管理工作效率及質(zhì)量必然無(wú)法得到有效的提升。

3.2 管理制度不完善

對(duì)于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展來(lái)說，管理制度發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。只有構(gòu)建了一套科學(xué)、規(guī)范、完善的管理制度，才能夠更加穩(wěn)定的促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。同時(shí)也只有這樣，才能夠形成良好的約束機(jī)制，進(jìn)而使得辦公室人員都能夠更加自覺、主動(dòng)地去遵守相關(guān)的規(guī)章制度，進(jìn)而促進(jìn)辦公室工作效率的提高。隨著時(shí)代的快速發(fā)展，企業(yè)辦公室管理當(dāng)中所存在的問題日益突出，由于制度的不規(guī)范、不完善，使得辦公室管理無(wú)章可循，不得不說，這在很大程度上影響著辦公室管理工作的又好又快發(fā)展。

4 創(chuàng)新企業(yè)辦公室管理工作的策略

4.1 制定完善的辦公室責(zé)任制度

上文中說到由于缺乏完善的辦公室管理制度，因此首先就需要積極地制定一套完善的辦公室責(zé)任制度。首先，應(yīng)實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的定崗定制，企業(yè)應(yīng)充分地意識(shí)到辦公室管理工作的重要性，一旦辦公室工作出現(xiàn)問題，必然會(huì)影響到整個(gè)企業(yè)的發(fā)展。在這種情況下，就應(yīng)積極地借鑒現(xiàn)代管理理念，充分地結(jié)合辦公室職責(zé)的不同，科學(xué)合理地對(duì)企業(yè)辦公室定崗定責(zé)，真正的做到有章可循。與此同時(shí)，還應(yīng)將企業(yè)辦公室的責(zé)任任務(wù)納入到實(shí)際的工作管理范圍當(dāng)中，進(jìn)而營(yíng)造一個(gè)更加和諧的辦公室環(huán)境，使得每一名員工都能夠團(tuán)結(jié)共事，促進(jìn)執(zhí)行能力的提高。

4.2 管理中融入現(xiàn)代管理理念

由于受到以往傳統(tǒng)管理理念的巨大影響，很多企業(yè)存在不惜壓榨員工的工作時(shí)間以及勞動(dòng)力，進(jìn)而提高經(jīng)濟(jì)效益的現(xiàn)象。這樣的發(fā)展理念，并沒有為員工根本，時(shí)間一長(zhǎng)，員工的工作積極性也就消耗殆盡，這是非常不利于企業(yè)團(tuán)隊(duì)凝聚力培養(yǎng)的。在這種情況下，就應(yīng)積極地融入現(xiàn)代管理理念，以員工為基礎(chǔ)，站在員工的角度來(lái)考慮問題，進(jìn)而營(yíng)造一個(gè)更加融洽的工作氛圍，優(yōu)化辦公室管理工作。

4.3 創(chuàng)新辦公室工作管理方式

企業(yè)要想在這日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中立足，就必須要從基礎(chǔ)管理角度出發(fā)，進(jìn)而創(chuàng)新優(yōu)化辦公室工作管理方式。在這一過程當(dāng)中，同樣需要樹立以人為本的理念，并提高對(duì)全體員工的經(jīng)濟(jì)福利待遇，并通過及開展業(yè)余生活的方式，加強(qiáng)辦公室人員彼此之間的溝通交流，進(jìn)而營(yíng)造更加強(qiáng)勁的團(tuán)隊(duì)凝聚力，促進(jìn)企業(yè)辦公室管理工作效率、質(zhì)量的提高。

4.4 采用柔性化方式進(jìn)行管理

所謂的柔性化管理，需要時(shí)刻重視起員工的心理需求，真正地重視起每一名員工在企業(yè)當(dāng)中的重要性所在，以及每一名員工的職業(yè)規(guī)劃。企業(yè)的發(fā)展，離不開廣大員工的努力，在這種情況下，企業(yè)就應(yīng)為員工服務(wù)，使得員工能夠真切地感受到來(lái)自企業(yè)的愛與關(guān)懷。在這一過程當(dāng)中需要注意的是不能將制度化管理拋之腦后，避免員工出現(xiàn)惰性心理。

4.5 優(yōu)化辦公室工作設(shè)施與環(huán)境

完善的辦公設(shè)施設(shè)備以及良好的工作環(huán)境，能夠使得員工更加積極地投入到接下來(lái)的工作當(dāng)中，并且還能夠有效地規(guī)范工作人員的文明行為，進(jìn)而促進(jìn)綜合素質(zhì)的提升。除此之外，辦公室也可以說是企業(yè)實(shí)力的象征，完善的辦公設(shè)施，樹立良好的工作環(huán)境，同樣能夠有效地提升企業(yè)的形象。

4.6 充分利用企業(yè)的人力資源

企業(yè)應(yīng)充分地發(fā)揮出人力資源的價(jià)值作用，確保人力資源的穩(wěn)定性，進(jìn)而將企業(yè)的專項(xiàng)管理逐漸轉(zhuǎn)化成為一個(gè)長(zhǎng)期的戰(zhàn)略目標(biāo)。管理人員作為企業(yè)辦公室的主體力量，應(yīng)充分地發(fā)揮出自身的最大作用，在決策的過程當(dāng)中，應(yīng)積極地聽取辦公室管理人員的意見建議，鼓勵(lì)其發(fā)揮監(jiān)督和執(zhí)行責(zé)任，以此來(lái)促進(jìn)企業(yè)的又好又快發(fā)展。

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