高校數(shù)字化檔案服務(wù)職能建設(shè)的策略研究

車曉軒 王玉紅 童曉風(fēng)

【摘 要】隨著我國檔案數(shù)字化不斷發(fā)展，數(shù)字檔案的服務(wù)職能建設(shè)逐漸引起各高校的重視，簡(jiǎn)單的電子檔案查詢、數(shù)據(jù)調(diào)取已經(jīng)不能滿足數(shù)字化檔案的發(fā)展需求。文章通過對(duì)高校檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀的梳理，分析高校數(shù)字檔案服務(wù)所面臨的困難，利用產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)上、中、下游產(chǎn)業(yè)鏈理論，對(duì)高校數(shù)字化檔案服務(wù)職能的基礎(chǔ)層次職能、數(shù)字檔案利用服務(wù)、數(shù)字檔案編研開發(fā)利用及檔案安全服務(wù)保障等方面進(jìn)行檔案服務(wù)職能策略研究。

【關(guān)鍵詞】高校；數(shù)字化；檔案；職能；策略

【中圖分類號(hào)】TN941.1 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2018）05-0258-02

1 高校檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀

高校檔案是指高校在行政管理、教學(xué)實(shí)踐和學(xué)術(shù)研究過程中產(chǎn)生的真實(shí)記錄和原始性憑證，其具有時(shí)間跨度大、涉及內(nèi)容繁雜、材料來源廣、應(yīng)用廣泛、保存難度高等特點(diǎn)。但是隨著檔案數(shù)字化進(jìn)程的不斷推動(dòng)，為高校檔案的收集保存與利用服務(wù)提供了便利化條件，逐漸使高校檔案數(shù)字化成為我國檔案數(shù)字化工作的排頭兵。

從歷史沿革來看，2009年1月，全國高校第一個(gè)數(shù)字化檔案館在上海交通大學(xué)開館，邁出了高校檔案數(shù)字化的第一步。在高校檔案實(shí)踐創(chuàng)新中取得了令人滿意的成果。高校檔案數(shù)字化建設(shè)不僅在我國部分高校中得到具體實(shí)施，也受到了國家有關(guān)部門和學(xué)術(shù)界的重視。早在2003年高校檔案信息化建設(shè)高層論壇暨第五次學(xué)術(shù)研討會(huì)上，就有專家提出“要努力建設(shè)服務(wù)主導(dǎo)的數(shù)字化檔案館”?！墩憬n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》更加明確提出“加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)”，并將數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工程列為重點(diǎn)項(xiàng)目。由此可見，高校檔案數(shù)字化建設(shè)迎來了絕佳時(shí)期，同時(shí)拓寬高校檔案服務(wù)利用范圍，增進(jìn)檔案部門的服務(wù)職能。

2 高校數(shù)字檔案服務(wù)面臨的困難

2.1 檔案信息開放程度低

檔案信息開放程度問題不僅在高校檔案工作中有所體現(xiàn)，在我國檔案系統(tǒng)里均面對(duì)同樣的問題。主要原因是政府信息公開制度尚不完善，數(shù)據(jù)開放共享不足，產(chǎn)業(yè)基礎(chǔ)薄弱，并且缺乏頂層設(shè)計(jì)和統(tǒng)籌規(guī)劃。檔案機(jī)構(gòu)基本處于加快檔案信息開發(fā)、拓寬服務(wù)渠道與避免泄露檔案機(jī)密、防止利用檔案信息開放投機(jī)倒把的矛盾之中。這種矛盾制約高校數(shù)字化檔案開放服務(wù)的發(fā)展。

2.2 高校檔案工作人力資源不足

隨著我國檔案事業(yè)不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為千禧之后所有檔案機(jī)構(gòu)與部門的工作重點(diǎn)，高校的檔案數(shù)字化更是全國檔案數(shù)字信息化工作的排頭兵、橋頭堡。隨著浙江大學(xué)、南京大學(xué)、上海交通大學(xué)等高校不斷對(duì)檔案數(shù)字化提供技術(shù)支持，全國高校檔案數(shù)字化建設(shè)越發(fā)深入。但是數(shù)字信息化人才缺乏、傳統(tǒng)檔案人員專業(yè)性不足、高校檔案工作者偏少、工作量大等問題逐漸顯現(xiàn)。缺乏專業(yè)性與疲于檔案數(shù)字化操作工作使得檔案利用服務(wù)受到一定制約，從人力基礎(chǔ)上缺乏應(yīng)有的投入與轉(zhuǎn)換。

2.3 高校檔案網(wǎng)站開發(fā)乏力

我國大多數(shù)高校檔案館（室）基本都有獨(dú)立的對(duì)外網(wǎng)站平臺(tái)，各地區(qū)和高校發(fā)展水平不同，網(wǎng)站制作與運(yùn)營存在較大差異。就整體而言，都仍然面對(duì)著許多問題和障礙，其中主要有以下幾點(diǎn)：網(wǎng)站中活動(dòng)報(bào)道多，檔案信息開放少；整合不到位，檢索功能缺乏人性化；不區(qū)分用戶類型；缺少公眾參與與互動(dòng)。以上問題導(dǎo)致了高校檔案網(wǎng)站的孤立與形式化，并沒有在數(shù)字化檔案建設(shè)中為公眾提供更便捷的檔案利用服務(wù)。

3 高校數(shù)字化檔案服務(wù)職能建設(shè)策略

3.1 檔案服務(wù)過程策略建設(shè)

從產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)的角度對(duì)高校檔案數(shù)字化服務(wù)職能建設(shè)進(jìn)行分析，可由上、中、下游產(chǎn)業(yè)鏈概念得出檔案數(shù)字化服務(wù)職能建設(shè)應(yīng)從上游檔案收集整理的基礎(chǔ)層次職能建設(shè)、中游的數(shù)字檔案利用服務(wù)建設(shè)及下游的檔案安全保障層次建設(shè)3個(gè)方面進(jìn)行探討與實(shí)踐。

3.1.1 基礎(chǔ)層次職能建設(shè)

基礎(chǔ)層次職能建設(shè)必須先加快數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)?！墩憬n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》明確提出“加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)”，并將數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工程列為重點(diǎn)項(xiàng)目。在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)完成后，存檔文件與資料的收集與整理也將成為整個(gè)檔案工作的最上游環(huán)節(jié)。在數(shù)字檔案館（室）中紙質(zhì)資料與數(shù)字化文件將會(huì)同步收集整理，入庫存檔。在提高檔案利用服務(wù)職能中，應(yīng)在最基礎(chǔ)的上游環(huán)節(jié)充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)，有針對(duì)性地進(jìn)行檔號(hào)與案卷號(hào)編目。從初始階段拓寬檢索門類，根據(jù)利用高校檔案利用率的不同分檔、分區(qū)、分級(jí)別設(shè)置檢索條件。只有在基礎(chǔ)層次抓住高校檔案利用服務(wù)的根源，才能真正發(fā)揮數(shù)字化檔案便捷利用的服務(wù)能力。

3.1.2 數(shù)字檔案利用服務(wù)建設(shè)

從數(shù)字檔案利用服務(wù)建設(shè)而言，首先，應(yīng)有較為明確的檔案開放制度作支撐，加強(qiáng)檔案利用服務(wù)層面頂層設(shè)計(jì)，由國家層面統(tǒng)籌規(guī)劃，加快法律法規(guī)建設(shè)。其次，在高校自身層面應(yīng)不斷創(chuàng)新服務(wù)形式，加強(qiáng)數(shù)字檔案與新媒體融合，強(qiáng)化服務(wù)職能，加大開發(fā)力度，促進(jìn)資源共享。最后，應(yīng)提升檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，一切服務(wù)的基礎(chǔ)是人，開設(shè)電子檔案管理相關(guān)專業(yè)，開展檔案服務(wù)性課題研究，建立健全檔案管理服務(wù)責(zé)任落實(shí)制度和獎(jiǎng)懲制度，剛?cè)岵?jì)，有序發(fā)展。數(shù)字檔案利用服務(wù)建設(shè)作為高校檔案利用服務(wù)職能建設(shè)的中心環(huán)節(jié)，不但需要頂層設(shè)計(jì)的制度指導(dǎo)與法制保障，更需要高校從自身檔案數(shù)字化建設(shè)與人力資源建設(shè)中不斷進(jìn)取，以服務(wù)為中心，以安全為基礎(chǔ)，是新形勢(shì)下檔案工作充滿活力的核心。

3.1.3 數(shù)字檔案編研開發(fā)服務(wù)建設(shè)

編研工作一直是檔案事業(yè)中的重要部分，是拓寬檢索途徑、便捷檔案利用的主要內(nèi)容。數(shù)字檔案的信息與載體的可分離性為高校檔案編研工作提供更便利的條件，進(jìn)而使數(shù)字檔案編研工作成為加強(qiáng)高校檔案服務(wù)職能建設(shè)的重要下游環(huán)節(jié)。數(shù)字檔案編研工作能夠深入挖掘檔案館藏，教學(xué)、科研、學(xué)籍、財(cái)會(huì)、基建等高校重要檔案有條件進(jìn)行專項(xiàng)編寫研究，設(shè)定檢索通道，便捷檔案利用服務(wù)。數(shù)字檔案編研工作是檔案工作的下游環(huán)節(jié)，也是檔案工作整體的發(fā)展與延伸，積極探索數(shù)字檔案編研工作是高校數(shù)字化檔案服務(wù)職能建設(shè)的重點(diǎn)之一，也是檔案服務(wù)能力持續(xù)進(jìn)步與發(fā)展的關(guān)鍵。

3.2 檔案安全保障服務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)策略

現(xiàn)階段的檔案安全保障工作主要包含兩個(gè)方面：一方面是原始類型紙質(zhì)檔案的保存利用工作，另一方面是數(shù)字化檔案安全管理工作。本文主要針對(duì)數(shù)字化檔案安全保障工作進(jìn)行策略分析。數(shù)字化檔案安全保存，是系列化檔案工作的終端。目前，應(yīng)用較為廣泛的數(shù)字檔案容災(zāi)機(jī)制包括異地備份、雙驅(qū)動(dòng)硬盤數(shù)據(jù)備份、多分區(qū)數(shù)據(jù)信息庫備份等。在高校數(shù)字化檔案保存過程中應(yīng)加強(qiáng)容災(zāi)機(jī)制與設(shè)備設(shè)施的制定與更新，確保檔案信息資源的安全。

電子檔案儲(chǔ)存安全保障的下游環(huán)節(jié)是電子檔案在利用服務(wù)過程中產(chǎn)生的安全問題。利用服務(wù)主要包括兩個(gè)方面：一方面是高校內(nèi)檔案對(duì)外開放程度與權(quán)限的把控，另一方面是對(duì)外信息平臺(tái)的安全。高校檔案對(duì)外開放目前還存在一定的制約，隨著我國檔案信息開放的法制建設(shè)不斷完善，高校檔案部門積極結(jié)合法律法規(guī)針對(duì)校內(nèi)師生和已畢業(yè)學(xué)生分時(shí)分權(quán)的設(shè)立網(wǎng)上檔案查詢服務(wù)。高校對(duì)外信息平臺(tái)主要有網(wǎng)站及檔案發(fā)布平臺(tái)等。在加大利用服務(wù)職能的同時(shí)，必須保障各類檔案對(duì)外信息平臺(tái)的防火墻及數(shù)據(jù)接口的安全，必要時(shí)應(yīng)及時(shí)切斷對(duì)外平臺(tái)與終端數(shù)據(jù)庫的聯(lián)系，充分保證檔案原始數(shù)據(jù)資料的安全。

4 結(jié)語

隨著我國檔案數(shù)字化的不斷發(fā)展，越發(fā)體現(xiàn)出檔案的數(shù)字信息化不是孤立的，它是發(fā)展的、連續(xù)的。在高校中，檔案數(shù)字化發(fā)展應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案服務(wù)職能建設(shè)，拓展數(shù)字化檔案的利用途徑，積極探索數(shù)字檔案在利用過程中的問題，為國家頂層設(shè)計(jì)提供支撐依據(jù)，使檔案信息有條件地公開、共享，真正做到檔案數(shù)字化服務(wù)與信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)同步，形成公益性信息服務(wù)機(jī)制，為高校的發(fā)展及全國檔案事業(yè)不斷進(jìn)步提供發(fā)展動(dòng)力。

參 考 文 獻(xiàn)

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[責(zé)任編輯：高海明]