文書檔案管理工作探討

楊春娟

摘 要：文書檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行科學(xué)管理、經(jīng)營決策、問題處理、信息交流、研究開發(fā)等活動(dòng)的重要載體，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了科學(xué)依據(jù)。所以，在新形勢(shì)下，文書檔案管理工作應(yīng)突破傳統(tǒng)，改變陳舊的觀念和行為，創(chuàng)新管理方式，采用規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的工作方式，提高文書檔案管理的現(xiàn)代化水平，以適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞：文書檔案；信息化；檔案管理

一、傳統(tǒng)的組卷方法操作無標(biāo)準(zhǔn)，隨意性大

傳統(tǒng)的案卷管理，組卷既要合理又要兼顧特征間的關(guān)系還要保持文件之間的相互聯(lián)系，將單份文件進(jìn)行整理，最組組成案卷。不同的立卷人會(huì)有不同的組卷效果，同一人在不同時(shí)間對(duì)同類文件也會(huì)有不同的組卷結(jié)果。同樣，在擬寫案卷標(biāo)題時(shí)，同一案卷不同的人擬寫效果會(huì)不同，而同一人在不同時(shí)間，即使是同一案卷所擬寫的案卷標(biāo)題也會(huì)不同。要做到如實(shí)表述卷內(nèi)文件所包括的問題又不超過規(guī)定的字?jǐn)?shù)，確實(shí)不容易。組卷質(zhì)量好壞取決于立卷人的業(yè)務(wù)水平。正因?yàn)樗鼪]有公認(rèn)、可靠的標(biāo)準(zhǔn)，所以在實(shí)際工作中存在很大的隨意性。

二、傳統(tǒng)的案卷整理重保管輕利用

案卷整理需要經(jīng)過相關(guān)文件的分類、組卷、擬寫案卷標(biāo)題、裝訂直至入庫上架有多道工序，需要花費(fèi)很長時(shí)間，尤其是對(duì)案卷的外觀要求過高。片面強(qiáng)調(diào)案卷的整齊美觀、厚薄尺度、結(jié)實(shí)程度；且裝訂不壓字跡、不礙翻閱；紙張要求規(guī)格大小一致，對(duì)大小不一的要求粘貼裱糊；裝訂采用三孔一線打結(jié)法，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，手工勞動(dòng)繁重。使檔案人員長期埋頭組卷，將大量時(shí)間耗于整理裝訂上，而不是用于檔案的研發(fā)，由于重保管輕利用，造成工作周期長、效率低，對(duì)提高檔案的管理效率和開發(fā)利用并沒有很大的幫助。

三、傳統(tǒng)的“案卷級(jí)管理”存在的缺陷

案卷是以“卷”為單位將卷內(nèi)所有的文件裝訂在一起的，其缺陷表現(xiàn)為：

（1）不便利用、不便保密：利用者需要案卷內(nèi)的其中一份文件或是同一問題的幾份文件時(shí)，如若復(fù)?。貉b訂太厚，容易折壞案卷；如若借走：需將整卷借出，利用者可以看到該案卷中的其他文件。

（2）不便插卷：插卷是歸檔部門不可避免的補(bǔ)救措施，遇到文件漏交而該年度的檔案已歸檔完畢，就需要插卷。遇到需要插卷時(shí)，操作起來很繁瑣，不方便。

（3）不便于檔案的鑒定。實(shí)際工作中會(huì)遇到這種現(xiàn)象：一個(gè)案卷中的幾份文件為遷就其中的一份帶密級(jí)的文件而將整個(gè)案卷往密級(jí)規(guī)定上靠，影響了其他文件保管期限的鑒定。

四、信息化環(huán)境下加強(qiáng)文書檔案管理的對(duì)策

計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具，是檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化的必備工具之一。而一些人單純地認(rèn)為只要有錢購到微型電子計(jì)算機(jī)、縮微機(jī)、復(fù)印機(jī)等的現(xiàn)代化設(shè)備，就能實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。殊不知，電子計(jì)算機(jī)作為真實(shí)歷史的記錄工具，要求輸入的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)必須是準(zhǔn)確而科學(xué)的，若輸入的是“垃圾”，則由此而輸出的是殆其“更高級(jí)”的“垃圾”。因?yàn)橛?jì)算機(jī)是靠人操作的，而人是有思想的，人的知識(shí)水平有差異的。近幾年我在從事文書檔案工作中，深刻體會(huì)到擁有現(xiàn)代化設(shè)備的管理者，必須以“誠”為己任，科學(xué)地處理好信息與數(shù)據(jù)的收集、整理的關(guān)系，并使其符合計(jì)算機(jī)工作的技術(shù)要求。這就是說檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化，始終依賴于檔案工作人員的思想意識(shí)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和操作技能等基本功。這是檔案管理現(xiàn)代化的前提條件。因此，只重視硬件投入，不重視軟件建設(shè)的想法和做法都是不對(duì)的。必須盡快地為這支隊(duì)伍培養(yǎng)既懂專業(yè)知識(shí)，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，這是信息時(shí)代對(duì)文書檔案工作提出的新挑戰(zhàn)。檔案是社會(huì)文明進(jìn)步的階梯。傳統(tǒng)的文件處理工作與檔案管理工作是分開的，兩者分別負(fù)責(zé)文書處理工作和檔案管理工作，以立卷歸檔為界面，文件在歸檔前屬文書部門管理，歸檔后屬檔案部門管理。在這種體制下，文件在兩個(gè)相對(duì)封閉的系統(tǒng)中分開運(yùn)行，文書處理和檔案管理各自為政，致使檔案質(zhì)量得不到可靠的保證，檔案資源也不能充分發(fā)揮作用，出現(xiàn)了文書部門文件收集不全、檔案部門收集檔案不全、業(yè)務(wù)部門利用檔案不全的惡性循環(huán)。隨著計(jì)算機(jī)在公文處理、檔案管理中的運(yùn)用，產(chǎn)生了“文檔一體化”的管理形式。近幾年我在從事文書檔案工作中，通過對(duì)各部門檔案的整理，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案知識(shí)、數(shù)據(jù)庫管理知識(shí)等，運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)檔案管理軟件，在操作計(jì)算機(jī)的過程中，體驗(yàn)到“文檔一體化”的優(yōu)越性，這是提高檔案管理質(zhì)量和工作效率的有效途徑，體現(xiàn)了社會(huì)的文明和進(jìn)步。

（1）縮短了文件歸檔的運(yùn)作周期，簡化了工作流程。采用了以“件”這單位的管理方式，無須組卷、擬寫標(biāo)題、粘貼裱糊、剪裁裝訂等一系列的工作，只要在每份文件上加蓋“歸檔章”，然后再填寫“歸檔章”上的各項(xiàng)內(nèi)容，明顯縮短了歸檔時(shí)間，提高了歸檔效率，節(jié)省了大量的人力物力，大大減少了檔案人員的手工勞動(dòng)，即使需要再加工，也不存在拆卷問題，直接按件剔除事補(bǔ)充即可。

（2）取消卷皮、卷內(nèi)文件兩級(jí)目錄，簡化了編目要求。節(jié)約了成本，節(jié)省了時(shí)間。

（3）便于確定保管期限。

（4）便于利用：由于檔案是以“件”為單位，在提供利用時(shí)，無論是復(fù)印、掃描等都不須拆卷；如若利用者需要用原始檔案作依據(jù)和憑證需要借用某份文件，可以直借用。

檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的起點(diǎn)?，F(xiàn)代信息的形成，亦起始于陳舊的、傳統(tǒng)的文書處理部門的立卷工作。單位的種種文件，有上級(jí)頒發(fā)需執(zhí)行的，或由單位發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等法規(guī)性文件；有單位總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目生產(chǎn)質(zhì)量計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等計(jì)劃性文件；有年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等總結(jié)性文件；有各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、各類命令、工作指示等批示性文件。還有憑證性文書材料、會(huì)議材料、會(huì)議記錄、單位的重大決議及證件性文書資料、勞資人力資源資料及分散、散失的各類資料，無不是先經(jīng)文書、檔案人員之手，按檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化（檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息存貯標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化等）的有關(guān)規(guī)定，收集整理、分別歸檔立卷處理后方可輸入、掃描至微機(jī)。即是將單純的文字載體變成數(shù)字信息，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中。所以，檔案信息存儲(chǔ)的數(shù)字信息化，雖意味著對(duì)傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)方式的根本變革，但文書工作仍是實(shí)現(xiàn)資料管理信息化的前提和基礎(chǔ)性工作。這也是文書立檔工作的歸結(jié)。由此來看，要實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”管理，就必須打破狹隘的文書、檔案“互不干涉內(nèi)政”、各自獨(dú)立發(fā)展的觀念，樹立整體與局部相結(jié)合的一體化思想，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)移到文件信息的整個(gè)運(yùn)作中，統(tǒng)一制度，統(tǒng)一管理，確保文件、檔案信息的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確與充分利用。因此，檔案工作者要和文書工作者相互配合，協(xié)同工作，在文件的形成、管理和檔案的管理、利用中發(fā)揮自己的聰明才智。這也是信息時(shí)代的對(duì)文書、檔案工作者的基本要求。

參考文獻(xiàn)

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（作者單位：渠縣水土保持局 ）