我院門診藥房ePS理貨系統(tǒng)的改進(jìn)實(shí)踐與成效

廖麗娜 王井霞 朱芳芳 陶霞 陳萬生 鄔蓉

中圖分類號 R95 文獻(xiàn)標(biāo)志碼 A 文章編號 1001-0408（2018）07-0878-04

DOI 10.6039/j.issn.1001-0408.2018.07.04

摘 要 目的：優(yōu)化電子化藥品物流系統(tǒng)（ePS）工作流程，提高門診藥房工作效率。方法：分析我院門診藥房在使用ePS理貨系統(tǒng)過程中存在的主要問題，提出相關(guān)改進(jìn)措施并實(shí)踐，通過評價優(yōu)化前后6個月的相關(guān)工作指標(biāo)總結(jié)成效。結(jié)果：針對ePS理貨系統(tǒng)在使用過程中存在的理貨操作重復(fù)、盤點(diǎn)數(shù)據(jù)計(jì)算煩瑣、藥品效期管理方法效率低、藥品“批/效”追蹤有誤差等主要問題，我院門診藥房進(jìn)行了包括優(yōu)化藥品理貨流程、更改藥品追蹤流程、增加近效期藥品提醒功能等系列改進(jìn)措施。系統(tǒng)優(yōu)化改進(jìn)后，縮短了發(fā)藥機(jī)補(bǔ)藥時間（26.32 s vs. 7.78 s，平均提高了3.38倍）和藥品盤點(diǎn)時間[（165.50±5.75） s vs. （146.70±4.54） s，平均縮短了11.36%]，實(shí)現(xiàn)了藥品“批/效”等信息的精準(zhǔn)追溯，提高了藥品管理水平[藥品效期管理時間（58.00±1.88） s vs. （18.00±1.23） s，平均縮短了68.97%]。結(jié)論：我院對 ePS理貨系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化后，提高了藥師的工作效率，保證了藥品“批/效”追溯準(zhǔn)確性。

關(guān)鍵詞 電子化藥品物流系統(tǒng)；理貨系統(tǒng)；流程優(yōu)化；藥品盤點(diǎn)；效期管理；信息追溯

ABSTRACT OBJECTIVE： To optimize the workflow of electronic pharmaceutical system （ePS）， and improve the work efficiency of outpatient pharmacy. METHODS： The problems about the application of ePS on tollying in outpatient pharmacy of our hospital were analyzed. The improvement measures were put forward and implemented. The effectiveness was summarized by evaluating relevant work indicators 6 months before and after optimization. RESULTS： Referring to main problems during the application of ePS on tollying as repetition of tallying drugs， complexity of stocking checking， low efficiency in the management of drug expiry date， deviation in the tracking of “batch/expiry”， a series of measures were carried out in outpatient pharmacy of our hospital， including optimizing tallying process， updating tracking process， adding the function of alerting the near-expiry drug， etc. The system optimization shortened the time of replenishment （26.32 s vs. 7.78 s， improving by 3.38 times） and stock checking [（165.50±5.75） s vs. （146.70±4.54） s， shortening by 11.36%]， realized accurate tracing of drug information “batch/expiry” and improved drug management [（58.00±1.88） s vs. （18.00±1.23） s， shortening by 68.97%]. CONCLUSIONS： The optimization of ePS on tallying in our hospital improves work efficiency of pharmacists and guarantees the accuracy of tracing drug “batch/expiry”.

KEYWORDS Electronic pharmaceutical system； Tolly system； Workflow optimization； Drug stocking； Expiry data management； Information tracing

電子化藥品物流系統(tǒng)（Electronic pharmaceutical system，ePS）是基于電子化管理和條碼掃描等現(xiàn)代化技術(shù)建立的藥品物流管理系統(tǒng)[1]，通過互聯(lián)網(wǎng)、掌上電腦（Personal digital assistant，PDA）、無線網(wǎng)絡(luò)和二維條碼等自動化應(yīng)用設(shè)備，全程對藥品的采購、運(yùn)輸、驗(yàn)收、存儲、入庫和出庫進(jìn)行科學(xué)管理[2]。我院于2014年與格銀集團(tuán)合作開發(fā)了一套適合醫(yī)院應(yīng)用的ePS[3]，通過實(shí)施ePS供應(yīng)鏈系統(tǒng)、ePS移動藥房和ePS理貨系統(tǒng)（以下簡稱理貨系統(tǒng)）對院內(nèi)藥品的流通實(shí)行了全程監(jiān)控：其中，ePS供應(yīng)鏈系統(tǒng)完成醫(yī)院采購、供應(yīng)商送貨與醫(yī)院驗(yàn)收入庫工作；ePS移動藥房完成醫(yī)院內(nèi)部即中心藥庫與各二級庫之間的藥品流通；而理貨系統(tǒng)主要規(guī)范藥品從藥師到患者手中的環(huán)節(jié)，即通過PDA理貨操作記錄調(diào)配區(qū)藥品批號及患者領(lǐng)用藥品的批號與效期，實(shí)現(xiàn)“批/效”（批號/效期）追蹤。此套系統(tǒng)的應(yīng)用顯著提高了醫(yī)院藥學(xué)部門藥品流通的準(zhǔn)確性和工作效率，實(shí)現(xiàn)了藥品批號效期與患者的雙向追溯。

理貨系統(tǒng)的應(yīng)用是門診藥房工作中的一個重點(diǎn)，其工作流程設(shè)計(jì)的合理性直接關(guān)系到藥品的批號、效期和患者用藥信息雙向追溯的實(shí)現(xiàn)，主要功能包括理貨提醒、倉位提示和盤點(diǎn)等。在我院實(shí)際應(yīng)用中，發(fā)現(xiàn)此系統(tǒng)在藥品理貨業(yè)務(wù)、藥品信息追蹤業(yè)務(wù)和盤點(diǎn)業(yè)務(wù)方面存在缺陷。因此，從2015年4月-2016年5月，我院藥師逐步對理貨系統(tǒng)中相關(guān)部分的流程及功能進(jìn)行了完善，提高了藥師的工作效率，保證了藥品“批/效”追溯的準(zhǔn)確性，為醫(yī)院藥品的現(xiàn)代化管理提供了一定參考。筆者在本文中即對此系統(tǒng)的優(yōu)化改進(jìn)過程進(jìn)行介紹，以期為同行提供借鑒。

1 原理貨系統(tǒng)存在的缺陷

1.1 理貨流程及缺陷

我院門診藥房藥品存儲區(qū)包括3個部分：門診藥房二級庫、人工調(diào)配區(qū)和自動發(fā)藥機(jī)調(diào)配區(qū)。理貨流程為：藥品按照其存放位置分專人管理，其中人工調(diào)配區(qū)的每排貨架由2名藥師負(fù)責(zé)，每臺自動發(fā)藥機(jī)由1名藥師負(fù)責(zé)。藥師根據(jù)調(diào)配區(qū)貨架上每種藥品的擺放空間在理貨系統(tǒng)中設(shè)定一個存儲上限，根據(jù)藥品使用情況設(shè)定一個存儲下限，當(dāng)貨架上的藥品數(shù)量低于設(shè)定的下限時，理貨系統(tǒng)通過PDA提醒藥師加藥，藥師根據(jù)提示的藥品品種、數(shù)量、批號、效期、倉位信息，經(jīng)掃描核對后對調(diào)配區(qū)藥品進(jìn)行補(bǔ)貨。

理貨流程弊端主要體現(xiàn)在自動發(fā)藥機(jī)調(diào)配區(qū)。自動發(fā)藥機(jī)內(nèi)藥品品種數(shù)占我院總品種數(shù)的65%以上，由發(fā)藥機(jī)發(fā)藥的處方占門診總處方的70%以上，品種多、用量大。在對發(fā)藥機(jī)中的藥品進(jìn)行補(bǔ)藥時，藥師必須按照PDA理貨提醒，首先在PDA的理貨界面上進(jìn)行一次藥品補(bǔ)藥的數(shù)據(jù)操作，然后將藥品擺放到自動發(fā)藥機(jī)待補(bǔ)藥品存放區(qū)。由于自動發(fā)藥機(jī)自身有補(bǔ)藥提醒功能，其也會根據(jù)發(fā)藥機(jī)內(nèi)藥品實(shí)際的存量實(shí)時更新所需補(bǔ)藥的數(shù)量信息。為了保證發(fā)藥機(jī)內(nèi)藥品信息追蹤的準(zhǔn)確性，藥師就需要根據(jù)PDA提供的信息對自動發(fā)藥機(jī)的補(bǔ)藥提醒界面顯示的信息進(jìn)行核對與數(shù)據(jù)修改，然后才可進(jìn)行一次補(bǔ)藥操作，這樣就導(dǎo)致自動發(fā)藥機(jī)的工作人員補(bǔ)藥流程重復(fù)且煩瑣，不但增加了藥師的工作量，同時還影響了自動發(fā)藥機(jī)的補(bǔ)藥速度。

1.2 信息追蹤流程及缺陷

門診藥房原患者用藥信息追蹤的工作流程為：當(dāng)患者刷卡取藥時，醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）記錄患者取藥的處方信息，并將處方信息傳送給理貨系統(tǒng)，理貨系統(tǒng)根據(jù)處方藥品信息匹配相對應(yīng)的調(diào)配區(qū)倉位，按照藥品“先上架先出”原則扣減相對應(yīng)倉位的藥品庫存數(shù)，并記錄處方的藥品 “批/效”和數(shù)量，同時更新調(diào)配區(qū)藥品“批/效”和數(shù)量，進(jìn)入理貨程序。

這種流程存在的缺陷主要包括：（1）我院藥品調(diào)配模式包括實(shí)時和預(yù)配2種模式。其中實(shí)時模式是指患者繳費(fèi)成功后，持診療卡至取藥窗口刷卡，由發(fā)藥機(jī)根據(jù)患者處方信息實(shí)時調(diào)配藥品，然后患者取藥；預(yù)配模式是指患者繳費(fèi)成功后，后臺調(diào)配藥師打印處方清單并根據(jù)處方清單信息事先調(diào)配好藥品，放置在預(yù)調(diào)配緩存貨架上等待患者到藥房刷卡、取藥。在這2種模式中，理貨系統(tǒng)扣減庫存的數(shù)據(jù)更新時間點(diǎn)是在患者刷卡取藥的瞬間，即前臺藥師發(fā)出藥品后確認(rèn)處方信息、扣減藥品庫存的瞬間。而在預(yù)配模式中，藥品調(diào)配時間早于患者實(shí)際取藥時間，并且每個患者前來取走放置在預(yù)調(diào)配緩存貨架上的藥品的時間順序是不確定的，這樣會導(dǎo)致調(diào)配區(qū)貨架上藥品實(shí)際情況與系統(tǒng)顯示的藥品情況不符，出現(xiàn)藥品信息追蹤混亂的現(xiàn)象。（2）在初期對系統(tǒng)中藥品進(jìn)行信息維護(hù)時，藥品貨位與發(fā)藥窗口是一一對應(yīng)的，即一種藥品在一個發(fā)藥窗口中只能對應(yīng)一個藥品貨位中的藥品，如果某種藥品在調(diào)配時需從2個貨位取藥，則系統(tǒng)無法識別到底是扣減哪個貨位的庫存。例如1號發(fā)藥窗口對應(yīng)A發(fā)藥機(jī)，若A發(fā)藥機(jī)內(nèi)某藥品庫存不足，調(diào)配藥師會從人工調(diào)配區(qū)取藥，但是此時系統(tǒng)依然會將發(fā)出的藥品記錄為A發(fā)藥機(jī)內(nèi)的藥品“批/效”和數(shù)量，不能記錄出自人工調(diào)配區(qū)取得的藥品的“批/效”和數(shù)量，這樣就導(dǎo)致發(fā)出藥品的“批/效”和數(shù)量被錯誤記錄。

1.3 藥品盤點(diǎn)功能及缺陷

藥品的效期及數(shù)量管理是藥房的主要日常工作，對藥房藥品質(zhì)量的高效管理能夠減少藥品浪費(fèi)和保證患者用藥安全[4-6]。我院門診藥房有840多種藥品，藥房每月采用PDA對藥品數(shù)量和效期進(jìn)行盤點(diǎn)。原理貨系統(tǒng)盤點(diǎn)方式主要存在著以下缺陷：（1）理貨系統(tǒng)獨(dú)立于醫(yī)院的HIS，藥品實(shí)時扣減庫存時間點(diǎn)不同，其中理貨系統(tǒng)扣減庫存的時間點(diǎn)在藥品調(diào)配清單打印的時間點(diǎn)，HIS扣減庫存的時間點(diǎn)在窗口藥師確認(rèn)處方發(fā)藥的時間點(diǎn)，導(dǎo)致2個系統(tǒng)庫存中數(shù)據(jù)無法實(shí)時保持一致，并且每月進(jìn)行藥品盤點(diǎn)時需要將理貨系統(tǒng)與HIS中的藥品庫存數(shù)據(jù)人工核對，生成盤點(diǎn)單，增加了工作的煩瑣程度。（2）發(fā)藥機(jī)內(nèi)藥品效期的管理一直是醫(yī)院藥品管理的難點(diǎn)，每月藥品盤點(diǎn)時需藥師將發(fā)藥機(jī)內(nèi)藥品全部下架，逐盒查看有效期，因此，每次盤點(diǎn)時不僅工作量大、時間過長，而且誤差率高。

2 優(yōu)化改進(jìn)與實(shí)施成效

2.1 優(yōu)化理貨流程，縮短發(fā)藥機(jī)補(bǔ)藥時間

2.1.1 優(yōu)化改進(jìn) 針對原流程的弊端，我院對理貨系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，將藥品理貨模式分為2種：人工調(diào)配理貨模式和自動發(fā)藥機(jī)理貨模式。其中人工調(diào)配理貨模式仍采用原有方式，而對發(fā)藥機(jī)理貨模式進(jìn)行了流程的優(yōu)化。優(yōu)化后的操作步驟為：當(dāng)自動發(fā)藥機(jī)補(bǔ)藥系統(tǒng)進(jìn)行提醒補(bǔ)藥時，藥師在補(bǔ)藥界面選中待補(bǔ)藥品信息，自動發(fā)藥機(jī)自動獲取理貨系統(tǒng)提供的二級庫藥品“批/效”和數(shù)量信息，藥師在顯示的彈框界面選擇相對應(yīng)藥品“批/效”進(jìn)行補(bǔ)藥，更新發(fā)藥機(jī)內(nèi)藥品“批/效”和數(shù)量，此時理貨系統(tǒng)通過系統(tǒng)庫存交換接口讀取自動發(fā)藥機(jī)系統(tǒng)的補(bǔ)藥信息，扣減二級庫相應(yīng)藥品庫存并更新。這種理貨模式實(shí)現(xiàn)了自動發(fā)藥機(jī)系統(tǒng)與理貨系統(tǒng)的無縫對接，簡化了自動發(fā)藥機(jī)的藥品理貨操作步驟，準(zhǔn)確記錄每個軌道藥品的補(bǔ)藥時間、數(shù)量和“批/效”等信息。改進(jìn)后的發(fā)藥機(jī)系統(tǒng)上補(bǔ)藥界面示例見圖1。

2.1.2 成效 隨機(jī)抽取發(fā)藥機(jī)內(nèi)的某種藥品，記錄對其進(jìn)行40次補(bǔ)藥操作所花費(fèi)的時間（補(bǔ)藥操作所花費(fèi)的時間計(jì)算方式是以藥品提醒、準(zhǔn)備補(bǔ)藥操作為計(jì)時起點(diǎn)，至在發(fā)藥機(jī)補(bǔ)藥界面選中并確認(rèn)補(bǔ)藥信息為計(jì)時截止點(diǎn)），比較理貨流程優(yōu)化前后工作時間的變化。數(shù)據(jù)采用SPSS 17.0統(tǒng)計(jì)分析軟件處理，計(jì)量資料數(shù)據(jù)用x±s表示，采用t檢驗(yàn)，P<0.05表示差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。結(jié)果，理貨流程的優(yōu)化，使補(bǔ)藥平均時間由優(yōu)化前的26.32 s降到7.78 s（P<0.01），使藥師的補(bǔ)藥效率提高了3.38倍，顯著縮短了自動發(fā)藥機(jī)藥品補(bǔ)藥時間。

2.2 再造用藥信息追蹤流程，實(shí)現(xiàn)藥品信息精準(zhǔn)追溯

針對原流程的弊端，我院對理貨系統(tǒng)的藥品信息追蹤模式進(jìn)行了優(yōu)化。優(yōu)化后的信息追蹤模式為：患者繳費(fèi)成功后，藥品處方信息傳送至自動發(fā)藥機(jī)系統(tǒng)，自動發(fā)藥機(jī)系統(tǒng)識別處方信息并按照窗口患者取藥人數(shù)多少對處方進(jìn)行窗口分流；調(diào)配藥師在后臺打印出藥品調(diào)配清單時，自動發(fā)藥機(jī)系統(tǒng)按照藥品存放位置將處方信息中的藥品分成從機(jī)器內(nèi)調(diào)配的“機(jī)內(nèi)藥品”和從人工調(diào)配區(qū)調(diào)配的“機(jī)外藥品”。其中“機(jī)內(nèi)藥品”按照自動發(fā)藥機(jī)內(nèi)每個藥品加入軌道的時間先后順序出藥，并記錄所出藥品的配藥時間、數(shù)量和“批/效”等，保證準(zhǔn)確記錄同一藥品不同軌道的藥品“批/效”，隨后由理貨系統(tǒng)讀取自動發(fā)藥機(jī)記錄的出藥信息；“機(jī)外藥品”由自動發(fā)藥機(jī)系統(tǒng)將需機(jī)外調(diào)配的藥品信息傳輸給理貨系統(tǒng)，理貨系統(tǒng)按照調(diào)配時間先后扣減相對應(yīng)貨位的藥品數(shù)量并記錄貨架上的“批/效”。這樣就解決了患者取藥時間與藥師調(diào)配藥品完成時間中的時間差，使理貨系統(tǒng)中顯示的藥品信息與發(fā)藥機(jī)系統(tǒng)中及貨架上的藥品實(shí)際情況信息一致，保證藥品信息追溯精準(zhǔn)性，實(shí)現(xiàn)藥品信息與患者信息的雙向追蹤。藥品“批/效”與患者信息追蹤界面示例見圖2。

2.3 優(yōu)化藥品盤點(diǎn)功能，完善藥品管理

2.3.1 優(yōu)化改進(jìn) 完善藥品盤點(diǎn)功能，新增理貨系統(tǒng)盤點(diǎn)時實(shí)時同步獲取HIS庫存數(shù)據(jù)的功能，直接計(jì)算出藥品盈虧數(shù)據(jù)，生成藥品盤點(diǎn)單；在藥品盤點(diǎn)界面增加近效期（小于6個月）藥品提醒功能，在每月盤點(diǎn)藥品時，按照藥品倉位對近效期藥品標(biāo)黃警示，無需在每月盤點(diǎn)時將自動發(fā)藥機(jī)內(nèi)藥品全部下架，逐盒查看有效期。近效期藥品提醒界面示例見圖3。

2.3.2 成效 盤點(diǎn)功能的優(yōu)化，縮短了藥品盤點(diǎn)后的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)時間，加強(qiáng)了藥品效期的管理，提高了藥品賬物相符率，解決了以往工作中的弊端。對比2016年4月優(yōu)化前后各6個月的每月門診藥房盤點(diǎn)用時、盤點(diǎn)錯誤數(shù)（即藥師對藥物盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)錯誤后需重新核對的個數(shù)）、近效期管理用時。結(jié)果，優(yōu)化后盤點(diǎn)用時、近效期管理用時、盤點(diǎn)錯誤數(shù)顯著低于優(yōu)化前，差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P<0.01），盤點(diǎn)功能優(yōu)化前后的相關(guān)指標(biāo)比較見表1。

3 討論

我院通過對門診藥房理貨系統(tǒng)的優(yōu)化，顯著提升了藥品信息的管理效率，有效提高了藥房的信息管理質(zhì)量。經(jīng)過長達(dá)30個月的使用及不斷改進(jìn)完善，目前我院門診藥房藥品已實(shí)現(xiàn)全面信息化監(jiān)管，管理模式更加科學(xué)、規(guī)范、準(zhǔn)確、精細(xì)。通過應(yīng)用ePS，藥師的工作量得以減輕，工作效率得以提升，從整體上降低了醫(yī)院的管理成本，初步達(dá)到了保證臨床用藥質(zhì)量、減少醫(yī)療糾紛和全面提高醫(yī)療質(zhì)量的目的。當(dāng)前，越來越多的醫(yī)院對藥品質(zhì)量的管理提出了信息可追溯的要求，隨著ePS的應(yīng)用和實(shí)施，藥品流通市場附加值會大大提高，當(dāng)藥品發(fā)生公共事件時，可以快速進(jìn)行應(yīng)急處置，為藥品的召回/退回提供重要的依據(jù)[7-8]，同時又可避免造成不要的恐慌。

我院在應(yīng)用ePS后明顯提升了藥房藥品信息管理水平，但在對藥品進(jìn)行信息追蹤系統(tǒng)的過程中，目前仍存在亟待解決的問題。由于其操作的精細(xì)化和目前發(fā)藥機(jī)仍存在的多出藥、少出藥等問題[9-10]，要求藥師完全遵守ePS操作規(guī)則進(jìn)行操作，才能保證信息的追蹤準(zhǔn)確性。由于參與者認(rèn)識問題的不同，導(dǎo)致對工作的落實(shí)度不同，仍需要進(jìn)一步提升參與者認(rèn)識度，加強(qiáng)完善相關(guān)制度，規(guī)范操作流程的落實(shí)。我院門診藥房ePS的逐步改進(jìn)及應(yīng)用，將會進(jìn)一步完善我院藥品信息的追溯體系，并會在藥品的流通、使用環(huán)節(jié)中發(fā)揮越來越重要的作用。

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（收稿日期：2017-06-20 修回日期：2017-09-30）

（編輯：劉 萍）