基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

王毅超

摘 要：隨著我國的科技力量不斷發(fā)展，ERP基于先進的企業(yè)管理系統(tǒng)，是集信息和控制于一體的系統(tǒng)應(yīng)用，為內(nèi)部控制提供了工具和平臺。在美國“薩班斯法案”的影響下，加強企業(yè)內(nèi)部控制并對其現(xiàn)有的內(nèi)部控制體系進行進一步的優(yōu)化成為現(xiàn)代企業(yè)在管理方面的熱點問題，如何在ERP的應(yīng)用環(huán)境下加強內(nèi)部控制管理也因此成為各大企業(yè)亟待加強的研究焦點。本文主要圍繞ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制及其優(yōu)化問題進行探討。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng) 內(nèi)部控制 控制模式

中圖分類號：F270 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-0298（2018）03（c）-161-03

1 ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制概述

1.1 ERP系統(tǒng)的概念

ERP從本質(zhì)上來講它就是一種工具。ERP系統(tǒng)在設(shè)計過程中可以將某些管理內(nèi)容與思想集成，從而促使企業(yè)管理水平的提高。ERP系統(tǒng)是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮著重要作用。ERP系統(tǒng)也被國內(nèi)眾多企業(yè)所引進，成為各個行業(yè)、各種規(guī)模企業(yè)經(jīng)營、管理的新手段。

1.2 內(nèi)部控制的含義

美國頒布的COSO架構(gòu)（1992年）對于內(nèi)控的含義作了界定：“內(nèi)部控制表示通過董事會領(lǐng)導(dǎo)層以及企業(yè)職員實行的，為運營成效、財務(wù)報表精確性、有關(guān)法律制度遵守性等目標(biāo)達成提供保障的過程?！?008年6月底，我國財政部門、審計部、銀監(jiān)會共同出臺的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，針對內(nèi)控的含義做出了如下界定：“公司董事會、領(lǐng)導(dǎo)層、監(jiān)事會、內(nèi)部職員實行的，目的在于達到制約目標(biāo)的過程。”內(nèi)控目標(biāo)在于確保公司運營管理合乎法律規(guī)定，公司資產(chǎn)得以安全、財務(wù)報表以及有關(guān)信息精確、全面提升運營成效，推動公司達到發(fā)展目標(biāo)[1]。

2 ERP系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)部控制的聯(lián)系

2.1 目標(biāo)一致

ERP系統(tǒng)和內(nèi)部控制的最終目的是提高企業(yè)經(jīng)營的效率和效益，增強企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展能力，實現(xiàn)企業(yè)價值最大化。同一個管理工具一樣，這兩個好處不能立竿見影，需要長期有效的運作，要在有效管理中不斷深化，兩個方案在具體方法上是不同的，但同樣的事情，共同的目標(biāo)決定了兩者之間的協(xié)調(diào)關(guān)系。

2.2 系統(tǒng)全面性

ERP系統(tǒng)和各部分內(nèi)容的內(nèi)部控制應(yīng)相互協(xié)調(diào)，形成一個有機的系統(tǒng)，對ERP系統(tǒng)的成功實施，ERP系統(tǒng)的企業(yè)的運作主要依賴于準(zhǔn)確、完整的數(shù)據(jù)，一個做數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作；二是建立管理信息系統(tǒng)，提高管理質(zhì)量；三是全體員工要高度重視，抓緊時間做好信息、安全和內(nèi)部控制的各項準(zhǔn)備工作；四是要有相應(yīng)的管理方法。

2.3 強調(diào)設(shè)計的過程

許多情況下實施EPR過程設(shè)計是項目成功的關(guān)鍵，為了適應(yīng)ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程設(shè)計的特點和管理的要求和作用發(fā)揮的前提保障，可以說優(yōu)化企業(yè)原有的ERP實施過程中，檢查規(guī)范的各個過程和效率的調(diào)整，理性的角度，監(jiān)督和控制過程的程序?qū)⒋_保ERP運行后，企業(yè)的有效控制，內(nèi)部控制制度的設(shè)計也強調(diào)和梳理籌備工作的研究，完善、有效的內(nèi)部控制制度必須建立在對內(nèi)部結(jié)構(gòu)和外部環(huán)境進行深入分析的基礎(chǔ)上。運用系統(tǒng)理論和方法，對系統(tǒng)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)進行劃分，確定系統(tǒng)運行過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和風(fēng)險控制，制定有效的方法和操作規(guī)程。

3 ERP系統(tǒng)對內(nèi)部控制的影響

3.1 ERP系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部控制的有利影響

ERP系統(tǒng)管理下企業(yè)內(nèi)部控制的根本目的是從根本上改變企業(yè)的管理模式，整合資源配置結(jié)構(gòu)，促進企業(yè)健康有序發(fā)展。例如，在銷售環(huán)節(jié)，利潤率的影響是生產(chǎn)環(huán)節(jié)的有效性。綜合管理系統(tǒng)可以將生產(chǎn)環(huán)節(jié)與銷售環(huán)節(jié)結(jié)合起來，提高整體銷售效益。同時，集成化的管理系統(tǒng)可以提高對問題的響應(yīng)速度，提高工作效率。

此外，ERP系統(tǒng)的自動執(zhí)行節(jié)省了大部分人工操作，財務(wù)報告的可靠性大大提高了。公司的生產(chǎn)經(jīng)營與財務(wù)管理有著密切的關(guān)系，但財務(wù)工作的滯后使得雙方在經(jīng)營過程中相互獨立。ERP集成將共享數(shù)據(jù)集成在一起，通過數(shù)據(jù)庫信息對財務(wù)數(shù)據(jù)進行檢查，提高了跨層信息的質(zhì)量。

3.2 ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的弊端

ERP系統(tǒng)的管理功能雖然大大提高企業(yè)的管理效率，但仍然存在一些缺陷。

（1）信息安全威脅。由于互聯(lián)網(wǎng)的共享性和對外開外性，我國整體的企業(yè)信息安全防護能力還很不夠，許多應(yīng)用系統(tǒng)處于不設(shè)防的狀態(tài)或系統(tǒng)安全維護得很不夠。

（2）環(huán)境控制風(fēng)險。ERP的集成化管理將給企業(yè)控制環(huán)境帶來很多影響，比如組織結(jié)構(gòu)、企業(yè)文化、績效評價等方面都將有所改變。在這個背景下，企業(yè)的管理者就要適應(yīng)在一個變化動態(tài)的內(nèi)外部環(huán)境中強化內(nèi)部控制和企業(yè)的向心力。

（3）系統(tǒng)安全風(fēng)險。ERP環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制體系使企業(yè)更直接的暴露在外部環(huán)境中，面臨來自各方面的潛在威脅，包括系統(tǒng)內(nèi)人員的濫用職權(quán)、越權(quán)操作和系統(tǒng)外人員的非法訪問甚至破壞。

ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制的風(fēng)險既包括公司層面的風(fēng)險，也包括企業(yè)層面的風(fēng)險，以及企業(yè)的風(fēng)險。雖然企業(yè)普遍認(rèn)為的風(fēng)險，主要是針對內(nèi)部控制業(yè)務(wù)流程風(fēng)險的設(shè)計，但整體的風(fēng)險管理水平還比較低，沒有建立風(fēng)險管理系統(tǒng)，主要原因在于風(fēng)險管理意識薄弱、制度功能和組織風(fēng)險管理不足。

4 ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的優(yōu)化案例——以首鋼集團為例

4.1 案例背景

首鋼集團是國有企業(yè)，其管理理念傳統(tǒng)，存在著業(yè)務(wù)職能分割、業(yè)務(wù)流程不合理、管理手段落后等問題。作為大型制造企業(yè)，各分公司的管理方式、工作方法差異很大，要實現(xiàn)科學(xué)的管理模式，必須借助科學(xué)、有效的ERP信息管理系統(tǒng)，管理公司的產(chǎn)供銷、人財物等各方面的信息安全和內(nèi)部控制，實現(xiàn)一體化管理。在這樣的實際情況下，公司決定實施ERP系統(tǒng)以滿足公司信息管理和內(nèi)部控制的需要。

4.2 首鋼集團實施ERP系統(tǒng)優(yōu)化內(nèi)部控制的過程

首鋼ERP優(yōu)化主要是建立在重組業(yè)務(wù)流程ERP系統(tǒng)上，建立集成共享的ERP信息平臺，從財務(wù)、采購、人力資源等各個方面集中優(yōu)化，整合資源。通過終端把企業(yè)相應(yīng)的信息納入數(shù)據(jù)庫，在集成的信息平臺覆蓋325個流程，每個生產(chǎn)環(huán)節(jié)都實現(xiàn)了信息流、物流和資金流融為一體，提高了企業(yè)的發(fā)展力和經(jīng)濟效益。ERP系統(tǒng)的實施步驟分為6個階段：（1）實施準(zhǔn)備階段，要想成功地管理信息化就要合適的人員配合才能進行；（2）需求分析與系統(tǒng)設(shè)計階段，主要工作有現(xiàn)場調(diào)研、需求分析、系統(tǒng)設(shè)計、設(shè)計評審為確保ERP系統(tǒng)的實施做好指導(dǎo)；（3）數(shù)據(jù)采集及二次開發(fā)階段。企業(yè)信息和數(shù)據(jù)的采集，要做到專人負(fù)責(zé)、保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。二次開發(fā)要按質(zhì)、按量完成；（4）系統(tǒng)安裝、調(diào)試、試運行階段。在企業(yè)具備硬件和網(wǎng)絡(luò)條件下，ERP系統(tǒng)安裝、調(diào)試和試運行；（5）數(shù)據(jù)采集、系統(tǒng)試運行以縮短實施進程；（6）系統(tǒng)正式運行、驗收階段和售后服務(wù)階段。一個集中式 的ERP物流信息管理系統(tǒng)如圖1所示。

4.3 實施效果及評價

根據(jù)公司ERP系統(tǒng)管控模式，物料采購分集采和自采，在ERP的生產(chǎn)計劃管理子系統(tǒng)中，總部根據(jù)計劃、產(chǎn)品制造、庫存、采購的需要量而產(chǎn)生的物料需求計劃（MRP），在采購管理子系統(tǒng)中生成各分公司采購計劃，分公司通過物流系統(tǒng)準(zhǔn)確判斷物料需求，實施采購，避免采購的盲目性，防止物料短缺，節(jié)約資金，提高周轉(zhuǎn)率。

公司內(nèi)部物流實現(xiàn)有效降低資金占用。按ERP系統(tǒng)的MRP（物料需求計劃）方式管理的車間根據(jù)車間MRP任務(wù)自動生成領(lǐng)料計劃，按JIT方式管理的車間根據(jù)生產(chǎn)線日生產(chǎn)計劃自動生成生產(chǎn)線領(lǐng)料計劃，倉儲部門嚴(yán)格按計劃配送物料，并通過物料上粘貼的條形碼進行實物交接，全程控制物料在倉庫、車間的流動，提高了物流準(zhǔn)確性，降低了車間在制和資金占用，有利于車間的現(xiàn)場管理。

通過ERP系統(tǒng)的材料發(fā)生的一切變化都自動在系統(tǒng)中清楚記錄并條理清晰，使得材料的所有賬目均與實際一一對應(yīng)，做到了賬實相符。通過總部ERP物流系統(tǒng)，采購物料、接收和入庫都有準(zhǔn)確的記錄，保證了ERP系統(tǒng)的有效執(zhí)行，總部可隨時通過ERP系統(tǒng)抽查各公司的材料情況，以便發(fā)現(xiàn)問題并及時解決。

5 ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制有效實施的建議

5.1 加強完善ERP信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程

企業(yè)需要建立規(guī)范的ERP信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程管理制度以及相關(guān)責(zé)任機制。此外，企業(yè)應(yīng)對關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程進行定期審核，找出業(yè)務(wù)容易出問題的環(huán)節(jié)，按照職責(zé)劃分和授權(quán)，在整個流程中增加監(jiān)測點和平衡點，保證對敏感業(yè)務(wù)有效監(jiān)控。

5.2 加強內(nèi)部相關(guān)制度的建設(shè)

內(nèi)控工作的基石就是做好制度建設(shè)方面的工作，明確在ERP信息系統(tǒng)模式下各個職工的工作范圍和職責(zé)。在投資決策中，應(yīng)建立科學(xué)的投資決策機制，避免管理層一人產(chǎn)生的主觀決策。建議引入第三方機構(gòu)針對投資項目予以追蹤和監(jiān)管，搜集被投資者的財務(wù)報表等一些資料，而且要在相應(yīng)的階段對投資收益予以剖析，重視了解被投資者的財務(wù)情況、運營成效、合約執(zhí)行狀況。假如察覺到不合理之處，要和被投資者進行溝通與交流，制定處理方案。

5.3 建立外部審計機構(gòu)制度與ERP監(jiān)督審查機制

企業(yè)應(yīng)聘請外部專業(yè)的審計機構(gòu)對企業(yè)的內(nèi)部控制進行評價與分析，以業(yè)務(wù)執(zhí)行的全面分析為基礎(chǔ)，對相關(guān)業(yè)務(wù)確定科學(xué)的授權(quán)審批程序，以建立相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程體系，并用制度形式增強該業(yè)務(wù)流程體系的權(quán)威性。公司的各項活動都應(yīng)該以預(yù)算為中心進行，其中，每個部門和每一項業(yè)務(wù)均是在預(yù)算的嚴(yán)格控制下發(fā)生的。而預(yù)算的調(diào)整，能夠促進預(yù)算“剛性”和“靈活性”矛盾的協(xié)調(diào)與消除。如果某些項目確實需要增加，公司應(yīng)堅持預(yù)算的嚴(yán)肅性原則，嚴(yán)格根據(jù)預(yù)算調(diào)整的程序予以調(diào)整。另外，在調(diào)整預(yù)算的過程中，應(yīng)該注重制度化，嚴(yán)格規(guī)范調(diào)整的范圍、程序及權(quán)限，在制度方面對個人的行為進行規(guī)范，以保證預(yù)算處在控制作用下，具有較好的靈活性。

5.4 加強數(shù)據(jù)安全性的管理

一個良好的企業(yè)內(nèi)控環(huán)境，可以使會計披露信息更加全面、真實，也使得投資方獲取信息的成本更低，有助于雙方信息對等，增大企業(yè)為了吸引投資虛構(gòu)利潤會計造假的難度。內(nèi)部控制制度，包括建立組織和內(nèi)部部門的企業(yè)采取的所有協(xié)調(diào)和管理的方法和措施。這些方法和措施都是在保護企業(yè)或資產(chǎn)增值、會計信息的可靠性和準(zhǔn)確性的檢查時間內(nèi)，提高業(yè)務(wù)效率，促進相關(guān)人員遵循。對企業(yè)內(nèi)部控制而言，企業(yè)內(nèi)部控制制度對會計資料的處理過程有著嚴(yán)密的控制措施，如對會計資料的進行審核、復(fù)核，及其最后的匯總處理等，通過核對可以及時發(fā)現(xiàn)和糾正錯誤，挽回或者減少企業(yè)資產(chǎn)的損失，保證會計信息資料整體的真實和準(zhǔn)確性。

綜上所述，在現(xiàn)代信息社會，ERP系統(tǒng)在企業(yè)經(jīng)營管理中的深入應(yīng)用使企業(yè)原有的信息安全管理及內(nèi)部控制管理工作發(fā)生了諸多轉(zhuǎn)變，ERP環(huán)境對內(nèi)部控制管理提出了全新的挑戰(zhàn)，同時也使內(nèi)部控制管理面臨更多的潛在風(fēng)險。而結(jié)合多數(shù)企業(yè)ERP系統(tǒng)應(yīng)用中存在的不足與缺陷，企業(yè)必須理清ERP環(huán)境下內(nèi)部控制管理的要點，對現(xiàn)有的管理工作進行適當(dāng)?shù)膬?yōu)化與調(diào)整，滿足ERP環(huán)境對內(nèi)部控制管理要求的基礎(chǔ)上，保障企業(yè)經(jīng)營、管理及發(fā)展的穩(wěn)定性與可持續(xù)性。

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