人事檔案管理工作的重要性及作用探究

托婭

【摘 要】人事檔案管理在企業(yè)日常管理中占據(jù)重要位置。人事檔案管理要與企業(yè)日常管理保持一致性，在思想上能夠重視人事檔案管理工作的重要性，發(fā)揮出人事檔案管理的作用。人事檔案管理是對各項工作進(jìn)行的考察和記錄，要建立系統(tǒng)規(guī)范的人事檔案管理制度不斷適應(yīng)社會和企業(yè)的發(fā)展變化，突出人事檔案管理工作的先進(jìn)性。論文對人事檔案管理工作的重要性及作用進(jìn)行了深入分析。

【Abstract】Personnel archives management occupies an important position in the daily management of enterprises.The management of personnel archives should be consistent with the daily management of the enterprise. We should attach importance to the management of personnel archives in thought and play the role of the personnel archives management. Personnel archives management is an inspection and record of all kinds of work. It is necessary to establish a systematic and standardized personnel archives management system to adapt to the development and changes of society and enterprises， and highlight the advanced nature of personnel archives management. The paper analyzes the importance and function of personnel archives management in depth.

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理工作；重要性

【Keywords】 personnel archives； management work； importance

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2018）05-0019-02

1 引言

人事檔案管理是對企業(yè)發(fā)展以及內(nèi)部員工生活、學(xué)習(xí)、工作的基本記錄。為企業(yè)的發(fā)展提供重要的借鑒作用。要保證人事檔案的完整性，突出信息資源的真實性，對于人事檔案管理工作存在的不足進(jìn)行完善。

2 人事檔案管理工作的意義

人事檔案管理工作在一定程度上能夠反映出企業(yè)管理的規(guī)范性與科學(xué)性。企業(yè)在發(fā)展的過程中都需要將經(jīng)歷、成果等記錄到檔案當(dāng)中，通過人事檔案能夠了解到企業(yè)發(fā)展的基本狀況。人事檔案管理工作水平是實現(xiàn)資源優(yōu)化配置的基礎(chǔ)影響因素。根據(jù)人事檔案管理工作狀態(tài)確定企事業(yè)單位未來發(fā)展提供借鑒。人事檔案管理工作的有效進(jìn)行對企業(yè)經(jīng)營管理水平的提升具有積極意義[1]。人事檔案管理是在長期社會實踐的過程中形成的，是對企業(yè)真實記錄，客觀地反映出經(jīng)濟活動。對企業(yè)制定發(fā)展計劃能夠起到輔助性作用。通過人事檔案管理工作能夠?qū)ζ髽I(yè)經(jīng)濟活動進(jìn)行經(jīng)驗總結(jié)，根據(jù)基本狀況制定出科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃。確保合法利益在受到侵犯的時候利用人事檔案進(jìn)行信息查詢，實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。

3 人事檔案管理工作的重要性

人事檔案管理工作是對工作人員進(jìn)行的有組織性考察，為開展考核提供重要的依據(jù)。人事檔案管理發(fā)揮的基礎(chǔ)性作用能夠幫助企業(yè)開展應(yīng)聘，對員工的實際情況進(jìn)行有效的綜合性判斷，或者是通過個人檔案掌握現(xiàn)在員工基本工作信息能夠起到知人善任的效果[2]。企業(yè)在制定發(fā)展戰(zhàn)略或者決策的過程中都需要人事檔案管理工作起到的輔助性作用。企業(yè)內(nèi)部績效考核等也是人事檔案管理的重要內(nèi)容。并且與員工的直接利益相關(guān)。員工的狀態(tài)、績效成績、工作水平等都會記錄到人事檔案當(dāng)中。通過對人事檔案的查詢能夠?qū)T工做出客觀性的評價，這樣也會增加企業(yè)對員工福利待遇設(shè)置的科學(xué)性[3]。人事檔案能夠反映出企業(yè)在不同發(fā)展階段的基本情況，較為準(zhǔn)確全面地記錄企業(yè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。企業(yè)會通過人事檔案對政策和信息等進(jìn)行更改，制定經(jīng)濟活動計劃的憑證。企業(yè)在選任干部的時候人事檔案能夠清晰地反映出員工的各項條件，獲取到最為真實的信息參考。通過人事檔案企業(yè)能夠了解到員工的成長，并且能夠挖掘出員工的優(yōu)勢特點，這對于開展全面的人才培養(yǎng)以及資源分配具有積極意義，更好地實現(xiàn)員工的個人價值。人事檔案管理工作也有助于人力資源管理的優(yōu)化創(chuàng)新，通過人事檔案管理實現(xiàn)與人力資源管理信息資源的共享，保證人才能夠在合理的范圍內(nèi)進(jìn)行流動，實現(xiàn)人力資源配置的最優(yōu)化。

4 人事檔案管理的目的

充分利用是人事檔案管理工作開展的主要目的。在基本經(jīng)濟活動下根據(jù)事物發(fā)展的規(guī)律要求掌握人事檔案管理的訴求，強化管理效果的同時實現(xiàn)資源的有效共享，人事檔案管理需要不同部門不同專業(yè)的有效配合才能夠?qū)崿F(xiàn)，對檔案進(jìn)行集中搜集、整理、鑒定和保管，系統(tǒng)性操作、維護等能夠使人事檔案的利用持續(xù)提升[4]。對重要人事檔案要進(jìn)行復(fù)制，這樣能夠避免原件的損害。人事檔案管理工作不能夠只停留在表面，還需要根據(jù)時代的不同找出更加合適的方法提升人事檔案的價值和作用。

5人事檔案管理工作的作用

人事檔案在企業(yè)發(fā)展中具有不可替代的作用，是選拔人才開展客觀評價的重要依據(jù)，能夠為企業(yè)制定科學(xué)合理的政策，以及進(jìn)行有效的經(jīng)濟活動提供借鑒。

5.1 選拔人才的依據(jù)

人事檔案管理主要針對的就是企業(yè)員工信息存檔管理，根據(jù)基本工作要求在企業(yè)進(jìn)行改革過程中都要對員工人事檔案進(jìn)行隨時查閱，這樣能夠為選拔人才提供信息參考。完整的人事檔案會清晰地呈現(xiàn)個人信息，也是個人學(xué)習(xí)、工作等最為真實的信息資源。人事檔案在個人成長過程中能夠反映出基本共性特點以及變化規(guī)律，對于識別人才具有積極作用。企業(yè)為了能夠長久持續(xù)的發(fā)展，需要高素質(zhì)專業(yè)化人才發(fā)揮自身的作用。因此就需要企業(yè)能夠掌握員工年齡、學(xué)歷、知識結(jié)構(gòu)等基本信息，了解員工的優(yōu)勢。人事檔案管理在人才選拔上具有關(guān)鍵位置。企業(yè)通過人事檔案管理引進(jìn)人才，在公平競爭機制下選拔符合企業(yè)要求的專業(yè)化高素質(zhì)人才，這對于今后企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展都具有積極作用。人事檔案提供的客觀信息是主管領(lǐng)導(dǎo)做出正確決策的依據(jù)。

5.2 制度改革創(chuàng)新提供保障

人事檔案管理會為企業(yè)制度改革提供依據(jù)。隨著企業(yè)改革的深入開展，在以人事檔案管理為基礎(chǔ)下對企業(yè)員工工資、福利、責(zé)任等都進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，補充企業(yè)員工學(xué)歷、工齡以及在職時間等信息，經(jīng)過信息審核之后完成校對，人事檔案管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)性工程建設(shè)，需要企業(yè)改革的積極配合并且兩者的相互影響也將反映出企業(yè)的經(jīng)營狀況。福利待遇增長之后員工的工作積極性也將會持續(xù)提升，并且這也能夠轉(zhuǎn)換成企業(yè)的經(jīng)濟效益。

5.3 職稱評定依據(jù)

人事檔案能夠全面地反映出員工的基本信息，這對于個人職稱晉升等都具有重要影響。人事檔案中詳細(xì)的文字資料記錄員工基本狀態(tài)，可靠詳實的人事檔案在職稱評定上產(chǎn)生的影響效果是直接的。人事檔案要確保職稱評定公平公正，為員工提供有效真實的組織鑒定材料。人事檔案管理精細(xì)化規(guī)范化水平將會直接轉(zhuǎn)化為企業(yè)的發(fā)展成果。

5.4 企業(yè)動態(tài)化管理

人事檔案管理系統(tǒng)要及時維護更新，這反映出企業(yè)管理的動態(tài)化進(jìn)行。企業(yè)要轉(zhuǎn)變?nèi)斯す芾矸绞剑瑥娀Y金的投入利用先進(jìn)的計算機技術(shù)和現(xiàn)代企業(yè)管理思維構(gòu)建人事檔案信息庫。通過電腦檔案管理軟件增強搜索效果，并且在信息保存上也能夠?qū)崿F(xiàn)自動化處理。人事檔案管理利用信息技術(shù)及時準(zhǔn)確地反映出個人變化，高效地處理檔案信息，提升檔案信息資源的利用率突出人事檔案的使用價值。

5.5 管理人員素質(zhì)的提升

人事檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展需要管理人員能夠積極有效地學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識，提升自身的綜合素質(zhì)。根據(jù)員工狀況定期開展培訓(xùn)活動，在思想上認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，以實際問題為出發(fā)點制定出解決的措施。優(yōu)化調(diào)整人事檔案管理結(jié)構(gòu)設(shè)置專門人才進(jìn)行管理。統(tǒng)一人事檔案管理制度的制定是保證員工檔案真實性，實現(xiàn)企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要標(biāo)準(zhǔn)措施。人事檔案管理的復(fù)雜性專業(yè)性越來越凸顯，重視人事檔案管理工作積極配合各項工作的開展，集中投入人力、物力、財力推動人事檔案管理工作順利進(jìn)行。

6 結(jié)語

事業(yè)單位要加強對人事檔案管理的完善，密切關(guān)注人事檔案管理制度的發(fā)展，開展積極有效的監(jiān)督工作通過信息資料的搜集與分析發(fā)揮出人事檔案管理工作的作用。社會主義市場經(jīng)濟快速發(fā)展對人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)也在不斷提升。人事檔案管理的復(fù)雜性專業(yè)性越來越凸顯，重視人事檔案管理工作積極配合各項工作的開展，集中投入人力、物力、財力推動人事檔案管理工作順利進(jìn)行。人事檔案管理工作創(chuàng)新將會使信息資料得到合理的保存與應(yīng)用，在統(tǒng)一管理下保障人事檔案管理工作，并且融入現(xiàn)代化管理理念以更為認(rèn)真的態(tài)度進(jìn)行管理將會發(fā)揮出人事檔案的最大價值和意義。

【參考文獻(xiàn)】

【1】郭琦.人事檔案管理對企業(yè)人力資源管理的意義和作用探究[J].群文天地， 2012（24）：272-273.

【2】曹亞軍.新時期企業(yè)人事檔案管理重要性及策略研究[J].青春歲月， 2015（17）：49.

【3】張巍.人事檔案管理在人力資源管理工作中的重要性[J].城市建設(shè)理論研究（電子版）， 2015（9）：96.

【4】周麗紅.芻議人力資源管理工作中人事檔案管理的重要性[J].黑龍江史志， 2014（23）：73.