信息化技術(shù)在政府檔案管理工作中應(yīng)用探究

仇金龍 張平

摘 要：檔案有著記錄真實(shí)歷史的重要作用，為我們提供了豐富的歷史資料和數(shù)據(jù)，對(duì)解決遺留問題起了很大的作用。而在政府中的檔案資料里也詳細(xì)的記錄了各個(gè)項(xiàng)目的發(fā)展情況，政府檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對(duì)檔案的信息化管理建設(shè)有重要的指導(dǎo)作用。本文旨在探討分析政府檔案信息資源管理的產(chǎn)生原因，針對(duì)政府單位檔案管理檔案信息資源管理中存在的問題以及如何完善政府檔案信息資源管理提出有效性策略。

關(guān)鍵詞：檔案信息管理；政府單位；對(duì)策研究

引言

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，檔案信息資源管理在政府中發(fā)揮著重要的作用，但當(dāng)前政府檔案信息資源管理并不完善，如何提高其工作能力成了現(xiàn)在政府亟待解決的問題。政府職能的轉(zhuǎn)變也要求檔案管理部門的改革，目前政府檔案信息資源管理的研究已經(jīng)不能滿足發(fā)展的需要，這就要求我國有關(guān)部門加強(qiáng)對(duì)信息管理的研究，并且在研究的過程中逐漸將對(duì)政府檔案信息資源管理的研究納入到該領(lǐng)域研究的一個(gè)重要課題，從而促進(jìn)政府在政府檔案信息資源管理方面的提高。

1 將信息化技術(shù)與政府檔案管理工作相整合情況分析

隨著現(xiàn)代化信息的不斷推進(jìn)，政府檔案管理工作也迎來的新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。雖然有關(guān)部門對(duì)檔案管理工作的管理模式不斷創(chuàng)新，但在工作開展的過程中出現(xiàn)了傳統(tǒng)的管理方法落后、對(duì)政府檔案管理信息化建設(shè)不夠重視和內(nèi)部軟硬件系統(tǒng)設(shè)施不完善等問題，因此需要政府檔案管理工作繼續(xù)推進(jìn)，保障檔案的安全性。

1.1傳統(tǒng)的管理方法落后

現(xiàn)代信息化正在向數(shù)字化、智能化的方向飛躍發(fā)展，單一的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足信息化時(shí)代的要求，而更多發(fā)展起來的則是電子檔案，政府檔案信息資源管理體系逐步得到補(bǔ)充和完善。紙質(zhì)檔案存在著檔案管理電子信息系統(tǒng)的不完善、管理設(shè)備落后、檔案利用率低等問題。隨之給政府帶來了一定的麻煩，主要體現(xiàn)在不完善的檔案管理電子信息系統(tǒng)和系統(tǒng)設(shè)備落后兩個(gè)方面。

一方面是檔案管理電子信息系統(tǒng)的不完善。目前有一些政府檔案管理部門在信息開發(fā)時(shí)，由于對(duì)信息的了解程度不夠，只能用手工錄入的方式來完成對(duì)數(shù)據(jù)的采集，沒有辦法全方位的滿足檔案管理的需要，沒有系統(tǒng)的分析政府信息化管理未來的趨勢(shì)，造成信息缺失，影響員工工作效率。另一方面，政府檔案管理部門的電子化設(shè)備還比較落后，沒有及時(shí)更新發(fā)展觀念和方法，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)都比較陳舊，政府檔案管理沒有辦法及時(shí)的傳遞信息，傳統(tǒng)的人力管理方式也難以滿足大量的需求，因而影響到工作的效率。

1.2對(duì)政府檔案管理信息化建設(shè)不夠重視

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，政府檔案管理中的信息化研究也越來越深入，不斷形成了新的發(fā)展趨勢(shì)但是政府部門對(duì)檔案管理信息化采取忽視的態(tài)度，沒有認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性。并且我國對(duì)政府檔案信息資源管理的經(jīng)驗(yàn)不足，建設(shè)程度與實(shí)際情況不匹配，造成資源浪費(fèi)和信息流失。

1.3軟硬件系統(tǒng)設(shè)施不完善

目前有些政府缺少最新的硬件支持，把精力都放在提高業(yè)績上而忽略了軟硬件設(shè)備的不完善問題。沒有配套的軟硬件設(shè)備就無法滿足政府中大量的檔案信息管理需求。

2 信息化技術(shù)在政府檔案管理工作中應(yīng)用優(yōu)化

現(xiàn)階段，信息化建設(shè)在全社會(huì)各行業(yè)領(lǐng)域中迅速鋪開，該項(xiàng)工作的執(zhí)行狀況是否良好將直接關(guān)系到政府部門或是組織機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量以及管理能效。檔案管理是組織單位準(zhǔn)確了解和掌握單位內(nèi)部人事、財(cái)務(wù)、員工等情況的重要基礎(chǔ)，同時(shí)，檔案管理工作的持續(xù)進(jìn)行也是便于相關(guān)部門查閱、調(diào)取信息的關(guān)鍵渠道。對(duì)于區(qū)政府檔案管理而言，若想要利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段來完善管理，就必須深入了解信息化技術(shù)的特性，基于信息化技術(shù)的區(qū)政府檔案管理工作在執(zhí)行過程中，需要更加注重信息的安全性、保密性以及信息流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)環(huán)節(jié)的科學(xué)性等。因此政府要在適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，遵循社會(huì)發(fā)展規(guī)律、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的信息管理觀念、建立健全信息化的政府檔案管理制度和創(chuàng)新政府檔案信息資源管理方式， 拓寬人才隊(duì)伍培養(yǎng)途徑四個(gè)方面對(duì)檔案管理工作發(fā)揮作用。

2.1適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，遵循社會(huì)發(fā)展規(guī)律；

政府檔案信息資源管理建設(shè)的發(fā)展應(yīng)當(dāng)符合社會(huì)的發(fā)展情況。相關(guān)部門應(yīng)該時(shí)刻把握群眾需要的走向，多方面考慮未來政府檔案信息資源管理的規(guī)劃，使信息化管理體制與社會(huì)管理標(biāo)準(zhǔn)接軌，不斷提高檔案管理的透明化和有效性。保障人民群眾的基本權(quán)益，保障相關(guān)部門穩(wěn)定有序的開展動(dòng)態(tài)管理工作。

2.2轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的信息管理觀念

目前政府相關(guān)部門采取的檔案信息資源管理都存在一定的缺陷，起因就是相關(guān)部門的管理觀念陳舊。管理部門必須轉(zhuǎn)變管理檔案人員的傳統(tǒng)觀念，著重發(fā)展信息化建設(shè)管理。利用信息化對(duì)檔案進(jìn)行歸納和總結(jié)，以充分調(diào)動(dòng)積極主動(dòng)參加工作。

2.3建立健全信息化的政府檔案管理制度

檔案信息化管理是一套全新的管理模式，但由于缺乏必要的系統(tǒng)管理模式對(duì)其進(jìn)行有效指導(dǎo)，造成現(xiàn)在很多地區(qū)政府單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度緩慢。所以政府應(yīng)當(dāng)結(jié)合有關(guān)實(shí)際情況，建立健全檔案信息化建設(shè)制度，促進(jìn)政府檔案管理工作效率的提升。

2.4創(chuàng)新政府檔案信息資源管理方式， 拓寬人才隊(duì)伍培養(yǎng)途徑

政府檔案信息資源管理可推進(jìn)相關(guān)部門的工作創(chuàng)新，增強(qiáng)基層組織工作活力。政府檔案信息資源管理是我國政府可持續(xù)發(fā)展的重要性依據(jù)和保障，主要責(zé)任是對(duì)新時(shí)期政府檔案進(jìn)行組織和管理工作，也是相關(guān)部門對(duì)黨建發(fā)展，人才隊(duì)伍建設(shè)培養(yǎng)的重要活動(dòng)載體。新時(shí)期的檔案信息化可以圍繞人才隊(duì)伍建設(shè)培養(yǎng)，不斷創(chuàng)新政府的管理機(jī)制，開展形式多樣、內(nèi)容豐富的人員活動(dòng)，加強(qiáng)檔案信息的專業(yè)性和先進(jìn)性。

3 結(jié)語

當(dāng)前我國政府部門的檔案信息資源管理工作還存在著很多問題，工作的模式需要不斷地創(chuàng)新和改進(jìn)，結(jié)合新形勢(shì)下對(duì)檔案信息資源管理的要求，加強(qiáng)政府部門的檔案信息化管理建設(shè)。只有這樣，政府檔案信息資源管理工作才能正常有效開展，人民群眾的利益才能得到相應(yīng)的保障，政府更好的為人民群眾和社會(huì)服務(wù)，構(gòu)建和諧穩(wěn)定的環(huán)境。

4 參考文獻(xiàn)：