人力資源檔案信息化的建設(shè)要點分析

李媛

【摘 要】隨著信息化的不斷普及發(fā)展，信息化的影響輻射的范圍不斷擴(kuò)大，企業(yè)人力資源檔案管理工作也深受影響，發(fā)生了巨大變化。本文立足于人力資源檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀，辯證地認(rèn)識信息化對人力資源檔案管理工作產(chǎn)生的發(fā)展機(jī)遇和存在的問題，并對這些在人力資源檔案信息化建設(shè)中存在的不足提出解決方法，希望能為我國的人力資源檔案信息化建設(shè)事業(yè)提供一點借鑒。

【關(guān)鍵詞】人力資源；檔案；信息化；建設(shè)

人力資源在廣義上是指能為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)的勞動者所具備的能力，在狹義上是指企業(yè)全體成員的工作能力?，F(xiàn)在人們口中所提到的人力資源，大多是指后者。人力資源對企業(yè)發(fā)展影響巨大。人力資源就好比是企業(yè)的橫梁，衡量不堅固的話整個企業(yè)都處在危險之下。檔案管理作為人力資源的核心工作，更應(yīng)該加以重視。近年來，人力資源檔案信息化發(fā)展迅速，信息化對人力資源檔案管理的影響值得思考。

一、人力資源檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀

人力資源檔案信息化以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)為載體。由于國外的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展較早，所以他們的計算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)也較為發(fā)達(dá)。發(fā)達(dá)國家對本國的檔案管理問題關(guān)注的極高，他們從計算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)發(fā)展初期就開了其對檔案管理工作的影響的研究。截至目前，國外發(fā)達(dá)國家的企業(yè)人力資源檔案信息化都已達(dá)到一個較高水平。而我國的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展相對于發(fā)達(dá)國家起步較晚，對于企業(yè)人力資源檔案管理信息化的研究也還未完善。但我國的企業(yè)人力資源檔案信息化發(fā)展后勁十足，目前我國的企業(yè)人力資源檔案管理基本實現(xiàn)信息化，部分企業(yè)還在應(yīng)用過程的創(chuàng)新發(fā)展，將信息化技術(shù)運用于企業(yè)發(fā)展的其他環(huán)節(jié)，并取得了顯著的成效。我國的企業(yè)人力資源檔案信息化發(fā)展良好，未來指日可待。

二、人力資源檔案信息化的優(yōu)勢

傳統(tǒng)人力資源檔案多以紙質(zhì)檔為為主，管理起來諸多不便。而人力資源檔案信息化可以大大彌補(bǔ)這些不足。第一，人力資源檔案信息化使數(shù)據(jù)信息收集方便快捷，加快人力資源檔案管理人員的工作速度，提高工作效率。企業(yè)員工可將個人檔案按部門提交，人力資源檔案管理工作人員接收時之間按部門歸類并在文件上標(biāo)注個人姓名同意入檔案庫，這樣當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)急需某為員工的檔案時，可直接進(jìn)入檔案庫搜索員工姓名即可，減少工作量。第二，人力資源檔案信息化有利于深化信息共享性，維護(hù)員工競爭公平性。企業(yè)人力資源檔案可對領(lǐng)導(dǎo)層透明化，這樣可防止某些員工為了個人利益篡改個人檔案信息或惡意篡改他人檔案信息。第三，人力資源檔案信息化有利于降低檔案管理成本。如若以傳統(tǒng)模式管理檔案，需要一定的人工成本、檔案包裝成本和檔案存放空間成本。而信息化檔案管理只需少數(shù)計算機(jī)和操作人員即可。第四，有利于提高人力資源檔案的質(zhì)量。眾所周知，人時時刻刻都在發(fā)展變化著，理所當(dāng)然，人的檔案也在發(fā)生著相應(yīng)的改變。對人力資源檔案的時事更新是促進(jìn)企業(yè)更好發(fā)展的人才儲備保證。傳統(tǒng)的人力資源檔案管理都是用檔案袋密封保存，如果想要增減新的數(shù)據(jù)信息會耗費很大的工作量，某些工作懈怠的檔案管理人員便會偷工減料。而人力資源檔案信息化利用計算機(jī)信息處理技術(shù)在計算機(jī)上簡單操作即可，提高了檔案管理人員的工作積極性。

三、人力資源檔案信息化存在的不足

1.人力資源檔案管理信息化不夠規(guī)范

目前我國企業(yè)人力資源檔案信息化還沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，各個地區(qū)企業(yè)的人力資源檔案管理信息化水平參差不齊，有些檔案管理甚至嚴(yán)重不規(guī)范。大部分企業(yè)雖然將信息化運用于人力資源檔案管理，但只是將檔案內(nèi)容信息化，在檔案管理上還有所欠缺。例如檔案內(nèi)容是否真實可靠；對檔案內(nèi)容是否進(jìn)行簡化優(yōu)化；對檔案的調(diào)出是否進(jìn)行實名登記等等，這些不規(guī)范行為對企業(yè)的發(fā)展非常不利。

2.人力資源檔案管理人員缺乏專業(yè)技術(shù)

目前我國企業(yè)的人力資源檔案管理人員的計算機(jī)專業(yè)知識水平和是實際操作能力水平都還不夠高。而人力資源檔案信息化需要一定的計算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)為依托進(jìn)行檔案管理。目前檔案管理人員的工作能力與檔案信息化不能完全適應(yīng)，使檔案管理人員在進(jìn)行信息化檔案管理工作時存在技術(shù)障礙，不利于檔案管理的工作進(jìn)程。

3.加劇了人力資源檔案的安全隱患

一個新事物的出現(xiàn)，必然會連帶出其他與之相關(guān)的新事物。例如互聯(lián)網(wǎng)，當(dāng)互聯(lián)網(wǎng)開始在世界大范圍發(fā)展時，“計算機(jī)病毒”和“黑客”這兩個詞也開始活躍在人們的視野里。計算機(jī)病毒其實有時一種小程序或代碼。但它傳染力和破壞力都極強(qiáng)。多數(shù)計算機(jī)病毒至今還沒有解決的辦法。計算機(jī)病毒極易通過互聯(lián)網(wǎng)傳播，如果企業(yè)人力資源檔案辦公室的計算機(jī)染上病毒，后果將不堪設(shè)想。而黑客則容易被其他競爭對手利用，讓黑客侵入企業(yè)的內(nèi)網(wǎng)或計算機(jī)，竊取企業(yè)商業(yè)機(jī)密。

四、人力資源檔案信息化的建設(shè)要點分析

1.建立人力資源檔案管理信息化規(guī)范化制度

國家應(yīng)制定企業(yè)人力資源檔案信息化統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范人力資源檔案的收集、入庫、借調(diào)等管理程序。在檔案資料收集時認(rèn)真辨別其內(nèi)容的真實性，在他人借調(diào)檔案資料時嚴(yán)格申明不得任意傳播和任意增改，并對借調(diào)人進(jìn)行實名登記。

2.提高人力資源檔案管理人員的信息數(shù)據(jù)處理技術(shù)

個人應(yīng)積極學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)技術(shù)，提高自身的計算機(jī)專業(yè)知識的實際操作能力。企業(yè)應(yīng)提供資金支持，資助員工參加專業(yè)培訓(xùn)課程和參加計算機(jī)資格證考試。國家應(yīng)出臺相關(guān)政策，如鼓勵各行業(yè)勞動者接受繼續(xù)教育，提高勞動者的綜合素質(zhì)。

3.提高網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管力度

企業(yè)應(yīng)對企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)用戶進(jìn)行實名登記和訪問記錄后臺監(jiān)測，對人力資源檔案管理辦公室的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全維護(hù)，并要求全公司員工規(guī)范上網(wǎng)。國家應(yīng)完善我國的網(wǎng)絡(luò)安全管理機(jī)制，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，并對是商業(yè)運用違法手段進(jìn)行不良競爭制定相應(yīng)的懲戒制度。

五、結(jié)語

信息化為企業(yè)人力資源檔案管理帶來了發(fā)展的機(jī)遇，同時也引發(fā)了相應(yīng)的問題，我們應(yīng)抓住發(fā)展的機(jī)遇，同時提高防范意識，規(guī)避其帶來的挑戰(zhàn)。企業(yè)人力資源的檔案管理信息化雖然發(fā)展?fàn)顩r良好，但我們還有很長的一段路要走，這需要社會各界的共同努力。希望這篇文章能為我國的企業(yè)人力資源檔案信息化發(fā)展盡一點綿薄之力。

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