人事檔案管理信息化建設(shè)的方法研究

王秋麗

【摘 要】經(jīng)濟(jì)發(fā)展和時(shí)代進(jìn)步，對(duì)企業(yè)人事檔案管理工作提出了全新的要求，而檔案信息化的出現(xiàn)，使企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)處于機(jī)遇與挑戰(zhàn)的發(fā)展局面中，對(duì)企業(yè)人事檔案管理工作的開展產(chǎn)生了極大的影響。通過人事檔案管理信息化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源的高效利用和配置，將企業(yè)人事檔案管理工作落實(shí)到位，確保檔案管理水平的穩(wěn)步提升。本文主要針對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的方法展開深入研究，希望為相關(guān)行業(yè)人士提供些許幫助。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；人事檔案管理；信息化建設(shè)；方法

目前，在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展和進(jìn)步過程中，極大地促進(jìn)了人事檔案管理信息化建設(shè)，在開展人事檔案管理工作方面發(fā)揮著極大的促進(jìn)作用，已經(jīng)得到了企業(yè)內(nèi)部的高度重視與關(guān)注。在企業(yè)人事檔案管理工作開展過程中，存在著較多的薄弱點(diǎn)和空白點(diǎn)，嚴(yán)重影響著企業(yè)檔案管理工作的開展。因此，必須要制定切實(shí)可行的解決方案，加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高度重視人事檔案管理信息化建設(shè)，采用先進(jìn)的管理手段和管理方法，不斷創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高人士檔案信息資源利用效率，促進(jìn)人事檔案管理工作的順利進(jìn)行。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性分析

（一）有利于為人事檔案信息查閱具有一定的便利

對(duì)于人事檔案管理信息化建設(shè)，旨在實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)字化和電子化。也就是要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，做好館藏人事資料和紙質(zhì)檔案信息的收集與整理工作，確保在檔案信息存儲(chǔ)中[1]，與數(shù)字化目標(biāo)相符合，為查閱人事檔案信息提供相應(yīng)的便利，將人事檔案管理信息化建設(shè)的使用價(jià)值充分發(fā)揮出來。

（二）有利于提高人事檔案管理工作質(zhì)量

得益于信息化時(shí)代的出現(xiàn)，以往傳統(tǒng)人事檔案管理模式存在著較多缺陷，與企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀嚴(yán)重不符。而通過加強(qiáng)信息化建設(shè)，可以將信息化、網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，確保人事檔案管理和信息化處理效率的穩(wěn)步提升。所以相關(guān)操作人員必須要注重信息化和網(wǎng)絡(luò)化[2]，處理好各項(xiàng)人事數(shù)據(jù)信息的搜集和整理等工作，緩解操作人員的工作壓力，以便于工作效率的提升。

加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)，需要廣泛應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)，以防出現(xiàn)信息重復(fù)錄入現(xiàn)象，將工作失誤率的出現(xiàn)降至最低。同時(shí)，還可以結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行信息動(dòng)態(tài)化的更新與升級(jí)，給予人事檔案信息實(shí)效性和準(zhǔn)確性一定的保障。

（三）有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效利用

對(duì)于人事檔案來說，在服務(wù)人事工作中發(fā)揮著重要的作用，所以必須要加強(qiáng)全面、完善的人事檔案資源管理模式的構(gòu)建，與檔案管理工作的諸多需求相符。.通過人事檔案管理信息化建設(shè)，屬于全新的人事檔案管理模式之一，不斷提高檔案信息資源的利用效率，進(jìn)而更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效利用和開發(fā)目標(biāo)。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

（一）缺少完善的基礎(chǔ)設(shè)施

要想將人事檔案管理信息化建設(shè)落實(shí)到位，必須要借助完善的基礎(chǔ)設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、掃描儀以及網(wǎng)絡(luò)等，給予人事檔案信息一定的保障。然而在實(shí)際上，一些企業(yè)缺少完善、全面的基礎(chǔ)設(shè)施配備[3]，對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)產(chǎn)生了極大的阻礙。

（二）以往傳統(tǒng)人事檔案管理模式與信息化建設(shè)較不協(xié)調(diào)

在以往傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，主要以紙質(zhì)化為主，沒有對(duì)信息化辦公模式進(jìn)行深入分析，在管理制度和工作方法等方面存在著較多缺陷和漏洞，信息化管理模式尚未得到廣泛應(yīng)用。而且諸多工作的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)也存在著一定的區(qū)別，所以紙質(zhì)檔案管理模式難以順利過渡到信息化檔案管理模式，對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)產(chǎn)生了極大的影響。

（三）缺少完善的人事檔案管理機(jī)制

對(duì)于人事檔案管理來說，一些員工的檔案過于注重用人單位，一些員工檔案由人才交流中心進(jìn)行管理，人事檔案保管處于比較分散化的狀態(tài)，統(tǒng)一化的管理尚未實(shí)現(xiàn)。第一，由于統(tǒng)一管理的缺失，一些人員會(huì)鉆檔案管理的空子對(duì)參加工作的時(shí)間或年齡等進(jìn)行更改，存在著嚴(yán)重的盲目性和隨意性，甚至威脅到了檔案的真實(shí)性。第二，在檔案傳遞程序和具體運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，存在著較多薄弱點(diǎn)和空白點(diǎn)，比如一些人員已經(jīng)離職[4]，但是在檔案傳遞過程中，沒有按照相應(yīng)的程序來進(jìn)行，加大了檔案的丟失概率。

（四）統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)重缺失

在人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)是至關(guān)重要的，也是提高人事檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量的重要實(shí)施條件。然而在實(shí)際上，一些企業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)尚未規(guī)范、統(tǒng)一，與實(shí)現(xiàn)檔案資源共享性目標(biāo)相差比較大，很難將檔案管理工作落實(shí)到位。

（五）檔案管理信息化人員的素養(yǎng)難以保證

現(xiàn)階段，在一些企業(yè)的人事檔案管理信息化建設(shè)中，管理人員的保密意識(shí)和安全意識(shí)尚未形成，檔案信息泄露和丟失等現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。而且在檔案管理人員的結(jié)構(gòu)方面，也存在著一些不完善的地方，人員的專業(yè)性難以保證，尚未能充分掌握信息安全技術(shù)和計(jì)算機(jī)等相關(guān)理論知識(shí)，所以難以借助檔案管理人員來促進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的順利推進(jìn)。

三、人事檔案管理信息化建設(shè)的解決方法

（一）采用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，加大經(jīng)費(fèi)投入

1.在人事檔案信息化管理過程中，相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備是必不可少的，這已經(jīng)成為信息化建設(shè)的重要實(shí)施條件，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源利用和開發(fā)的重要方式方法。因此，在加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，要加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的購置，不斷提高技術(shù)設(shè)備的更新?lián)Q代效率[5]，構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，確保人事檔案信息化管理效率的穩(wěn)步提升。

2.在信息化時(shí)代發(fā)展中，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，除了要注重對(duì)設(shè)備和技術(shù)的更新和換代，還要注重對(duì)檔案信息化管理經(jīng)費(fèi)的投入，加強(qiáng)人力、物力以及精力等方面的投入，并將檔案信息化管理納入為專項(xiàng)投入，與檔案信息化管理需求相符合。

（二）應(yīng)用檔案管理信息化技術(shù)，構(gòu)建檔案資源查詢系統(tǒng)

1.在人事檔案管理工作信息化改革過程中，必須要加強(qiáng)人事檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，確保操作的便捷性和迅速性。所以企業(yè)必須要加大技術(shù)投入力度，給予人事檔案管理信息化建設(shè)一定的扶持。首先，企業(yè)要從自身實(shí)際情況出發(fā)，為相關(guān)人員配備最為適宜的人事檔案管理操作系統(tǒng)或軟件。第二，還要加強(qiáng)個(gè)人檔案信息平臺(tái)建設(shè)，借助姓名、崗位以及工號(hào)等信息進(jìn)行信息檢索，確保人事檔案管理向信息化建設(shè)順利邁進(jìn)。

2.在信息化建設(shè)過程中，還要基于網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建檔案管理信息查詢系統(tǒng)，以便于檔案信息的查詢，具有極大的便利性，其使用范圍主要包括企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和人事處工作人員等。企業(yè)內(nèi)部的專業(yè)技術(shù)人員可以在登錄平臺(tái)以后進(jìn)行發(fā)布，部門領(lǐng)導(dǎo)在經(jīng)過在線審批以后，局域網(wǎng)的用戶可以在線對(duì)所需文件進(jìn)行瀏覽，并將其打印出來。其中在查詢過程中[6]，也要加強(qiáng)分類檢索和專題檢索等方式的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的高效利用。此外，其他工作的人員也可以利用在線授權(quán)和遠(yuǎn)程登錄等方式來進(jìn)行信息查詢。

（四）注重檔案管理信息化軟件的研發(fā)

在人事檔案管理信息化建設(shè)過程周蘇紅，信息化操作平臺(tái)是至關(guān)重要的，檔案管理人員和科技人員之間必須要加強(qiáng)交流和溝通，共同致力于人事檔案管理信息化軟件的研發(fā)工作，實(shí)時(shí)更新和升級(jí)各類操作系統(tǒng)，制定出全面、完善的檔案信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。在構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)過程中，必須要對(duì)檔案管理工作的實(shí)際需求進(jìn)行深入分析，將維護(hù)功能、查詢功能以及傳輸功能等納入到系統(tǒng)之中。

此外，在人事檔案信息化管理中，信息數(shù)據(jù)屬于相關(guān)人事檔案的全部數(shù)據(jù)的集合體，這些數(shù)據(jù)可以重復(fù)使用，所以在人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，要重點(diǎn)涵蓋信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，為數(shù)據(jù)利用效率的提升助益，使諸多信息資源的共享性目標(biāo)成為可能，進(jìn)而確保信息數(shù)據(jù)庫服務(wù)質(zhì)量的穩(wěn)步提升。

（五）加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)制度的構(gòu)建

眾所周知，任何管理工作要想順利開展，必須要借助相關(guān)規(guī)章制度，人事檔案管理工作同樣不例外。在人事檔案管理向信息化過渡過程中，要?jiǎng)?chuàng)新以往傳統(tǒng)的管理制度，加強(qiáng)新型檔案管理制度的構(gòu)建，確保高度的科學(xué)性和合理性，給予人事檔案管理工作一定的制度性保障。

同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案信息資源共享體系的構(gòu)建?，F(xiàn)階段，諸多企業(yè)已經(jīng)運(yùn)行了辦公系統(tǒng)檔員化系統(tǒng)和管理系統(tǒng)等諸多信息系統(tǒng)，屬于檔案管理的重要信息來源。要與現(xiàn)有信息資源結(jié)合在一起，制定完善、統(tǒng)一的檔案信息資源共享體系。對(duì)于人事檔案部門來說[7]，必須要提高對(duì)信息化獨(dú)立性的高度重視，將對(duì)檔案信息化人才的培訓(xùn)和考核落實(shí)到位。并引導(dǎo)檔案信息化人員樹立高度的職業(yè)道德觀念，嚴(yán)格規(guī)范和約束自身的行為。

（六）統(tǒng)一規(guī)范檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

對(duì)于人事檔案管理信息化建設(shè)來說，屬于比較復(fù)雜、繁瑣的系統(tǒng)化工程，與諸多部門和人員之間有著緊密的聯(lián)系，要想促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，必須要將電子檔案系統(tǒng)建設(shè)的整體性落實(shí)到位。所以在信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開發(fā)過程中，設(shè)計(jì)人員要與用戶之間保持密切的聯(lián)系和溝通，積極開展系統(tǒng)內(nèi)部各個(gè)模塊之間的銜接工作，為提高檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)的有效性和實(shí)效性創(chuàng)造便捷。

同時(shí)，要想確保檔案信息使用和管理效率的穩(wěn)步提升，必須要貫徹落實(shí)好國家相關(guān)的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化信息管理軟件的廣泛應(yīng)用。

（七）加強(qiáng)人事檔案管理信息化的網(wǎng)絡(luò)安全

人事檔案管理在信息化建設(shè)過程中，與網(wǎng)絡(luò)安全問題之間的關(guān)系是極為緊密的，所以在人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，必須要積極開展網(wǎng)絡(luò)安全方面工作。

第一， 要提高對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測的高度重視，要將入侵檢測系統(tǒng)納入到共享網(wǎng)絡(luò)設(shè)備之中，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)和分析，如果出現(xiàn)安全隱患，可以立刻進(jìn)行警報(bào)，并采取相應(yīng)的應(yīng)急解決辦法；

第二，針對(duì)不同信息類型，要加強(qiáng)安全等級(jí)劃分，對(duì)查閱權(quán)限進(jìn)行合理設(shè)置，借助賬號(hào)密碼來確認(rèn)身份，或者也可以使用指紋或人臉識(shí)別，以防泄露人事檔案信息；

第三，加強(qiáng)軟件系統(tǒng)訪問限制的構(gòu)建，加強(qiáng)防火墻形式的應(yīng)用，對(duì)訪問行為進(jìn)行有效控制，將網(wǎng)絡(luò)安全工作落實(shí)下去；

第四，加強(qiáng)反病毒技術(shù)的應(yīng)用。一般來說，預(yù)防技術(shù)、檢測病毒以及消除病毒等是抗病毒技術(shù)的重要構(gòu)成。其中，對(duì)于病毒預(yù)防技術(shù)來說，可以對(duì)系統(tǒng)控制室進(jìn)行優(yōu)先訪問，對(duì)系統(tǒng)中是否存在病毒進(jìn)行準(zhǔn)確判斷，避免在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中流入計(jì)算機(jī)病毒；而對(duì)于病毒清除技術(shù)來說，要深入分析計(jì)算機(jī)病毒，加強(qiáng)刪除病毒程序的開發(fā)，避免計(jì)算機(jī)病毒的出現(xiàn)。

第五，加強(qiáng)檔數(shù)檔案信息化技術(shù)的應(yīng)用，在文件信息共享和交換的操作環(huán)境中，具有較高的虛擬性，必須要對(duì)用戶進(jìn)行檔數(shù)檔案信息化[8]。對(duì)于檔數(shù)檔案信息化來說，需要將用戶檔數(shù)和檔案信息化管理結(jié)合在一起，避免攻擊者通過假冒身份來進(jìn)行用戶訪問。

（八）提高檔案信息化管理人員的綜合素養(yǎng)

首先，要引導(dǎo)人事檔案管理人員樹立高度的保密意識(shí)和安全意識(shí)，為員工查詢資料提供一定的便利條件。企業(yè)要積極宣傳和推廣保密和安全意識(shí)，將其滲透到人事檔案管理工作的方方面面。其次，對(duì)檔案管理人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理化調(diào)整。一般來說，對(duì)于企業(yè)人事檔案管理人員來說，大都來自于人力資源管理專業(yè)或檔案管理專業(yè)，然而在人事檔案管理信息化過程中，必須要對(duì)其結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，積極引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，優(yōu)先選擇安全技術(shù)專業(yè)或計(jì)算機(jī)技術(shù)專業(yè)的學(xué)生。最后，要提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。對(duì)于人事檔案信息化，對(duì)人員的專業(yè)技能的要求越來越高，也要求人員要正確掌握信息技術(shù)。所以企業(yè)要開展一系列業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期召開專家講座或開展課程再培訓(xùn)。

四、結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)要想促進(jìn)人事檔案管理工作的順利開展，必須要加強(qiáng)信息化建設(shè)，將兩者結(jié)合在一起，發(fā)揮出兩者結(jié)合的優(yōu)勢。人事檔案管理信息化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)，必須利用好科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理信息查詢系統(tǒng)，并制定完善的檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，不斷提高檔案信息的利用和開發(fā)效率，避免出現(xiàn)檔案信息丟失現(xiàn)象，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理和信息化建設(shè)的完美整合。

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