淺論做好檔案的數(shù)字化與利用方法

滿(mǎn)程

【摘要】隨著信息產(chǎn)業(yè)爆炸式的發(fā)展，數(shù)字化已經(jīng)逐步成為政府、企業(yè)、機(jī)構(gòu)等組織業(yè)務(wù)運(yùn)行的重要手段。針對(duì)海量檔案信息的管理，各團(tuán)體對(duì)檔案管理和利用效率的提高，給當(dāng)前檔案的管理方式和理念提出了大量有關(guān)數(shù)字化概念的新問(wèn)題，急需檔案管理從業(yè)者去深入探究。本文著眼于當(dāng)前檔案數(shù)字化管理中存在的問(wèn)題，提出了提高檔案數(shù)字化和利用的思路。

【關(guān)鍵詞】檔案；數(shù)字化；方法

物理世界與數(shù)字世界的隔閡逐步變得越來(lái)越模糊，“數(shù)字化”迅速滲透各行各業(yè)，加快經(jīng)濟(jì)發(fā)展的全球化進(jìn)程，抓住數(shù)字化轉(zhuǎn)型所帶來(lái)的機(jī)遇成為激活政府、企業(yè)、機(jī)構(gòu)等組織生命力的新方式，給市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶來(lái)一片新的“藍(lán)?！?。數(shù)字化轉(zhuǎn)型給相關(guān)組織帶來(lái)徹底的變革，不單單是核心業(yè)務(wù)模式的改造升級(jí)，還包括諸如咨詢(xún)、銷(xiāo)售、客戶(hù)服務(wù)、信息管理在內(nèi)的數(shù)字化轉(zhuǎn)變。我國(guó)正在經(jīng)歷著前所未有的數(shù)字化浪潮，無(wú)論是云辦公，還是虛擬現(xiàn)實(shí)、網(wǎng)絡(luò)交易、移動(dòng)支付、自動(dòng)駕駛或人工智能，中國(guó)正走在世界之巔，并且當(dāng)前國(guó)人面對(duì)數(shù)字化發(fā)展的信心是無(wú)限的。數(shù)字化給檔案管理和利用的工作帶來(lái)翻天覆地的變化，諸如文件的編輯、修改、歸檔、查閱等程序都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)或者移動(dòng)設(shè)備來(lái)完成。形成的數(shù)字檔案的管理和維護(hù)的方式與紙質(zhì)載體檔案有較大的差異，針對(duì)這類(lèi)檔案，管理人員要從錄入、整理、歸類(lèi)、保存、分析、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)嚴(yán)格把控，使得電子檔案的真實(shí)性和可讀性得到保障。

一、當(dāng)前檔案信息數(shù)字化管理的滯后問(wèn)題亟待解決

（一）數(shù)字化管理設(shè)備落后。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息資料的存在形式越來(lái)越豐富，檔案管理相關(guān)部門(mén)所使用的管理設(shè)備落后，跟不上時(shí)代的發(fā)展，滿(mǎn)足不了數(shù)字化檔案管理的需求。即使檔案管理部門(mén)引入了大量的新式計(jì)算機(jī)，但是隨著時(shí)間的發(fā)展，這些設(shè)備的性能逐步跟不上社會(huì)的需求，并且這些設(shè)備安裝的操作系統(tǒng)都過(guò)時(shí)了，得不到升級(jí)，這就給計(jì)算機(jī)的安全帶來(lái)隱患。并且市面上沒(méi)有統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理軟件，所涉及的軟件五花八門(mén)，導(dǎo)致管理人員的學(xué)習(xí)成本較高。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化作業(yè)急需改善。檔案信息的數(shù)量極其大，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理機(jī)制不僅僅沒(méi)法提高工作效率，還使得檔案的管理工作混亂，查閱困難。由于我國(guó)檔案數(shù)字化管理起步比較晚的原因，大量檔案信息的采集和記錄都是以紙質(zhì)的形式進(jìn)行的，相關(guān)館、室對(duì)檔案的保存、管理和利用落后，案卷質(zhì)量差，使用的管理設(shè)備落后，管理軟件通用性和移植性差，檔案數(shù)字化往往僅局限于某一種設(shè)備或某個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)，沒(méi)有形成行業(yè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理措施和規(guī)范化體系。

（三）專(zhuān)業(yè)人才的素質(zhì)有待提高。檔案信息的數(shù)字化管理緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，相關(guān)人才的培養(yǎng)工作是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，管理人員要有較多的專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備和較高的創(chuàng)新素質(zhì)，不但能熟練進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作，還能迅速地掌握最新出現(xiàn)的信息管理技術(shù)，開(kāi)發(fā)出高效的檔案管理和利用方法。目前我國(guó)大多數(shù)檔案管理部門(mén)的工作人員專(zhuān)業(yè)水平較低，高層次的數(shù)字化、信息化管理人員欠缺。

二、提高檔案數(shù)字化和利用方法的思路

（一）開(kāi)展檔案云服務(wù)。隨著移動(dòng)設(shè)備的流行，群眾更注重信息的便攜性和時(shí)效性，期望通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)及時(shí)準(zhǔn)確地得到各種各樣的信息。云服務(wù)提供智能備份功能，將數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)降到最低，并且從硬件級(jí)別上實(shí)現(xiàn)故障和安全性的隔離，平臺(tái)內(nèi)置攻擊防護(hù)能力，分布式和規(guī)?；嵘畔踩Ｗo(hù)能力等。

（二）提高管理人員的專(zhuān)業(yè)水平。人才已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)最重要的資源，只有具備人才優(yōu)勢(shì)，才能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中處于領(lǐng)先地位。對(duì)于檔案數(shù)字化管理人才隊(duì)伍的建設(shè)工作需要充分挖掘現(xiàn)有人才隊(duì)伍潛力，不斷加大檔案教育培訓(xùn)力度，貫徹大教育、大培訓(xùn)的方針，為檔案專(zhuān)職人員學(xué)習(xí)和培訓(xùn)提供再教育渠道，打造良好的學(xué)習(xí)和工作環(huán)境。同時(shí)積極組織經(jīng)驗(yàn)豐富的一線(xiàn)工作人員開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)作業(yè)活動(dòng)，定期考核，持之以恒地監(jiān)督和切實(shí)落實(shí)相關(guān)責(zé)任的歸屬，逐步提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。

（三）建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系。在全國(guó)推廣標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體制有利于形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，提高工作人員的檔案管控能力，這種標(biāo)準(zhǔn)化的體制還能在組織內(nèi)部營(yíng)造一種合規(guī)文化。必須讓所有管理人員和員工理解并接受這樣的標(biāo)準(zhǔn)化思想，融入檔案數(shù)字化管理和利用的共同價(jià)值觀。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案資料的數(shù)字化以及檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用是一項(xiàng)繁瑣、細(xì)致的工作，需要檔案管理從業(yè)者付出大量的汗水和艱辛的努力。相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代的步伐，抓住我國(guó)全力推動(dòng)檔案數(shù)字化發(fā)展的機(jī)遇，積極探索高效的檔案管理和利用途徑。大力培養(yǎng)檔案創(chuàng)新管理的先進(jìn)人才，推動(dòng)檔案材料管理的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化、移動(dòng)化進(jìn)程，才能提高檔案信息資源的利用率，為國(guó)家的建設(shè)和社會(huì)的發(fā)展提供全面、準(zhǔn)確、豐富的優(yōu)質(zhì)檔案資源。

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