淺析如何做好新時期的檔案管理工作

宋晨明

【摘要】檔案作為歷史記錄的重要載體，在傳承歷史的過程中有著重要的作用，本文從目前檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀及存在的問題進(jìn)行分析，研究如何積極發(fā)揮檔案傳承歷史記憶的作用。

【關(guān)鍵詞】文化自信；檔案管理；問題分析

對于檔案的重視，從地方到中央，再到國際，越來越多的人開始關(guān)注檔案的建設(shè)工作，檔案的重要性不言而喻，從國際到國家層面，越來越多的人開始發(fā)現(xiàn)檔案的重要性，從紙質(zhì)到數(shù)字化的發(fā)展，檔案的工作在面對數(shù)字時代的形勢下，積極應(yīng)對挑戰(zhàn)，適應(yīng)新的形勢發(fā)展，完善數(shù)字檔案資源的積累與保存。

一、現(xiàn)階段的檔案水平

縱觀當(dāng)前，國內(nèi)檔案管理依法治檔的意識有所增強(qiáng)，檔案管理水平不斷提高，檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)，具體表現(xiàn)為三個方面：

（一）高度重視，檔案法制建設(shè)水平不斷提升。對于檔案的管理意識不斷地增強(qiáng)，很多單位的主要領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重視程度逐步提高，把檔案工作提上了重要的日程，對于檔案的工作要有布置、有檢查、有考核，健全檔案管理制度體系，把檔案管理的各項制度認(rèn)真貫徹落實，在檔案管理人員、設(shè)施設(shè)備與經(jīng)費(fèi)方面得到了保障。

（二）注重收集，檔案規(guī)范化水平不斷提升。隨著我國信息化發(fā)展的全面推進(jìn)，材料收集對于檔案管理來說是至關(guān)重要的內(nèi)容，在資料方面，特別是文書檔案、工作材料、會議記錄等材料的收集、歸檔得到了重視與加強(qiáng)，檔案管理員的專業(yè)水平也在逐步提升，在從事檔案工作方面，積極地參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，保密培訓(xùn)，做到符合檔案管理的要求，以件進(jìn)行歸檔、裝訂，做好編號、盒號的歸檔，做好目錄數(shù)據(jù)庫，在管理方面得到了很大的提高。

（三）加大投入，檔案信息化建設(shè)水平不斷提升。在檔案管理方面，按照檔案保管以及標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的要求，加大資金投入，落實“八防”措施，逐步推進(jìn)檔案信息化管理，投入經(jīng)費(fèi)逐步開展檔案數(shù)字化的掃描工作，建立目錄數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫以及全文數(shù)據(jù)庫，開展對于電子文件和數(shù)字檔案的登記備份工作，確保檔案信息的安全，并方便使用者對于檔案的查閱。

二、現(xiàn)階段檔案管理過程中的問題

新時代就要有新氣象，總體來看，目前對檔案工作比較重視，檔案管理更為規(guī)范，硬件設(shè)施比較齊全，但是有的地方檔案管理工作相對落后，很多單位缺乏相關(guān)庫房硬件設(shè)備，把檔案室當(dāng)作雜物室，“八防”措施不到位，存在一些問題和隱患，主要表現(xiàn)在以下方面：

（一）在檔案人員方面。雖然檔案的重要性被更多的人呼吁，但是由于個人認(rèn)知的局限性，導(dǎo)致對檔案工作不夠重視，尤其是檔案管理員，檔案管理與服務(wù)工作的連續(xù)性不能得到及時有效的銜接，造成檔案散失等現(xiàn)象的發(fā)生。不少單位檔案員身兼數(shù)職，精力分散，很難高質(zhì)量地完成檔案歸檔工作，并且有些檔案員不是中共黨員，不符合檔案管理工作要求。

（二）在檔案室硬件方面。檔案硬件設(shè)施薄弱，存在安全隱患風(fēng)險。檔案安全保管問題較為突出，存在由于資料太多，部分庫房容量無法滿足現(xiàn)有需求；還有部分檔案庫房沒有安裝防爆燈，存在一定的安全隱患，缺少除濕器等器材，影響檔案的保存。

（三）在檔案材料整理方面。檔案材料收集不齊全，整理不規(guī)范。各單位對國家檔案局發(fā)布的關(guān)于檔案方面的制度學(xué)習(xí)不夠深入，理解不夠透徹。有的單位年度檔案目錄無封皮、實物檔案及黨支部會議記錄未歸檔；還有些單位基建檔案無編號、全宗說明不規(guī)范、基建檔案未歸檔、會議記錄未編頁碼以及存在撕頁的情況。

三、對于檔案管理工作的思考

對于檔案界來說，需要圍繞黨的十九大主題以及新時代我國社會的主要矛盾，來開展檔案工作，我們需要結(jié)合相關(guān)問題與新時代的新要求，認(rèn)真研究，并結(jié)合實際加以落實。

（一）要高度重視檔案工作，規(guī)范檔案業(yè)務(wù)建設(shè)。檔案工作是一項“功在當(dāng)代、利在千秋”的事業(yè)，要認(rèn)真學(xué)習(xí)研究有關(guān)文件精神，抓實抓好檔案工作。要建立健全檔案管理制度體系，嚴(yán)格按照國家檔案局發(fā)布的相關(guān)制度認(rèn)真制定或抓緊修訂、完善單位的檔案收集范圍和保管期限。此外，對之前基建末歸檔的要進(jìn)一步規(guī)范完善，以便于基建檔案的長久利用。

（二）要增強(qiáng)檔案安全意識，確保檔案安全管理。檔案安全是檔案工作的重中之重，切實重視和加強(qiáng)檔案安全工作，要加強(qiáng)涉密檔案信息資源的管理，防止失泄密事件的發(fā)生；加強(qiáng)實體檔案的保管，防止丟失和損毀；嚴(yán)格按照檔案室的管理要求，清理一切與檔案無關(guān)的物件；嚴(yán)格按照“八防”要求，加強(qiáng)檔案室設(shè)施設(shè)備建設(shè)，加大資金投入，選好位置，配好設(shè)施，改善檔案保管條件，提升檔案室的承載能力。

（三）要加快檔案管理現(xiàn)代化，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。將現(xiàn)代化的水平技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，正確認(rèn)識電子檔案對于檔案的重要性，充分發(fā)揮電子檔案的作用，做好檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，逐步實現(xiàn)數(shù)字檔案室創(chuàng)建目標(biāo)，不斷提高檔案管理信息化、現(xiàn)代化水平，更好地發(fā)揮檔案服務(wù)中心、服務(wù)社會、服務(wù)大眾的作用。

（四）提升檔案管理員的專業(yè)水平。在現(xiàn)代化的社會里，檔案人員的素質(zhì)影響著整個單位的資料存檔水平，所以這就要求檔案管理人員在招聘、培訓(xùn)方面必須得到高度重視，對于檔案管理員的要求越來越高，不僅要求他們可以靈活處理紙質(zhì)檔案，更要求他們隨著時代的發(fā)展，可以處理好檔案數(shù)字化工作，二者之間的聯(lián)系也需要很好地把控。