淺析紙質(zhì)和電子檔案并存背景下的檔案工作策略

狄強(qiáng)軍

【摘要】紙質(zhì)檔案是電子檔案發(fā)展的前提，而電子檔案則是紙質(zhì)檔案的延伸，所以?xún)烧呤强梢圆⒋娴?，即可以在?shí)際檔案工作中實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的集成化管理，以提高檔案工作的效率，同時(shí)，促進(jìn)檔案管理水平的提高。對(duì)此，筆者根據(jù)自己對(duì)紙質(zhì)檔案及電子檔案的了解，淺析了紙質(zhì)檔案和電子檔案并存背景下的檔案工作策略，希望能夠?qū)?shí)際檔案工作起到積極作用。

【關(guān)鍵詞】紙質(zhì)檔案；電子檔案；并存；檔案工作策略

一、紙質(zhì)檔案的簡(jiǎn)單概述

（一）紙質(zhì)檔案的含義。紙質(zhì)檔案實(shí)質(zhì)上就是以紙張作為載體，然后在上面進(jìn)行信息記錄的一種檔案形式，最后都會(huì)存儲(chǔ)到指定的地方，以方便查閱和使用。紙質(zhì)檔案種類(lèi)繁多，主要包括公文、圖紙、信札、戶(hù)籍、賬冊(cè)、契約、證書(shū)、書(shū)稿、日記、筆記和家譜等，這些紙質(zhì)檔案都可作為原始檔案使用，并能夠應(yīng)用于各大領(lǐng)域。紙張是我國(guó)古代的四大發(fā)明之一，對(duì)我國(guó)文化事業(yè)發(fā)展起著不可代替作用，所以紙質(zhì)檔案在紙張發(fā)明時(shí)就已經(jīng)存在，具有很長(zhǎng)歷史，是我國(guó)最重要和最原始的檔案形式，在檔案體系中占主要地位。

（二）紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)。紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)主要包括易損壞、無(wú)法再生和需要保密等，具體如下：第一，易損性。紙質(zhì)檔案與電子檔案不同，紙質(zhì)檔案由紙張制作而成，而紙張本身容易撕碎或被外界力量所破壞，所以如果不進(jìn)行有效管理、保存和保養(yǎng)，很容易發(fā)生破損，影響檔案的使用。第二，無(wú)法再生。很多紙質(zhì)檔案記錄的是最原始的信息，而且部分檔案具有屬實(shí)性，即必須是某人的字跡才具有有效性，例如地契、日記和信札等，所以一旦損壞就不可再制造出來(lái)，因?yàn)樽舟E是很難模仿的，在法律上也不允許模仿。第三，需要保密。紙質(zhì)檔案一般都是最原始的檔案記錄，能夠提供最原始的證據(jù)，不管什么時(shí)候都能夠當(dāng)作證據(jù)使用，所以是各大企業(yè)或政府部門(mén)等重點(diǎn)關(guān)注的對(duì)象，也是他們進(jìn)行管理的重要依據(jù)，所以要對(duì)其進(jìn)行保密。

二、電子檔案的簡(jiǎn)單概述

（一）電子檔案概念。電子檔案簡(jiǎn)單而言就是以計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等電子設(shè)備為載體，將需要備案的信息及數(shù)據(jù)記錄其中的一種檔案形式，主要是通過(guò)電子圖像及文件集合成電子檔案，通常以案卷為單位。

（二）電子檔案特點(diǎn)。第一，信息的非人工識(shí)讀性。即檔案中的很多信息不需要人工去識(shí)別和讀取，而是由電子設(shè)備進(jìn)行。第二，信息存儲(chǔ)的高密度性。電子檔案很多都有專(zhuān)門(mén)的電子設(shè)備存儲(chǔ)和管理，并且電子檔案都進(jìn)行了密碼封鎖，即對(duì)記錄檔案的電子數(shù)碼進(jìn)行加密，沒(méi)有權(quán)限的人是不能讀取檔案的。第三，信息與載體之間的可分離性。因?yàn)闄n案信息是通過(guò)人工錄入到電子設(shè)備云存儲(chǔ)系統(tǒng)中的，而設(shè)備的存儲(chǔ)系統(tǒng)是可移動(dòng)和拆除的，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)線(xiàn)等將存儲(chǔ)系統(tǒng)中的檔案信息轉(zhuǎn)移到其他存在空間，也可以直接打印成紙質(zhì)版檔案，所以信息與載體是可以分離的。第四，多種信息媒體的繼承性。多數(shù)電子設(shè)備能夠進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)及多媒體操作，所以電子檔案也能夠?qū)崿F(xiàn)多媒體操作，因此具有多種信息媒體的繼承性。第五，系統(tǒng)依賴(lài)性。雖然信息與載體能夠分離，但也需要存儲(chǔ)到另一個(gè)電子系統(tǒng)中。

（三）電子檔案類(lèi)型。第一，文本文件。主要以文本形式保存的電子檔案。第二，命令文件。需要執(zhí)行命令才能打開(kāi)的電子檔案。第三，圖像文件。以圖像形式保存的電子檔案。第四，數(shù)據(jù)文件。主要以數(shù)據(jù)形式記錄的電子檔案。

（四）電子檔案的用途及應(yīng)用要點(diǎn)。1.用途。虛擬檔案用來(lái)區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)等方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機(jī)定位到用戶(hù)所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號(hào)等顯示用戶(hù)所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。2.應(yīng)用要點(diǎn)。第一，應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)公共的，獨(dú)立與應(yīng)用的檔案管理信息化平臺(tái)，以支撐各類(lèi)業(yè)務(wù)所涉及的實(shí)體和虛擬的檔案信息化管理。第二，電子檔案涉及的“檔案源”。包括：電子化的實(shí)體檔案，例如照片、掃描件、影像等，檔案化的電子信息，結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)等。第三，電子信息必須具備檔案的屬性。“直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。第四，電子信息必須要經(jīng)過(guò)一個(gè)歸檔過(guò)程處理后才能稱(chēng)之為電子檔案，否則，只能稱(chēng)其為文件，這個(gè)過(guò)程主要是將每件電子信息，封裝成為以卷為單位的檔案基本單位。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案的比較

（一）歸檔的時(shí)限不同。電子檔案一般在辦理結(jié)案后就需要及時(shí)歸檔，最晚也要在一周期統(tǒng)一歸檔，以防止文件漏歸等問(wèn)題發(fā)生，從而提高電子檔案的歸檔率及完整性，另外及時(shí)歸檔也是促進(jìn)電子檔案發(fā)展的重要突進(jìn)，符合電子檔案自身特點(diǎn)，使電子檔案利用效率得到提高。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在使用時(shí)則需要消耗大量的人力及物力，所以在檔案歸檔時(shí)間上沒(méi)有電子檔案快，降低了檔案歸檔效率。

（二）存儲(chǔ)空間比較。紙質(zhì)檔案能夠提供最為原始的信息，但信息容量卻很小，加之容易損壞和不可再生等，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)時(shí)間及空間受到極大的限制。而電子檔案則只需要一個(gè)存儲(chǔ)系統(tǒng)便能存儲(chǔ)很多的信息，其信息容量遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，例如多媒體電腦、掃描儀等，都可以利用光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等進(jìn)行海量信息存儲(chǔ)，在需要時(shí)也可以移動(dòng)到更大的存儲(chǔ)系統(tǒng)中。

（三）完整性問(wèn)題比較。紙質(zhì)檔案因文件形式簡(jiǎn)單，所以在信息方面可以保證其原始性，但在完整性方面卻很難保證，因?yàn)樵谑褂煤蜌w檔中，會(huì)受到時(shí)間及空間的限制，部分紙質(zhì)檔案會(huì)出現(xiàn)丟失，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案不完整。電子檔案存儲(chǔ)與電子設(shè)備硬盤(pán)或?qū)ｉT(mén)的存儲(chǔ)系統(tǒng)，很少出現(xiàn)檔案丟失，但如果電子設(shè)備出現(xiàn)故障、網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)漏洞等，就會(huì)造成電子設(shè)備所有數(shù)據(jù)丟失，存儲(chǔ)在其中的檔案也會(huì)全部丟失，所以一般都需要進(jìn)行備份。

（四）利用方式不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案利用方式比較趨向于服務(wù)型，一般都被利用到檔案閱覽、檔案外借、檔案展覽與陳列服務(wù)、檔案副本制發(fā)、檔案證明制發(fā)、檔案目錄信息服務(wù)等。而電子檔案則比較趨向于實(shí)用型，但使用時(shí)需要滿(mǎn)足一定條件，例如需要注冊(cè)和登錄才能在電子系統(tǒng)中查閱自己想要的檔案信息，如果所查信息不在自己權(quán)限范圍內(nèi)，還需要提高自己的權(quán)限。

（五）對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴(lài)性不同。紙質(zhì)檔案對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴(lài)性很小，只有記錄條目時(shí)才使用計(jì)算機(jī)，其他檔案工作都需要人工實(shí)施，例如檔案歸納、整理等。而電子檔案則基本依賴(lài)于計(jì)算機(jī)，幾乎所有檔案工作都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)。

（六）安全性問(wèn)題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，因此電子檔案的安全性受到威脅。紙質(zhì)檔案的保存比較簡(jiǎn)單，只要將其鎖入倉(cāng)庫(kù)或文件柜，一般不會(huì)受到破壞或丟失。

四、分析電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的可能性

在電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展中，我們可以看到如今電子信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛用于檔案收集中，雖然電子檔案用途廣，但并不能說(shuō)明紙質(zhì)檔案就被完全替代，兩者均有其便利性，兩者是可以同時(shí)存在的，紙質(zhì)檔案相當(dāng)于是電子檔案的備份，雖然說(shuō)電子檔案的現(xiàn)代化理念比較先進(jìn)，但是先進(jìn)的電子信息技術(shù)還是無(wú)法取代紙質(zhì)檔案在社會(huì)中的地位。檔案是記錄歷史的主要方式，它記錄著人類(lèi)的歷史、自然的歷史，以及社會(huì)的發(fā)展。在記錄這一種實(shí)質(zhì)上，電子檔案與紙質(zhì)檔案并沒(méi)有什么不同，通常情況下，我們感覺(jué)電子檔案記錄信息比較方便，但習(xí)慣讓我們感覺(jué)紙質(zhì)檔案更放心，對(duì)于管理電子檔案與紙質(zhì)檔案上，應(yīng)該相互協(xié)調(diào)，用最有效的方法去管理、簡(jiǎn)化它。

五、紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的檔案工作策略

（一）建立混合文件管理系統(tǒng)。我們所說(shuō)的混合文件管理系統(tǒng)，指的是電子檔案與紙質(zhì)檔案能夠同時(shí)儲(chǔ)存的檔案協(xié)調(diào)方式。如果要管理系統(tǒng)完成不同格式文件的集成化管理，就需要在文件管理系統(tǒng)中建立獨(dú)立的電子文件夾，建立電子文件加時(shí)要注意文件內(nèi)部元素的協(xié)調(diào)，在檔案儲(chǔ)存過(guò)程中，用科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)使得文件內(nèi)各元素保持密切聯(lián)系，方便信息的儲(chǔ)存。針對(duì)同一文件，如果需要在不同的載體使用時(shí)需要有相同的檔案號(hào)，還需要把選擇的載體類(lèi)型明確記錄，最后把電子檔案與紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存地址分別記錄?；旌衔募芾硐到y(tǒng)，可以很好地實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的共存，能方便實(shí)現(xiàn)各種載體的檔案上傳，也不會(huì)影響電子檔案接收其它的數(shù)據(jù)及文件。這套管理系統(tǒng)有文件銷(xiāo)毀 功能，對(duì)于一些需要銷(xiāo)毀的文件，可以直接通過(guò)定期設(shè)置來(lái)完成，這套系統(tǒng)還有自動(dòng)解密、借閱等多種能力，即使類(lèi)型與載體不同的檔案，也都能在這一套管理系統(tǒng)中完美共融，不像傳統(tǒng)方式，還需要對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案根據(jù)情況差異化解決。通常高校中需要的管理系統(tǒng)就是典型的混合文件管理系統(tǒng)，因?yàn)閷W(xué)校的辦公系統(tǒng)功能以及學(xué)校各方面的載體文件檔案形式不一，借助于這套系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)高校檔案系統(tǒng)的高效管理及利用。

（二）建立檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)接口。想要電子檔案與紙質(zhì)檔案同儲(chǔ)存于一個(gè)系統(tǒng)，就需要一個(gè)接口，這個(gè)接口就是我們所說(shuō)管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)接口：其一，有標(biāo)準(zhǔn)接口才能真正實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案共存，即使再多的信息也能實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理，有效了解檔案的使用情況，這樣的話(huà)，管理系統(tǒng)一旦出現(xiàn)問(wèn)題，就能馬上發(fā)現(xiàn)并以最快速度解決問(wèn)題。其二，利用標(biāo)準(zhǔn)接口，我們可以直接實(shí)現(xiàn)電子文件形成保存或者銷(xiāo)毀，這樣的話(huà)就只需要一個(gè)檔案管理系統(tǒng)，從而完成文件歸檔工作。歸檔過(guò)程中，針對(duì)相同答案確是不同載體的情況下，需要使用同一個(gè)歸檔號(hào)，并選用同一種分類(lèi)規(guī)范，真正一體化管理電子、紙質(zhì)檔案。電子文件入檔需要系統(tǒng)生成相應(yīng)的，日期、全宗號(hào)、文件頁(yè)碼等一些重要信息，而這些都是需要系統(tǒng)自動(dòng)完成的，隨后在電子文件打印出來(lái)之后，用歸檔章印在紙質(zhì)檔案上方，同樣這一點(diǎn)也是由系統(tǒng)自動(dòng)完成，而相關(guān)的工作人員只需要在紙質(zhì)檔填寫(xiě)裝盒號(hào)就完成了，不需要再像以往那樣逐項(xiàng)填寫(xiě)，這也大大提升了相關(guān)工作人員的工作效率。所以說(shuō)標(biāo)準(zhǔn)借口，對(duì)于加強(qiáng)電子、紙質(zhì)方案集成化管理效率是一座里程碑。

（三）建立健全電子檔案與紙質(zhì)檔案一體化服務(wù)平臺(tái)。一體化檔案服務(wù)體統(tǒng)，簡(jiǎn)單說(shuō)就是統(tǒng)一將解凍文件管理、結(jié)果控制文件的管理服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)不同用戶(hù)的多元化需求，同時(shí)這也是提高文件管理效率的好方法，可以一定程度上實(shí)現(xiàn)結(jié)果管理。有關(guān)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步進(jìn)行需要更深入的分析、探討，真正將檔案信息的各種形式合理利用起來(lái)，使得用戶(hù)能夠在最短時(shí)間內(nèi)尋找到想要閱讀的檔案文件，即使分處不同資源類(lèi)型及形式，也能很好完成信息服務(wù)，通過(guò)建立健全檔案融合服務(wù)平臺(tái)、用戶(hù)配置文件的通知標(biāo)準(zhǔn)網(wǎng)站，建立一個(gè)能夠全面發(fā)展的一體化服務(wù)，一方面可以為用戶(hù)提供方便高效的在線(xiàn)咨詢(xún)服務(wù)，也能實(shí)現(xiàn)移動(dòng)遠(yuǎn)程的用戶(hù)服務(wù)，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)就是一個(gè)幫助用戶(hù)遠(yuǎn)程控制，查詢(xún)預(yù)約以及特殊服務(wù)的功能，即使對(duì)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)了解不多的，也可以輕松實(shí)現(xiàn)文件瀏覽網(wǎng)絡(luò)資源以及服務(wù)電子檔案全文搜索等快捷服務(wù)。借助于權(quán)限管理系統(tǒng)，可以讓用戶(hù)與文件信息更緊密，這樣一來(lái)在用戶(hù)需要借助網(wǎng)絡(luò)信息資源導(dǎo)航進(jìn)行資源導(dǎo)航時(shí)，就可以簡(jiǎn)單地根據(jù)用戶(hù)角色的不同來(lái)高速、準(zhǔn)確的確定所需內(nèi)容，在這種模式下，用戶(hù)可以通過(guò)咨詢(xún)機(jī)構(gòu)，來(lái)達(dá)成電子檔案與紙質(zhì)信息檔案的綜合一體化管理。從而更加有效的幫助用戶(hù)解決麻煩，從側(cè)面也減輕了相關(guān)工作人員的工作量，提升了工作效率。

六、結(jié)語(yǔ)

總而言之，紙質(zhì)檔案與電子檔案存在很多共同點(diǎn)，兩者是相互影響、相互促進(jìn)的關(guān)系，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案是電子檔案的基礎(chǔ)，很多電子檔案是在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上發(fā)展而來(lái)，并延用了紙質(zhì)檔案的一些管理方法，只是存在的形式不同，所以紙質(zhì)檔案與電子檔案是能夠并存的。電子檔案與紙質(zhì)檔案同時(shí)也存在的很多不同點(diǎn)，所以在促進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存時(shí)需要提前了解紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的特點(diǎn)及應(yīng)用范圍，同時(shí)還需要對(duì)兩者進(jìn)行比較，以便于找出最佳了紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理方法及檔案工作策略。故此，上文基于紙質(zhì)檔案、電子檔案及兩者之間的比較，分析了紙質(zhì)檔案和電子檔案并存下的檔案工作策略。

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