信息時(shí)代事業(yè)單位檔案管理建設(shè)策略

姚秀花

【摘要】信息時(shí)代的來(lái)臨為人們生活帶來(lái)了便利，同時(shí)改變了企業(yè)生產(chǎn)管理模式，尤其是事業(yè)單位檔案管理工作。檔案管理信息化有助于檔案管理水平的提高、管理效率的提升，保證資料搜集完整，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，有著重要的價(jià)值意義。但是，根據(jù)現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理效果看，仍然存在諸多問(wèn)題，有待進(jìn)一步完善。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；事業(yè)單位；檔案管理；建設(shè)方法

信息技術(shù)的大范圍覆蓋推動(dòng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)進(jìn)步與企業(yè)工作效率的提高。現(xiàn)階段，將信息技術(shù)融入事業(yè)單位檔案管理有利無(wú)弊，單位還應(yīng)主動(dòng)融入信息技術(shù)中，制定可行性方案進(jìn)而推動(dòng)信息化檔案管理的發(fā)展。本文就信息時(shí)代環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理檢測(cè)策略提出可行性方案。

一、信息時(shí)代事業(yè)單位檔案管理概述

（一）檔案管理信息化?；谛畔⒒瘯r(shí)代下，事業(yè)單位檔案管理需要各部門(mén)的配合、協(xié)調(diào)，融入信息技術(shù)從而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輸送、數(shù)據(jù)傳輸，對(duì)信息資源展開(kāi)數(shù)字化處理，檔案管理達(dá)到網(wǎng)絡(luò)化。只有這樣，才能確保檔案信息資源的科學(xué)配置與信息分享。

（二）檔案管理信息化的重要作用。伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步與發(fā)展，傳統(tǒng)人工檔案管理已經(jīng)難以滿(mǎn)足事業(yè)單位檔案管理要求，檔案管理信息化將實(shí)現(xiàn)信息資源共享，確保檔案儲(chǔ)存完整性，延長(zhǎng)儲(chǔ)存時(shí)間；部分檔案信息數(shù)據(jù)與原件可以通過(guò)信息技術(shù)修復(fù)，計(jì)算機(jī)技術(shù)備份有效避免了原有數(shù)據(jù)資源的丟失。另一方面，電子檔案搜集也比傳統(tǒng)人工資料搜集更加快速，檔案查找更加便利。現(xiàn)階段，事業(yè)單位在設(shè)備與技術(shù)方面基本實(shí)現(xiàn)了信息化，只要有檔案信息化管理體制保證即可。

二、信息化時(shí)代事業(yè)單位檔案管理方案措施

（一）優(yōu)化檔案管理體制。事業(yè)單位想要確保檔案管理信息化，其前提條件是優(yōu)化檔案管理體制?；谑聵I(yè)單位主體來(lái)說(shuō)，檔案管理有著完善的法律制度，檔案管理應(yīng)立足于具體狀況制定完善的制度推動(dòng)檔案管理趨向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，將檔案管理融入社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中，進(jìn)而推動(dòng)工作效率的提高。此外，也可以把該項(xiàng)內(nèi)容與單位績(jī)效審核結(jié)合，管理人員注重信息技術(shù)的融入，給予高度重視，為檔案管理體制優(yōu)化創(chuàng)造條件。同時(shí)，也保證檔案管理發(fā)揮作用價(jià)值，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位檔案工作信息化?；诠芾砣藛T而言，通過(guò)檔案管理制度有助于自身行為的約束，調(diào)動(dòng)工作熱情與責(zé)任感，做好各環(huán)節(jié)控制；例如：檔案資料搜集、整合、使用、查找等。優(yōu)化檔案管理體制也可以推動(dòng)檔案工作規(guī)范化，協(xié)調(diào)各單位制度，比如：制度方案編制過(guò)程中根據(jù)單位績(jī)效審核，把檔案信息化與單位激勵(lì)制度、職稱(chēng)評(píng)定結(jié)合，挖掘管理人才，激發(fā)管理人員創(chuàng)新意識(shí)、積極性，提高檔案管理效率。

（二）創(chuàng)新信息化管理理念。事業(yè)單位創(chuàng)新管理理念集中體現(xiàn)于提高信息化水平，管理人員要勇于打破傳統(tǒng)滯后的管理形式，立足于具體狀況協(xié)調(diào)檔案科學(xué)化問(wèn)題，重點(diǎn)把理念創(chuàng)新應(yīng)用到實(shí)際管理中，提高服務(wù)認(rèn)知，主動(dòng)服務(wù)，融入到單位、社會(huì)調(diào)研中，掌握人們對(duì)信息的需求，確保檔案內(nèi)容完善，凸顯檔案資源價(jià)值。另一方面，事業(yè)單位檔案管理人員也要提升信息安全認(rèn)識(shí)，協(xié)調(diào)好檔案開(kāi)放與保密關(guān)系。另一方面，創(chuàng)新理念適時(shí)對(duì)檔案管理創(chuàng)新，突破傳統(tǒng)一成不變的想法與管理方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新。

（三）做好與領(lǐng)導(dǎo)的交流。因?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理信息化涵蓋內(nèi)容較多，例如：設(shè)備選擇，由網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)研發(fā)融入計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)、復(fù)印機(jī)、光盤(pán)等設(shè)備構(gòu)件中，經(jīng)濟(jì)投入較高。該過(guò)程中要注重檔案管理人員與領(lǐng)導(dǎo)的交流，準(zhǔn)備有關(guān)檔案信息化管理憑證、材料，例如機(jī)械設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、科技檔案等，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予高度重視，意識(shí)到檔案信息化管理的價(jià)值意義進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理理念創(chuàng)新，擴(kuò)大檔案信息推廣力度，確保決策合理并給予經(jīng)濟(jì)支持，促進(jìn)檔案信息化管理效率的提升。

（四）注重檔案信息化設(shè)備引進(jìn)。事業(yè)單位信息化管理包含儲(chǔ)存、搜集、應(yīng)用等多項(xiàng)環(huán)節(jié)，并且各環(huán)節(jié)之間相互牽制、不可缺一。因此，檔案設(shè)備的引進(jìn)應(yīng)完整、充分，滿(mǎn)足信息化需求，把各種類(lèi)型、載體檔案信息妥善儲(chǔ)存，為后續(xù)檔案資料查找提供便利條件。此外，推動(dòng)檔案信息走向數(shù)字化，促進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建立、引進(jìn)多媒體設(shè)備實(shí)現(xiàn)電子檔案管理模式，提高數(shù)字檔案業(yè)務(wù)管理先進(jìn)性以及網(wǎng)絡(luò)公開(kāi)，擴(kuò)大服務(wù)范圍。與此同時(shí)，挖掘有價(jià)值的檔案資料，要有電子版材料以及紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存，做好電子版材料備份，提升管理質(zhì)量。

三、結(jié)語(yǔ)

綜合分析，檔案資料儲(chǔ)存著單位重要信息以及職工個(gè)人信息，具有較大價(jià)值作用；同時(shí)關(guān)乎事業(yè)單位的未來(lái)發(fā)展。因此，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)是有必要的，是提高檔案管理質(zhì)量、效率以及單位發(fā)展的主要途徑與正確選擇，事業(yè)單位應(yīng)給予高度重視，制定可行性方案從而保證檔案管理的有效性。

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