談電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理中的運用

張平

【摘要】檔案管理專業(yè)當前的發(fā)展趨勢就是電子檔案的應用，通過分析企事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案應用程度，可以總結出電子檔案的當前應用深度，提升企事業(yè)單位的檔案管理水平。本文對企事業(yè)單位的檔案管理特征做出闡述，并將電子檔案管理在企事業(yè)檔案管理當中的應用方式展開探討。

【關鍵詞】企事業(yè)單位 電子檔案 檔案管理 策略分析

事實上，當前我國企事業(yè)在檔案管理當中已經(jīng)開始使用電子檔案管理的方式，傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式漸漸淡出。電子檔案有便捷高效的特點，遠超紙質檔案管理的工作效率和工作的準確性，但在優(yōu)勢背后，電子檔案也存在一定的缺陷。本文對電子檔案管理做出了全面分析，對其優(yōu)勢與劣勢加以總結，并根據(jù)實際情況，對其在企事業(yè)檔案管理中的應用提出可行性解決建議，以發(fā)揮電子檔案的最大價值，讓我國檔案管理邁上高效、科學的新臺階。

一、當前階段企事業(yè)單位檔案特性

現(xiàn)今時代是一個數(shù)字化時代、信息化時代，企事業(yè)單位檔案管理也應當與時俱進，在信息技術的幫助下，讓檔案管理工作的效率得到提升，同時實現(xiàn)企事業(yè)單位內(nèi)部檔案的共享利用，一定程度上減少了人力及財力的投入成本[1]。電子檔案管理技術是在信息技術及標準化、數(shù)據(jù)的支撐下實現(xiàn)的，信息技術有普遍性，標準化使得企事業(yè)單位的檔案管理具備一定的繼承性，而實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集和存儲需要首先對檔案數(shù)據(jù)展開處理，由此看來，在企事業(yè)單位檔案管理工作中，信息技術的應用使其有了普遍性、集成性以及動態(tài)性。

（一）企事業(yè)單位檔案管理的普遍性

信息技術時代讓人們的生活方式發(fā)生了全面改變，對于企事業(yè)單位檔案管理來說也有較大的影響。我國企事業(yè)單位檔案管理應用信息技術的時間補償，但隨著信息技術的飛速發(fā)展和普及，在企事業(yè)單位檔案管理方面，信息技術的應用和其他專業(yè)沒有較大差距。想要通過電子檔案管理的方式來做好企事業(yè)單位檔案的管理工作，就應當明確信息技術在檔案管理行業(yè)的普遍使用性，并根據(jù)這一點順應檔案管理行業(yè)的發(fā)展特性[2]。使用信息技術開展檔案管理工作，可以讓檔案管理工作的效率實現(xiàn)大跨步飛躍，因此企事業(yè)應當在檔案管理理論工作以及實踐環(huán)節(jié)充分利用信息技術，由此，企事業(yè)單位的檔案管理工作的信息化程度也就呈現(xiàn)出普遍性的特點。

（二）企事業(yè)單位檔案管理的集成性

企事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)信息化方式之后，在檔案管理工作中只需做相應的整理和錄入工作，繼而檔案管理工作就可以得到完善，由此，數(shù)據(jù)的整理以及輸入和使用都產(chǎn)生了集成性，這種集成性讓檔案具備了共享利用的特征，讓檔案信息有了一定的服務功能。電子檔案信息系統(tǒng)的最大特征是完整性和效率高，可以理解為，企事業(yè)單位使用電子檔案管理的的方式開展自身的檔案管理工作，可以充分發(fā)揮電子檔案管理系統(tǒng)的這一特性，實現(xiàn)管理工作的高效率以及完整性。

（三）企事業(yè)單位檔案管理的動態(tài)性

在企事業(yè)檔案管理工作中使用信息技術的動態(tài)性表現(xiàn)在以下三點：首先是檔案信息采集的動態(tài)性，數(shù)據(jù)信息在收集完畢以后，能夠及時放入到數(shù)據(jù)庫，這個過程所需要的時間非常短，由此也讓檔案數(shù)據(jù)庫具備了實時更新的功能，這種檔案信息采集的動態(tài)性是傳統(tǒng)檔案管理方式所無法比擬的；第二電視檔案數(shù)據(jù)的動態(tài)性，檔案信息存儲到數(shù)據(jù)庫中以后，數(shù)據(jù)雄可以對收集來的數(shù)據(jù)展開處理，處理過程所用時間較短，同時在處理過程還可以避免認為操作的失誤，足見信息技術檔案管理的效率至高；第三點是在數(shù)據(jù)和搜集和處理動態(tài)過程后，檔案數(shù)據(jù)的公布以及使用也有動態(tài)化特征，使用者可以根據(jù)自身需要選取數(shù)據(jù)，讓數(shù)據(jù)的使用更具靈活性。

二、電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理中的應用舉措

（一）技術層面

企事業(yè)單位想要在檔案管理工作中應用信息技術，首先需要有健全的電子檔案管理系統(tǒng)[3]。這需要企事業(yè)單位有多媒體技術、網(wǎng)絡技術以及數(shù)據(jù)庫技術的制成，所以。另外，要構建出科學、健全的電子檔案管理系統(tǒng)，就需要對檔案資源進行科學的規(guī)劃和處理，根據(jù)企事業(yè)單位管理工作的特征，設計更加便捷、符合實際情況的電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理的最大區(qū)別就是存儲介質的性質發(fā)生根本改變，因此，實現(xiàn)電子檔案管理要有信息技術設備的全面支持。

（二）人才資源

電子檔案信息管理系統(tǒng)的應用在網(wǎng)絡技術及信息設備的基礎上，還要有專業(yè)的電子檔案管理人員進行具體工作的操作。操作人才需要在以下三個方面發(fā)揮重要作用：一是技術改進和檔案管理工作；二是檔案管理質量和服務質量；三是電子檔案管理的規(guī)范化。所以，企事業(yè)單位想要順利走上電子檔案管理之路就要注重人才的培養(yǎng)，讓專業(yè)的人才在電子檔案管理工作承擔起系統(tǒng)的使用、維護、更新與管理工作。

（三）安全保證體系的建設

使用電子檔案管理的方式開展企事業(yè)檔案管理工作，對安全問題不能忽視。電子檔案管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性是保證電子檔案系統(tǒng)發(fā)揮檔案管理優(yōu)勢的基礎，在系統(tǒng)安全的基礎上，方可實現(xiàn)檔案的高效率、高準確度管理工作[4]。對于這一點，要強化機房的監(jiān)管工作，定期檢測和掃描檔案，設置瀏覽權限避免病毒入侵，安裝防火墻、制定嚴格的管理規(guī)定，同時還要提升檔案管理工作人員的安全意識，從根本上排除電子檔案管理系統(tǒng)的安全隱患。

時代是不斷進步的，科學技術也迅速發(fā)展、日新月異，當前社會對信息的重視度越來越高，科技進步的方方面面也需要有信息的協(xié)助和補充。這種情況下，電子檔案在企事業(yè)檔案管理工作中就發(fā)揮出了重要作用。電子檔案有很大的優(yōu)勢，應當普遍推廣，不過在具體的使用當中，應當充分認識電子檔案，使其發(fā)揮最大價值，同時避免其不利因素。通過深化電子檔案的學習，提出電子檔案的技術改進方式，培養(yǎng)專業(yè)的管理人員，從方方面面推動電子檔案的實施和普及，使電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理中發(fā)揮重要作用。

參考文獻

[1]劉宇亮.淺談電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理中的應用[J]. 經(jīng)濟管理：文摘版，2016，22（4）：00051-00051.

[2]周瑞廷.人事檔案管理在企事業(yè)單位中的重要意義經(jīng)驗談[J].辦公室業(yè)務，2017，24（11）：143-143.

[3]王培培.淺談事業(yè)單位人事檔案管理的問題及其電子化建設[J].青年時代，2016，13（7）：288-289.

[4]劉妍然.淺談企事業(yè)單位檔案管理存在的問題及對策[J]. 社會科學：引文版，2017，11（6）：00166-00166.