基于OTO模式下高校檔案服務(wù)研究

文/山東建筑大學(xué) 吳亞男

一、高校檔案OTO模式的可行性分析

（一）檔案資源具有較強(qiáng)的可控性。高校的檔案資源保管一般相對(duì)集中，通常是由學(xué)校的檔案館進(jìn)行整理、統(tǒng)一保管。從空間范圍的角度來(lái)看，高校檔案資源的種類體系比較完整，檔案保管的區(qū)域和場(chǎng)所都是事先劃定好的。從檔案資料收集渠道的角度來(lái)看，高校的檔案都是由各個(gè)學(xué)院獨(dú)立的檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一歸納整理之后上交給學(xué)校的檔案管理部門，最后放在檔案館進(jìn)行保管。整個(gè)收集過(guò)程具有封閉性，并沒(méi)有消息散布出去。從資料的完整性角度來(lái)看，學(xué)校的檔案管理工作人員都是按照相關(guān)的制度對(duì)從各院級(jí)上交上來(lái)的檔案資料進(jìn)行核查、分類、編目、上架等固定的流程操作，從而保證了檔案資料的規(guī)范性和完整性。從OTO服務(wù)的操作來(lái)看，OTO模式下的檔案服務(wù)線下的相關(guān)操作同樣也是檔案管理者來(lái)進(jìn)行，從而避免了過(guò)程中對(duì)檔案資料造成損害。

（二）基于互聯(lián)網(wǎng)的平臺(tái)具有時(shí)效性。大數(shù)據(jù)時(shí)代的互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)是一個(gè)信息開(kāi)放的平臺(tái)，獲取信息、處理信息以及傳遞信息的速度非?？欤@些特點(diǎn)都體現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)效性。因此，將互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)具有時(shí)效性的優(yōu)勢(shì)運(yùn)用在檔案服務(wù)中，可以有效解決時(shí)間以及檔案用戶戶籍等問(wèn)題。在新的高校檔案服務(wù)體系中，從線上的檔案服務(wù)來(lái)看，用戶只需要打開(kāi)相應(yīng)的互聯(lián)網(wǎng)頁(yè)面，按照相關(guān)的操作流程，發(fā)起對(duì)自己信息檔案的申請(qǐng)即可。在檔案服務(wù)管理系統(tǒng)收到對(duì)應(yīng)的請(qǐng)求之后，會(huì)向管理人員發(fā)出提醒信息；檔案管理人員打開(kāi)管理員頁(yè)面對(duì)用戶的申請(qǐng)進(jìn)行反饋，根據(jù)實(shí)際情況，安排預(yù)約服務(wù)的時(shí)間以及服務(wù)的內(nèi)容。這種檔案服務(wù)管理模式有效地提高了檔案服務(wù)工作的高效性和準(zhǔn)確性。從線下服務(wù)來(lái)看，可將高校檔案服務(wù)分為兩個(gè)部分：第一種，就是用戶直接按照線上預(yù)約好的時(shí)間到檔案館領(lǐng)取自己所申請(qǐng)的檔案資料。第二種，用戶在線上進(jìn)行檔案資料申請(qǐng)之后，備注自己居住地的信息和聯(lián)系方式，管理人員根據(jù)用戶所留的信息將其申請(qǐng)的檔案資料郵寄或者傳真給用戶。兩種服務(wù)方式都是依托于互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)效性，有效地提高了高校檔案服務(wù)的工作效率。

（三）檔案資源的用戶具有穩(wěn)定性。高校檔案資料的用戶一般都是學(xué)生、教師、已畢業(yè)校友以及一些校外群體，這說(shuō)明高校檔案資料的用戶具有穩(wěn)定性。此外這些群體使用檔案資料的用途在一定程度上也具有穩(wěn)定性。其中檔案資料本身的性質(zhì)決定了檔案資料用戶的穩(wěn)定性，因?yàn)閷W(xué)校中檔案資料一般記載的都是在校學(xué)生的基本信息和一些發(fā)展情況，管理系統(tǒng)比較獨(dú)立，用戶的范圍也就比較固定。根據(jù)一些數(shù)據(jù)分析顯示，高校檔案的用途也有一定的聚合性，比如在校學(xué)生一般都是查詢自己的學(xué)籍信息，而已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生主要是進(jìn)行學(xué)歷和學(xué)位認(rèn)證，以及調(diào)檔等操作，都是對(duì)在校時(shí)期的檔案資料進(jìn)行操作，所以用戶的行為也具有一定的穩(wěn)定性。

二、基于OTO模式下高校檔案服務(wù)的特點(diǎn)

基于OTO模式下高校檔案服務(wù)的基本流程：首先，檔案管理人員把檔案資料的目錄上傳到系統(tǒng)服務(wù)器，并且展現(xiàn)在對(duì)應(yīng)的檔案管理頁(yè)面上，定期進(jìn)行檔案信息更新。其次，用戶打開(kāi)網(wǎng)頁(yè)，點(diǎn)擊相應(yīng)的操作，提交自己的檔案資料申請(qǐng)。最后檔案管理人員根據(jù)用戶的申請(qǐng)，按照相應(yīng)的操作流程，將用戶申請(qǐng)的檔案資料在線下以郵遞或者是面對(duì)面的方式交給用戶。根據(jù)相應(yīng)的操作流程，制作出下面的流程示意圖：

和其他的商業(yè)OTO模式不同的是，高校檔案服務(wù)中的OTO模式具有以下三大特點(diǎn)：

（一）將資源用戶作為服務(wù)的中心?；贠TO模式的高校檔案服務(wù)是將資源用戶作為服務(wù)的中心，目標(biāo)是構(gòu)建一個(gè)以服務(wù)為主的多維度生態(tài)圈。由于OTO檔案服務(wù)針對(duì)的是和高校相關(guān)的人員，并沒(méi)有涉及商業(yè)利益，也沒(méi)有所謂的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，因此OTO檔案服務(wù)理念就是將資源用戶看作服務(wù)的中心。對(duì)線上的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行精確的傳遞，為線下的服務(wù)提供方向；線下保證和完善檔案服務(wù)的質(zhì)量，從而有效地推廣、宣傳品牌，線上和線下相互促進(jìn)，實(shí)現(xiàn)雙向的外層大循環(huán)。而多名資源用戶在OTO檔案服務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行操作，并且獲得回應(yīng)，這又構(gòu)成了雙向大循環(huán)中的小循環(huán)，從而實(shí)現(xiàn)了多層次的服務(wù)圈。

（二）能實(shí)現(xiàn)兩種體系的動(dòng)態(tài)結(jié)合。基于OTO模式下的高校檔案服務(wù)，改變了檔案固定不變的傳統(tǒng)觀念，用動(dòng)態(tài)的、可挖掘的信息數(shù)據(jù)代替了原來(lái)靜止不變的紙上數(shù)據(jù)。OTO檔案服務(wù)模式將服務(wù)體系和資源體系兩者之間進(jìn)行了動(dòng)態(tài)結(jié)合，利用互聯(lián)網(wǎng)上的大數(shù)據(jù)資源平臺(tái)，提供檔案服務(wù)體系的效率。實(shí)現(xiàn)檔案資料電子化，便于檢索，操作簡(jiǎn)單，有效提高辦公效率。例如文件檔案電子化就是信息儲(chǔ)存在光盤上或者是電腦硬盤上，然后通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行搜索查詢。相比人有限的信息處理能力，計(jì)算機(jī)的信息處理能力超級(jí)強(qiáng)大，因此讓文件檔案的管理更加快捷和方便。同時(shí)電子檔案還改變了傳統(tǒng)電子檔案的弊端，讓檔案資料的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、分類以及查閱等操作環(huán)節(jié)都變得非常方便。無(wú)論是辦理業(yè)務(wù)還是進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息傳遞都變得簡(jiǎn)單易行，減少了人力、物力、財(cái)力以及時(shí)間的投入。此外，在手工操作過(guò)程中，容易出現(xiàn)漏抄、誤記以及字跡不工整等問(wèn)題，電子檔案的出現(xiàn)，有效地改善了檔案案卷的質(zhì)量，提高了檔案管理工作的效率。電子檔案比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更加容易保管，將檔案信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，不僅可以防潮、防蟲(chóng)，還能夠重復(fù)無(wú)限次的使用，避免了紙張的浪費(fèi)和保存過(guò)程中花費(fèi)的大量人力和物力。光盤和電腦的硬盤不僅存儲(chǔ)量大，而且占用的空間非常小，易于操作，造價(jià)也相對(duì)低廉，最重要的是方便進(jìn)行備份，在計(jì)算機(jī)上點(diǎn)擊復(fù)制和粘貼就行了，紙質(zhì)一般很難進(jìn)行備份。電子化檔案管理還實(shí)現(xiàn)額資源信息的共享，這正是和OTO檔案服務(wù)模式相呼應(yīng)的優(yōu)點(diǎn)。

（三）是校園中“互聯(lián)網(wǎng)+”的融合。通俗來(lái)講，“互聯(lián)網(wǎng)+”就是“互聯(lián)網(wǎng)+各個(gè)行業(yè)”，但是并不是像表面上那樣兩者簡(jiǎn)單的相加。其內(nèi)在的含義就是將先進(jìn)的信息技術(shù)引入行業(yè)發(fā)展中，進(jìn)行深度融合，再利用互聯(lián)網(wǎng)這個(gè)巨大的資源平臺(tái)，創(chuàng)造出新的發(fā)展生態(tài)。同樣，OTO檔案服務(wù)已經(jīng)延伸到了以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的媒體平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了校園數(shù)字化的共享平臺(tái)。例如現(xiàn)在已經(jīng)在全國(guó)各大高校推行的“學(xué)信網(wǎng)”“校園一卡通”“數(shù)字圖書(shū)館”“學(xué)生信息管理平臺(tái)”“校園信息門戶”等等其他的數(shù)字化信息服務(wù)平臺(tái)，這些都是校園信息管理和“互聯(lián)網(wǎng)+”的深入融合的產(chǎn)品。

三、基于OTO模式下高校檔案服務(wù)的實(shí)現(xiàn)途徑

（一）重視線下業(yè)務(wù)的推廣。線下業(yè)務(wù)的質(zhì)量決定了線上服務(wù)的口碑效益，因此線下服務(wù)是高校檔案OTO模式的重中之重。必須從各個(gè)方面來(lái)不斷地提高線下服務(wù)的質(zhì)量和效率。首先，從規(guī)章層面來(lái)規(guī)范OTO檔案服務(wù)，根據(jù)實(shí)際情況，制定相應(yīng)的規(guī)章制度。線下的辦理流程、崗位分工、服務(wù)內(nèi)容、檔案管理等都要嚴(yán)格遵守相關(guān)制度執(zhí)行，將各個(gè)環(huán)節(jié)的工作都落到實(shí)處，實(shí)現(xiàn)線上申請(qǐng)同線下服務(wù)的銜接。對(duì)于檔案管理人員，根據(jù)實(shí)際情況，進(jìn)行合理的崗位分配，明確各個(gè)崗位的職責(zé)和義務(wù)，各部門互相監(jiān)督，緊密配合。盡量一次性將用戶的業(yè)務(wù)辦理好，減少資源用戶往返檔案部門的次數(shù)，提高線下服務(wù)的質(zhì)量和水平。其次，對(duì)于檔案資料，包括紙質(zhì)檔案資料和電子檔案，可以在遵守檔案管理?xiàng)l例的前提下，根據(jù)用戶的需求傾向，將申請(qǐng)率高的學(xué)位證書(shū)類、學(xué)籍類以及文件類的檔案進(jìn)行特殊的分類保管。這樣檔案管理人員在按照線上申請(qǐng)進(jìn)行檔案資料的提取時(shí)，可以節(jié)約大量的時(shí)間，提高線下服務(wù)工作效率，同時(shí)還可以優(yōu)化檔案庫(kù)房管理的存儲(chǔ)排列。對(duì)于線下服務(wù)的工作人員，首先要加強(qiáng)對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，提高工作人員的服務(wù)意識(shí)和專業(yè)技能，包括服務(wù)人員應(yīng)用多媒體的能力以及溝通能力，保證能在短時(shí)間內(nèi)用得體的語(yǔ)言進(jìn)行回復(fù)，從而保證線下服務(wù)的質(zhì)量，避免出現(xiàn)線上多用戶在進(jìn)行檔案資料申請(qǐng)時(shí)沒(méi)有人回答的現(xiàn)象。其次是工作人員的業(yè)務(wù)水平，就是對(duì)檔案館中的紙質(zhì)材料和電子檔案資料的管理和提取信息的能力，能夠快速并且精確地找到資源用戶申請(qǐng)的檔案資料。對(duì)于那些不能來(lái)到檔案管理部門進(jìn)行資料提取的用戶，服務(wù)人員應(yīng)該按照用戶在線上留下的地址和聯(lián)系方式，將檔案資料郵寄或者傳真給用戶。最后根據(jù)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上用戶申請(qǐng)的反饋信息，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷地提高線下服務(wù)的質(zhì)量和水平。

（二）重視線上平臺(tái)的構(gòu)建。線上平臺(tái)是OTO檔案服務(wù)的前端，就是資源用戶進(jìn)行自主操作的互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，要做好檔案服務(wù)的線上工作，前提條件是要建立健全檔案管理體系。合理結(jié)合軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)，促進(jìn)線上檔案信息的集中更新，實(shí)現(xiàn)校園信息檔案的集中化管理。同時(shí)，可以根據(jù)校園檔案管理的實(shí)際情況，請(qǐng)專業(yè)的團(tuán)隊(duì)開(kāi)發(fā)出專用的網(wǎng)頁(yè)客戶端或者是手機(jī)APP。PC端的應(yīng)用和手機(jī)上的應(yīng)用都能夠?qū)崿F(xiàn)集展示、互動(dòng)、交流為一體的功能。用戶隨時(shí)隨地都可以打開(kāi)手機(jī)客戶端，可以瀏覽，也可以登錄個(gè)人賬戶，點(diǎn)擊預(yù)覽或者下載個(gè)人的電子檔案資料。對(duì)于線上平臺(tái)服務(wù)界面的設(shè)計(jì)，應(yīng)該在遵循最優(yōu)化布局的前提下，最大化地方便用戶進(jìn)行瀏覽和操作。比如將學(xué)位證、畢業(yè)證補(bǔ)辦、學(xué)歷認(rèn)證、中英文成績(jī)打印、獲獎(jiǎng)證書(shū)、文案查詢等操作選項(xiàng)按照類別進(jìn)行整理，并且設(shè)計(jì)在比較顯眼的位置，方便資源用戶進(jìn)行查找。另外，可以設(shè)置一些醒目的提示語(yǔ)，提示詳細(xì)的操作流程，幫助用戶快速上手，避免出現(xiàn)用戶因?yàn)檎也坏讲僮鬟x項(xiàng)浪費(fèi)多余時(shí)間的現(xiàn)象。最后，就是要對(duì)線上的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行保密，這需要請(qǐng)專業(yè)的隊(duì)伍提供技術(shù)支持，將檔案管理人員上傳的檔案信息進(jìn)行封裝和加密，此外還要對(duì)資源用戶的基本信息進(jìn)行保密，特別是用戶的身份證號(hào)碼等重要的私人信息，從而保證線上檔案數(shù)據(jù)的安全性和保密性。

（三）對(duì)OTO服務(wù)進(jìn)行推廣。在高校中實(shí)施基于OTO模式的檔案服務(wù)，是一種全新的嘗試，但是由于多種因素的限制和約束，高校的OTO服務(wù)模式還處于起步階段。雖然現(xiàn)在已經(jīng)有了很多類似微信、QQ、電子郵件等結(jié)合線上線下的服務(wù)形式，但是這些都是一些未成體系的零星的服務(wù)體系，目前還沒(méi)有一個(gè)完整統(tǒng)一的體系形成。隨著OTO檔案服務(wù)模式在校園中的不斷深入，校園生活變得更加智能化。高校的檔案管理部門應(yīng)該抓住機(jī)遇，加大對(duì)檔案管理實(shí)行OTO模式的宣傳力度。利用學(xué)校主頁(yè)網(wǎng)頁(yè)以及其他的校園活動(dòng)或者新媒體，讓更多人認(rèn)識(shí)并了解OTO模式的優(yōu)勢(shì)和便捷性。充分利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，將院校的辦學(xué)特色、學(xué)科優(yōu)勢(shì)、歷史文化等文化工作發(fā)展到線上，著重強(qiáng)調(diào)學(xué)校檔案管理部門的工作理念和文化內(nèi)涵。此外，還可以在院校網(wǎng)頁(yè)的下端，設(shè)置一些其他院校檔案或者省市一類的檔案鏈接，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的優(yōu)化鏈條。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景之下，將OTO模式和院校的檔案管理工作科學(xué)合理地結(jié)合在一起，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，提高高校檔案管理工作的質(zhì)量和水平。綜上所述，就是充分考慮資源用戶的穩(wěn)定性、互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的時(shí)效性、檔案資料的可控性來(lái)發(fā)展OTO模式下的高校檔案管理。充分利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，將院校的辦學(xué)特色、學(xué)科優(yōu)勢(shì)、歷史文化等文化工作發(fā)展到線上，著重強(qiáng)調(diào)學(xué)校檔案管理部門的工作理念和文化內(nèi)涵。