信息時代檔案工作的管理探討

王希維

當今社會已經進入信息時代，信息技術引領現(xiàn)階段科技領域的發(fā)展。促進多種行業(yè)轉型升級。在信息技術里，光纖傳輸及其微縮復制存儲技術有著快捷、精確、高效的信息傳輸以及存儲優(yōu)點，它給在現(xiàn)階段檔案管理工作產生了非常深遠的影響。在新背景和新環(huán)境下。檔案管理工作面臨著諸多問題，需要使用有效手段，推動檔案信息化發(fā)展以及完善。

1檔案管理工作的必要性

傳統(tǒng)的檔案管理模式是以紙質材料為主，其模式并不先進，且工作量非常大。傳統(tǒng)紙質檔案管理以及保存當中，需要投進很多人力精力保證檔案資料的安全使用。防止紙質檔案遭遇蟲害、火災、霉菌以及水分等多因素影響，增加檔案使用期限。同時，紙質檔案資料在查找上也有很大難度，備份也很復雜。伴隨著計算機技術發(fā)展和普及，檔案管理模式漸漸朝著電子化趨勢變革。檔案管理上使用信息化技術。能有效解決檔案存放以及管理等問題，增加檔案使用安全以及可靠性，很大程度的提高了檢索效率。徹底發(fā)揮檔案資料的作用。信息時代背景下，檔案管理工作順應時代發(fā)展。滿足現(xiàn)代化檔案管理有著重要意義。

2信息時代檔案管理的問題

2.1管理軟件并不通用。隨著信息軟件技術以及計算機硬件設施的迅猛發(fā)展，針對檔案管理軟件的研發(fā)力度不斷擴大。雖然一些管理軟件可以滿足于檔案管理工作的很多需求，然而當中還存有諸多問題，影響了管理工作效率以及質量。最為明顯的問題即是檔案管理軟件缺少通用性，實際上各行各業(yè)通常采用不同類型和不同型號的管理軟件，軟件問不能兼容，導致檔案資源不能共享。對信息化檔案管理工作的順利開展造成影響。

2.2信息化標準不規(guī)范。由檔案管理工作自身而言。它的核心基礎是標準化及規(guī)范化，可是在現(xiàn)階段的信息時代下。檔案管理的基礎卻還沒把這個前提很好的體現(xiàn)出來。信息系統(tǒng)以及網絡建設工作里存有非常多的差距。影響檔案信息化管理的開發(fā)和共享以及服務等。在實際當中遭受多種原因影響，導致檔案管理機構缺少統(tǒng)一規(guī)范的檔案編制。導致細則間兼容性不高，一些管理軟件沒有移植性，直接阻滯檔案信息化建設。

2.3設備以及人員的問題。檔案管理上憑助先進檔案管理設施以及設備增加工作效率，優(yōu)于一些不重視檔案管理工作。在投入資金以及引進設備方面力度不夠。導致先進檔案管理設備數量和種類不足，實際上仍存有一些人把檔案與不相關物品共放的情況，這樣對查找有很大難度。甚至檔案會被損壞。當今。大部分的檔案管理部門相關人員雖說均有相應的專業(yè)管理知識。但對信息時代下所要求有的信息技術能力卻很是欠缺。一些檔案管理者甚至不能完全適應網絡環(huán)境。同時。在相關檔案管理機構里具有專業(yè)信息技術的人員很少，尤其是技術與管理兼有的人才格外缺少，所以當今的檔案管理者大多綜合素質不高，這也是導致檔案管理信息化建設以及發(fā)展遭受影響的重要原因。

3信息時代檔案管理問題的優(yōu)化措施

3.1推動檔案管理軟件兼容。推動信息時代檔案管理的主要內容即是加強信息化建設。實現(xiàn)檔案信息化管理的主要手段是通過共享檔案資源，徹底施展檔案資源的作用。檔案管理機構可引進先進信息技術創(chuàng)新檔案管理模式，促進檔案信息檢索效率的提升，實現(xiàn)不同軟件兼容，以網絡實現(xiàn)資源傳送，防止紙質文檔存放里易產生的問題。

3.2統(tǒng)一信息化的管理標準。伴隨著科學技術極速進步，檔案管理措施逐步更新以及管理水平提高，建立健全工作體系。實現(xiàn)檔案管理細則的統(tǒng)一編制。整體落實到位，實現(xiàn)系統(tǒng)軟件的可移植性，規(guī)范處理檔案信息化管理。另外，還應細化檔案工作者工作職責，促使檔案管理者依責辦事。在操作上。需嚴格記錄，把檔案的接收和銷毀以及借閱、復制等過程與結果完整記錄在冊，細致記錄檔案相關的培訓與考核等情況。

3.3強化基礎設施建設。當前的檔案機構設備設施還很落后。現(xiàn)代化程度偏低。所以，應該要加強宣傳，爭取領導及社會的支持。加大對檔案方面的投入力度。總之應使用多種方法，來解決檔案資金的不足問題。以便檔案方面購置先進的管理設備。其次收集各項資料。認真整理每年生成的各種檔案，錄入微機管理；實現(xiàn)了檔案微機檢索。對錄入檔案數據實行了光盤刻錄及備份。檔案管理工作人員應保持高度的責任感和愛崗敬業(yè)以及盡忠職守等很高的職業(yè)道德水平。在管理工作里。需積極思考。對可能存有的問題認真檢查并最快解決，做到面對工作一絲不茍的原則。粗精檔案管理創(chuàng)新工作的順利開展。檔案管理者應積極提升本身信息技術。主動參加那些有關的教育培訓活動。努力掌握先進的操作技能以及理論知識要點，提升檔案管理信息化水平。做到更好地給社會服務。

4結語

信息時代下檔案管理工作越來越現(xiàn)代化，工作難度逐步增大，這就對檔案管理工作者提出更高的要求。唯有以實際狀況出發(fā)才可以保證檔案管理工作順利進行，全面研究檔案管理工作里存有的問題，給出有效解決方法，實現(xiàn)檔案信息化管理等，達成提升工作效率以及質量的宗旨。實現(xiàn)檔案管理工作長遠可持續(xù)發(fā)展。