縣級財務(wù)檔案管理初探

曲艷霞

財務(wù)檔案，在一個單位中占有特別重要的地位，大多數(shù)檔案保存期都是長期或永久性。因此，這類檔案材料的整理和裝訂是特別的重要和謹(jǐn)慎。

財務(wù)檔案的票據(jù)大多數(shù)是大小不一。薄厚不均。并且有些票據(jù)是又窄又小，又薄又軟。而且又不集中發(fā)生在同一時間段。所以裝訂起來，特別不整齊，不順暢。根據(jù)本人十多年檔案管理經(jīng)驗，摸索一些小方法，小竅門，現(xiàn)在與大家一齊分享。

1憑證的整理

會計憑證登記完畢后。應(yīng)將記賬憑證連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表。按照編號順序整理整齊，以備裝訂。會計憑證在裝訂之前，必須進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼?。以便于裝訂。

1.1長短補(bǔ)齊粘貼法

粘貼法，即用薄厚相當(dāng)、大小與記賬憑證一致的紙張做底料，把票據(jù)放在上面。固定牢靠。再把所有的票據(jù)，按票據(jù)大小。切齊裁剪。

在實際工作中由于原始憑證種類繁多，為了便于裝訂和保管，我們需要對附件進(jìn)行必要的外形加工。因此，需要按照記賬憑證的大小進(jìn)行折疊或粘貼，但是粘貼的膠痕應(yīng)該在0.2厘米至0.5厘米之問。不能超過0.5厘米。

票據(jù)粘貼的方法很多，粘貼票據(jù)的時候應(yīng)該根據(jù)票據(jù)的多少。粘貼紙的大小選擇合適的方法。紙張大于記賬憑證幅面的原始單據(jù)。需要進(jìn)行折疊。折疊時，先在橫向紙邊上方折疊，折疊部分左角向外折疊成三角與折疊邊平齊；然后右邊按紙張橫寬大小折疊；如果原始單據(jù)預(yù)留的裝訂線位置處有信息，必須使用粘貼紙在粘貼線外粘貼，確保裝訂后仍能展開查閱。紙張面積比較小的票據(jù)。平鋪牢固的粘貼在底料上，同類大小相近的原始票據(jù)剪切一致，粘貼時按照原始憑證規(guī)格大小，先大后小，從右至左（一般情況下右邊齊）、從下往上；單張票據(jù)粘貼時。右面緊靠粘貼紙邊緣，左面不得超出裝訂線，也可緊靠裝訂線右側(cè)粘貼；多張票據(jù)粘貼時，要將所有粘貼票據(jù)均勻地貼在粘貼紙上。同時，左面緊靠裝訂線，右面、上面、下面均應(yīng)盡可能與各邊緣對齊。不得超出。原始票據(jù)之間可以保持一定的層次，但必須錯落有序，層次差異要一致；原始憑證粘貼效果要做到橫平豎直；不能薄厚不勻，應(yīng)以整個票據(jù)的平整美觀為標(biāo)準(zhǔn)。票據(jù)的粘貼要求正面朝上，便于日后審核查閱。若原始票據(jù)背面有膠貼、復(fù)寫膜等，粘貼時，原始票據(jù)正面粘貼邊向背面折疊不少于0.5cm。使折疊面固定在粘貼紙上；原始憑證必須是左邊粘貼在底料上，粘貼時，每張原始憑證粘貼到底料的長度或高度不少于原始單據(jù)長度或高度的1/2。

1.2縫紉機(jī)補(bǔ)縫法

補(bǔ)縫法，是用縫紉機(jī)把原始票據(jù)縫制固定在選好的底料上。

在實際工作中，有些原始單據(jù)發(fā)生破損等現(xiàn)象，這就需要大面積的修補(bǔ)、拯救。但是，這種情況下，不能大面積的用膠類材料去粘貼。這會造成長期保存時，發(fā)潮，發(fā)霉，滋生蛀蟲。損壞整本或整冊單據(jù)的質(zhì)量。根據(jù)本人多年工作經(jīng)驗?？偨Y(jié)出一套方法。比較實際。也很簡單易行。那就是縫紉機(jī)補(bǔ)縫法。現(xiàn)在市場和網(wǎng)上都有賣迷你型縫紉機(jī)的，本人自己購買一個與大號訂書器差不多的迷你型縫紉機(jī)，所有的單據(jù)補(bǔ)貼都用它裝訂，就類似作衣服一樣，選擇白色、韌性好的生活用線，放在小縫紉機(jī)上作底線和上線?？p制票據(jù)和底料。這樣保存多長時間都不會因膠料而發(fā)潮發(fā)霉生蛀蟲了。受到領(lǐng)導(dǎo)和同事的高度贊揚(yáng)。

2憑證的裝訂

2.1硬紙板作封皮

憑證裝訂是指將整理完畢的會計憑證加上封面和封底，裝訂成冊，并在裝訂線上加貼封簽的一系列工作。科目匯總表的工作底稿也可以裝訂在內(nèi)。作為科目匯總表的附件。使用計算機(jī)的單位，還應(yīng)將轉(zhuǎn)賬憑證清單等裝訂在內(nèi)。

財務(wù)檔案的紙張都是比較軟而且薄的。裝訂之后，為便于查閱，側(cè)立放在檔案柜中。特別不容易保持站立姿態(tài)，總是東倒西歪的樣子，不美觀和不易保管。每本檔案裝訂時，我都用硬紙板作封皮。解決了整本票據(jù)站立不穩(wěn)的問題。硬紙板的選擇也不是什么材料都適合的。太厚的材質(zhì)，打孔裝訂不容易。弄不好會把打孔機(jī)弄壞，太薄的材料。又達(dá)不到自己想要的效果。經(jīng)過長時間的摸索。我發(fā)現(xiàn)厚度大約在0.8-1.5毫米之間特別適宜。

2.2穿孔線繩裝訂

將憑證封面和封底裁開。分別附在憑證前面和后面，再拿一張質(zhì)地相同的紙（可以再找一張憑證封皮，裁下一半用，另一半為訂下一本憑證備用）放在封面上角。做護(hù)角線。在憑證的左上角畫一邊長為5厘米的等腰三角形。用夾子夾住。用裝訂機(jī)在底線附近分布均勻地打兩至三個孔眼兒。用大針將引線繩穿過孔眼兒。如果沒有針。可以將回形別針順直。然后將兩端折向同一個方向，將線繩從中間穿過并夾緊，即可把線引過來。一般裝訂機(jī)打出的眼兒是可以穿過的。在憑證的背面打線結(jié)。線繩最好在憑證中間位置系上。將護(hù)角向左上側(cè)折。并將一側(cè)剪開至憑證的左上角。向后折疊。并將側(cè)面和背面的線繩扣結(jié)死。

裝訂成冊的會計憑證必須加蓋封面，封面上應(yīng)注明單位名稱、年度、月份和起訖日期、憑證種類、起訖號碼。由裝訂人在裝訂線封簽外簽名或者蓋章。

3結(jié)語

財務(wù)檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作是財務(wù)檔案管理工作的重要內(nèi)容，里面有很多東西需要管理人員去學(xué)習(xí)、去探索。通過學(xué)習(xí)和探索可以提高管理人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此。要加強(qiáng)財務(wù)檔案管理。提高財務(wù)檔案管理水平。使財務(wù)檔案管理工作更好地適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革的需要。