探討檔案管理與檔案利用

高偉權(quán)

摘要：檔案管理工作是一項(xiàng)看似簡單卻復(fù)雜的工作，管檔工作過程中任何一個(gè)環(huán)節(jié)的疏漏和差錯(cuò)都會(huì)給今后的工作帶來諸多隱患。檔案工作的內(nèi)容很多，基本內(nèi)容有檔案材料收集，檔案材料鑒別和歸檔，檔案材料的整理，檔案的保管工作和檔案的利用等。因此，管檔人員既要有一定的專業(yè)知識(shí)又應(yīng)有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，面對新的改革形式和高科技的飛速發(fā)展，管檔人員要勇于創(chuàng)新，積極進(jìn)取。

關(guān)鍵詞：檔案；利用；管理

一、檔案的利用

檔案管理工作中，檔案的提供利用工作也是舉足輕重的，科學(xué)地管理高校人事檔案，其目的就是提供利用。提供利用的前提是：一方面，檔案的內(nèi)容要完整、準(zhǔn)確、全面，檢索迅速、準(zhǔn)確。另一方面，管理者積極為利用者提供服務(wù)，一切按照《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定進(jìn)行。正因?yàn)槿绱?，在檔案利用工作中，應(yīng)注意第一查閱檔案，必須有正當(dāng)?shù)牟殚喪掷m(xù)，經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、簽字，方可查閱檔案。第二，凡主管領(lǐng)導(dǎo)只批準(zhǔn)查閱部分檔案內(nèi)容的，決不能翻閱全部檔案內(nèi)容。利用者不能查閱本人或親屬的檔案。第三，借閱檔案也應(yīng)有正當(dāng)?shù)慕栝喪掷m(xù)，經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、簽字，方可借閱，并要妥善保管，嚴(yán)格保密，限期交還，不得轉(zhuǎn)借，不得擅自涂改、勾抹。

二、做好檔案利用工作

1.在我們的日常工作中，檔案利用涉及的范圍廣泛，檔案人員要求利用者對提供檔案利用后的效果進(jìn)行反饋，并做好檔案利用效果的收集、整理、分析和研究、要把檔案利用工作產(chǎn)生的效果，作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工作來抓，全面了解通過檔案利用工作所產(chǎn)生的社會(huì)效益。

2.在科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的今天，人們對檔案利用工作的需求也不斷提高，對檔案人員在業(yè)務(wù)知識(shí)和科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力提出了要求。這就需要檔案人員要努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，定期參加的，檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)知識(shí)面，掌握檔案管理的具體方法，作為一名檔案人員如果沒有嫻熟的業(yè)務(wù)技能和廣博的知識(shí)面，就不可能提高優(yōu)質(zhì)檔案利用，在檔案管理工作中要不斷積累工作經(jīng)驗(yàn)和掌握新方法，不斷完善和提高檔案的管理水平，科學(xué)、有效的偉利用者服務(wù)，這樣才能把檔案利用工作做好。

三、合理開發(fā)運(yùn)用檔管理

3.1人力資源規(guī)劃。人力資源規(guī)劃強(qiáng)調(diào)基于組織戰(zhàn)略確定人力資源需求的數(shù)量、質(zhì)量和結(jié)構(gòu)。當(dāng)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移時(shí)，組織內(nèi)部會(huì)出現(xiàn)職位更替、工作職責(zé)變化或人員需求變化。通過查閱相關(guān)檔案資料，可以準(zhǔn)確地掌握人員信息情況，如各階段的組織規(guī)模、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員變化情況等并進(jìn)行分析，在研究歷史數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，可以充分掌握人員信息情況、學(xué)歷情況、工作經(jīng)歷、工資情況。

3.2招聘篩選。檔案對每位員工的知識(shí)、技能、能力、個(gè)性品質(zhì)乃至籍貫家庭等方面都做了詳細(xì)記錄，有利于招聘時(shí)做到“為事?lián)袢?、任人唯賢、專業(yè)對口、事得其人”。例如在崗位出現(xiàn)空缺，需要在進(jìn)行公開招聘時(shí)，人力資源管理部門在公布崗位需求，應(yīng)聘人員通過資格審查并考試通過后，事業(yè)單位或主管部門根據(jù)考核結(jié)果確定擬聘人員名單，公示結(jié)束后，可以根據(jù)需求查閱相關(guān)人員檔案，對于符合基本條件人員則進(jìn)一步核實(shí)其各類工作資料的真實(shí)性。合理運(yùn)用人事檔案從而節(jié)省了內(nèi)部招聘成本，篩除虛假信息，使招聘篩選工作更高效、準(zhǔn)確。

3.3人員培訓(xùn)與開發(fā)。人事檔案中記錄了員工學(xué)歷教育、職業(yè)資格培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育等信息，這些培訓(xùn)信息可以為員工的進(jìn)一步培訓(xùn)提供信息支持與指導(dǎo)。通過將員工人事檔案中的歷年參加培訓(xùn)情況與職位說明書所規(guī)定的職位要求進(jìn)行對比，可以找出二者之間的差距，進(jìn)而確定是否需要對此員工繼續(xù)進(jìn)行培訓(xùn)，以及在哪些方面進(jìn)行培訓(xùn)；在培訓(xùn)實(shí)施過程中，將員工培訓(xùn)過程的表現(xiàn)加以記錄；培訓(xùn)結(jié)束后，相關(guān)成績及時(shí)在人事資料中予以記錄，從而確保了人事資料的及時(shí)性、完整性，確保了下次使用時(shí)人事檔案信息的準(zhǔn)確性。

3.4薪酬福利。人員薪酬福利自員工入職之日起就與人員個(gè)人檔案信息相聯(lián)系。例如，新員工入職定薪，需要考慮員工學(xué)歷、專業(yè)、職稱、能力、素質(zhì)等各方面因素是否符合崗位需求，這就與員工薪酬密切相關(guān)。又如，人員社會(huì)保險(xiǎn)的參保、調(diào)轉(zhuǎn)、以及保險(xiǎn)待遇的申請等事項(xiàng)更是需要以人事檔案為前提，缺少人事檔案直接無法辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。

3.5績效考核。人事檔案對于績效考核的意義更為重要，考績效核是對員工工作的一種評價(jià)，并且將直接與員工個(gè)人利益掛鉤，人事檔案記錄是否完整將影響績效考核是否公平公正。在考核實(shí)施前要設(shè)計(jì)一套相對完善的考核。

四、檔案管理對策

4.1提高檔案管理信息化水平計(jì)算機(jī)管理檔案能及時(shí)調(diào)取、查閱、處理干部人事檔案中的資料，即方便又快捷。運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，能提高檔案工作的效率和水平。國內(nèi)外使用計(jì)算機(jī)管理檔案已比較普遍，實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢在必行，這就要求人事檔案管理者學(xué)習(xí)科學(xué)技術(shù)知識(shí)，懂得如何使用計(jì)算機(jī)的有關(guān)知識(shí)和檔案管理軟件的操作。進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

4.2加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，理順檔案管理機(jī)制領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視人事檔案管理工作，將其納入到議事日程。健全檔案管理機(jī)制，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，檔案管理者、科室負(fù)責(zé)人為檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成員，單位主管分工主抓，部門領(lǐng)導(dǎo)具體主抓，檔案管理人員具體實(shí)施的三級網(wǎng)絡(luò)管理體系。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。同時(shí)，將檔案管理工作納入主管領(lǐng)導(dǎo)和管理人員崗位責(zé)任制，這樣檔案管理工作抓得更實(shí)、更細(xì)、更緊，從而有效地促進(jìn)檔案管理工作的開展。

4.3檔案管理人員責(zé)任意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)做好檔案管理人員責(zé)任意識(shí)強(qiáng)化工作，相關(guān)宣傳部門要做好檔案管理重要性的宣傳工作，強(qiáng)化相關(guān)教輔人員管理意識(shí)。將檔案管理工作納入相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)落實(shí)的重點(diǎn)工作之中，對于檔案管理人員所分管的工作要做好定期抽檢、定期匯報(bào)、定期整改，將檔案管理工作中的難點(diǎn)、疑點(diǎn)要及時(shí)解決，使檔案管理工作能夠盡快走上“互聯(lián)網(wǎng)+”的快車道。根據(jù)當(dāng)今檔案管理工作的發(fā)展趨勢，相關(guān)主要負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對分管檔案管理人員提出新要求、新任務(wù)、新指標(biāo)。將檔案管理工作做通、做實(shí)、做細(xì)，杜絕重要檔案信息意外泄漏事件發(fā)生。同時(shí)，要做好檔案管理人員的考勤考核、職稱晉升等關(guān)乎檔案管理人員切身利益的工作。要通過多種方式為其更好的施展專業(yè)檔案學(xué)科能力搭建學(xué)術(shù)研究平臺(tái)，使檔案管理人員切切實(shí)實(shí)能夠感知領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人對檔案管理工作的重視，使其能夠更具工作進(jìn)取心，更加認(rèn)真細(xì)致的做好檔案管理工作，使檔案管理工作水平更上一個(gè)新臺(tái)階。

結(jié)束語：

檔案的利用是檔案工作的目的。檔案管理人員要定時(shí)進(jìn)行人事檔案資料的整理，有時(shí)可根據(jù)個(gè)人和單位實(shí)際情況，進(jìn)行檔案整理。平時(shí)檔案管理人員要注意人事檔案資料的搜集、整理，特別是每季度、半年、年終時(shí)更應(yīng)及時(shí)搜集干部人員在工作中形成的材料、資料，進(jìn)行及時(shí)整理、歸檔。對時(shí)間短缺失的資料要及時(shí)進(jìn)行查找補(bǔ)漏、登記，避免造成不必要的人事檔案的遺失和缺漏。

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