電子會計檔案管理的有效途徑初探

萬川莉

摘要：隨著計算機互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，信息技術(shù)在電子會計檔案管理方面，得到廣泛利用。但在信息技術(shù)的使用方面，依舊存在一系列問題，使得電子會計工作無法獲得有效的管理，導致信息存儲資源浪費或失效。本文從電子檔案的管理方面進行分析，探討解決問題的有效途徑，為相關(guān)工作者提供參考。

關(guān)鍵詞：電子會計；檔案管理；存在問題；有效途徑

近年來，隨著計算機網(wǎng)絡的普及，許多企業(yè)開始利用計算機技術(shù)進行工作。對于電子會計檔案管理工作而言，信息技術(shù)的使用，不僅簡化了工作流程，還在一定程度上節(jié)省了成本。但在使用會計檔案進行管理時也會存在一系列問題，影響工作的效率，因此必須使用有效措施對這項工作進行科學的管理。

一、電子會計檔案管理存在的問題

（一）電子會計檔案管理制度不完善

在會計管理工作電子化的前提下，由于缺乏相應的制度，使會計管理工作缺乏安全系數(shù)，導致會計信息不完整，影響對會計工作的有效管理，進而使電子會計管理技術(shù)在使用時缺乏安全性，降低了工作效率。另外，在會計管理領(lǐng)域的會計管理人員，由于缺乏對電子檔案管理工作的重要認知，在進行電子會計檔案管理工作時，經(jīng)常會使用傳統(tǒng)的制度和手工管理方式對電子檔案進行收集、管理、查閱和存儲等，影響了對會計管理工作的有效進行，而這些問題的存在，就需要完善相應的規(guī)章制度。

（二）工作人員管理意識薄弱，能力不足

在電子信息化時代，電子計算機技術(shù)的使用是提高工作效率的捷徑。在進行會計管理時使用電子技術(shù)，需要涉及到軟件系統(tǒng)安全、計算機安全維護等一系列專業(yè)技術(shù)。因此，要求相關(guān)工作人員，不僅要熟悉并且還要掌握這些技術(shù)的使用方式，但我國目前會計領(lǐng)域人才多數(shù)是傳統(tǒng)會計，在新的電子會計領(lǐng)域，相關(guān)知識技能較為薄弱，經(jīng)常會導致在使用技術(shù)時，出現(xiàn)操作不當之處。比如在進行電子會計管理設備維護處理時，由于能力不足，這些難以解決的設備故障與界面問題，就容易導致束手無策或出現(xiàn)操作漏洞、數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)崩潰等，致使在電子會計檔案管理方面陷入發(fā)展瓶頸[1]。

（三）電子會計資料不全

由于我國電子會計管理工作開展時間相對較短，相應的工作管理人員缺乏經(jīng)驗與指導，在此方面的工作內(nèi)容和具體的工作安排，存在諸多不完善與不合理之處，電子會計檔案的存儲方式問題就是其中之一。工作人員在對檔案進行管理時，具有一定的隨意性，存儲數(shù)據(jù)時多數(shù)是使用紙質(zhì)打印的方式進行存檔，對存儲的數(shù)據(jù)也會使用光盤等進行備份，但卻未必能及時進行歸檔和存儲，容易影響會計檔案的完整性。

二、解決管理問題措施

（一）完善電子會計檔案管理制度

建立完善的電子會計檔案管理制度，對加強會計檔案管理工作有極大影響，可以有效的保證電子會計管系統(tǒng)及時存儲數(shù)據(jù)，加快更新資料速度，進而增加管理工作的有效性。對會計管理工作進行電子化管理后，隨著存儲方式的變革，相應的檔案管理方式也會不同，在企業(yè)基礎的規(guī)章制度基礎上，需要根據(jù)實際情況，建立適合企業(yè)發(fā)展的相應電子會計管理制度，用來管理會計工作的各項流程與環(huán)節(jié)。另外，企業(yè)制定電子會計檔案管理制度后，還需要對相關(guān)會計人員進行監(jiān)督和管理，以確保各項管理工作的有效進行，提升工作效率，促進電子會計檔案管理工作的建設。

（二）提高工作人員對會計管理工作的重視，提升專業(yè)素質(zhì)

提高工作人員對會計檔案管理工作的重視程度，是會計工作順利實行的必要保證。在電子會計檔案管理工作人員提高對電子會計的重視程度后，會計管理工作的效率會極大提升，進而促進會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。電子會計檔案管理工作人員的素質(zhì)提升后，需對會計管理工作進行明確分工，設置專門電子會計檔案管理工作的資料收集整理專員，根據(jù)電子會計的相關(guān)管理要求，可以有效提高電子會計檔案的真實性，完整性和連貫性。

（三）優(yōu)化電子會計檔案的管理方式

電子會計管理工作的方式是進行會計有效管理的基礎，因此必須重視先進技術(shù)和先進設備的使用。首先，需要提高電子會計檔案管理工作人員的安全防范意識，針對會計管理中信息的存儲問題，必須是存儲介質(zhì)滿足防火、防磁、防潮、防腐、防蟲、防磨損等，確保存儲介質(zhì)的物理性質(zhì)，使其不會影響電子會計信息的存儲。其次，就是必須保證信息的安全性。對于多數(shù)企業(yè)來說，信息是其生存和發(fā)展的根本，所以在進行信息存儲時，必須保證信息的安全性，增加對監(jiān)控設備和防盜設備的使用，設置相關(guān)安全維護人員，注意先進維護設備的使用。最后，需要對存儲較長時間的檔案進行備份防止因丟失和損毀，影響信息的的存儲效率。另外，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子會計檔案管理相關(guān)技術(shù)、軟件也會隨之發(fā)展，為了使會計管理適應現(xiàn)今社會的需要，必須對電子會計的管理工作進行及時更新，適當更新相關(guān)電子會計管理工作所需的電子信息技術(shù)及軟件設備，減少電子檔案管理的不合理性和設備故障發(fā)生的頻率[2]。

三、結(jié)束語

總之，使用計算機網(wǎng)絡對電子會計檔案進行有效管理，必須在原有基礎上進行優(yōu)化，有效的解決存在問題。同時需加大在電子會計檔案管理方面，對先進計算機技術(shù)的使用，為推進會計管理工作全面進入信息化時代提供基礎，進而加強電子會計檔案管理工作的效率。

參考文獻：

[1]夏天.電子會計檔案管理的有效途徑探討[J].商品與質(zhì)量，2017（30）：63，66.

[2]庫麗卡爾·巴扎爾別克.電子會計檔案管理的有效途徑探討[J].辦公室業(yè)務，2016（5）：143.