淺析聲像檔案管理存在的問題及其措施

米楠

摘 要：隨著科技的進(jìn)步發(fā)展，使得機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位辦公逐步實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，同時(shí)形成了大量的聲像檔案，這些聲像檔案是各單位檔案全宗的重要組成部分，并且加強(qiáng)對聲像檔案的收集與管理，對單位、對社會(huì)都具有重要意義，但是由于各種因素的影響，導(dǎo)致聲像檔案管理存在諸多問題，基于此，本文闡述了聲像檔案的主要特征，對聲像檔案管理存在的主要問題及其措施進(jìn)行了探討分析。

關(guān)鍵詞：聲像檔案；特征；管理；問題；措施

聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。為了充分發(fā)揮其作用，必須加強(qiáng)對聲像檔案管理存在的主要問題及其措施進(jìn)行分析。

一、聲像檔案的主要特征

聲像檔案主要具有以下特征：（1）作為其它檔案資源的有效補(bǔ)充。盡管聲像檔案具備了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所無法比擬的優(yōu)勢，但這并非意味著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案即將消亡，恰恰相反，此種檔案載體同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體完全可以相輔相成、互為佐證。如以會(huì)議檔案為例，會(huì)議所形成的決議、會(huì)議記錄等，均為紙質(zhì)檔案形式，而參會(huì)人員的照片、發(fā)言情況以及會(huì)議進(jìn)程等，均可以通過聲像檔案的形式加以保存，當(dāng)研究人員需要對該次會(huì)議的情況進(jìn)行研究時(shí)，紙質(zhì)檔案與聲像檔案能夠從不同方向使研究者了解到會(huì)議的整個(gè)過程和全貌，從而使研究者對該次會(huì)議的研究結(jié)果更為真實(shí)、可信、直觀。（2）直觀形象性特征。從聲像檔案的內(nèi)涵層面來看，此種檔案信息資源以音頻、視頻等形式存在，故而通過音頻、視頻的形式，能夠?qū)崿F(xiàn)對其所承載的事件的客觀、詳實(shí)記錄，使檔案信息更具有直觀性與形象性。而且相對于紙質(zhì)檔案來說，聲像檔案可信度相對更高一些。因此，對比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，聲像檔案資源所具備的優(yōu)勢是紙質(zhì)檔案所難以與之比擬的。

二、聲像檔案管理存在的主要問題分析

聲像檔案管理存在的問題主要表現(xiàn)為：（1）意識問題。隨著社會(huì)的變化發(fā)展及工作需要，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善，絕大數(shù)單位都配備有聲像設(shè)備，從總體講，聲像設(shè)備配備比較齊全。但是也不同程度地存在著聲像設(shè)備管理混亂問題，多數(shù)單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度和使用要求，致使有的設(shè)備閑置，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個(gè)人手中，使用人員不明確或頻繁變動(dòng)，設(shè)備不能有效地利用，最終造成一些重要活動(dòng)沒有及時(shí)攝錄，檔案沒有完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。特別是隨著人員變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了聲像檔案的長久保護(hù)和開發(fā)利用。（2）管理制度問題。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)只有少數(shù)單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。聲像檔案的管理還存在著科室一年一次移交檔案室、科室分散保管或個(gè)人保存等多種管理方式，對單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施。（3）歸檔問題。聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有很多單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。（4）聲像檔案流失問題。眾所周知，每次組織重大活動(dòng)，召開重要會(huì)議，都會(huì)安排人員攝錄像，形成了許多有價(jià)值的聲像檔案。其中一些在報(bào)刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。其主要原因是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動(dòng)，檔案管理缺乏統(tǒng)一協(xié)調(diào)。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時(shí)抽調(diào)的，工作中各負(fù)其責(zé)，形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，聲像（包括文書、實(shí)物等）檔案的流失在所難免。（5）保存問題。聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。但是，大多數(shù)單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用。

三、加強(qiáng)聲像檔案管理的措施

1、不斷提高聲像檔案管理意識。搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會(huì)的事，而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗(yàn)看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會(huì)的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機(jī)遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動(dòng)的利用實(shí)例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

2、健全完善聲像檔案管理制度。要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。各立檔單位要建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、整理、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向檔案館移交，確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處。必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

3、嚴(yán)格聲像檔案歸檔管理。一是通過正常移交接收?？剖乙平粰n案室，檔案室移交檔案館。二是重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室重點(diǎn)收集。對本地重點(diǎn)單位和產(chǎn)生聲像檔案比較集中的部門，要有重點(diǎn)地強(qiáng)化收集，經(jīng)常溝通及時(shí)掌握情況。三是從攝錄人員中直接征集。對保存在攝錄人員手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。四是廣泛的社會(huì)征集。對散存在民間的聲像檔案，運(yùn)用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實(shí)地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻(xiàn)、建立名人全宗、個(gè)人代存等方式廣泛征集。

4、加強(qiáng)檔案部門積極參與拍攝。針對地區(qū)重大活動(dòng)中聲像檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)狀，采取檔案管理部門直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案部門派專人攝影錄像并負(fù)責(zé)其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保全區(qū)重大活動(dòng)產(chǎn)生的檔案，特別是聲像檔案得以及時(shí)、齊全、完整地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面利用。

5、強(qiáng)化聲像檔案保存。根據(jù)聲像檔案安全保管的要求，恒溫、恒濕、防磁、防光、防火等是必備的條件，各機(jī)關(guān)單位必須配備相關(guān)的設(shè)施設(shè)備。聲像檔案應(yīng)獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放，嚴(yán)格控制庫房溫濕度，遠(yuǎn)離光源、磁場等，對錄音帶、錄像帶、光盤等要采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，并實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲，定期復(fù)制，盡量延長聲像檔案的壽命。

結(jié)束語

綜上所述，聲像檔案是檔案的重要組成部分，在現(xiàn)實(shí)查考利用方面具有非常重要的作用，為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動(dòng)、形象的特殊載體檔案，需要采取有效措施，因此對聲像檔案管理存在的主要問題及其措施進(jìn)行分析具有重要意義。

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