新形勢下教育系統(tǒng)人事檔案信息化管理策略初探

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的迅速變革，加強(qiáng)教育系統(tǒng)檔案工作的改革和創(chuàng)新，實現(xiàn)跨越式發(fā)展，是教育系統(tǒng)人事檔案管理工作發(fā)展完善的必經(jīng)之路。本文詳細(xì)地分析了新形勢下教育系統(tǒng)人事檔案管理現(xiàn)狀，探討了教育系統(tǒng)人事檔案信息化管理策略，以充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，更好地為選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，不斷開創(chuàng)教育系統(tǒng)檔案事業(yè)的新局面。

關(guān)鍵詞：教育；人事；檔案；信息化；策略；現(xiàn)狀；共享

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)大量運用到各個行業(yè)各個系統(tǒng)，教育系統(tǒng)人事檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是選擇優(yōu)秀教師人才，人事檔案信息化建設(shè)使用的是云計算、大數(shù)據(jù)，如先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，“教師人才數(shù)據(jù)庫”建設(shè)，為政府和學(xué)校提供最新的個人信息，提供選拔可靠、全面的人才。在新形勢下，加強(qiáng)人事檔案管理，適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展，構(gòu)建一支適應(yīng)信息管理環(huán)境的復(fù)合型人才隊伍是當(dāng)前的主要任務(wù)。

一、 新形勢下教育系統(tǒng)人事檔案管理現(xiàn)狀

（一） 對檔案管理工作重要性認(rèn)識不足的情況普遍存在

檔案工作是一種例行的、常規(guī)的基本工作，沒有明顯的成效，影響緩慢，不如緊抓教學(xué)和科學(xué)研究的效果快速、明顯，這種認(rèn)識顯然沒有認(rèn)識到檔案工作在教育發(fā)展中的重要性，不能透過現(xiàn)象看到本質(zhì)，對思想認(rèn)識的理解不深刻。

（二） 檔案設(shè)備投資經(jīng)費有限

相關(guān)部門由于資金緊張，更新、增加檔案管理設(shè)施不太認(rèn)真，甚至沒有安裝檔案管理軟件，資金不足導(dǎo)致檔案管理硬件落后，如電腦硬件設(shè)施老化等，這些落后的設(shè)備，不能為檔案管理提供技術(shù)保障。

（三） 檔案管理工作人員專業(yè)知識亟待提高

一些檔案管理人員的穩(wěn)定性差，隨意更換工作；或者不參加職業(yè)培訓(xùn)，缺乏相關(guān)專業(yè)知識，降低了檔案管理人員的整體專業(yè)素質(zhì)。有的教育系統(tǒng)，沒有設(shè)置具體的檔案管理工作人員，而是由其他人員兼職，這樣的檔案管理人員缺乏必要的專業(yè)知識，缺乏專業(yè)素質(zhì)，缺乏職業(yè)道德，如果這樣管理人員在工作中有所疏漏，其后果也是不可想象的。

（四） 歸檔材料不完整，檔案管理不夠規(guī)范

近年來隨著人事制度改革和教育的快速發(fā)展，人才大量引進(jìn)，人才流動的頻率也會增加，一些單位由于頻繁的人事變動，相關(guān)人員未能及時整理多年積累的人事檔案數(shù)據(jù)，甚至幾年沒有存檔文件導(dǎo)致人事檔案材料殘缺漏損。此外，檔案工作人員的不斷變化，交接工作并不完美，也是造成遺漏的主要原因。人員檔案材料短缺嚴(yán)重，相關(guān)制度不完善，檔案管理不嚴(yán)格，往往導(dǎo)致檔案資料不完整的收集。

（五） 檔案管理團(tuán)體工作有待提高，信息資源難整合

一方面，近年來隨著教育改革的加快，人事管理制度不斷深化，人才引進(jìn)不斷增加，人才流動和檔案管理工作也急劇增加。另一方面，當(dāng)前教育信息化建設(shè)已經(jīng)開始成型，但從信息資源的集成的角度來看，每個部門也因為各種各樣的原因，以及自身任務(wù)的專業(yè)性而普遍存在各自為政的情況，缺乏信息資源系統(tǒng)的整合，增加了部門之間的人事資源整合的難度，增加部門之間信息交換的難度。相關(guān)部門實現(xiàn)內(nèi)部所涉及業(yè)務(wù)的高效化、信息化與信息開發(fā)的高成本、高浪費現(xiàn)象并存。

二、 推進(jìn)新形勢下教育系統(tǒng)人事檔案管理的策略

（一） 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，積極有效推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

各地教育主管部門和各個學(xué)校要增強(qiáng)責(zé)任與使命意識，主動作為，高度重視，爭取分管領(lǐng)導(dǎo)的更多關(guān)心和支持，落實全省檔案信息化建設(shè)推進(jìn)會精神和要求，將信息化建設(shè)作為單位“一把手”工程，在人財物上給予切實保障。

（二） 加強(qiáng)檔案信息共享平臺建設(shè)，提升電子檔案管理水平

要進(jìn)一步爭取各級政府及業(yè)務(wù)主管部門的支持，在硬件和軟件上有高標(biāo)準(zhǔn)的投入，加快人事檔案信息共享平臺建設(shè)，不斷提升電子檔案管理水平，做好人事檔案安全工作。建成一批具有全國先進(jìn)水平的數(shù)字檔案室。加強(qiáng)檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)，建設(shè)人事檔案數(shù)據(jù)庫，落實數(shù)據(jù)開放與維護(hù)的責(zé)任，拓寬通過政府電子政務(wù)外網(wǎng)和學(xué)校網(wǎng)站開展人事檔案建設(shè)的渠道。日常工作中組織人事部門所需的基本信息項應(yīng)該是相同的，為了減少重復(fù)勞動，可由人事檔案管理人員將準(zhǔn)確的人員基本情況信息錄入通用數(shù)據(jù)庫，而日常數(shù)據(jù)更新如工資、職稱、職務(wù)信息的變動由各相關(guān)部門及時進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，人事檔案管理人員則根據(jù)變動信息及時索要檔案材料，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，這樣可以保持檔案部門與其他部門信息互通，確保了人事檔案的時效性。

（三） 加強(qiáng)檔案人才隊伍建設(shè)，提升信息化管理能力

一是要高度重視政治思想教育和職業(yè)紀(jì)律教育。人事檔案管理人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，自覺遵守職業(yè)道德。二是要健全人事檔案干部培養(yǎng)機(jī)制和人才評價機(jī)制。積極引進(jìn)既懂檔案管理又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，健全完善科學(xué)的人才評價、培養(yǎng)機(jī)制。三是要做好任職培訓(xùn)和繼續(xù)教育工作，鼓勵院校和檔案部門深入合作，探索培訓(xùn)合作機(jī)制。加大人事檔案特別是信息化與檔案管理復(fù)合型人才培訓(xùn)財政投入。定期開展全市范圍的人事檔案管理培訓(xùn)交流，推動人事檔案教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)及資源的共享。

當(dāng)今教育改革進(jìn)程不斷加快，加強(qiáng)和完善教育系統(tǒng)檔案管理工作非常重要，必須充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段對教育系統(tǒng)檔案信息資源加以數(shù)字化處理，在開發(fā)利用以及管理檔案信息過程中加強(qiáng)保密意識，避免人事信息的泄露。加強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，更好地為選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，不斷開創(chuàng)教育系統(tǒng)檔案事業(yè)的新局面。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮鈺芳.淺談新形勢下教育系統(tǒng)人事檔案信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，6.

[2]姚釤.淺談教育系統(tǒng)檔案管理問題與對策[J].卷宗，2016，6.

作者簡介：

徐淑莉，重慶市，重慶市秀山縣教育委員會。