論不同時(shí)代檔案管理者角色定位的轉(zhuǎn)換

王海嘯

摘要：高職院校檔案工作者是高校檔案的直接管理者和看護(hù)人，在檔案信息化的新形勢(shì)下，高校檔案工作者將面臨一個(gè)全新的工作環(huán)境，需要更新定位自己在檔案領(lǐng)域的角色，之前，檔案管理員這個(gè)角色已不能適應(yīng)和滿足檔案信息化時(shí)代下的新要求，那么，作為一名高校檔案管理者該如何定位自己的角色呢？

關(guān)鍵詞：角色；定位；信息化；高校檔案工作者

檔案是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中產(chǎn)生，保存?zhèn)洳榈脑嫉臍v史記錄。一直以來，檔案管理人員一直被忽略甚至遭到誤解，在許多的人眼中，檔案管理員只是從事簡單的文件庫房的保存者、看護(hù)者，工作環(huán)境清靜悠閑，工作一成不變，什么人都能從事這項(xiàng)工作。事實(shí)證明，這種觀念是極其錯(cuò)誤的，實(shí)際情況是檔案工作是一項(xiàng)政治性，知識(shí)性，文化性，技術(shù)性，專業(yè)性，非穩(wěn)序性強(qiáng)的一項(xiàng)管理工作，只有科學(xué)，有效的對(duì)檔案進(jìn)行管理，是任何一個(gè)單位建設(shè)和發(fā)展不可或缺的保障基礎(chǔ)。因此，對(duì)高校檔案人員的角色定位的一系列問題的研究和探討成為了檔案管理工作的重要組成部分。

一、檔案工作者的角色定位的意義

檔案工作者角色定義是什么？在人們的實(shí)踐意識(shí)中，以為檔案工作者的存在是為了“向社會(huì)提供大量自身職責(zé)范圍的可靠記錄，為公眾保存文化遺產(chǎn)”，近些年來，社會(huì)對(duì)這個(gè)定義有了新的理解，檔案工作者的角色就是“保管者”，保管“一切社會(huì)活動(dòng)中的文件材料”，檔案人員的使命就是“整個(gè)社會(huì)利用者的代表，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、保管，利用”。重新全面認(rèn)識(shí)檔案工作，從而對(duì)檔案工作者角色也進(jìn)行全新的定位與轉(zhuǎn)換，這是我們?nèi)鐣?huì)和高校需要普遍關(guān)注和重視的問題。

二、在傳統(tǒng)的管理模式下，檔案工作的角色定位

（一）首先檔案管理人員是從業(yè)者

同社會(huì)人一樣，高校檔案管理者首先是從業(yè)者，他（她）擔(dān)負(fù)著檔案管理工作，這一職業(yè)本身賦予的必須遵守的職業(yè)道德和職業(yè)責(zé)任。這份職業(yè)道德和責(zé)任就是完整、有效的維護(hù)，保護(hù)歷史真實(shí)的憑據(jù)。從法律和行政管理的角度對(duì)檔案材料進(jìn)行鑒定，篩選，分類，保管，盡可能完整保護(hù)原始證據(jù)，為利用者提供詳細(xì)準(zhǔn)確的憑據(jù)。因此，檔案工作者從保管者轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息資源的產(chǎn)生者和提供者。

（二）檔案管理人員是守護(hù)者

《中華人民共和國檔案法》修訂之后，對(duì)檔案的歸檔范圍和保管期限提出了新的要求，檔案管理部門不但要確保對(duì)檔案的保護(hù)，同時(shí)也要對(duì)非國家的所有檔案進(jìn)行有效的分總和提供利用，檔案管理者要繼續(xù)擔(dān)任檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)記錄證據(jù)的保護(hù)者，也要關(guān)注不予被重視而忽視的相關(guān)檔案材料，或?yàn)樯鐣?huì)記憶和歷史特征的守護(hù)者。

（三）檔案管理者是傳播者

在信息社會(huì)，知識(shí)經(jīng)濟(jì)和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的新要求下，檔案管理人員的角色發(fā)生著巨大的轉(zhuǎn)變。在以往傳統(tǒng)的檔案利用過程中，檔案管理員為利用者提供所需的檔案，是被動(dòng)的工作，扮演的是一個(gè)傳遞者的角色，而在新的科技時(shí)代的要求下，檔案管理工作者應(yīng)該成為檔案信息資源的傳播者，對(duì)檔案信息的深層次的開發(fā)和利用，主動(dòng)地為利用者提供檔案信息查詢。由一名默默無聞的幕后工作者轉(zhuǎn)為信息資源臺(tái)前的推廣者。

三、在信息化新形勢(shì)下，檔案工作的角色定位

新的環(huán)境和變化要求檔案工作者應(yīng)以更開放和積極的姿態(tài)審視自身角色的轉(zhuǎn)變，扮演好以下角色，以適應(yīng)在信息化環(huán)境下的職業(yè)角色定位。

（一）信息的管理者

檔案工作者以其職業(yè)優(yōu)勢(shì)成為社會(huì)中重要的信息管理者，他們掌握著單位的檔案信息資源，但如何有效地進(jìn)行檔案管理并充分發(fā)揮其價(jià)值，成為發(fā)揮檔案部門職能的關(guān)鍵。因此，信息資源的管理者在工作中要著重從以下三方面著手，一是重視檔案部門是處于檔案和利用者之間的中間人的地位。二是強(qiáng)調(diào)檔案部門的工作職能，即建立利用者和檔案的聯(lián)系。三是轉(zhuǎn)變檔案部門職能重心，由相對(duì)單一實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)向綜合的信息管理。從根本上說，就是檔案工作者要從意識(shí)上明確開放、利用的宗旨，合理優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu)，使檔案資源成為高效的信息庫，使檔案工作者成為積極的信息資源管理者和塑造者。

（二）文件的審核者

在信息化環(huán)境下，檔案部門傳統(tǒng)的按部就班的工作環(huán)節(jié)被前端控制的方式所取代。檔案工作者要從文件形成的源頭核查文件形成的全過程，以此來確保檔案的真實(shí)性和完整性，即稱作文件的審核者。要成為一名合格的文件審核者，檔案工作者要把自身定位于信息管理的前沿，這樣才能確保前端控制檔案的形成質(zhì)量。檔案工作者除了具備基本的專業(yè)知識(shí)和技能外，還要熟練地掌握檔案軟件、檔案系統(tǒng)各環(huán)節(jié)的操作技術(shù)，確保及時(shí)介入檔案的形成、保管和維護(hù)。

（三）檔案服務(wù)手段和方式的創(chuàng)新者

檔案服務(wù)手段和方式創(chuàng)新強(qiáng)調(diào)四個(gè)轉(zhuǎn)變：從機(jī)械化服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑?wù)，從標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)閭€(gè)性化服務(wù)，從階段性服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槿^程服務(wù)，從滯后服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槌胺?wù)。要實(shí)現(xiàn)以上轉(zhuǎn)變，一是改變傳統(tǒng)的檔案信息利用只能著眼于紙張文字材料的單一表現(xiàn)方式，將更加豐富的編研形式呈現(xiàn)給用戶，實(shí)現(xiàn)同一事物的多種表現(xiàn)形式。二是通過高校檔案網(wǎng)絡(luò)化，讓“死檔案”變成“活資源”，在為用戶提供豐富檔案信息的同時(shí)，讓用戶通過網(wǎng)絡(luò)能夠快速、有效地獲得所需信息。三是集成檔案信息資源，在信息技術(shù)集成平臺(tái)上，豐富和優(yōu)化檔案信息資源，使檔案資源間建立有機(jī)的聯(lián)系。四是改變利用者獲取資料的方式和途徑，檔案信息得到最大限度的發(fā)揮和利用，為用戶提供個(gè)性化的服務(wù)。

總而言之，高校檔案工作者必須明確定位自身的社會(huì)職責(zé)和職業(yè)價(jià)值，找準(zhǔn)方向，不斷適應(yīng)時(shí)代需求的變化，以積極的，上進(jìn)的職業(yè)行為為高校檔案事業(yè)的發(fā)展屢行職責(zé)，實(shí)現(xiàn)自身職業(yè)發(fā)展的良性循環(huán)。