淺析部門檔案管理質(zhì)量保證及體系建設(shè)

張慶

【摘要】部門檔案管理不僅是部門進(jìn)行工作建設(shè)的重要內(nèi)容之一，還是部門事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要組成部分，在整個(gè)部門教育工作及部門教育管理中占據(jù)著至關(guān)重要的地位，是衡量該部門教育質(zhì)量水平和教育管理水平的重要標(biāo)志之一。對(duì)于大多數(shù)部門來(lái)說(shuō)，它們獲取所需信息基本上都是通過(guò)搜集該網(wǎng)站的檔案，因?yàn)椴块T的檔案詳細(xì)地記錄著該部門的各個(gè)方面的具體情況，給領(lǐng)導(dǎo)的工作、理由決策帶來(lái)了很大的方便和幫助。因此，做好部門檔案管理工作對(duì)于部門的工作教對(duì)于部門檔案管理質(zhì)量保證體系的建設(shè)育管理有著非常重要的作用。現(xiàn)在擺在我們面前的理由就是如何建立一個(gè)完善的部門檔案管理質(zhì)量保證體系。本文就是圍繞此理由，從部門檔案管理及知識(shí)管理、現(xiàn)階段部門檔案管理工作存在的不足與優(yōu)勢(shì)、部門檔案管理質(zhì)量保證體系的構(gòu)建這三個(gè)方面進(jìn)行詳細(xì)的論述。

【關(guān)鍵詞】部門檔案管理 質(zhì)量保證 體系建設(shè)

隨著信息化、科技化的快速發(fā)展，檔案工作也進(jìn)入了現(xiàn)代化、自動(dòng)化的一個(gè)重要階段，特別是隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，部門的檔案工作也進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)化、信息化的新階段。這個(gè)新階段給部門的檔案管理工作帶來(lái)了很大的幫助，同時(shí)也助于減輕部門在整理檔案管理中遇到的一些理由。在部門檔案管理體系中，最重要也是最核心的一部分就是部門檔案管理質(zhì)量保證體系的建設(shè)，因?yàn)樵摍n案管理體系不僅記錄著部門的各方面的基本信息、社會(huì)服務(wù)的效益和開展。部門檔案管理不僅保障了部門各項(xiàng)工作有條不紊的進(jìn)行，還推動(dòng)了各項(xiàng)事業(yè)的有序發(fā)展。

一、部門檔案管理及知識(shí)管理

知識(shí)管理是由美國(guó)信息管理學(xué)家馬錢德在20世紀(jì)80年代提出的一個(gè)重要概念，并且該概念在信息管理中扮演著一個(gè)十分重要的角色，特別是在部門檔案管理中發(fā)揮著重要的作用，給部門檔案管理工作提供了一個(gè)堅(jiān)實(shí)可靠的理論基礎(chǔ)和理論準(zhǔn)備。部門檔案管理是在檔案學(xué)的理論基礎(chǔ)上，通過(guò)總結(jié)部門檔案工作的基本實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)過(guò)一系列的分化、綜合而形成的一門特殊學(xué)問(wèn)。檔案管理工作者通過(guò)自己所學(xué)的專業(yè)知識(shí)以及檔案的管理知識(shí)對(duì)檔案管理進(jìn)行分析、分類處理，從而為檔案使用者提供正確有效的各項(xiàng)信息。檔案是通過(guò)書面以及電子文件，并結(jié)合事物實(shí)體等等，對(duì)個(gè)人生活工作、社會(huì)各個(gè)方面的活動(dòng)及一些事物活動(dòng)的具體數(shù)據(jù)、詳細(xì)資料和知識(shí)進(jìn)行記錄、儲(chǔ)存。

二、部門檔案管理工作目前狀況

眾所周知，部門檔案管理是以部門各種各樣的實(shí)踐活動(dòng)開展的，并在此基礎(chǔ)上對(duì)這些實(shí)踐活動(dòng)進(jìn)行記錄和整理，從而更進(jìn)一步的為各項(xiàng)工作實(shí)施提供更加詳細(xì)具體的數(shù)字和參考依據(jù)，這對(duì)于各部門對(duì)檔案管理工作的有效進(jìn)行起著關(guān)鍵的作用。

（一）部門檔案管理工作所面對(duì)的理由。最近，通過(guò)對(duì)各部門調(diào)查的結(jié)果進(jìn)行全方面的研究分析，發(fā)現(xiàn)目前我國(guó)大多數(shù)部門在檔案管理這一方面存在著諸多不良狀況，總的來(lái)說(shuō)就是各個(gè)部門的檔案管理水平并沒(méi)有真正達(dá)到部門各項(xiàng)事業(yè)的要求、跟上部門各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，在這方面依然存在著很多理由，如：各所部門檔案管理工作不夠準(zhǔn)確規(guī)范，具體付廷見在部門檔案收集不準(zhǔn)確規(guī)范、檔案整理不準(zhǔn)確規(guī)范、檔案保管不夠規(guī)范；部門檔案管理意識(shí)的薄弱；檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)薄弱以及對(duì)歸檔和建檔的重視意識(shí)不夠高。

（二）部門檔案管理工作所存在的優(yōu)勢(shì)。在檔案管理及知識(shí)管理的基礎(chǔ)上，部門檔案管理從傳統(tǒng)的檔案管理出發(fā)，向著創(chuàng)新模式前進(jìn)，旨在建立一個(gè)更全方面化、更全方位化的新型部門檔案知識(shí)管理。該管理模式集中了知識(shí)管理的各種創(chuàng)新理念和各種技術(shù)策略，在很大程度上有效地推動(dòng)了各個(gè)部門檔案管理工作的有效進(jìn)行。目前，部門檔案知識(shí)管理工作有著很大的優(yōu)勢(shì)，具體表現(xiàn)在：現(xiàn)階段的檔案知識(shí)管理與當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展主題相符合；部門檔案知識(shí)管理模式有著更加可靠的理論基礎(chǔ)；部門有著優(yōu)良、堅(jiān)實(shí)的知識(shí)管理系統(tǒng)。

三、部門檔案管理質(zhì)量保證體系的構(gòu)建

建立一個(gè)高效、完整的部門檔案管理質(zhì)量保證體系，在一方面能夠有效地推動(dòng)部門各項(xiàng)教育事業(yè)的發(fā)展，在另一方面能夠保證部門檔案更好地建立。

（一）部門檔案管理信息化。近幾年，隨著數(shù)字信息化技術(shù)的高速發(fā)展，各種信息化管理在人們的日常生活和工作中起著很大的一個(gè)作用，這使得部門檔案管理也逐漸運(yùn)用信息化技術(shù)去解決各種理由，部門檔案管理信息化的建立可以通過(guò)以下幾個(gè)方面進(jìn)行。其中最具有客觀前景的是可以建立一個(gè)專門的管理部門檔案的網(wǎng)站，利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)管理各種檔案，比傳統(tǒng)的用紙質(zhì)記錄檔案更加全面，更加安全可靠，并且更有助于檔案的充分利用和共享，在部門內(nèi)建立管理檔案的網(wǎng)站不僅有助于部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的管理，還有助于有效利用檔案。其次，在各個(gè)方面更進(jìn)一步地去完善以檔案資源為基礎(chǔ)的檔案管理的應(yīng)用信息，利用多元化技術(shù)，開展網(wǎng)上服務(wù)，便于讓更多同學(xué)及老師人員進(jìn)行有關(guān)檔案查詢。

（二）檔案管理質(zhì)量保證體系的建立與發(fā)展。部門檔案管理是集中服務(wù)工作與管理工作于一體的管理體系，不僅體現(xiàn)在檔案管理工作服務(wù)于部門的各項(xiàng)管理工作中，還體現(xiàn)在部門的各項(xiàng)教育工作中。建立合理有效的部門檔案管理質(zhì)量保證體系，要在以建立可持續(xù)發(fā)展的質(zhì)量保障體系基礎(chǔ)上，更加完善各項(xiàng)服務(wù)體系。部門檔案管理根據(jù)其本身所具有的特性和發(fā)展規(guī)律，運(yùn)用宏觀管理和宏觀調(diào)控，加強(qiáng)對(duì)各個(gè)部門各個(gè)組織的管理，加強(qiáng)部門檔案管理工作有條不序的進(jìn)行，將這兩者有機(jī)的結(jié)合在一起，能夠更好的推動(dòng)部門檔案管理的穩(wěn)定、快速、可持續(xù)發(fā)展。

部門檔案管理工作在目前仍然是一個(gè)十分艱巨、充滿挑戰(zhàn)與風(fēng)性的管理工作，為了能夠更好的把檔案管理工作做到效益最大化、管理公開共享化、資源共用化、可持續(xù)發(fā)展化，這就需要建立一套完整的、可實(shí)施的部門檔案管理質(zhì)量保證體系。該體系是在部門檔案管理的基礎(chǔ)上，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，切實(shí)實(shí)施各項(xiàng)工作的穩(wěn)定進(jìn)行。