高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)研究

彭雪琴

摘要：檔案在各地區(qū)高等學(xué)校的教學(xué)工作及其科研方面都體現(xiàn)出了非常重要的現(xiàn)實(shí)作用。但是目前的檔案管理方法已明顯滿(mǎn)足了不了廣大民眾對(duì)于相關(guān)信息的需求。所以各地區(qū)高等學(xué)校就需要以與時(shí)俱進(jìn)的思想，將檔案管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。本文就對(duì)高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)行了深入的研究，從而為高校的檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：高校檔案；信息；現(xiàn)代化；規(guī)范

引言

高校教師和各科人員在開(kāi)展教學(xué)、科研、人事、行政等工作中，需要對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行相應(yīng)的書(shū)面記錄，這些書(shū)面記錄與以往的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、科研成果等內(nèi)容組合一下，就形成了真正意義上的檔案。這樣的檔案不僅會(huì)體現(xiàn)出高校以往的工作項(xiàng)目，而且也會(huì)體現(xiàn)也高校的教學(xué)質(zhì)量及其管理水平，屬于高校發(fā)展進(jìn)程中的重要資源。所以需要從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度出發(fā)，對(duì)高校檔案管理工作積極進(jìn)行創(chuàng)新，是非常重要的。

一、檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化

在健康狀態(tài)下開(kāi)展的檔案管理工作，既能夠以網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)為人們工作、學(xué)習(xí)帶來(lái)便利，又可以借助網(wǎng)絡(luò)搜集、融合指定信息，高校的檔案管理工作能夠?yàn)閹熒咳藰?gòu)建一個(gè)帳戶(hù)，讓其從屬檔案網(wǎng)絡(luò)為會(huì)員。這些會(huì)員借助網(wǎng)絡(luò)分發(fā)的密碼，能夠?qū)Ρ旧韼?hù)信息做出管理，其中內(nèi)容通常都包括學(xué)生自身簡(jiǎn)介，學(xué)習(xí)歷史活動(dòng)等，廣大教員簡(jiǎn)介，工作歷史活動(dòng)等，都可以在有效管理中完整體現(xiàn)。這些內(nèi)容在通過(guò)相關(guān)人員核對(duì)的基礎(chǔ)上，才可歸屬到相應(yīng)的信息庫(kù)，歸檔信息資源。這樣的網(wǎng)絡(luò)化管理形式，增強(qiáng)了檔案管理實(shí)效和質(zhì)量。

然而凡事都會(huì)有兩面性，網(wǎng)絡(luò)化模式下檔案資源往往也會(huì)體現(xiàn)出諸多問(wèn)題，亟待得到相應(yīng)的改善。其中較為明顯的就是檔案資源的安全性。也就是說(shuō)，一方面避免檔案資源的刪除和變更。檔案管理者的不標(biāo)準(zhǔn)使用，相關(guān)組件故障、網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊等。都會(huì)為檔案資源造成較大損壞。另一方面就是個(gè)人信息維護(hù)。在檔案資源中，有一部分可以公開(kāi)化，其余而需要有效封存、封存信息也需要?jiǎng)澐殖鱿鄳?yīng)的重視等級(jí)。對(duì)于這些信息的管理，必須要運(yùn)用相應(yīng)的方式。通常來(lái)講，要想有效避免信息損壞和變更，就需要對(duì)其進(jìn)行備份，保障信息被損壞時(shí)，可以借助備份的補(bǔ)充得到還原。而科學(xué)的封存工作必須要具備切合性的管理標(biāo)準(zhǔn)制度。

二、檔案人員素質(zhì)的全面化

員工是檔案管理的操作者，檔案管理者的職業(yè)意識(shí)往往會(huì)關(guān)系到具體工作的質(zhì)量。所以必須要考慮從創(chuàng)新的角度，讓檔案管理工作向現(xiàn)代化方向發(fā)展。管理者職業(yè)意識(shí)的明顯增強(qiáng)屬于基礎(chǔ)性保障?，F(xiàn)階段，大部分高校的檔案管理者都體現(xiàn)出理論基礎(chǔ)少、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富，不了解本身工作現(xiàn)實(shí)意義等情況，無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需求。所以就必須要加大對(duì)檔案管理者實(shí)行培訓(xùn)的重視程度。具體可做到以下幾點(diǎn)；第一是制定標(biāo)準(zhǔn)錄用、解聘制度。因?yàn)橐恍╊I(lǐng)導(dǎo)人員缺乏認(rèn)知。使檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)始終都沒(méi)有得以有效關(guān)注。重點(diǎn)體現(xiàn)資金不充足。尤其是在人力資源運(yùn)用環(huán)節(jié)，檔案工作組已發(fā)展為處理人事問(wèn)題的工作組。檔案管理者專(zhuān)業(yè)技能差，會(huì)明顯降低檔案工作組的整體功能，檔案資源的現(xiàn)實(shí)作用不能充分發(fā)揮。而淪入發(fā)展躊躇不前的局面。優(yōu)良的檔案管理者必須要體現(xiàn)出明顯的職業(yè)素養(yǎng)、堅(jiān)定的責(zé)任意識(shí)以及成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。所以要想切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的整體精神面貌，就需要從創(chuàng)新的角度，對(duì)目前的專(zhuān)業(yè)能力評(píng)估體系進(jìn)行整體的革新和優(yōu)化，解聘不具備優(yōu)良品質(zhì)的人員，積極錄用專(zhuān)業(yè)人員。第二是制定合理的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)制度。在科技水不斷增強(qiáng)的現(xiàn)今時(shí)代，要想滿(mǎn)足檔案管理工作發(fā)展的需求，就需要對(duì)檔案管理者實(shí)行培訓(xùn)。其中必須要涉及到法律知識(shí)、信息技術(shù)、管理技巧等方面的理論和實(shí)踐。培訓(xùn)方式需要結(jié)合自身客觀條件來(lái)制定。檔案管理者借助培訓(xùn)，可以在一定時(shí)期內(nèi)，增強(qiáng)職業(yè)素養(yǎng)、提高專(zhuān)業(yè)技能，達(dá)到與具體工作發(fā)展需求的切合性。

三、檔案管理規(guī)范的現(xiàn)代化

因?yàn)榈慕鼛啄陙?lái)科技水平的快速增強(qiáng)，使得檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及其規(guī)范的體現(xiàn)陳舊性。盡管大部分高校已了解到資源共享的現(xiàn)實(shí)意義。然而因?yàn)槠湟?guī)范的落后，無(wú)法實(shí)現(xiàn)理想目標(biāo)。所以大部分學(xué)校的檔案管理工作方式還體現(xiàn)出了單一性。致使各校檔案資源得不到有充分的共共享。致使各方面力量投入的增多，降低了檔案管理能力。所以就需要制定并落實(shí)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以此為檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展的持續(xù)穩(wěn)定奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

首先， 應(yīng)建立檔案館信息化建設(shè)的等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)， 并規(guī)定各種標(biāo)準(zhǔn)下的應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)、硬件購(gòu)置等信息資源建設(shè)的規(guī)模。在全國(guó)高校檔案建設(shè)規(guī)劃的指導(dǎo)和協(xié)調(diào)基礎(chǔ)上， 各高校結(jié)合自身的特點(diǎn)和需要， 合理選擇相應(yīng)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)， 建立現(xiàn)代化檔案信息系統(tǒng)， 避免盲目的低水平重復(fù)建設(shè)。 其次， 應(yīng)建立數(shù)字檔案的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和檔案信息化操作的統(tǒng)一規(guī)范， 主要包括傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化操作規(guī)范， 現(xiàn)行電子檔案管理規(guī)范， 數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范， 檔案系統(tǒng)的軟硬件規(guī)范和接口標(biāo)準(zhǔn)， 以及檔案安全管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。使檔案信息管理的每個(gè)環(huán)節(jié)中的每一步都有章可循， 每件數(shù)字檔案都標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范， 有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全保密 、互聯(lián)互通、資源共享。并將部分標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范上升為法律法規(guī)， 做到依法治檔。

結(jié)語(yǔ)

總體來(lái)說(shuō)，對(duì)檔案資源的科學(xué)管理和運(yùn)用，對(duì)增強(qiáng)實(shí)際教學(xué)質(zhì)量，科研成果、行政管理等工作環(huán)節(jié)的增強(qiáng)，都會(huì)起到非常重要的現(xiàn)實(shí)作用。而增強(qiáng)檔案管理本身的質(zhì)量，就必須要借助先進(jìn)的智能終端設(shè)備、信息技術(shù)，以及和科學(xué)的管理方式，只有這樣，才能保障高校檔案管理工作在沿著信息化路線，向更高層次發(fā)展，同時(shí)也為高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展提供保障。

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