淺談財務信息化系統(tǒng)在餐飲連鎖企業(yè)中的應用

郭叢玲

【摘 要】隨著信息化快速發(fā)展、互聯(lián)網時代的到來，信息化在我國快餐、中餐的使用已經很頻繁，餐飲企業(yè)的專業(yè)化、標準化、規(guī)?；洜I使餐飲管理更加規(guī)范化和科學化，這樣更容易采用現(xiàn)代的信息技術提高餐飲的運作效率，降低運營成本，提高客的滿意程度和忠誠度。本文通過對目前某大型連鎖餐飲企業(yè)財務信息系統(tǒng)應用情況的分享，和對目前企業(yè)應用財務信息系統(tǒng)存在的問題提出自己的建議，希望能對連鎖餐飲業(yè)財務信息化實施和后期使用有所幫助。

【關鍵詞】財務信息化系統(tǒng)；餐飲連鎖企業(yè)；報表模塊

一、目前連鎖餐飲企業(yè)信息化應用

財務信息系統(tǒng)的應用是一個企業(yè)信息化的重要組成部分，財務系統(tǒng)如何順利上線及上線后如何良好應用是我們遇到的常規(guī)問題，一般連鎖餐飲企業(yè)信息化實施需要經過如下幾個階段：

1.軟件選擇及模塊的確定

餐飲連鎖企業(yè)分快餐和中餐，各企業(yè)的業(yè)務流程和管理方式各不相同，各企業(yè)要根據(jù)自身管理模式和業(yè)務流程選擇相應的信息化解決方案，才能借助信息化助推本企業(yè)的規(guī)范經營和工作效率的提高。軟件要選擇領先品牌、性價比高、服務品質好、提供個性化管理需求，且具有較高軟件成熟度的廠家，以保證后期服務的質量和穩(wěn)定性。

2.前期溝通與基礎資料準備

（1）前期盡調與溝通。確定軟件以后，軟件工程師首先要進行現(xiàn)場調查，與餐飲企業(yè)關鍵業(yè)務人員充分溝通，詳細了解業(yè)務流程和日常存在的問題、潛在的問題及解決辦法，然后輸理業(yè)務流程，整理出完整、順暢的業(yè)務流程，從固定資產、供應鏈到總賬、再到報表信息（如下圖），有的企業(yè)還會用到零售系統(tǒng)，梳理好流程以后經系統(tǒng)項目領導確認形成文字性文件。這個過程一般也是解決原本企業(yè)流程中不合規(guī)情況和業(yè)務操作問題的良好時機。

（2）基礎資料準備?；A資料準備是系統(tǒng)實施的關鍵環(huán)節(jié)，系統(tǒng)上線的基礎，所以在這個環(huán)節(jié)，軟件人員先演示軟件，使準備資料的人員充分理解相應基礎信息的含義和重要性，并給出每類檔案的模板，實施項目組業(yè)務人員先整理出本企業(yè)信息，再將整理好的信息按要求拷貝相應模板中，基礎資料大致如下：基構信息、部門檔案、人員檔案、客戶和供應商分類及檔案、項目大類及目錄、折舊年限及方法、固定資產檔案、計量單位、存貨檔案、販賣品檔案、促銷方案等。準好基礎檔案后，按照項目組商討的編碼方案對各檔案進行編碼，在這個過程需考慮企業(yè)的長遠發(fā)展和計劃，為新檔案的增加留有余地。

（3）搭建系統(tǒng)平臺，進行業(yè)務測試。在業(yè)務人員準備基礎檔案的時期，軟件工程師根據(jù)第一階段設定的信息化解決方案和企業(yè)選購模塊，搭建和本企業(yè)硬件設施相當?shù)南到y(tǒng)環(huán)境平臺。將準備好的基礎資料導入系統(tǒng)，用該企業(yè)實際業(yè)務單據(jù)在系統(tǒng)中進行實操測試，供應鏈從采購訂單、采購入庫、采購退貨、調撥出貨，門店訂貨、門店收貨等供應鏈流程測試；總賬自憑證填制、審核、記賬、結賬等業(yè)務、賬務查詢和報表生成測試；固定資產從錄入新卡片、計提折舊、資產調撥、報廢、生成憑證測試；零售系統(tǒng)自顧客點餐、結算、報表查詢等方面測試；對存在問題的環(huán)節(jié)進行調整，進一步優(yōu)化系統(tǒng)流程，確定最終實施細節(jié)。

3.組織培訓與系統(tǒng)上線

（1）業(yè)務人員的培訓。系統(tǒng)測試完成且形成最終實施流程后，首先對關鍵業(yè)務人員進行詳細培訓，使其熟練掌握系統(tǒng)應用、查詢及解決常規(guī)性問題及特別問題的方法。其次組織全體相關業(yè)務人員培訓，以本企業(yè)實際業(yè)務為例，在搭建平臺中給業(yè)務人員詳細的培訓和考核，要讓所有業(yè)務人員會靈活操作軟件，能夠處理遇到的常規(guī)性問題。同時，制定好檔案新增、調整的業(yè)務審批流程并形成文件；對系統(tǒng)管理員進行詳盡培訓，如所有檔案的新增、調整、人員權限調整，促銷方案設制和停用等等，使其熟練掌握系統(tǒng)檔案處理過程。

（2）系統(tǒng)上線。網絡、硬件、軟件、系統(tǒng)、人員等條件均已具備，按項目計劃日期上線，上線當天軟件工程師和IT部門人員需要多配人手以備出現(xiàn)臨時狀況，IT部門保障硬件設施穩(wěn)定、網絡順暢，軟件工程師保證軟件安全穩(wěn)定，項目實施業(yè)務人員也成為力保項目順利上線的護航員，全面做好準備，力保系統(tǒng)項目順利上線。

4.系統(tǒng)跟進及問題解決

（1）與舊系統(tǒng)并行，跟進解決問題。系統(tǒng)上線后，進入正常使用狀態(tài)，但剛換系統(tǒng)，新系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性需要磨合，磨合過程中會有操作性或其他方面的問題，有些問題企業(yè)關鍵業(yè)務人員或IT部人員當場就能解決，有些企業(yè)內部當場解決不了問題可以歸集到專人，由專人與軟件工程師對接并及時處理，確保業(yè)務平穩(wěn)過渡，隨著時間的推移和大家操作的熟練程度，問題會越來越少直到沒有。為了確保業(yè)務連續(xù)和數(shù)據(jù)安全，企業(yè)會要求新舊系統(tǒng)并行一段時間，并行過程是基層業(yè)務人員最辛苦的，相當于一項業(yè)務要在新舊系統(tǒng)各操作一次。

（2）ufo報表使用。常規(guī)三大財務報表在系統(tǒng)中有預制模版，根據(jù)本企業(yè)行業(yè)選擇相應模版略做調整使用，本企業(yè)因品牌多、店面多，要定期出具所有門店利潤表和費用明細表對比分析，這些特別需求通過自定義報表實現(xiàn)，在自定義報表按企業(yè)要求的格式設制報表模版，在單元格中根據(jù)公式指引一步步選擇關鍵字、部門、科目、期間等形成公式，編制完自定義報表并檢查保存。這是細心又費時的活，需要及大的耐心，這個工程完成，以后則定期在報表模塊直接取數(shù)生成報表。

二、目前市場餐飲企業(yè)信息化系統(tǒng)應用存在問題

1.存貨流程粗放式或手工管理

本人近兩年曾對一些單位調查結果發(fā)現(xiàn)，有些單位對存貨的管理還停留在手工階段，門店訂貨、收貨、盤點、調撥均是手工單據(jù)或Excel制表，業(yè)務完成再將單據(jù)傳遞回財務，由專人將手工單據(jù)錄入系統(tǒng)，若單據(jù)丟失情況，則無法核實業(yè)務真實性，造成重復工作且效率低下；有些單位采用了供應鏈信息化，但財務、供應鏈、零售均使用不同的軟件，財務要用供應鏈提供的數(shù)據(jù)做往來掛賬、進貨、成本和門店間的調撥，再用零售系統(tǒng)提供的單據(jù)和存款單做收入，造成供應鏈數(shù)量和金額的及時性、真實性與總賬系統(tǒng)不能達成，銷售收入核對及時性和準確性不能達成。

2.目前結算方式多樣化，對賬成為最讓人煩惱問題

目前，除了現(xiàn)金、POS、內部餐券外，如微信、支付寶、美團團購、糯米團購、團購中多種組合、商場不同抵扣券等，有些團購機構或銀行將微信、支付寶、pos結算方式集中到其系統(tǒng)中又形成新的結算方式、造成結算方式少則十幾種，多樣化的結算方式，加上收銀業(yè)務操作的熟練程度和正確性因素影響，使收銀對賬和回款對賬都較麻煩，不同結算方式互串或少結、多結的現(xiàn)象時有發(fā)生，例如實際結算是微信，在收銀系統(tǒng)操作時點成了支付寶，則造成支付寶和微信在對賬時都會有差異；例如團購驗券時尚未成功，收銀員以為操作成功，則結束了操作，最終造成少結；如賣餐旺期有顧客點了小菜，顧客將小菜款交給收銀先拿走小菜，這時收銀員正在為另一個顧客結賬，等結完賬收銀忘記在系統(tǒng)中錄入小菜，這樣造成收款大于系統(tǒng)銷售。相信這塊對賬是餐飲財務人員的最頭疼的事。

3.報表模塊利用不充分

財務工作的目標就是出具報表，提供真實有效的信息，依企業(yè)情況做相關的系統(tǒng)分析，為領導預測和決策提供有效依據(jù)。經調查發(fā)現(xiàn)，目前企業(yè)對報表模塊的使用并不充分，一般企業(yè)用報表模塊僅生成三張主表既資產負債表、利潤表和現(xiàn)金流量表，對其自定義報表利用不夠充分。

三、餐飲企業(yè)信息化系統(tǒng)應用的對策建議

1.梳理存貨流程，采用信息系統(tǒng)精細化管理

近年來，連鎖經營餐飲的企業(yè)很多，而成本控制是餐飲業(yè)的一個重要環(huán)節(jié)，有些規(guī)模大的企業(yè)已經用等ERP、NC實現(xiàn)系統(tǒng)統(tǒng)一管理。對于規(guī)模相對小一些的企業(yè)依據(jù)自身情況選擇性價比高的財務系統(tǒng)。

首先，總賬、供應鏈采用同一系統(tǒng)，實現(xiàn)信息共享，財務人員期末將相應業(yè)務單據(jù)記賬后直接自供應鏈生成憑證，保證存貨和成本數(shù)據(jù)和準確性和及時性。

其次，對存貨進行信息化管理，使存貨從訂貨、入庫、自總倉到門店的調撥、門店間調撥、倉庫盤點、門店盤點在一個系統(tǒng)中實現(xiàn)，后續(xù)單據(jù)引用源頭單據(jù)生成，提高工作效率和數(shù)據(jù)的準確性。在信息化的建設與實施過程中，將供應商的資質、配送及折扣和合作程度等相關資料保存到系統(tǒng)中，以便對供應商進行合理的評價，來選擇良好質量的供應商。甚至有些餐飲企業(yè)已經實現(xiàn)可以和供應商協(xié)同，企業(yè)錄入采購訂單，在供應商的系統(tǒng)中自動生成銷售訂單，供應商依據(jù)銷售訂單生產發(fā)貨，形成銷售出庫單，企業(yè)門店收到貨物，引用原來的采購訂單生成入庫單，并修正收貨數(shù)量，在此過程中，系統(tǒng)能夠自動設定不能多收或少收的比率，以便降低舞弊現(xiàn)象發(fā)生。

最后，供應鏈與門店零售系統(tǒng)對接，每個菜品都有相應的配方即BOM表，將BOM表錄入系統(tǒng)，系統(tǒng)會依據(jù)菜品的銷售數(shù)量計算出原料標準耗用量，將當天的盤點數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，系統(tǒng)會依據(jù)昨日庫存+本日購進-本日結存算出實際耗用量，并將原料的標準耗用量與實際耗用量對比計算出差異，企業(yè)則依據(jù)差異查找問題并優(yōu)化操作流程和節(jié)約成本，促使差異減到最小，即保證菜品質量又控制了成本，且有利于管理層分析毛利，為營銷、調整菜價等提供準確參考信息。當然因菜品的變化要對BOM表不斷的更新維護，并且這是一個繁雜且耗成本的事情，這就需要企業(yè)根據(jù)自身情況平衡處理。

2.加強業(yè)務培訓、將銷售管理或總賬與門店零售系統(tǒng)對接

對于結算方式多樣化造成對賬難的問題可以從以下幾面著手：首先，制定完善的收銀管理制度 制度中包含具體要求和獎懲原則，要求員工按收銀制度辦事，規(guī)范操作流程，當日事當日畢，及時將結算平臺金額與收銀系統(tǒng)銷售金額核對。其次，對收銀員和出納定期進行培訓，餐飲行業(yè)基層人員一般學歷低、流動大，必須定期對其收銀具體操作流程和制度給予重申，使其在業(yè)務源頭操作細心、準確、快速，保證結算方式無誤、不出現(xiàn)未驗券成功和少錄單等情況，這樣為快速對賬提供了良好的基礎。最后，利用現(xiàn)在的信息化技術將各結算平臺的后臺與零售系統(tǒng)對接，這樣不僅驗券快速也不會出現(xiàn)驗券不成功的現(xiàn)象，零售系統(tǒng)自動將相應銷售數(shù)據(jù)與相應結算方式的后臺應結算金額匹配形成匯總表，收銀和財務都可以定期查看。出納每日結班只打印匯總表，數(shù)據(jù)一致則直接出具日報并由當班經理和出納簽字確認傳遞財務，數(shù)據(jù)不一致則可查詢明細并給出原因，進一步解決。再者，將零售系統(tǒng)和總賬或銷售管理對接，依零售系統(tǒng)已經核對好的數(shù)據(jù)生成收入憑證。

3.充分利用報表模塊和財務分析

一般財務軟件的報表模塊是一個靈活的報表生成工具，財務人員可以自由定義各種財務報表、管理匯總表、統(tǒng)計分析表，通過取數(shù)公式從數(shù)據(jù)庫中挖掘數(shù)據(jù)，也可以定義表頁與表頁以及不同表格之間的數(shù)據(jù)勾稽運算、制作圖文混排的報表。所以財務人員除了可以利用報表模版生三大報表外，充分利用自定義報表的功能，依據(jù)本企業(yè)情況和需求，自定義相關數(shù)據(jù)的對比分析報表并生成模版，根據(jù)對比分析所取數(shù)據(jù)不同，在單元格中依據(jù)公式向導選擇函數(shù)逐步選擇部門、科目、會計期間、方向、賬套號、會計年度等形成公式，可制成自己需要的報表模版并保存，就如同三大報表模版一樣，以后取數(shù)時選不同期間，直接生成報表就可以了。如同一品牌下所有門店的收入費用表對比分析、不同品牌間收入費用的對比分析等。把企業(yè)常用到的財務指標 ，如反映盈利能力、營運能力、償債能力和增長能力狀況的指標可以直接在自定義報表中設置好，這樣則可以通過信息系統(tǒng)定時的取得相關比率指標，以便企業(yè)管理層對企業(yè)財務狀況做出及時有效的判斷。如有較復雜的報表需求，可以同軟件工程師溝通，以二次開發(fā)的方式來實現(xiàn)。

參考文獻：

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