現(xiàn)代化管理在基建檔案管理建設(shè)中的應(yīng)用

陸倩婷

摘 要：基建檔案指的是記錄工程項(xiàng)目從開始建設(shè)一直到竣工驗(yàn)收的整個(gè)過程的檔案?；n案對于工程項(xiàng)目的正常進(jìn)行有著重要的作用，所以基建檔案需要有一個(gè)完善的管理。現(xiàn)代化管理在我國基建檔案管理中的應(yīng)用有助于完善我國基建檔案管理的系統(tǒng)。我國的基建檔案管理制度在現(xiàn)在的社會中目前還不夠完善，需要更多的人對其進(jìn)行更加深入的研究。本文主要闡述了現(xiàn)代化管理在基建檔案管理建設(shè)中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化管理；基建檔案管理；應(yīng)用策略

在我國現(xiàn)在的建設(shè)企業(yè)中，很多人都沒能夠?qū)n案的重要性有一個(gè)正確的認(rèn)識，人們也沒有對基建檔案的管理投入過多的精力，這是人們對基建檔案管理認(rèn)識的錯(cuò)誤性。對基建檔案有一個(gè)好的管理，有助于將我國的基建工程發(fā)展的更好，也有利于社會的和諧與進(jìn)步。所以將現(xiàn)代化的管理手段應(yīng)用到基建檔案中是十分重要的。

一、基建檔案管理的重要性

到現(xiàn)在為止，我國有很多人已經(jīng)在基建檔案管理的領(lǐng)域進(jìn)行了深入的研究。他們認(rèn)為基建檔案的管理工作是十分重大的，只有管理和保護(hù)好檔案，才能夠?qū)⑦@些工程方面的精神文明保存下來，方便人們閱覽。如果管理不當(dāng)，很有可能會造成基建檔案的損壞，這樣基建檔案的數(shù)據(jù)就會面臨越來越少的情況，因此，基建檔案的管理人員最重要的任務(wù)就是保護(hù)好這些檔案。有人認(rèn)為基建檔案的閱覽對于檔案的完好保存來說會有一定的威脅，這種威脅體現(xiàn)在檔案的搬運(yùn)過程以及翻閱的過程中，在搬運(yùn)的過程中，檔案管理人員一定得要清點(diǎn)好，避免檔案的丟落，在搬運(yùn)的過程中，應(yīng)該將相同類型的檔案放在一起，既方便基建檔案管理人員記錄和整理，還能夠讓使用者清晰明了。在基建檔案的使用過程中，人們應(yīng)該對檔案進(jìn)行愛護(hù)和珍惜，因?yàn)榛n案是要長期保存的，當(dāng)建設(shè)項(xiàng)目過程中出現(xiàn)任何問題，基建檔案都需要派上用場，所以基建檔案的保護(hù)和保管是十分重要的。在使用基建檔案的過程中，使用者與檔案會進(jìn)行直接的接觸，檔案管理人員要呼吁使用者進(jìn)行文明閱覽，在閱覽的過程中不能夠隨意在檔案上亂花，也不能夠折角，不能夠做任何損害檔案的行為，一旦發(fā)現(xiàn)這種行為，就要給予嚴(yán)肅的警告?？傊?，基建檔案的保護(hù)是檔案管理人員最大的責(zé)任，檔案保存完整，我國的精神文明才會一直延續(xù)下去?；n案的管理需要引起人民足夠的重視，即將檔案的管理對于加強(qiáng)工程項(xiàng)目的建設(shè)力度有很好的作用，對于后人對之前的工程進(jìn)行調(diào)查了解也十分重要，因?yàn)榛n案是我國工程建設(shè)的結(jié)晶，能夠以直觀的形式呈現(xiàn)給人們完整的數(shù)據(jù)。

二、現(xiàn)代化管理手段在基建檔案管理建設(shè)中的應(yīng)用策略

1、做好應(yīng)對緊急事件的措施

利用現(xiàn)代化做好應(yīng)對基建檔案管理中的緊急事件是十分重要的。人們在對基建檔案進(jìn)行借閱之前基建檔案的管理部門應(yīng)該進(jìn)行詳細(xì)的計(jì)劃，明確出現(xiàn)意外情況以后檔案的負(fù)責(zé)人以及承擔(dān)后果的人員，做到權(quán)責(zé)分明。其次，還應(yīng)該預(yù)防一些可能出現(xiàn)的人為傷害，例如有人故意縱火，故意搶劫等等。這些情況都應(yīng)該進(jìn)行提前的預(yù)測。認(rèn)為情況是可以預(yù)防的，可以做好安保措施，必要的時(shí)候要有武警監(jiān)督，自然災(zāi)害是不可避免的，應(yīng)該事先明確責(zé)任制度。在進(jìn)行基建檔案管理之前應(yīng)該提前檢查所有的設(shè)備，例如監(jiān)控設(shè)備，防火設(shè)備，電子設(shè)備，音響設(shè)備等等，如果設(shè)備發(fā)生了故障，應(yīng)該有維修人員在場，及時(shí)對故障設(shè)備進(jìn)行維修，將影響降到最小。其次溫度和濕度對基建檔案管理的影響也是很大的，必要的時(shí)候適當(dāng)?shù)恼{(diào)節(jié)一些溫度和濕度，一方面保證所有的設(shè)備正常運(yùn)行，基建檔案得到好的存放，另一方面還可以保證基建檔案能夠長期的正常存放下去，既然能夠預(yù)測到基建檔案的管理過程中所有可能發(fā)生的危險(xiǎn)，就要有應(yīng)對這些危險(xiǎn)的措施。例如在基建檔案借閱的過程中，會用到電子設(shè)備，如果設(shè)備出現(xiàn)故障要找到工作人員進(jìn)行及時(shí)維修，如果資料丟失應(yīng)該用備用的資料庫；每個(gè)操作環(huán)節(jié)都應(yīng)該有專門的負(fù)責(zé)人員，當(dāng)某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就應(yīng)該找到負(fù)責(zé)人的工作人員，進(jìn)行適當(dāng)?shù)男迯?fù)措施；在開始借閱以及結(jié)束的時(shí)候都會轉(zhuǎn)移基建檔案管理室，基建檔案在轉(zhuǎn)移的過程中很可能會發(fā)生意外，因此就需要找到正規(guī)的運(yùn)輸公司，這樣能夠在很大程度上保障基建檔案的安全；如果基建檔案在存放的過程中屋內(nèi)發(fā)生滲水情況，就應(yīng)該及時(shí)轉(zhuǎn)移基建檔案，消除造成滲水的源頭，讓基建檔案受到最小的傷害，修復(fù)好后再將基建檔案放回原來的地方，保證相同的情況不會再次發(fā)生；當(dāng)基建檔案被昆蟲及微生物的破壞后，應(yīng)該先檢查被破壞的基建檔案，然后挑出來，將保存完好的檔案與被破壞的基建檔案分開，防止好的基建檔案被破壞，然后處理受到破壞的資料，等到環(huán)境恢復(fù)后在進(jìn)行歸類；如果在基建檔案的管理過程中發(fā)生火災(zāi)，一部分人負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)移電子設(shè)備，因?yàn)殡娮釉O(shè)備如果有火苗靠近，可能會造成更大的傷害，其次應(yīng)該轉(zhuǎn)移保存完好的基建檔案，防止好的基建檔案被燒壞，一部分人用滅火器進(jìn)行滅火，在滅火的過程中應(yīng)該使用干粉滅火器或者氣體滅火器，不能夠使用液體滅火器，液體滅火器會對基建檔案及檔案造成一定的破壞，因此要用適當(dāng)?shù)姆椒▉硖幚硖厥獾那闆r，在處理火災(zāi)的時(shí)候要將人們的安全放到第一位。所以人們應(yīng)該利用現(xiàn)代化管理手段做好應(yīng)對基建檔案管理中的緊急事件。

2、利用現(xiàn)代化管理手段對基建檔案進(jìn)行規(guī)范化管理

現(xiàn)代化管理手段在基建檔案管理建設(shè)中的應(yīng)用需要得到人們足夠的重視，在我國的工程建設(shè)中，每一個(gè)參建部門都應(yīng)該設(shè)立相應(yīng)的檔案室，并且對基建檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。為了更好的管理基建檔案，相關(guān)部門應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：

（1）在存放基建檔案時(shí)維持適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸?/p>

基建檔案在存放的時(shí)候存放地點(diǎn)的溫度不應(yīng)該超過二十?dāng)z氏度并且不高于十五攝氏度，溫度過高會對紙張以及特殊材質(zhì)的書籍造成一定的破壞，溫度過低容易使紙張發(fā)生皺縮現(xiàn)象。基建檔案在存放的時(shí)候濕度應(yīng)該維持在百分之五十到百分之六十之間，濕度過低會使紙張發(fā)澀，翻頁的時(shí)候容易撕裂，濕度過高會使紙張受潮，嚴(yán)重的時(shí)候還會發(fā)霉。因此保持適當(dāng)?shù)臐穸群蜏囟仁欠浅Ｖ匾?。這樣才能夠?qū)⒒n案長期的存放下去。

（2）出借基建檔案及時(shí)歸還

在進(jìn)行基建檔案借閱的時(shí)候應(yīng)該提前對需要出借的書籍進(jìn)行登記，在出借的過程中借閱人員應(yīng)該給予最好的保護(hù)，借閱完以后應(yīng)該及時(shí)向相關(guān)部門歸還基建檔案，最多不能夠超過七天。在歸還基建檔案以后，應(yīng)該將檔案存放在倉庫中，倉庫中應(yīng)該配有安全裝置，并且倉庫內(nèi)的溫度和濕度應(yīng)該也是適宜的。對于一些特殊材質(zhì)的基建檔案以及沒有備份的基建檔案，應(yīng)該盡量減少借閱的次數(shù)。

（3）基建檔案目錄應(yīng)該完整且準(zhǔn)確

基建檔案的目錄登記是十分重要的，也是管理過程中必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)，對于基建檔案的管理有重要的意義，因此基建檔案的目錄應(yīng)該是十分準(zhǔn)確的，在進(jìn)行保管之前要經(jīng)過反復(fù)的確認(rèn)，其次目錄應(yīng)該做的精細(xì)一些，讓人們看上去更加清晰明了。目錄在保管過程中以及借閱過程中都有很大的作用，因此，目錄的制作一定要十分精細(xì)，所有的目錄都要存檔，一方面便存檔，另一方面方便記錄。

三、總結(jié)

現(xiàn)代化管理手段在我國基建檔案管理中的應(yīng)用是我國時(shí)代發(fā)展的必然性，人們應(yīng)該對基建檔案的管理重視起來，因?yàn)榛n案對于我國的工程項(xiàng)目的進(jìn)行有著十分重要的意義，如果管理不妥當(dāng)會造成很大的損失，所以應(yīng)該有更多的研究人員加入到對現(xiàn)代化管理對于基建檔案管理建設(shè)的研究中來，使得我國的基建檔案的管理更加完善。

參考文獻(xiàn)

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[2]許兆雄.現(xiàn)代化管理在基建檔案管理建設(shè)中的應(yīng)用[J].中國檔案機(jī)構(gòu)，2016，28（67）：89-90.

（作者單位：佛山市代建項(xiàng)目管理中心）