新形勢(shì)下單位檔案管理探索

歐陽(yáng)昌雄

摘 要 高科技普及、檔案管理體制變革，新形勢(shì)下檔案管理方式、載體等層面也需要隨之變革，本文作了一定思考和探索。

關(guān)鍵詞 新形勢(shì) 檔案管理 改革 探索

中圖分類(lèi)號(hào)：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

檔案管理是行政單位或企事業(yè)單位不可或缺的工作，關(guān)系單位發(fā)展、建設(shè)的方方面面，如何讓檔案發(fā)揮更好的服務(wù)社會(huì)功能有著重要的意義。

1新形勢(shì)下檔案管理體制所面臨的問(wèn)題

我國(guó)的檔案事業(yè)最初的管理體制高度集中統(tǒng)一，有著統(tǒng)一、科學(xué)、高效優(yōu)點(diǎn)。但是在改革開(kāi)放的過(guò)程中，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷沖擊著體制改革，政府的全能角色與職能不斷削弱，傳統(tǒng)的獨(dú)立管理職能已經(jīng)部分被社會(huì)與市場(chǎng)分割，一些單位對(duì)檔案進(jìn)行自主化管理，管理水平參差不一。

科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，對(duì)檔案工作也提出了新的挑戰(zhàn)。檔案事業(yè)管理體制為適應(yīng)時(shí)代的要求，黨和政府進(jìn)行了大幅度的改革，比如對(duì)企業(yè)單位的檔案事業(yè)主要采用“集中統(tǒng)一，分級(jí)管理，條塊結(jié)合，企業(yè)自主”的管理體制。非公有制經(jīng)濟(jì)使企業(yè)檔案管理模式，呈現(xiàn)出多樣性：企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理、檔案分級(jí)管理、檔案分散管理、檔案信息集成化管理、檔案委托代管等管理模式。從總體上看檔案管理體制體現(xiàn)為由集中式向分散式改革的趨勢(shì)。

檔案事業(yè)管理體制管理如果依然高度集中顯然無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)有形勢(shì)，如果過(guò)度分散也會(huì)造成各自為政、自成系統(tǒng)、各行其是或疏于管理，出現(xiàn)檔案管理隨意任流現(xiàn)象，容易造成指導(dǎo)力量不集中，造成人財(cái)物資源的浪費(fèi)，管理效率不高，難以有效的達(dá)到國(guó)家政令、規(guī)劃和規(guī)范統(tǒng)一的要求，甚至造成檔案資源的損壞和流失，難以充分發(fā)揮各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案信息資源的及時(shí)保存、價(jià)值利用和其他社會(huì)效能。

檔案信息資源作為一種無(wú)形資產(chǎn)、生產(chǎn)要素和社會(huì)財(cái)富，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)資源結(jié)構(gòu)中處于無(wú)可取代旳位置。因此，如何面對(duì)新時(shí)期的管理體制和檔案事業(yè)發(fā)展諸多問(wèn)題，調(diào)整和改革新形勢(shì)下的檔案管理體制，如何更好地利用現(xiàn)代科技新媒、新手段進(jìn)行檔案管理，充分開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，對(duì)推動(dòng)單位發(fā)展、促進(jìn)建設(shè)起著越來(lái)越重要的作用。

2當(dāng)今時(shí)代檔案管理體制改革的幾點(diǎn)思考

當(dāng)今時(shí)代，無(wú)論經(jīng)濟(jì)發(fā)展如何迅疾，科技如何先進(jìn)，檔案永遠(yuǎn)承擔(dān)著重要的歷史記錄作用，檔案信息資源越來(lái)越彰顯出其老而彌堅(jiān)的社會(huì)價(jià)值、文化價(jià)值與資政功能。

2.1依法治檔，靈活管理

各單位應(yīng)該遵循國(guó)家檔案管理行政部門(mén)頒發(fā)的法律法規(guī)，依法治檔，從法律的層面加大管理力度，做到有法可依、有規(guī)必依、執(zhí)法必嚴(yán)。檔案行政管理部門(mén)及其工作人員嚴(yán)格按照法律責(zé)任，行使自己的主權(quán)，履行法定職責(zé)，發(fā)揮行政職權(quán)，督促所轄區(qū)域各機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位的檔案管理合法規(guī)范，對(duì)不重視的單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)瀆職者追究法律責(zé)任。

對(duì)非國(guó)有企業(yè)及投資企業(yè)檔案可以進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性制度指導(dǎo)，允許企業(yè)在遵守相關(guān)法律法規(guī)的要求下，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行自主化管理，選擇同企業(yè)模式相適應(yīng)的管理形式，采取集中化管理，分布管理，集中、分布相結(jié)合等管理模式，進(jìn)行檔案的分條、分級(jí)、分塊管理，不過(guò)多干預(yù)企事業(yè)單位的資源配置，不過(guò)分干預(yù)檔案管理內(nèi)容，做到充分放權(quán)、靈活管理。

2.2政事清晰，綜合運(yùn)行

各單位要注重加強(qiáng)黨的政治領(lǐng)導(dǎo)職能，制定相應(yīng)的政策，并領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展社會(huì)主義民主政治制度，加強(qiáng)黨委領(lǐng)導(dǎo)下的法人負(fù)責(zé)制，發(fā)揮黨對(duì)各級(jí)各方面的引導(dǎo)、組織、指揮、協(xié)調(diào)、教育和監(jiān)督等職能。對(duì)政治性、決策性等黨政類(lèi)文件以黨群類(lèi)、行政類(lèi)專(zhuān)門(mén)存檔；對(duì)事務(wù)性和專(zhuān)業(yè)性工作過(guò)程中形成的重要文件以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、技術(shù)性文件資料等以其他檔案門(mén)類(lèi)分開(kāi)存檔，避免重復(fù)存檔。實(shí)行政事并行，將檔案部門(mén)與文書(shū)部門(mén)統(tǒng)一起來(lái)，打造內(nèi)部綜合檔案管理平臺(tái)，建立科學(xué)合理的檔案歸檔制度，提高檔案管理效率。

2.3增強(qiáng)意識(shí)，及時(shí)考核

檔案管理行政部門(mén)定期召開(kāi)檔案工作管理會(huì)議，使各單位上層領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作。加大政策、人力、經(jīng)費(fèi)、物資等投入，給予檔案工作者更多關(guān)懷和培養(yǎng)，為檔案管理服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造有利環(huán)境。各單位既要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)檔案設(shè)施設(shè)備建設(shè)，又要配足專(zhuān)門(mén)檔案人員，保障檔案經(jīng)費(fèi)，提高全員檔案意識(shí)，及時(shí)按要求歸檔。上級(jí)檔案管理部門(mén)承擔(dān)定期檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)任務(wù)，結(jié)合高科技手段，培養(yǎng)綜合素質(zhì)檔案專(zhuān)門(mén)人才，提升檔案管理專(zhuān)業(yè)水平；定期考核所屬地區(qū)相關(guān)單位的檔案管理業(yè)務(wù)水平，通過(guò)考核和檢查，獎(jiǎng)優(yōu)懲劣，推動(dòng)各單位檔案事業(yè)健康蓬勃發(fā)展。

2.4更新手段，高效安全

高科技和網(wǎng)絡(luò)的迅速普及，檔案形式也由可視記錄型向電子檔案型、云空間型檔案大跨步轉(zhuǎn)化。檔案管理模式也由傳統(tǒng)手工模式到單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式，到網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到云空間管理模式更新發(fā)展，管理流程、手段等也應(yīng)隨之相應(yīng)變化。檔案信息資源的管理可以充分利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)云技術(shù)來(lái)節(jié)省實(shí)體檔案設(shè)備投資經(jīng)費(fèi)，解放繁重的傳統(tǒng)檔案工作任務(wù)，節(jié)省空間，做到安全高效、利用便利。新時(shí)代必須培訓(xùn)綜合素質(zhì)檔案專(zhuān)門(mén)人才，熟練掌握移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)云技術(shù)，開(kāi)發(fā)和建立新型高科技檔案管理平臺(tái)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)類(lèi)型和存儲(chǔ)格式，及時(shí)上傳檔案數(shù)據(jù)到檔案平臺(tái)大數(shù)據(jù)中心，按相關(guān)法律、檔案密級(jí)程度設(shè)置加密云空間和共享云空間。

總之，檔案管理改革一定要結(jié)合時(shí)代發(fā)展需要，加強(qiáng)檔案管理手段、媒介，更好地發(fā)揮檔案信息資源效能。

基金項(xiàng)目：課題項(xiàng)目：湖南現(xiàn)代物流職業(yè)技術(shù)學(xué)院院級(jí)課題《新形勢(shì)下檔案事業(yè)體制發(fā)展研究》成果。

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