淺議教務(wù)工作的階段性

李莉

摘 要 要使二級學(xué)院教務(wù)管理工作忙而不亂，掌握并適應(yīng)其中的階段性顯得尤為重要。本文將教務(wù)工作的階段性總結(jié)為兩大方面，一是按學(xué)期劃分的階段性，二是按學(xué)生年級劃分的階段性。要適應(yīng)學(xué)期的階段性，教務(wù)人員在開學(xué)初須著重做好課表的實施，在學(xué)期中間做好維穩(wěn)工作，在學(xué)期末做好排考和下學(xué)期排課的準(zhǔn)確度。同時，關(guān)注學(xué)生不同年級的階段性，對大一新生、大二大三學(xué)生、大四待畢業(yè)生的教務(wù)管理工作要逐層遞進(jìn)，助力他們的大學(xué)生涯。

關(guān)鍵詞 教務(wù)工作 階段性 學(xué)期 年級

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2018.05.008

Abstract It's quite important to find out the periodicity of educational administration work， so that the daily work can be more effective and less busier. The periodicity can be listed on the two aspects： Firstly， the periodicity of term； Secondly， the periodicity of students' grades. On one hand， we academic staff should put the school timetable into effect and under control at the beginning of the term， keep the work in stability during the term， and arrange the examinations and timetables at the end of the term more accurately. On the other hand， we can pay close attention to students on different grades， so that more students can be helped during their college career.

Keywords educational administration work； periodicity； term； grade

教務(wù)科作為高校二級學(xué)院的常規(guī)工作部門，是一個處理教與學(xué)之間問題的窗口，每天要處理和面對的事情具有很大的隨機(jī)性。在紛繁復(fù)雜的教務(wù)管理工作過程中，筆者總結(jié)出教務(wù)工作的一個最大特性就是階段性。本文將從按學(xué)期劃分的階段性、按學(xué)生年級劃分的階段性這兩大方面進(jìn)行闡述。對教務(wù)工作者而言，熟悉并適應(yīng)這些階段性，能更好地掌握教務(wù)工作的規(guī)律，使日常工作忙中不亂，保障教與學(xué)的有序開展。

1 按學(xué)期劃分的階段性

二級學(xué)院的教務(wù)工作，服務(wù)的重要對象是大學(xué)師生，這就決定了以學(xué)期為單位開展的教務(wù)工作，自然而然地具備因?qū)W期帶來的階段性。處在一個學(xué)期，從開學(xué)初的開學(xué)準(zhǔn)備工作、到學(xué)期中間的維穩(wěn)階段、再到學(xué)期末的總結(jié)收尾階段，每個階段有各自的工作重點，無論是學(xué)期初的緊張、還是學(xué)期末的關(guān)鍵提醒，工作各有側(cè)重點。

第一階段，是每個學(xué)期的開學(xué)初準(zhǔn)備期。為開學(xué)做準(zhǔn)備工作，需要細(xì)致與耐心，主要有以下幾項任務(wù)：一、提早到校，確定上學(xué)期末排定的課表、落實任課老師的在崗情況；二、進(jìn)入教學(xué)樓，逐層巡查、核實每一間教室的多媒體設(shè)備運行情況；三、將定稿后的二級學(xué)院班級課表導(dǎo)出表格形式，發(fā)給各班學(xué)委，讓他們校對“推薦課表”和“個人課表”，確保中間銜接無漏洞，讓學(xué)生可以按照課程表的時間、到準(zhǔn)確的地點上課，實現(xiàn)教學(xué)秩序的正常運轉(zhuǎn)。

值得注意的是，開學(xué)初是校級領(lǐng)導(dǎo)到各二級學(xué)院教學(xué)檢查、聽課指導(dǎo)的重點時間段。為此，教務(wù)科要與相關(guān)聯(lián)系人保持緊密溝通，及時了解校領(lǐng)導(dǎo)或督導(dǎo)們來本學(xué)院聽課的日期，并將該日期的課表發(fā)給聯(lián)絡(luò)人，為聽課組提供有效的參考；若校領(lǐng)導(dǎo)特別關(guān)注某專業(yè)的教學(xué)，還可以為他們特別推介該專業(yè)的學(xué)科負(fù)責(zé)人或優(yōu)秀教師，將學(xué)院的優(yōu)質(zhì)教學(xué)面貌呈現(xiàn)給聽課組。

第二階段，是學(xué)期中間的維穩(wěn)常態(tài)工作期。在開學(xué)平穩(wěn)過渡之后，各門課程經(jīng)過了檢驗，師生們已能進(jìn)入教學(xué)的常態(tài)。隨之而來的，是學(xué)期中間一些常規(guī)性工作的開展。如教學(xué)日歷的填寫、教授副教授課程表的歸類、聽課筆記的發(fā)放、學(xué)生各類等級考試的報名、學(xué)籍預(yù)警工作的進(jìn)行等。在大學(xué)期間，學(xué)校鼓勵學(xué)生們參與英語、計算機(jī)和普通話等各類等級考試。在全國性的考試統(tǒng)一開考之前，報名清單匯總、繳費信息的核實、準(zhǔn)考證的發(fā)放確認(rèn)、監(jiān)考的安排就成了常規(guī)性的工作，這些工作需要教務(wù)科工作人員認(rèn)真仔細(xì)、環(huán)環(huán)相扣，迎來最終的考試，讓學(xué)生準(zhǔn)時走進(jìn)考場、監(jiān)考老師按時到崗，一切遵規(guī)守矩地進(jìn)行。

第三階段，是學(xué)期的收尾階段。學(xué)期末將到之時，是教務(wù)科進(jìn)入又一輪的緊張忙碌階段。此時，有兩大塊工作：一方面，期末考試的排考緊鑼密鼓地開展；另一方面，下學(xué)期的排課和教材征訂工作也提上了日程。針對新一學(xué)期的排課，教務(wù)科要反復(fù)跟系主任、專業(yè)負(fù)責(zé)人溝通，跟蹤并監(jiān)督人才培養(yǎng)方案的實施進(jìn)度，統(tǒng)籌規(guī)劃下一學(xué)年、尤其是下一學(xué)期的課程開設(shè)。排課工作時間緊、任務(wù)重，要注意時間的把握，在教務(wù)處規(guī)定的時間內(nèi)，將開課的課程信息錄入教務(wù)管理系統(tǒng)，同時核查課程名稱、課程代碼、開課周次等信息的準(zhǔn)確度。由于每個學(xué)期的授課量，直接決定了一線教師的年度課時量，這就關(guān)系到他們的年度考核成績，為此，在設(shè)置課程、配備老師時，教務(wù)科要在教學(xué)副院長全局把關(guān)之下，與系主任保持信息暢通，讓各系綜合考慮每位老師的課時量，按需排課、按特長排課，使每位老師有課可上。

排課任務(wù)與總體排課規(guī)劃完成后，就要馬不停蹄地開展教材的征訂工作了。首先，聯(lián)系各門課程的任課老師，將準(zhǔn)確的教材信息錄入教材征訂系統(tǒng)，其中對教材的書刊號一定要再三確認(rèn)；其次，與學(xué)生溝通，核對下學(xué)期開課的課程名稱，查證教師錄入系統(tǒng)的推薦教材信息；再次，與學(xué)校教材科聯(lián)系，以統(tǒng)一的格式匯總征訂表格；最后，還要在學(xué)期過后的放假期間，不斷關(guān)注教材科的征訂進(jìn)度，若出現(xiàn)某一本教材無法征訂到的情況，就要及時聯(lián)系該門課的老師，及時更換教材或采取其他措施，為開學(xué)時教師和學(xué)生能順利拿到教材保駕護(hù)航。

2 按學(xué)生年級劃分的階段性

在本科院校，針對從大一到大四不同年級的學(xué)生，教務(wù)管理工作逐層遞進(jìn)，呈現(xiàn)出與年級掛鉤的階段性。

第一階段，大一新生的入學(xué)初期。每年暑假之后，本科院校剛完成新生的招錄工作，所以，當(dāng)新生報到的開學(xué)初，教務(wù)科的迎接工作會鋪天蓋地而來。這種情況從新生報到之前開始，一直延續(xù)到開學(xué)之后。教務(wù)科要負(fù)責(zé)新生入學(xué)班級分班、學(xué)生證的辦理、報到注冊、通知體能測試，以及組織學(xué)生電子注冊圖像采集等。此外，以我從事教務(wù)工作的學(xué)校為例，本著“最關(guān)愛學(xué)生的大學(xué)”的建設(shè)目標(biāo)，對于新生入學(xué)轉(zhuǎn)專業(yè)實行“無條件、零門檻”，這意味著新生考入大學(xué)后，他們中很多對所選專業(yè)有調(diào)整意向的同學(xué)，要求在開學(xué)第一個月內(nèi)完成轉(zhuǎn)專業(yè)，這不僅考驗新生本人的志趣，更考驗著教務(wù)科的工作效率。

新生對自己想要轉(zhuǎn)入的新專業(yè)帶有很多疑問，此時，教務(wù)科作為二級學(xué)院教學(xué)工作的長期窗口，自然成了學(xué)生咨詢的主陣地。以筆者所在的二級學(xué)院為例，下轄中文系、外語系等較受學(xué)生歡迎的專業(yè)。在每個學(xué)年第一學(xué)期的開學(xué)期間，就會有非常多的新生陸續(xù)來訪，詢問相關(guān)專業(yè)的情況。我們會盡量用簡單易懂的表述，將相關(guān)專業(yè)的要求，清晰地告知懷揣轉(zhuǎn)專業(yè)意向的新生。每天，一撥又一撥學(xué)生前來咨詢，我們總是耐心、細(xì)心地解說，告知我們的轉(zhuǎn)專業(yè)政策、報名及考試選拔的方式、公布結(jié)果的時間等，讓學(xué)生滿意而歸。

同時，為了加強新生對自己修習(xí)專業(yè)的了解程度，我們會在新生開學(xué)初設(shè)置“專業(yè)導(dǎo)論”課程，由各專業(yè)負(fù)責(zé)人或系主任開講，使得學(xué)生對本專業(yè)的學(xué)習(xí)有一個宏觀的了解。

此外，迎接新生的到來，順利開展新學(xué)期的課務(wù)顯得至關(guān)重要。教務(wù)科要以百分百的精力投入，將新生們引導(dǎo)至正常的教學(xué)秩序軌道上來。入學(xué)新生的問題五花八門，關(guān)于如何查詢自己的課程信息、新生班級由哪個同學(xué)負(fù)責(zé)領(lǐng)取教材、即將授課的教室地點分別在哪里，諸如此類問題。那么，在新生入校后的適應(yīng)期，即新生的軍訓(xùn)期間，抓緊將問題一一落實，從而保證開學(xué)第一天的正常教學(xué)秩序。秩序穩(wěn)定的開學(xué)第一天，可以說是進(jìn)入大學(xué)的新生對大學(xué)建立信任度與依賴感的開始。

第二階段，大二到大三學(xué)生的穩(wěn)健過渡期。這個階段的學(xué)生，擺脫了新入學(xué)時的懵懂，對自己的培養(yǎng)方案會主動積極去了解，進(jìn)而對自己的學(xué)習(xí)生涯做出較好的規(guī)劃。面向這些中期階段的學(xué)生，教務(wù)科的工作側(cè)重點是做好選課與學(xué)習(xí)進(jìn)度方面的指導(dǎo)。

在選課方面，學(xué)生特別關(guān)注的，是培養(yǎng)方案里要求修習(xí)的學(xué)分。按照學(xué)校對學(xué)生全面發(fā)展的要求，大多數(shù)專業(yè)都要求學(xué)生在大學(xué)期間修滿8學(xué)分不同類型的通識課程，以拓寬眼界、增長見識。為此，進(jìn)入狀態(tài)的中期階段學(xué)生，在跟老生或鄰近專業(yè)的學(xué)伴交流過程中，發(fā)現(xiàn)每個同學(xué)修習(xí)的通識學(xué)分屬于不同類型，對自己的學(xué)分成績單會倍加關(guān)注。當(dāng)老生前來咨詢學(xué)分問題，我們要耐心解釋，教會他們讀透培養(yǎng)方案，力求解決他們的疑惑。對于那些依然不放心自己所修讀學(xué)分的學(xué)生，我們會請他們的班主任出面，或聯(lián)系該專業(yè)的專業(yè)負(fù)責(zé)人或系主任，將最詳細(xì)、最權(quán)威的解釋渠道呈現(xiàn)給他們。這可算作是對于新生階段的“專業(yè)導(dǎo)論”所做的補漏工作，因為學(xué)生對于大學(xué)學(xué)習(xí)有一個循序漸進(jìn)的過程，只有當(dāng)學(xué)生成長起來了、主動愿意了解自己的學(xué)習(xí)進(jìn)度了，趁此時機(jī)為學(xué)生作講解，可以起到事半功倍的效果。

在學(xué)習(xí)進(jìn)度方面，我校學(xué)生在大二至大三期間有不同形式的校外交流學(xué)習(xí)機(jī)會，如民族學(xué)專業(yè)學(xué)生到中南民族大學(xué)交流學(xué)習(xí)一年，成績優(yōu)良的大二學(xué)生可申請到杭州師范大學(xué)或臺灣清華大學(xué)交流學(xué)習(xí)一年。對于有意向出去交流學(xué)習(xí)的學(xué)生，我們會分析交流學(xué)習(xí)的利弊，預(yù)測在外學(xué)習(xí)可能會遇到的困難與挑戰(zhàn)，并提前告知交流歸來后要處理的后續(xù)學(xué)分兌換問題。若學(xué)生了解這些政策之后，依然抱著交流學(xué)習(xí)的堅定信念，我們會在學(xué)生家長同意并簽字的基礎(chǔ)上，統(tǒng)一上報交流學(xué)習(xí)的申請名單?？傊?，教務(wù)工作不怕煩、只怕不夠細(xì)致，只有把前期預(yù)防工作做好、做細(xì)，學(xué)生真正到了交流的學(xué)校后，才能一往無前地應(yīng)對層出不窮的問題。

第三階段，大四學(xué)生的臨畢業(yè)階段。在畢業(yè)前的最后一個學(xué)年，學(xué)生們的注意力焦點放在能否順利畢業(yè)、能否按時拿到學(xué)位證書等。此時的學(xué)生，對于過去幾年的成績單會回頭認(rèn)真審視，查找自己在低年級時有無掛科或重修未補救的情況。當(dāng)大四學(xué)生來翻看“舊賬”時，大多顯得特別焦急。他們所提及的一兩年前發(fā)生的事情，年代久遠(yuǎn)，原有的教務(wù)科負(fù)責(zé)人員也已調(diào)離，我們在崗人員仍然傾盡全力，為學(xué)生查找當(dāng)年成績單上的相關(guān)依據(jù)，如存檔的試卷袋等，并為他們尋找解決的途徑。以某位大四女生為例，她某日來到教務(wù)科，對自己大一時修讀的大學(xué)英語（一）的成績提出疑議，表示是當(dāng)年任課教師在錄入該課程成績時的手誤。該女生平時一貫成績良好，不希望成績單上留下這個不良記錄，希望我們給予更正。通過查詢，我們發(fā)現(xiàn)她的大學(xué)英語（一）任課教師是位外籍教師，且已于一年半前辭職回國，查證成績的事情一度陷入了僵局。但我們并沒有放棄努力，一則幫學(xué)生聯(lián)系學(xué)校國際交流合作處，查找該名外教回國后的聯(lián)系電話及地址；二則經(jīng)過與該外教越洋電話溝通后，證實了當(dāng)年確有錄錯成績之事，就誠懇地請該教師寫下書面證明并郵遞到國內(nèi)。這樣一次跨國的成績驗證過程，我們總共用了不到一天半的時間，就為學(xué)生解決了棘手的難題，給了學(xué)生一個滿意的答復(fù)。

教務(wù)科的工作，為學(xué)生的學(xué)業(yè)指明方向，為教師順利開展教學(xué)做好服務(wù)。只有掌握學(xué)期進(jìn)展的階段性，善于把握不同年級學(xué)生的進(jìn)度，才能成為學(xué)生的指引者，做好教師們的服務(wù)工作，高效完成教務(wù)處和學(xué)院布置的任務(wù)，保障教學(xué)秩序的正常運行。