如何提升辦公室檔案文書管理工作

摘 要：隨著社會信息化的發(fā)展，檔案管理變得愈發(fā)困難，因此，如何使檔案文書管理工作變得更好，已經(jīng)成為當下社會的重要問題，高速發(fā)展的社會對檔案管理提出了更高的要求。本文對如何管理文書檔案和提高文書檔案管理進行了歸納和分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；辦公室

檔案文書管理是辦公室管理的重要組成部分，建立起上下級之間溝通的橋梁，處理每個業(yè)務(wù)，記錄各個社會活動。檔案文書管理保存了處理完畢的有保存價值的文件，所以辦公室檔案文書管理是每個企業(yè)單位日?；顒拥闹匾M成部分，關(guān)系著企業(yè)管理水平的高低。因此，提高辦公室人員的檔案文書管理水平具有重要意義，這樣可以為企業(yè)單位的發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

一、 檔案文書管理的特點

（一） 檔案文書管理的重要性

檔案文書管理主要由以下幾個部分組成：檔案的收集過程，檔案的整理過程，檔案的微縮過程，檔案的鑒定過程，檔案的檢索過程，檔案的保護過程，檔案的利用過程，檔案的信息過程，檔案的統(tǒng)計過程。其中所利用是中心環(huán)節(jié)，其他環(huán)節(jié)起著服務(wù)作用，其相互聯(lián)系、相互制約。辦公室人員要做好檔案文書管理工作，為企業(yè)的中心工作服務(wù)，主要是用來作為工作參謀，宣傳教育，科學(xué)研究，做好檔案文書管理工作對于辦公室工作人員來說是極其重要的。

（二） 文檔工作一體化

文書檔案與文書工作相輔相成。文書檔案管理是在文件搜集、運轉(zhuǎn)、催辦、承辦的基礎(chǔ)上運行的，文書檔案的質(zhì)量影響著檔案工作的質(zhì)量，而且，在文書工作的過程中，檔案如果需要工作，它所需要一定的條件：就是文書也需要一定的工作，而在這個過程中，檔案工作也起到很大的作用，就是檔案的工作能夠使文書工作進行一定的延伸，兩者有效地結(jié)合起來，才能夠是文檔工作一體化的過程中，實現(xiàn)文書運轉(zhuǎn)比較高的效率，同時也使檔案管理有著非常高的質(zhì)量。所以說，文檔一體化就是利用在管理的系統(tǒng)中將公文處理與檔案管理互相結(jié)合，利用在實施過程中已經(jīng)形成好的數(shù)據(jù)信息，使其工作的過程形成一個有條有序的整體。

（三） 文書檔案管理的綜合性及其重要性

文書檔案管理具有綜合性，不僅是管理檔案，同時管理其他門類：人事、科技、會計等，有豐富的內(nèi)容。此外，還涵蓋了有關(guān)單位下發(fā)的各類文件、檔案、協(xié)議等。

文書檔案在企業(yè)和各個部門中有著極其重要的作用，這關(guān)系到每個部門正常的工作與運行，所以一定要加強對文書檔案的管理。

二、 如何加強檔案文書管理

（一） 堅持兩個結(jié)合的工作原則

高度重視檔案文書管理工作，將其作為企業(yè)的重要部分，把其納入工作計劃，堅持兩個結(jié)合的原則，目的是服務(wù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營方向，同時提升檔案的管理能力：①可將紙質(zhì)檔案和電子檔案互相結(jié)合在一起、傳統(tǒng)形式和新形勢的相互結(jié)合。提高文書檔案的安全性、便利性和共享性；②將日常進行的監(jiān)督和集中進行的檢查相互結(jié)合在一起，日常進行的監(jiān)督中，其主要事項是集中檢查發(fā)現(xiàn)文檔中的問題，形成企業(yè)監(jiān)督模式的良性循環(huán)。

（二） 堅持檔案專業(yè)化管理

堅持文書檔案管理專業(yè)化，就是使用專業(yè)化管理方式、同時采用專業(yè)化設(shè)備和專業(yè)化管理人員?？勺龅揭韵聨讉€方面：①專業(yè)化的管理方式：分清檔案層的次、建立由上到下的管理體制、同時劃分好管理檔案的責(zé)任，從上到下逐步形成良好的管理氛圍，這樣才能讓檔案管理工作更加規(guī)范、更加的富有效率。②使用專業(yè)化設(shè)備：首先需保證充足的資金，同時建立完善的專業(yè)化檔案庫房，使其適應(yīng)各種要求，同時在這個專業(yè)化的在庫房外可以選擇安裝一個監(jiān)視器，進行對檔案實時的安全監(jiān)控。③專業(yè)化的管理人員：可選擇招聘一些熟練使用電腦，有較高的文化背景，踏實能干的員工，同時每年對員工進行職業(yè)道德培訓(xùn)和專業(yè)化的技能培訓(xùn)。

（三） 增加檔案文書管理員工的收入

檔案文書管理工作需要不斷地對檔案進行檢查，這需要坐在電腦前進行實時監(jiān)控，并對新引入或者新加入的檔案進行分類整理，這便需要耗費大量的精力和時間，只有提高員工收入，才能讓員工對檔案的管理工作保持較高的認真態(tài)度，同時員工的責(zé)任心也會增強。同時，領(lǐng)導(dǎo)的鼓勵可以激勵員工努力工作，同時更能調(diào)動員工的積極性。

（四） 對檔案文書管理模式進行創(chuàng)新

社會在不斷發(fā)展，檔案管理人員的觀念也要進步，他們傳統(tǒng)的管理觀念是常常等著檔案過來，而后進行整理，還有些員工因為不能及時將檔案送至相關(guān)部門，所以使資源流失相當?shù)膰乐?。在當今社會新時代的形式下，應(yīng)該對傳統(tǒng)的管理模式進行創(chuàng)新，把被動變?yōu)橹鲃樱瑒t要求主動與其他部門溝通收集檔案，對資料進行定期分類整理，而后對資料進行定期掌握，防止出現(xiàn)資料缺失的不利條件。此外，檔案文書管理工作在發(fā)展過程中會出現(xiàn)不同的變化。所以，可以建立相應(yīng)的管理系統(tǒng)，以防出現(xiàn)疏漏的情況，從而保證檔案的完整性。

（五） 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能

辦公室檔案管理人員作為檔案管理的執(zhí)行者，他們的技能和綜合素質(zhì)會對檔案管理工作有著很大影響，所以各企業(yè)要對員工進行以下兩個方面的提升：①各企業(yè)應(yīng)根據(jù)每個員工所擔(dān)任的工作進行相應(yīng)的專業(yè)技能培訓(xùn)、道德培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、現(xiàn)代化管理。為了能使培訓(xùn)計劃確實地提升員工的專業(yè)技能，企業(yè)可以建立成績考核制度，以此來激發(fā)員工的學(xué)習(xí)的積極性。又由于企業(yè)檔案的機密性，這就需要員工具備良好的道德素養(yǎng)和保密意識，各企業(yè)可以加強員工的法律教育，提升員工的道德素養(yǎng)和保密意識。

三、 結(jié)束語

現(xiàn)如今對檔案管理的重視就能使企業(yè)得到更好的發(fā)展，要合理規(guī)范檔案管理制度。只有良好的檔案管理才能讓企業(yè)有序地發(fā)展，同時，文書檔案的管理工作是檔案管理過程中一項非常重要的環(huán)節(jié)，在每個公司的工作中都需要提高文書檔案的重視性，并需要對其進行必要的分析與探索，這樣才能發(fā)揮出文書檔案的應(yīng)有作用，使企業(yè)和組織實現(xiàn)質(zhì)的飛躍，實現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展。

參考文獻：

[1]王雪玲.試論如何提升辦公室檔案文書管理工作[J].速讀（下旬），2016（5）：28-29.

[2]鄢玲俐.探究如何提升辦公室檔案文書管理工作[J].卷宗，2018（3）：5.

作者簡介：

趙曉，館員，湖北省十堰市，漢江師范學(xué)院。