規(guī)范檔案管理對學(xué)校發(fā)展建設(shè)的重要性分析

劉源霞

摘要：檔案管理作為學(xué)校發(fā)展建設(shè)中基礎(chǔ)性的一環(huán)，能夠反映學(xué)校日常的管理活動，為學(xué)校的管理、決策及發(fā)展提供重要參考，所以本文將具體分析規(guī)范檔案管理對學(xué)校發(fā)展建設(shè)的重要性，以此提出合理的改進建議。

關(guān)鍵詞：規(guī)范性；檔案管理；學(xué)校發(fā)展

中圖分類號：G647 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2018）20-0005-02

在目前學(xué)校的發(fā)展建設(shè)之中，檔案管理能夠真實記載并且反應(yīng)學(xué)校的發(fā)展歷程，具有重要的價值與意義，其內(nèi)容包含科研成果、教學(xué)成果、人事變動、管理制度等方方面面，學(xué)校需要高度重視檔案管理的作用，并且提升其規(guī)范性，以此加強學(xué)校的管理建設(shè)、提升發(fā)展水平。下文將結(jié)合目前檔案管理中所存在的問題進行分析，提出規(guī)范檔案管理的具體措施，希望能夠推動學(xué)校檔案管理工作的改進。

一、規(guī)范檔案管理的重要意義

首先學(xué)校的檔案都是在學(xué)校發(fā)展與建設(shè)之中從教育教學(xué)的管理工作之中所形成的，檔案類型以及檔案內(nèi)容相對多樣化，例如，教學(xué)計劃、教師職員等人事變動安排、會議記錄、教學(xué)筆記等檔案內(nèi)容，所以這些內(nèi)容都能夠直接為學(xué)校的后續(xù)教學(xué)與管理工作提供參考依據(jù)，也能夠促進學(xué)校教育水平與管理水平的提升。檔案也是一種學(xué)校的建設(shè)資源，做好檔案管理有利于學(xué)校提升資源利用效率，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、探討教育規(guī)律與教育管理規(guī)律。其次目前的檔案管理還存在著較多的不足，不能夠從根本上滿足學(xué)校發(fā)展建設(shè)的實際需求，缺乏體系化與規(guī)范化的管理形式，并且數(shù)字化信息建設(shè)發(fā)展相對較為緩慢，很大程度上浪費了學(xué)校的資源，所以為了轉(zhuǎn)變“重教學(xué)，輕行政”的這一觀念，需要在高度認(rèn)識檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，去加強檔案管理的規(guī)范性，這同時也是提升學(xué)校管理效率，順應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展要求的必然體現(xiàn)。所以學(xué)校在管理檔案的過程之中需要高度重視檔案管理規(guī)范的重要意義，從而通過相應(yīng)的手段，去實現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化。

二、在學(xué)校發(fā)展建設(shè)中規(guī)范檔案管理的具體措施

1.建立完善的檔案管理制度規(guī)范。為了從根本上提升檔案管理的規(guī)范性，需要利用建立檔案管理制度規(guī)范的方式，來為管理行為提供執(zhí)行依據(jù)，從而加強其系統(tǒng)性與規(guī)范性。所以在制度的制定過程之中需要對于檔案類別進行劃分，目前學(xué)校的檔案可以分為文書行政檔案、認(rèn)識檔案、學(xué)校教導(dǎo)檔案以及總檔案等，不同的檔案類型需要制定不同的制度規(guī)則。以人事檔案為例，與人事檔案有關(guān)的各種計劃與安排都需要專任的教師進行整理與歸檔。切實將《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)規(guī)定落實到位，禁止無關(guān)人員隨意出入檔案室。其次在歸檔制度中，需要明確材料的歸檔流程以及歸檔內(nèi)容。根據(jù)目前上級部門下發(fā)的《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》上來看，其歸檔工作需要通過有關(guān)部門去收集相關(guān)信息，比如工作調(diào)配經(jīng)歷、干部任免情況、組織發(fā)展?fàn)顩r、評職稱的情況等，這些都是檔案的主要內(nèi)容。其次在鑒別、整理與借閱環(huán)節(jié)上都要提升其管理的嚴(yán)格性，避免出現(xiàn)檔案丟失、漏掉等現(xiàn)象。在制定相關(guān)制度的過程之中需要依照《檔案法》、《保密法》以及《干部檔案工作條例》中的相關(guān)規(guī)定，如果需要查用檔案需要在校方領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)下才能夠進行借閱行為，并且人事檔案材料需要進行輔音，在簽署意見的同時加蓋學(xué)校黨支部的印章，才能夠生效。其次在一般情況下檔案是不能夠外界的，如果有特殊情況一定要在符合流程與標(biāo)準(zhǔn)的情況下，讓領(lǐng)導(dǎo)在相關(guān)的借閱表中簽字，才能夠外借，并且在期限之內(nèi)進行歸還。除了人事檔案之外，其他的檔案類型也需要明確的管理制度，比如核查制度就是其中較為重要的普及類制度，因為學(xué)校的教學(xué)變動較大、人事流動程度較高，所以需要針對行政會議記錄、學(xué)生學(xué)籍教案、校產(chǎn)檔案、財務(wù)檔案、校園建設(shè)檔案等相關(guān)檔案信息進行核查與管理，從而確保其檔案自身的準(zhǔn)確性與精確性，這樣的檔案資料才會發(fā)揮其自身的作用，嚴(yán)禁檔案中弄虛作假的行為，以嚴(yán)格的審查與核查制度，去提升檔案的真實性。

2.創(chuàng)新檔案管理手段。傳統(tǒng)的檔案管理手段會耗費大量的人力、物力與財力，并且在日常的人工操作過程之中也會存在著較多的人為誤差，所以避免出現(xiàn)較多的人為錯誤，需要利用信息技術(shù)手段，加強對于檔案資料的錄入環(huán)節(jié)、整理環(huán)節(jié)、歸檔環(huán)節(jié)以及分析環(huán)節(jié)上的優(yōu)化，提升檔案管理的管理效率、安全性，實現(xiàn)管理功能的拓展與延伸。在目前所使用的開發(fā)系統(tǒng)之中，一開始的學(xué)校檔案管理體系選擇的都是相對基礎(chǔ)的開發(fā)工具，利用Visual C等程序設(shè)計語言進行開發(fā)，但是隨著我國信息教育建設(shè)的不斷發(fā)展，在“十三五”規(guī)劃的推動下，學(xué)校要加強“三通兩平臺”的基本建設(shè)，實現(xiàn)對于檔案管理手段的有效改革與創(chuàng)新。在常規(guī)的學(xué)校檔案管理軟件之中其操作大致可以分為以下的使用環(huán)節(jié)，比如安裝與卸載、系統(tǒng)啟動與退出、文書檔案管理系統(tǒng)等內(nèi)容，這樣的系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)報表管理、科技檔案管理、數(shù)據(jù)的輸入與輸出，并且在給定搜索關(guān)鍵詞就能夠?qū)τ跈n案內(nèi)容進行檢索。其次為了提升檔案管理的安全性，也可以引入權(quán)限設(shè)置，以此提升檔案管理的保密性；對于其中的一些變動性較大的檔案，也可以實現(xiàn)編寫與導(dǎo)出，最后以報表的形式打印出來。但是創(chuàng)新檔案管理手段并不代表完全要摒棄原有的紙質(zhì)檔案管理模式，因為紙質(zhì)檔案管理模式也具有一定程度上優(yōu)越性與使用上的必要性，所以需要加強紙質(zhì)檔案與電子檔案管理方式的有機結(jié)合，從而最大程度優(yōu)化目前的檔案管理體系，為學(xué)校提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。

目前常規(guī)使用的紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)是學(xué)校基于與云脈的技術(shù)合作所使用的完善的技術(shù)管理系統(tǒng)，一般而言紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)是基于OCR以及圖形處技術(shù)開發(fā)所生成的，能夠用于紙質(zhì)文檔資料的拍攝、錄入以及同步分類管理與實時檢索等功能，能夠有利于管理者加強對于紙質(zhì)文檔的分享與調(diào)用，所以綜合來看，作為完善的紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對于校園資源的有效管理，僅僅通過移動終端就可以進行操作。對于紙質(zhì)檔案資源的儲存，系統(tǒng)也會按照時間、類型以及標(biāo)簽等方式進行分類儲存，同時也支持模糊搜索以及篩選條件搜索等形式。所以綜合來看，計算機電子信息技術(shù)參與到檔案管理這一行為也是學(xué)校發(fā)展的具體體現(xiàn)，為學(xué)校的發(fā)展與建設(shè)提供了更加多樣的可能性，同時有效地拓展了服務(wù)領(lǐng)域。

3.增強檔案意識，提升檔案管理能力。學(xué)校以及檔案管理者自身也需要提升檔案意識，從根本上認(rèn)識到檔案管理的重要性，從而將檔案管理工作列入績效考核以及議事日程之中，加強對于檔案管理工作的探索與關(guān)注，才能夠以提升檔案意識的方式，最大程度上發(fā)揮檔案管理的效果，實現(xiàn)學(xué)校的發(fā)展與進步。其次在提升檔案管理能力的過程之中，學(xué)校也要為管理者提供培訓(xùn)的時間與機會，將檔案管理的理論性指導(dǎo)意見形成實踐成果轉(zhuǎn)化，讓管理者能夠掌握到最新檔案系統(tǒng)的使用與應(yīng)用要求，加強對于管理制度的認(rèn)識與理解，通過提升自身文化素養(yǎng)與專業(yè)理論水平的形式，來增強服務(wù)意識，提升自身的檔案管理能力，轉(zhuǎn)變原有的服務(wù)理念，最大程度上對于目前的檔案管理工作進行優(yōu)化，提升自身的檔案管理工作積極性，正確認(rèn)識到目前檔案管理工作的發(fā)展需要與發(fā)展積極性，以此為教學(xué)實踐與學(xué)校的日常管理工作奠定相應(yīng)的基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

目前學(xué)校在檔案管理工作上還有很大的規(guī)范空間，學(xué)校需要高度認(rèn)識檔案管理規(guī)范性對于學(xué)校發(fā)展重要意義的基礎(chǔ)之上，促進檔案管理工作的有序進行，增強檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化以及質(zhì)量化，從意識轉(zhuǎn)變、技術(shù)提升以及制度改善等三個方面，去優(yōu)化目前的檔案管理工作，在明確學(xué)校檔案管理工作中所存在的不足的基礎(chǔ)之上，通過建立完善的檔案管理制度規(guī)范、創(chuàng)新檔案管理手段、增強檔案意識，提升檔案管理能力等形式，促進學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展與進步，增強學(xué)校的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理水平。

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