煙草企業(yè)精益后勤管理對(duì)策探究

【摘 要】 文章針對(duì)目前煙草企業(yè)后勤管理中存在的問(wèn)題，提出了體現(xiàn)精益管理的解決措施。要積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+后勤”建設(shè)；以事務(wù)外包及資產(chǎn)租賃的方式降低企業(yè)的管理難度；培養(yǎng)一批懂經(jīng)濟(jì)、會(huì)經(jīng)營(yíng)的后勤人才。

【關(guān)鍵詞】 煙草商業(yè)企業(yè)；后勤管理；精益管理；對(duì)策

后勤原本是指運(yùn)用于軍事方面的詞匯，包含后方對(duì)前線的一切物資供應(yīng)工作，后來(lái)逐步擴(kuò)展到了其它領(lǐng)域，形成了機(jī)關(guān)后勤、學(xué)校后勤、科研后勤、企業(yè)后勤等。機(jī)關(guān)后勤管理是煙草企業(yè)行政管理的重要組成部分，承擔(dān)著管理維護(hù)企業(yè)資產(chǎn)，保障企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的任務(wù)。主要負(fù)責(zé)后勤服務(wù)規(guī)劃編制、經(jīng)費(fèi)預(yù)算編列、物資采購(gòu)、資產(chǎn)管理、基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的維修及修繕項(xiàng)目、車(chē)輛管理、食堂及衛(wèi)生所管理等。機(jī)關(guān)后勤管理是一門(mén)科學(xué)、一門(mén)專(zhuān)業(yè)，隨著機(jī)關(guān)事務(wù)的不斷擴(kuò)展，后勤管理的任務(wù)愈加繁重、愈加專(zhuān)業(yè)化、技術(shù)化和職業(yè)化，利用精益管理的思路優(yōu)化后勤各項(xiàng)工作必然惠及公司管理和運(yùn)營(yíng)。

一、目前煙草企業(yè)后勤管理中存在的問(wèn)題

1、管理體制落后

機(jī)關(guān)后勤是企業(yè)的一部分，全面負(fù)責(zé)后勤服務(wù)規(guī)劃、實(shí)施管理監(jiān)督、開(kāi)展全系統(tǒng)服務(wù)事務(wù)，企業(yè)自辦后勤服務(wù)，既當(dāng)裁判員，又當(dāng)運(yùn)動(dòng)員，長(zhǎng)期處于國(guó)有企業(yè)的體制安排下，造成效率低下、浪費(fèi)嚴(yán)重、成本高等諸多弊端，甚至存在管理不科學(xué)、服務(wù)不專(zhuān)業(yè)等一系列問(wèn)題。

2、隊(duì)伍龐大、素質(zhì)不高、年齡結(jié)構(gòu)偏大

目前，機(jī)關(guān)后勤隊(duì)伍規(guī)模偏大，而與此形成鮮明對(duì)比的是，專(zhuān)業(yè)型、創(chuàng)新型人才相對(duì)欠缺，甚至有一部分人員是從別的崗位分流而來(lái)，對(duì)后勤服務(wù)工作一知半解，他們的思維方式、工作方式、管理能力和技術(shù)能力就感到明顯不適應(yīng)，后勤隊(duì)伍年齡老化、文化程度偏低、專(zhuān)業(yè)知識(shí)跟不上的問(wèn)題越來(lái)越突出。

3、工作任務(wù)更加繁重，卻較少利用現(xiàn)代的管理手段

隨著企事業(yè)單位的發(fā)展，機(jī)關(guān)后勤管理及服務(wù)的范疇和工作量明顯增加。一是服務(wù)對(duì)象增加了，采購(gòu)及維修業(yè)務(wù)量增加，資產(chǎn)總量增長(zhǎng)較快；二是服務(wù)項(xiàng)目已不像過(guò)去那樣停留在“溫飽型”解決“衣食住行”的范圍，對(duì)服務(wù)質(zhì)量的要求也越來(lái)越高，很多事務(wù)性工作借助信息平臺(tái)或借助技術(shù)手段較少；三是服務(wù)責(zé)任增加了，既有對(duì)內(nèi)服務(wù)的責(zé)任，也有對(duì)外的經(jīng)濟(jì)效益責(zé)任，不僅考慮服務(wù)質(zhì)量也要考慮經(jīng)濟(jì)效益。

二、體現(xiàn)精益管理的解決措施

1、積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+后勤”建設(shè)

基于互聯(lián)網(wǎng)的安全管理平臺(tái)、客戶服務(wù)系統(tǒng)及二維碼應(yīng)用等已經(jīng)在后勤管理中部分應(yīng)用，要提升機(jī)關(guān)后勤服務(wù)管理水平，必須充分認(rèn)識(shí)“互聯(lián)網(wǎng)+”的重要性，促進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)與后勤工作的深度融合。要統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)C(jī)關(guān)后勤管理信息化系統(tǒng)建設(shè)，有計(jì)劃、分步驟推進(jìn)到車(chē)輛、餐飲、醫(yī)療等工作領(lǐng)域，不斷提高后勤服務(wù)保障效率和質(zhì)量。

（1）利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段推進(jìn)精細(xì)管理。企業(yè)信息化是規(guī)范管理流程、提高辦公效率、節(jié)約辦公費(fèi)用的有效手段。以辦公用品為例，如今世界500強(qiáng)企業(yè)中90%使用信息系統(tǒng)解決辦公用品管理問(wèn)題，但煙草企業(yè)將管理信息系統(tǒng)應(yīng)用于日常辦公用品管理的還相對(duì)較少。辦公用品的種類(lèi)細(xì)碎，使用頻率高，多數(shù)單位采取人工統(tǒng)計(jì)，紙質(zhì)記錄，對(duì)于查找、更新和維護(hù)都帶來(lái)了不少的困難，顯然已不能滿足高效率、快節(jié)奏的現(xiàn)代工作需要，目前省內(nèi)僅有西安市局一家單位采用信息平臺(tái)管理辦公用品，利用信息化技術(shù)手段管理辦公用品，對(duì)于規(guī)范辦公用品管理及提高辦公效率有十分重要的意義。

（2）利用信息技術(shù)推進(jìn)后勤人員服務(wù)意識(shí)及服務(wù)水平的提升。越來(lái)越多行政部門(mén)開(kāi)通微信公眾號(hào)，由于微信公眾號(hào)語(yǔ)言活潑、信息豐富，能及時(shí)推送到手機(jī)等優(yōu)勢(shì)被很多企事業(yè)單位采用，政務(wù)微信的即時(shí)傳播和資源共享優(yōu)勢(shì)，提高了企事業(yè)單位的服務(wù)效能。煙草行業(yè)可利用微信公眾號(hào)，辦事公開(kāi)等平臺(tái)系統(tǒng)提升員工參與度，起到信息共享、監(jiān)督服務(wù)、改進(jìn)工作的目的。以車(chē)輛為例，機(jī)關(guān)用車(chē)采取統(tǒng)一管理，集中調(diào)度的方式，有出車(chē)任務(wù)時(shí)駕駛員提前到達(dá)指定地點(diǎn)，做好出車(chē)前準(zhǔn)備工作，但是經(jīng)常有駕駛員在出車(chē)前未按要求做好準(zhǔn)備工作、車(chē)內(nèi)衛(wèi)生狀況差、提前收車(chē)或服務(wù)態(tài)度不佳等現(xiàn)象出現(xiàn)，利用微信公眾號(hào)由用車(chē)單位自行選車(chē)，對(duì)每次出車(chē)進(jìn)行評(píng)價(jià)，必將調(diào)動(dòng)駕駛?cè)藛T的服務(wù)積極性和熱情，使出車(chē)服務(wù)真正做到優(yōu)質(zhì)高效。

（3）電商采購(gòu)精益模式的推廣應(yīng)用。作為信息技術(shù)在商務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用，電子商務(wù)以巨大的優(yōu)勢(shì)迅速崛起并蓬勃發(fā)展，由于傳統(tǒng)采購(gòu)模式中存在的流程繁雜、公開(kāi)招標(biāo)周期長(zhǎng)、成本高等問(wèn)題，企業(yè)采購(gòu)與互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合也成為大勢(shì)所趨，電商采購(gòu)?fù)怀鰪?qiáng)調(diào)采購(gòu)信息的可獲得性、采購(gòu)過(guò)程的公開(kāi)和透明、交易的規(guī)范性以及監(jiān)管部門(mén)、采購(gòu)機(jī)構(gòu)與采購(gòu)雙方的及時(shí)回應(yīng)互動(dòng)，改變了傳統(tǒng)的采購(gòu)組織形式，從而提高了采購(gòu)效率和采購(gòu)效益。煙草企業(yè)需提高認(rèn)識(shí)，嘗試運(yùn)用電商平臺(tái)進(jìn)行采購(gòu)，具體運(yùn)用還需要各參與部門(mén)達(dá)成一致，對(duì)采購(gòu)流程、監(jiān)督方式及管理制度進(jìn)行修訂。

2、以事務(wù)外包及資產(chǎn)租賃的方式降低企業(yè)的管理難度

一是把需要較多專(zhuān)業(yè)化協(xié)作的職能分出去，實(shí)行第三方管理，取代“大而全”的服務(wù)方式。當(dāng)代發(fā)達(dá)國(guó)家的后勤服務(wù)多數(shù)由第三產(chǎn)業(yè)部門(mén)承擔(dān)，機(jī)關(guān)后勤服務(wù)部門(mén)分離出去，交給專(zhuān)業(yè)部門(mén)管理，既可以減少機(jī)關(guān)行政編制，分流人員，又可節(jié)省行政經(jīng)費(fèi)；二是資產(chǎn)管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分，企業(yè)需要大量的設(shè)施設(shè)備以維持運(yùn)轉(zhuǎn)，更應(yīng)重視資產(chǎn)的有效管理。設(shè)備租賃是近年來(lái)出現(xiàn)的資產(chǎn)使用方式，以電腦為例，與代理商簽訂租賃協(xié)議，從電腦采購(gòu)到報(bào)廢，均由代理商進(jìn)行運(yùn)維服務(wù)和資產(chǎn)整個(gè)生命周期的管理，最后進(jìn)行資產(chǎn)回收，租賃使用的方式便于解決電腦軟硬件技術(shù)支持、解決輕資產(chǎn)、方便資金周轉(zhuǎn)等一系列問(wèn)題。

3、培養(yǎng)一批懂經(jīng)濟(jì)、會(huì)經(jīng)營(yíng)的后勤人才

后勤工作的多面性和專(zhuān)業(yè)性要求后勤工作人員必須是了解市場(chǎng)，善于經(jīng)營(yíng)，有經(jīng)濟(jì)頭腦，會(huì)經(jīng)濟(jì)核算，能熟練把經(jīng)濟(jì)理論應(yīng)用于后勤管理當(dāng)中。面對(duì)新時(shí)期新要求，必須做到與時(shí)俱進(jìn)，才能應(yīng)付自如，既要引進(jìn)人才，更要著眼于培養(yǎng)人才，鼓勵(lì)機(jī)關(guān)后勤同志自學(xué)成才，需要什么學(xué)什么，邊干邊學(xué)，急用先學(xué)，不斷提高自己的理論水平和實(shí)際工作能力。

通過(guò)改變傳統(tǒng)的后勤管理模式，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)技術(shù)、推進(jìn)資產(chǎn)租賃及事務(wù)外包的方式、提升隊(duì)伍素質(zhì)，能有效提升機(jī)關(guān)后勤的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)鼓勵(lì)員工提出合理化建議，從辦事程序、工作方法、工具、設(shè)備等需要改善的地方提出建設(shè)性的改善意見(jiàn)或構(gòu)想，在小范圍試點(diǎn)成功后全面推廣，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各級(jí)職能參與到標(biāo)準(zhǔn)化和持續(xù)改進(jìn)中，使后勤管理水平不斷提升，在企業(yè)管理中更好的發(fā)揮作用。

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【作者簡(jiǎn)介】

許譯文（1979.10-）女，碩士，就職于陜西省煙草公司西安市公司.