高校圖書(shū)館固定資產(chǎn)管理問(wèn)題研究

王敏杰 王建平 趙蕾

關(guān)鍵詞：高校圖書(shū)館；固定資產(chǎn)；資產(chǎn)管理

摘 要：高校圖書(shū)館的固定資產(chǎn)是圖書(shū)館開(kāi)展讀者服務(wù)等工作的基礎(chǔ)，固定資產(chǎn)管理是高校圖書(shū)館管理工作的重要組成部分，如何優(yōu)化圖書(shū)館資產(chǎn)配置，科學(xué)高效地使用固定資產(chǎn)，發(fā)揮固定資產(chǎn)的最大效用是高校圖書(shū)館資產(chǎn)管理工作的重要內(nèi)容。文章以西安建筑科技大學(xué)圖書(shū)館為例，對(duì)高校圖書(shū)館固定資產(chǎn)管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析和總結(jié)，并提出了優(yōu)化固定資產(chǎn)管理的建議和措施。

中圖分類號(hào)：G258.6文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-1588（2018）05-0049-03

高校圖書(shū)館的固定資產(chǎn)分為館舍建筑類資產(chǎn)、家具設(shè)備類資產(chǎn)和文獻(xiàn)資源類資產(chǎn)三大類。高校圖書(shū)館的固定資產(chǎn)是圖書(shū)館基礎(chǔ)建設(shè)、讀者服務(wù)工作及行政管理工作必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ)。隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，以及移動(dòng)通信終端的廣泛應(yīng)用，讀者的學(xué)習(xí)需求和學(xué)習(xí)行為也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。為了滿足讀者需求，有的高校圖書(shū)館采用新的理念設(shè)計(jì)建造新館，有的高校圖書(shū)館在舊館基礎(chǔ)上進(jìn)行功能優(yōu)化改造。因此，高校圖書(shū)館的設(shè)備和家具等固定資產(chǎn)也在不斷增多，管理好這些固定資產(chǎn)，對(duì)于保證高校圖書(shū)館充分發(fā)揮文獻(xiàn)中心的作用，滿足讀者的需求，以及保護(hù)固定資產(chǎn)完整、節(jié)約成本，充分發(fā)揮固定資產(chǎn)效能等，都具有重要的意義。西安建筑科技大學(xué)圖書(shū)館在對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)時(shí)發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理存在一些問(wèn)題，筆者對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行研究分析，以期提高西安建筑科技大學(xué)圖書(shū)館固定資產(chǎn)管理工作的質(zhì)量和水平，為圖書(shū)館工作的順利開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。

1 西安建筑科技大學(xué)圖書(shū)館固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀

1.1 固定資產(chǎn)詳情與管理隊(duì)伍

西安建筑科技大學(xué)由雁塔校區(qū)、草堂校區(qū)和幸福校區(qū)三個(gè)校區(qū)組成，圖書(shū)館也分為雁塔校區(qū)圖書(shū)館、草堂校區(qū)分館、幸福校區(qū)分館，館舍面積總計(jì)23，286.43平方米，各類文獻(xiàn)資源334萬(wàn)余冊(cè)（截至2016年年底），各類儀器設(shè)備880余臺(tái)，家具被服類資產(chǎn)18，000余件。各類固定資產(chǎn)價(jià)值不一，大到幾十萬(wàn)元的儀器設(shè)備，小到十幾元的書(shū)立，且種類多、數(shù)量大，管理極為不易。西安建筑科技大學(xué)圖書(shū)館現(xiàn)有的資產(chǎn)管理員隊(duì)伍由館長(zhǎng)總體負(fù)責(zé)，下設(shè)館級(jí)資產(chǎn)管理員一名（兼任），負(fù)責(zé)各部門(mén)和分館的固定資產(chǎn)管理工作。圖書(shū)館的固定資產(chǎn)賬目是從西安建筑科技大學(xué)的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)導(dǎo)出的Excel表格，由圖書(shū)館的資產(chǎn)管理員進(jìn)行統(tǒng)一管理。目前，西安建筑科技大學(xué)圖書(shū)館各部門(mén)和分館沒(méi)有本部門(mén)固定資產(chǎn)的詳細(xì)賬目，加上平時(shí)部門(mén)間資產(chǎn)調(diào)動(dòng)隨意性較大，又缺乏相關(guān)的調(diào)撥記錄，很容易造成資產(chǎn)流失。

1.2 固定資產(chǎn)日常管理和清查時(shí)存在的問(wèn)題

西安建筑科技大學(xué)圖書(shū)館的固定資產(chǎn)種類繁多，且放置在館內(nèi)各處，徹底清查需要耗費(fèi)大量的人力、物力及時(shí)間，因此對(duì)固定資產(chǎn)的清查只有在學(xué)校統(tǒng)一清查固定資產(chǎn)時(shí)才能進(jìn)行。筆者發(fā)現(xiàn)，西安建筑科技大學(xué)圖書(shū)館固定資產(chǎn)的日常管理和清查存在賬實(shí)不符現(xiàn)象，主要是有賬無(wú)物。如：西安建筑科技大學(xué)雁塔校區(qū)圖書(shū)館開(kāi)館時(shí)，對(duì)大批家具進(jìn)行了報(bào)廢，但并沒(méi)有及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)；在報(bào)廢儀器設(shè)備時(shí)，將附件隨主設(shè)備一起上交學(xué)校，但沒(méi)有辦理附件的報(bào)廢手續(xù)；資產(chǎn)管理員在Excel表格登記固定資產(chǎn)時(shí)，由于輸入錯(cuò)誤造成資產(chǎn)賬目數(shù)量虛增等。另外，西安建筑科技大學(xué)圖書(shū)館各分館之間、各部門(mén)之間，以及與本校其他院系進(jìn)行設(shè)備或家具調(diào)撥時(shí)，沒(méi)有辦理相關(guān)手續(xù)，致使固定資產(chǎn)的位置變更沒(méi)有記錄，也是造成固定資產(chǎn)有賬無(wú)物或有物無(wú)賬的原因。西安建筑科技大學(xué)圖書(shū)館對(duì)閑置資產(chǎn)的調(diào)控也不夠及時(shí)，有些設(shè)備或家具長(zhǎng)期閑置在一個(gè)部門(mén)，而需要的部門(mén)卻無(wú)物可用，造成固定資產(chǎn)利用率低下。

2 高校圖書(shū)館固定資產(chǎn)管理存在的問(wèn)題

2.1 固定資產(chǎn)管理制度不健全

高校圖書(shū)館作為高校的教育及教學(xué)輔助單位，屬于高校的二級(jí)管理部門(mén)。高校固定資產(chǎn)管理的相關(guān)制度是針對(duì)全校固定資產(chǎn)制定的，對(duì)圖書(shū)館這樣的二級(jí)管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，這些制度是粗放型的，僅具有指導(dǎo)性，不夠具體和明確，而大多數(shù)圖書(shū)館也沒(méi)有在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步制定更為健全的規(guī)章制度和管理辦法。沒(méi)有相應(yīng)的管理制度加以保障和約束，固定資產(chǎn)的管理就容易出現(xiàn)問(wèn)題，無(wú)法為決策管理者提供數(shù)據(jù)支持，容易造成固定資產(chǎn)重復(fù)購(gòu)置，造成資源浪費(fèi)。

2.2 固定資產(chǎn)管理意識(shí)淡薄

高校圖書(shū)館購(gòu)置固定資產(chǎn)的經(jīng)費(fèi)絕大部分是本校劃撥的，圖書(shū)館一般不進(jìn)行成本核算和折舊，因此普遍存在重錢(qián)輕物、重購(gòu)建輕管理等現(xiàn)象[1]。圖書(shū)館需要購(gòu)置什么固定資產(chǎn)就向?qū)W校提交購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)，由學(xué)校統(tǒng)一進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)，管理意識(shí)淡薄，對(duì)固定資產(chǎn)的使用及管理力度不夠，重投資、輕管理，容易造成固定資產(chǎn)的閑置和浪費(fèi)，不能充分發(fā)揮固定資產(chǎn)的作用。筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，西安建筑科技大學(xué)圖書(shū)館的有些固定資產(chǎn)管理員認(rèn)為圖書(shū)館的固定資產(chǎn)都是在館內(nèi)流動(dòng)的，不會(huì)遺漏或丟失，因此疏于管理，對(duì)館內(nèi)流動(dòng)固定資產(chǎn)不及時(shí)登記，甚至對(duì)一些損壞和丟失的固定資產(chǎn)也不登記，造成固定資產(chǎn)在清查盤(pán)點(diǎn)時(shí)賬實(shí)不符，但又無(wú)據(jù)可查的局面。

2.3 固定資產(chǎn)管理手段落后

高校圖書(shū)館的各方面工作大多已實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化及智能化管理，但對(duì)固定資產(chǎn)的管理多數(shù)還停留在手工操作，如手工建賬、建卡，資產(chǎn)的清查、統(tǒng)計(jì)等[2]，且工作人員對(duì)固定資產(chǎn)特征記錄得不夠詳細(xì)，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致固定資產(chǎn)在管理過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題。如：由于高校圖書(shū)館固定資產(chǎn)管理手段落后，固定資產(chǎn)管理工作在進(jìn)行交接時(shí)，新的資產(chǎn)管理員要花很長(zhǎng)時(shí)間才能掌握本館固定資產(chǎn)的情況，增加固定資產(chǎn)管理工作的人力成本和時(shí)間成本，降低了固定資產(chǎn)管理的工作效率。

2.4 固定資產(chǎn)管理不規(guī)范

高校圖書(shū)館的固定資產(chǎn)不但數(shù)量龐大、類別多，而且放置地點(diǎn)比較分散，給固定資產(chǎn)管理造成一定困難[3]。對(duì)于新購(gòu)置的固定資產(chǎn)，如果采購(gòu)人員僅憑資產(chǎn)驗(yàn)收單到固定資產(chǎn)管理員處建賬，不能詳盡地揭示固定資產(chǎn)的特征，容易對(duì)以后的資產(chǎn)管理造成困擾。高校圖書(shū)館的固定資產(chǎn)管理員如果沒(méi)有對(duì)固定資產(chǎn)的使用及變更進(jìn)行及時(shí)、詳細(xì)、動(dòng)態(tài)的跟蹤記錄，很容易造成資產(chǎn)流失。同時(shí)，高校圖書(shū)館的固定資產(chǎn)處置程序不規(guī)范，大批量固定資產(chǎn)在報(bào)廢或維修時(shí)，沒(méi)有及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，造成賬目與實(shí)物不符。由于固定資產(chǎn)的清查盤(pán)點(diǎn)需要耗費(fèi)大量的人力、物力和時(shí)間，因此許多高校圖書(shū)館都沒(méi)有對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行全面、徹底、有效的盤(pán)點(diǎn)，使圖書(shū)館長(zhǎng)期對(duì)家底不清，且對(duì)閑置資產(chǎn)的調(diào)劑和管理力度不夠，造成資源浪費(fèi)。

3 加強(qiáng)高校圖書(shū)館固定資產(chǎn)管理的措施

3.1 提高對(duì)固定資產(chǎn)管理重要性的認(rèn)識(shí)

高校圖書(shū)館要做好固定資產(chǎn)管理工作，必須認(rèn)識(shí)到固定資產(chǎn)管理對(duì)圖書(shū)館工作的重要性。館領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視固定資產(chǎn)管理工作，把固定資產(chǎn)管理提高到影響圖書(shū)館生存與發(fā)展的高度，加大固定資產(chǎn)管理的宣傳，向全館職工及讀者宣傳固定資產(chǎn)管理的相關(guān)政策和法規(guī)，改變他們的資產(chǎn)觀念[4]，增強(qiáng)他們的固定資產(chǎn)管理及使用意識(shí)，以高度的責(zé)任感管理、使用圖書(shū)館的固定資產(chǎn)。同時(shí)，高校圖書(shū)館還要算好辦館的經(jīng)濟(jì)賬，在經(jīng)費(fèi)投入有限的前提下，節(jié)約成本，做到“花小錢(qián)，辦大事”，優(yōu)化配置全館的固定資產(chǎn)，最大限度地提高固定資產(chǎn)的利用率。

3.2 建立健全固定資產(chǎn)管理制度

建立規(guī)范、科學(xué)的固定資產(chǎn)管理制度是高校圖書(shū)館提高固定資產(chǎn)管理水平的重要保障。目前，制度不健全是高校圖書(shū)館固定資產(chǎn)管理存在問(wèn)題的主要原因。因此，高校圖書(shū)館應(yīng)盡快建立健全固定資產(chǎn)管理的相關(guān)規(guī)章制度，明確圖書(shū)館的發(fā)展方向，充分考慮圖書(shū)館的實(shí)際需求，采購(gòu)固定資產(chǎn)須事先計(jì)劃，合理預(yù)算，對(duì)同類固定資產(chǎn)的性能價(jià)格進(jìn)行比較，盡可能選擇性價(jià)比最優(yōu)、售后服務(wù)體系最完善的產(chǎn)品[5]。高校圖書(shū)館應(yīng)根據(jù)圖書(shū)館的發(fā)展需要編制年度財(cái)務(wù)預(yù)算，各部門(mén)和分館也應(yīng)根據(jù)自身情況，制訂本部門(mén)的資產(chǎn)購(gòu)置計(jì)劃。高校圖書(shū)館做好財(cái)務(wù)預(yù)算，便于館領(lǐng)導(dǎo)對(duì)圖書(shū)館各項(xiàng)工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排，做到有的放矢，避免因重復(fù)購(gòu)置而造成資源浪費(fèi)。高校圖書(shū)館還應(yīng)進(jìn)一步完善固定資產(chǎn)的日常管理制度，如：固定資產(chǎn)的購(gòu)置、驗(yàn)收、保管、領(lǐng)用、檢查、維護(hù)等制度，固定資產(chǎn)的丟失、損壞賠償制度，固定資產(chǎn)的調(diào)撥、報(bào)廢制度等，使固定資產(chǎn)的管理在各個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循，能夠照章辦事。高校圖書(shū)館也要與時(shí)俱進(jìn)，適時(shí)對(duì)固定資產(chǎn)管理的規(guī)章制度做出相應(yīng)調(diào)整，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

3.3 完善固定資產(chǎn)管理體制

完善的固定資產(chǎn)管理體制是高校圖書(shū)館順利開(kāi)展固定資產(chǎn)管理工作的關(guān)鍵。目前，高校圖書(shū)館的固定資產(chǎn)管理員人數(shù)不多，且大多數(shù)是兼職。筆者認(rèn)為，高校圖書(shū)館要做好固定資產(chǎn)的管理工作，就必須建設(shè)一支科學(xué)、專業(yè)、責(zé)任心強(qiáng)的固定資產(chǎn)管理員隊(duì)伍，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)的原則，建立責(zé)任到人的管理責(zé)任制，除設(shè)置館級(jí)資產(chǎn)管理員外，各部室也應(yīng)設(shè)置一至二級(jí)資產(chǎn)管理人員，建立館級(jí)固定資產(chǎn)管理員——各部室固定資產(chǎn)管理員——部室二級(jí)固定資產(chǎn)管理員的分級(jí)管理制度。館級(jí)固定資產(chǎn)管理人員應(yīng)按固定資產(chǎn)管理要求建立固定資產(chǎn)的總賬及明細(xì)賬，按時(shí)間順序記錄館內(nèi)各類固定資產(chǎn)的變動(dòng)情況，按固定資產(chǎn)的類別或部門(mén)建立分類賬，并幫助各部門(mén)和分館建立自己的固定資產(chǎn)賬，通過(guò)建立各類賬卡，加強(qiáng)固定資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)及靜態(tài)管理。如：固定資產(chǎn)發(fā)生變動(dòng)，固定資產(chǎn)管理部門(mén)、固定資產(chǎn)調(diào)出及調(diào)入部門(mén)都要及時(shí)進(jìn)行賬目調(diào)整，保證賬、卡、物一致。此外，高校圖書(shū)館還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各級(jí)固定資產(chǎn)管理員的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)固定資產(chǎn)管理的相關(guān)法律法規(guī)及掌握計(jì)算機(jī)操作技能等，不斷提高固定資產(chǎn)管理員的綜合素質(zhì)。

3.4 改善固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)

先進(jìn)的管理系統(tǒng)必然會(huì)提高工作效率，節(jié)約時(shí)間成本和人力成本。高校圖書(shū)館應(yīng)依托校園網(wǎng)與本校資產(chǎn)管理部門(mén)協(xié)調(diào)合作，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立全新、高效并符合本校和本館實(shí)際情況的圖書(shū)館固定資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)管理體系，包括新增資產(chǎn)、變更資產(chǎn)、資產(chǎn)清查、資產(chǎn)維修與報(bào)廢等方面的管理。如：固定資產(chǎn)管理員應(yīng)為每個(gè)固定資產(chǎn)貼上其專屬的二維碼作為電子身份證，并對(duì)其實(shí)行全館計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)管理。各級(jí)固定資產(chǎn)管理員根據(jù)權(quán)限憑密碼登錄固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，及時(shí)上報(bào)資產(chǎn)的變更、維修及申請(qǐng)報(bào)廢等情況，上一級(jí)固定資產(chǎn)管理員可以隨時(shí)掌握相關(guān)信息，并及時(shí)進(jìn)行處理，不但可以加快信息傳遞速度，而且降低了人工操作的錯(cuò)誤率，提高了固定資產(chǎn)管理的質(zhì)量和水平。

3.5 做好固定資產(chǎn)的定期清點(diǎn)工作

資產(chǎn)清點(diǎn)是固定資產(chǎn)盤(pán)查的重要環(huán)節(jié)，高校圖書(shū)館應(yīng)制訂工作計(jì)劃進(jìn)行固定資產(chǎn)的定期清點(diǎn)[6]。如：館級(jí)固定資產(chǎn)管理員應(yīng)按照學(xué)校的規(guī)定和要求與學(xué)校相關(guān)的固定資產(chǎn)管理部門(mén)做好賬物核查工作，各部門(mén)和分館的固定資產(chǎn)管理員應(yīng)利用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)定期對(duì)本部門(mén)的所有固定資產(chǎn)進(jìn)行全面清查和盤(pán)點(diǎn)。定期清點(diǎn)有利于固定資產(chǎn)管理員及時(shí)掌握固定資產(chǎn)的種類、數(shù)量和使用情況，以及是否有損壞、丟失或閑置等情況。固定資產(chǎn)的采購(gòu)、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、調(diào)撥、報(bào)廢等應(yīng)嚴(yán)格按照固定資產(chǎn)管理制度辦理，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)上報(bào)，并采取措施予以補(bǔ)救。如：管理人員對(duì)損壞的資產(chǎn)進(jìn)行報(bào)修登記；對(duì)因盜竊而遺失的資產(chǎn)及時(shí)報(bào)案，并收集整理相關(guān)材料；對(duì)閑置的資產(chǎn)進(jìn)行調(diào)撥處理等。高校圖書(shū)館完善固定資產(chǎn)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，可以保證固定資產(chǎn)的完整和安全，提高固定資產(chǎn)的利用率。

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