淺談如何做好新時代檔案管理工作

孫明春

【摘要】檔案是依據(jù)、是資源、是財富。機關(guān)檔案是機關(guān)公務(wù)活動的真實記錄，是檔案事業(yè)的重要組成部分，通過機關(guān)檔案可以真實再現(xiàn)機關(guān)工作的歷史面貌。重視檔案工作，對于規(guī)范機關(guān)管理，提高機關(guān)工作效率具有重要的意義。筆者通過參與近年來我市機關(guān)檔案的調(diào)研，結(jié)合個人十余年來的檔案工作實踐，淺談機關(guān)檔案工作中存在的問題及對機關(guān)檔案工作的建議。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；檔案工作；管理工作

一、機關(guān)檔案工作存在的問題

（一）對檔案工作重要性認識不夠。檔案工作相對于機關(guān)前沿的業(yè)務(wù)工作而言，是幕后服務(wù)性工作，容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，有的單位沒有將檔案工作納入年度目標考核，既便納入目標考評，檔案工作也是軟指標，沒有硬性規(guī)定，不能引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。對檔案工作重視不夠的主要表現(xiàn)：一是檔案工作在個別單位領(lǐng)導(dǎo)心目中地位不高。二是對檔案工作人、財、物投入不夠。三是檔案工作人員的經(jīng)濟、政治待遇得不到應(yīng)有的保障。

（二）辦公條件及設(shè)施不符合檔案管理的要求。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，一些單位檔案室辦公條件及設(shè)施離檔案規(guī)范要求還有差距。如有的機關(guān)無專門的庫房，有的機關(guān)沒有專門的閱覽室；個別單位的檔案裝具仍是木柜和鐵柜，沒有使用密集柜。

（三）檔案人員不穩(wěn)定，素質(zhì)有待提高。主要表現(xiàn)是：個別單位檔案人員經(jīng)常變化，特別是一些單位二級機構(gòu)檔案人員的變化頻繁，新人員需要較長的熟悉、適應(yīng)過程，不利于檔案工作的深入開展；個別單位人員變換中，工作交接不規(guī)范，在一定程度上影響了檔案的完整性；檔案人員忙于日常工作較多，在深入調(diào)查、工作創(chuàng)新上不夠。

（四）檔案管理質(zhì)量和利用效率有待提高。檔案管理的高質(zhì)量是為檔案利用的高效率，但通過近年來調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在檔案管理質(zhì)量和利用效率上還有差距。表現(xiàn)為：一是有的單位歸檔分類不夠合理，保管期限劃分不夠準確；有的注重文件的歸檔，對材料的歸檔重視不夠，個別單位存在應(yīng)歸檔的材料未歸檔的現(xiàn)象。二是檔案信息化程度不高，目前全市沒有統(tǒng)一的檔案管理軟件，且檔案檢索工具單一，嚴重影響了檔案管理質(zhì)量特別是檔案利用效率的提高。

二、對做好機關(guān)檔案工作的建議

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)，健全組織。工作好不好，關(guān)鍵看領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提。首先應(yīng)健全檔案工作責任制，明確主管領(lǐng)導(dǎo)及直接負責的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。其次要建立檔案管理機構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，形成以機關(guān)綜合檔案室為中心，各基層單位、各科室共同參與的管理網(wǎng)絡(luò)。第三要逐步建立健全統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級建檔，逐級負責，條塊結(jié)合的檔案管理體制。

（二）把握重點，規(guī)范管理。文件材料的歸檔及管理是檔案工作的重點，是做好檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作的中心。在文件材料的歸檔及管理中，要把好四關(guān)：一是把好文件材料收集關(guān)，確保文件材料的齊全完整。二是把好文件材料整理關(guān)，確保文件材料歸檔規(guī)范。三是把好文件材料管理關(guān)，防止檔案的損毀和丟失，確保檔案的真實性和可靠性。四是把好文件保密關(guān)，保證涉密檔案的內(nèi)容不泄密。

（三）加強檔案人員的繼續(xù)教育，保持檔案隊伍的相對穩(wěn)定。要采取多種形式加強檔案人員的繼續(xù)教育，省、市檔案局可以組織專業(yè)知識培訓(xùn)；各單位可以采取“請進來，走出去”的方式，既可請檔案局專業(yè)人員現(xiàn)場指導(dǎo)，也可到好的單位實地學(xué)習(xí)。檔案人員更要注重自學(xué)，既要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，又要學(xué)習(xí)計算機知識等與檔案管理相關(guān)的知識，做到知識面廣、業(yè)務(wù)精通。在一定時期，保持檔案隊伍的穩(wěn)定，才可以使檔案工作進一步發(fā)展，提高機關(guān)的檔案管理水平。

（四）完善設(shè)施，加大軟硬件建設(shè)。硬件上，要按照檔案規(guī)范管理的要求，配備充足的檔案柜，有條件的單位可以購買密集柜，要有防盜門窗、吸塵器、滅火器、溫濕計等必要的安全設(shè)施。軟件方面，要加強檔案信息化建設(shè)。首先要立足現(xiàn)有信息化設(shè)備，對文件材料實行電子存檔，對歷年文件材料掃描錄入，以備將來檔案信息化建設(shè)需要。其次要由國家檔案局或省檔案局開發(fā)統(tǒng)一的檔案管理軟件，使檔案的管理更加統(tǒng)一化、規(guī)范化、科學(xué)化、簡便化，檔案的利用更加高效化。

（五）注重信息資源開發(fā)，服務(wù)機關(guān)工作。機關(guān)檔案管理的目的在于服務(wù)機關(guān)工作。檔案部門要圍繞機關(guān)工作，積極挖掘檔案信息，在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)機關(guān)、指導(dǎo)基層、服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)上下功夫，把檔案變成可利用的信息資源，通過檔案資料的充分利用，使檔案的價值得到充分的體現(xiàn)。

（六）專門檔案歸檔要掌握靈活性。文書檔案的歸檔時間一般是以年度為界，而專門檔案記述和反映了機關(guān)某些專業(yè)方面的工作活動情況，其形成檔案的規(guī)律和特點各有不同，因而專門檔案的歸檔時間要掌握靈活性。聲像檔案是實時瞬間和階段的真實記載，是保存在膠片、相紙、磁盤、光盤等感光材料或磁性材料等載體上的影像和聲音。它記載和反映了單位的重大事件、重要活動和重要人物的真實面貌，相比文字檔案來說，更直觀、真實、形象、生動。

（七）專門檔案收集要重視完整性。專門檔案形成的規(guī)律和特點具有特殊性：一是各專業(yè)內(nèi)容性質(zhì)不同造成在歸檔時間上不統(tǒng)一。二是某些檔案形成的時間過長，如果專業(yè)工作人員歸檔意識淡薄，就容易造成檔案內(nèi)容缺失。因此在收集各類專門檔案時，要特別注意檔案內(nèi)容的完整性。如基建工程檔案，具有工程周期長、工作流程長、工期階段多、涉及部門多等特點，使基建檔案具有多樣性、復(fù)雜性、成套性等特性。一項基建工程項目，要有工程項目前期文件、勘察測繪文件、設(shè)計文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工驗收文件，從工程立項、勘察設(shè)計、審批、招投標、施工、監(jiān)理到竣工等多項程序。由于基建工程人員流動性大，工程各參建部門缺乏相互溝通，加之基建工程人員對工程檔案管理的專業(yè)知識不甚了解，極易造成工程項目管理和技術(shù)檔案存在分散、損壞或內(nèi)容丟失等問題。在收集基建工程檔案時，要特別強調(diào)基建工程檔案內(nèi)容的完整性，按照基建工程建設(shè)形成規(guī)律收集、整理和保存，確?；üこ虣n案齊全、完整、準確和系統(tǒng)。聲像檔案的收集工作存在同樣的問題。從客觀上看，影像存儲隨意性很強，產(chǎn)生的電子照片丟失的概率也很高，如果不注意保存和備份，就容易丟失。因此，檔案部門對聲像檔案的歸檔監(jiān)督極為重要。在收集工作中，既要重視對某項工作和重大活動形成聲像檔案的完整性，又要強調(diào)單張影像歸檔的全面性，如時間、地點、人物、工作內(nèi)容和活動名稱，都要注有詳細的說明，便于日后的查閱和利用。

（八）專門檔案管理要強調(diào)實效性。專門檔案記載和反映的內(nèi)容是機關(guān)某個方面的工作活動情況，外觀沒有固定的格式，載體沒有統(tǒng)一的標準，因而具有內(nèi)容的單一性、形式的特殊性、載體的多樣性、歸檔的固定性和服務(wù)對象的針對性。對于專門檔案的管理就要根據(jù)其特點有別于文書檔案。文書檔案可以按照年代、部門和保管期限進行統(tǒng)一管理，而專門檔案要強調(diào)利用的時效性，根據(jù)各自不同的特點分門別類進行單獨管理。如財會檔案、出版刊物檔案可以按照年度和保管期限進行整理上架；科研成果檔案、基建工程檔案和聲像檔案就要根據(jù)檔案內(nèi)容、不同載體形式分項進行保管；教學(xué)工作的學(xué)籍檔案則要以學(xué)年為單元進行管理。

三、結(jié)束語

機關(guān)事業(yè)單位專門檔案只是檔案管理中的一部分，很容易被忽視和遺忘。作為檔案工作者要高度重視這項工作的開展，自覺做好機關(guān)事業(yè)單位專門檔案的管理，為增強單位整體檔案管理工作合理化、規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)揮重要作用。