企業(yè)內(nèi)部控制視角下存貨管理分析

謝 娟

引言

存貨是指企業(yè)在日?；顒又谐钟幸詡涑鍪鄣漠a(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程或提供勞務(wù)過程中耗用的材料或物料等，包括各類材料、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品或庫存商品以及包裝物、低值易耗品、委托加工物資等。因此，存貨管理需要引入科學(xué)的管理機(jī)制和各部門相互協(xié)調(diào)，我們對此應(yīng)引起高度重視。

一、企業(yè)存貨管理的重要性

存貨通常在企業(yè)的流動資產(chǎn)中占有很大的比重，而且直接影響著企業(yè)成本的高低。各類原材料、在產(chǎn)品、半成品通常經(jīng)過生產(chǎn)加工過程后轉(zhuǎn)化為產(chǎn)成品，或經(jīng)過采購驗收入庫后記賬為庫存商品，這些都是構(gòu)成企業(yè)產(chǎn)品或商品成本的主要組成部分，所以做好存貨的管理控制工作至關(guān)重要，它是降低企業(yè)成本水平，實現(xiàn)預(yù)期利潤的重要保證。同時，存貨的運轉(zhuǎn)，代表著企業(yè)經(jīng)營的運轉(zhuǎn)，有效的存貨管理，可減少企業(yè)資金的占用，合理的配置企業(yè)資源，為企業(yè)帶來更大的經(jīng)濟(jì)效益。存貨的業(yè)務(wù)循環(huán)主要包括：存貨的請購、存貨的采購、存貨驗收入庫、存貨的保管與記錄、存貨的領(lǐng)用發(fā)出、存貨的盤點與處置六大環(huán)節(jié)。

二、存貨業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)中的內(nèi)部控制關(guān)鍵點分析

（一）存貨請購環(huán)節(jié)。存貨的請購應(yīng)實行預(yù)算管理，由生產(chǎn)經(jīng)營部門結(jié)合生產(chǎn)經(jīng)營計劃、銷售計劃提出，并經(jīng)過企業(yè)相關(guān)的審批流程審批后，編制完善的采購計劃。采購計劃的合理編制是進(jìn)行采購業(yè)務(wù)管理控制的基礎(chǔ)，企業(yè)應(yīng)重視采購計劃的編制，對采購計劃的完成設(shè)計相應(yīng)的指標(biāo)進(jìn)行考核，對計劃外采購項目，嚴(yán)格審批流程。計劃編制應(yīng)綜合考慮實際庫存情況、經(jīng)濟(jì)采購批量，采購時間長短、市場情況等因素。同時隨著企業(yè)經(jīng)營環(huán)境，經(jīng)營狀況、經(jīng)營業(yè)務(wù)發(fā)生變化，相應(yīng)的采購物資應(yīng)與之同步，可采取動態(tài)編制方法，力求采購計劃與生產(chǎn)經(jīng)營需求相適應(yīng)，減少物資浪費和積壓，保證經(jīng)濟(jì)效益最大化。

（二）存貨的采購環(huán)節(jié)。企業(yè)可建立供應(yīng)商評價制度，由采購部門、使用部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門共同對供應(yīng)商進(jìn)行評價，不但包括提供貨物相關(guān)的質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)，還應(yīng)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信用等級、經(jīng)營狀況等進(jìn)行綜合評價，甄選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。對一般存貨采購應(yīng)遵循詢價比價原則，確定供應(yīng)商。詢價與審核確定供應(yīng)商崗位應(yīng)相分離，不能詢價、比價、核價、確定供應(yīng)商由一人包辦，以免產(chǎn)生收受賄賂，徇私舞弊行為。重大項目物資的采購應(yīng)組織公開招投標(biāo)，由物資使用部門、采購部門、財務(wù)部、合同部等相關(guān)部門共同參與招投標(biāo)，以保證采購項目公正透明。采購崗位屬高風(fēng)險崗位，可實行定期輪換制度。

（三）存貨驗收環(huán)節(jié)。企業(yè)應(yīng)建立存貨驗收管理制度。存貨驗收是存貨管理中重要的一環(huán)，倉庫驗收需對采購物資進(jìn)行檢驗，包括產(chǎn)品的數(shù)量、質(zhì)量、產(chǎn)地、級別等相關(guān)信息是否相符，通過驗收的物資辦理入庫手續(xù)，保證驗收記錄真實、準(zhǔn)確、完整。對不符合要求的貨物，拒絕入庫，進(jìn)行退貨或索賠處理。

（四）存貨的保管與記錄環(huán)節(jié)。企業(yè)應(yīng)建立存貨保管制度，加強(qiáng)存貨的日常保管工作，對接收的貨物按編號、類別、名稱、型號、單位、單價、金額等設(shè)置帳薄進(jìn)行登記管理，并與財務(wù)部門進(jìn)行核對。對所存物資進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)物資短缺或物資積壓及時匯報。對進(jìn)入倉庫人員辦理登記手續(xù)，以保證物資的安全存放。

（五）存貨的領(lǐng)用發(fā)出環(huán)節(jié)。企業(yè)應(yīng)建立嚴(yán)格的存貨領(lǐng)用流程及審批制度，存貨的發(fā)出需經(jīng)過相關(guān)部門的審批，倉庫管理人員應(yīng)對領(lǐng)料單等相關(guān)手續(xù)進(jìn)行核實，確保發(fā)出物資與領(lǐng)料申請保持一致。

（六）存貨的盤點與處置環(huán)節(jié)。實物盤點是最行之有效的證實存貨數(shù)量的方法，開展定期和不定期的抽查盤點，通過盤點不但核對存貨與賬目登記是否相符，還能發(fā)現(xiàn)存貨中的殘次、積壓等情況，查找存貨管理中存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)，及時糾正和完善。

三、倉庫分不同部門管理的利弊及對策分析

在不同的企業(yè)管理中，倉庫管理部門通常隸屬于生產(chǎn)部門、財務(wù)部門、采購部門進(jìn)行管理，或者一些大型企業(yè)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，成立專業(yè)的物流公司對公司的存貨資產(chǎn)進(jìn)行管理調(diào)配。結(jié)合以上幾種管理形式，在企業(yè)內(nèi)部控制的視角下，對倉庫管理隸屬于不同管理部門的利弊以及對策進(jìn)行分析：

（一）倉庫管理部門隸屬于生產(chǎn)部門管理，生產(chǎn)部門能較好的預(yù)計生產(chǎn)所需物資，制定相應(yīng)的物資采購計劃，但生產(chǎn)部門出于使用方便考慮，容易擴(kuò)大備品備件采購規(guī)模，造成存貨超儲浪費，資金周轉(zhuǎn)緩慢。需制定科學(xué)合理的庫存限額和最低庫存量指標(biāo)，審核請購計劃，對超范圍超限額的請購，不予采購，實現(xiàn)最經(jīng)濟(jì)的存貨庫存量。

（二）倉庫管理部門隸屬于采購部門管理，應(yīng)注意采購與倉庫驗收入庫不相容職務(wù)分離，避免因驗收不嚴(yán)，產(chǎn)生管理失控。從許多現(xiàn)實案例可以看出，采購與倉庫管理合伙舞弊的行為時有發(fā)生，采購人員利用入庫審核不嚴(yán)，形同虛設(shè)，甚至與倉庫人員串通舞弊，給企業(yè)帶來重大的經(jīng)濟(jì)損失。應(yīng)加強(qiáng)倉庫驗收入庫環(huán)節(jié)的管理控制，可實行使用部門、采購部門、倉庫管理部門三方驗收，確保驗收入庫環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制落到實處。

（三）倉庫隸屬于財務(wù)部門，應(yīng)注意實物保管與記錄核算崗位相分離。財務(wù)部主管存貨的記錄、核算工作，防范管理風(fēng)險意識較強(qiáng)，出現(xiàn)舞弊的可能性較小。但財務(wù)部門對一些專業(yè)性較強(qiáng)的物資保管、使用知識缺乏，易造成物資因保管不當(dāng)過期、貶值、毀損等情形。倉庫管理部門人員應(yīng)加強(qiáng)庫存物資相關(guān)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，并與使用部門、采購部門保持良好的溝通。

（四）成立專業(yè)的物流公司對公司的存貨資產(chǎn)進(jìn)行管理。隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，大型跨行業(yè)、跨地域集團(tuán)公司的出現(xiàn)，存貨的管理工作日益復(fù)雜，專業(yè)物流公司將存貨的管理上升為對企業(yè)供應(yīng)鏈的管理，以滿足顧客需求為導(dǎo)向，將供應(yīng)商、制造商、分銷商、零售商、直到最終用戶連成一個整體。把不同企業(yè)集成起來以增加整個供應(yīng)鏈的效率，注重企業(yè)之間的合作，尋求以最低的成本為顧客打造最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提供企業(yè)總體效益。

結(jié)語

綜上所述，企業(yè)的存貨管理水平與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益息息相關(guān)，企業(yè)應(yīng)高度重視存貨的管理，向管理要效益。近幾年，國家不斷出臺修訂的企業(yè)內(nèi)部控制管理規(guī)范，也對企業(yè)存貨的管理提出了更高的要求，企業(yè)應(yīng)提高內(nèi)部控制風(fēng)險防范意識，完善內(nèi)部控制制度建設(shè)。財務(wù)共享平臺的搭建，為存貨管理各環(huán)節(jié)實現(xiàn)流程透明化提供了可能，與傳統(tǒng)的存貨管理模式相比，財務(wù)共享可把每一項業(yè)務(wù)記錄在案，并且在平臺上實現(xiàn)共享，保證了存貨管理流程可視過程可控。存貨管理人員應(yīng)與時俱進(jìn)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，采用先進(jìn)科學(xué)的管理手段，提高存貨管理水平。

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