新時(shí)期地勘單位檔案數(shù)字化管理的思路探索

郭智敏 湖南省有色地質(zhì)勘查局一總隊(duì)

引言：檔案管理工作對于地勘單位來說是非常重要的，然而隨著時(shí)代的發(fā)展，地勘單位的檔案管理工作卻暴露了很多的問題，這使得地勘單位檔案資料的保密性、時(shí)效性、完整性以及檢索工作效率等都受到了很大的影響，而對于檔案管理的數(shù)字化建設(shè)恰恰能夠?qū)@些問題進(jìn)行有效解決。

一、當(dāng)前地勘單位檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理人員素質(zhì)不足

地勘單位的檔案資料主要包括地質(zhì)勘查資料以及行政管理資料兩部分，其中地質(zhì)勘查資料的數(shù)量極大，內(nèi)容相對復(fù)雜，這使得地勘單位的檔案管理工作比較偏重于科技檔案的管理，不僅有著很強(qiáng)的專業(yè)性，同時(shí)工作量也是比較大的，這就對檔案管理人員提出了較高的要求[1]。然而在實(shí)際上，大多數(shù)地勘單位往往將工作重心放在科研工作以及經(jīng)濟(jì)效益方面，對于檔案管理工作并不重視，在資金、設(shè)備方面的支持也比較少，這使得地勘單位很難吸引到優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才，檔案管理人員大多存在著素質(zhì)不高、業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)的問題。同時(shí)由于工作強(qiáng)度較大，很多檔案管理人員在工作中往往還會出現(xiàn)應(yīng)付了事的情況，這些都對檔案管理工作的開展造成了很大影響，同時(shí)也阻礙了地勘單位檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。

（二）檔案檢索方式過于落后

從檔案管理專業(yè)的角度來看，信息系統(tǒng)的應(yīng)用在這一專業(yè)中的應(yīng)用已經(jīng)比較廣泛，利用信息系統(tǒng)，不僅檔案管理的工作效率能夠得到很大的提升，同時(shí)檢索功能也能夠更加多樣化，滿足用戶的多樣化檢索需求。然而對于地勘單位來說，由于檔案管理工作一直得不到重視，因此，很多單位雖然已經(jīng)展開了數(shù)字化建設(shè)，但卻并未能夠在檔案管理的實(shí)際工作中得到應(yīng)用，因而大多數(shù)地勘單位的檔案資料檢索仍然以人工檢索為主，這不僅會極大的影響到地勘單位相關(guān)科研工作的開展，同時(shí)由于整個(gè)檢索過程完全由工作人員依靠人力完成，因而也會進(jìn)一步增加檔案管理人員的工作量[2]。

（三）檔案保存缺乏可靠性

地勘單位不同于一般的事業(yè)單位，其在實(shí)際地質(zhì)勘測工作中產(chǎn)生的檔案資料大多都具有著很高的科研價(jià)值，同時(shí)在礦產(chǎn)與土地資源的開發(fā)中也具有著非常關(guān)鍵的作用，因此一旦資料出現(xiàn)遺失會損壞，那么其造成的損失將是無法估量的，然而在當(dāng)前的檔案管理工作模式下，檔案資料的完整性卻一直得不到有效的保證。首先，地勘單位的科研檔案資料使用頻率較高且數(shù)量較多，因而在手工操作過程中難免會出現(xiàn)損壞，如果檔案管理人員出現(xiàn)查閱記錄錯(cuò)誤、未按照規(guī)定存放等情況，還容易造成檔案的遺失。其次，檔案資料大多為紙質(zhì)，因而其本身會存在使用壽命的限制，一旦存放時(shí)間過長或是存放環(huán)境不符合要求，那么同樣很容易出現(xiàn)檔案的損壞。此外，很多地質(zhì)勘測檔案資料還具有著較強(qiáng)的保密性，而當(dāng)前的管理模式卻并不能夠有效避免檔案資料內(nèi)信息的泄漏。

二、地勘單位實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的有效路徑

（一）構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)

檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)是以信息管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)的，因此地勘單位需要充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)軟件開發(fā)技術(shù)等多種先進(jìn)技術(shù)，將數(shù)字化的檔案信息管理建立起來，同時(shí)將所有檔案資料的類型、館藏?cái)?shù)量、當(dāng)前狀態(tài)等信息錄入到系統(tǒng)中來，從而借助相關(guān)輔助軟件實(shí)現(xiàn)對檔案資料的數(shù)字化管理。圍繞數(shù)字化的檔案信息管理系統(tǒng)，不僅要開發(fā)出多樣化的檔案資料檢索功能，如關(guān)鍵詞智能檢索、按時(shí)間檢索等，通是也要加快檔案資料電子化，實(shí)現(xiàn)檔案資料目錄生成、打印、信息共享等多種功能。此外，檔案信息管理系統(tǒng)還要注意權(quán)限管理與網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，根據(jù)檔案資料不同的保密等級來設(shè)置相應(yīng)的查閱權(quán)限，同時(shí)通過防火墻設(shè)置、物理隔離等方式來實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離，從而避免來自內(nèi)部與外部的檔案資料竊取，保證檔案資料的機(jī)密性與時(shí)效性。

（二）強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人員是檔案管理工作的主要執(zhí)行者，只有建立起一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，才能夠讓數(shù)字化的檔案信息管理系統(tǒng)得到充分應(yīng)用，從而實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，因此，地勘單位必須要將檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)重視起來。從具體上來看，一方面要注意人才的引進(jìn)，強(qiáng)調(diào)檔案管理在地質(zhì)勘測、土地與礦產(chǎn)資源開發(fā)等工作中的重要性，提高單位領(lǐng)導(dǎo)人員對于檔案管理工作的重視程度，從而獲取更多的資金、設(shè)備支持，這樣一來，檔案管理人員的工作待遇與工作環(huán)境都能夠得到有效改善，自然也就能夠吸引到更多專業(yè)的檔案管理人才，從而提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)[3]。而在另一方面，則要針對檔案管理人員建立完善的培訓(xùn)管理體系，通過各種培訓(xùn)教育活動(dòng)來提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，同時(shí)也要注意對數(shù)字化信息系統(tǒng)的應(yīng)用展開訓(xùn)練，使其能夠盡快適應(yīng)全新的工作形式與工作內(nèi)容。

（三）完善檔案管理規(guī)章制度

檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)使得檔案管理的工作內(nèi)容、工作形式等都發(fā)生了改變，因而檔案管理工作制度也必須要隨之做出調(diào)整。首先，要提高其他部門工作人員的檔案管理意識，使其能夠真正意識到檔案資料的管理并非僅僅是檔案管理人員的責(zé)任，從而在日常工作中積極配合進(jìn)行檔案管理，并注意對檔案資料進(jìn)行保護(hù)從而為檔案管理工作的卡其站創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)條件。其次要針對檔案的收集、整理、存放、查閱等一系列環(huán)節(jié)制定明確的工作規(guī)范，明確各崗位的工作職責(zé)與義務(wù)，從而盡快實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化管理。

結(jié)束語：總而言之，當(dāng)前地勘單位檔案管理工作存在的問題是比較多樣的，這不僅影響到了地勘單位的正常工作與職能發(fā)揮，同時(shí)也對檔案管理的數(shù)字化建設(shè)總愛成了一定的阻礙，因此要想實(shí)現(xiàn)地勘單位的檔案數(shù)字化管理，就必須要從信息系統(tǒng)建設(shè)、規(guī)章制度制定、管理隊(duì)伍建設(shè)等幾方面入手對這些問題進(jìn)行解決。