大型工程建設(shè)企業(yè)合同管理中的法律風(fēng)險(xiǎn)控制研究

摘 要 本文分析了大型工程建設(shè)企業(yè)合同管理中的法律風(fēng)險(xiǎn)因素，提出了健全合同管理組織機(jī)構(gòu)、完善合同管理制度體系、加強(qiáng)合同管理信息系統(tǒng)建設(shè)等具體的風(fēng)險(xiǎn)控制對策，為大型工程建設(shè)企業(yè)合同管理人員控制合同管理過程中不同類型的法律風(fēng)險(xiǎn)提供了參考借鑒。

關(guān)鍵詞 合同管理 法律風(fēng)險(xiǎn) 風(fēng)險(xiǎn)控制

作者簡介：石科，中交三航局第二工程有限公司經(jīng)濟(jì)師，研究方向：民商法。

中圖分類號：D923.6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2018.05.083

一、引言

近年，我國經(jīng)濟(jì)持續(xù)保持高水平增長，特別是我國2013年提出“一帶一路”的倡議以來，我國正在加大力度建設(shè)國內(nèi)外的交通基礎(chǔ)設(shè)施，大型工程建設(shè)企業(yè)因而承接了大量的港口、航道、橋梁、公路、隧道等工程項(xiàng)目合同。項(xiàng)目合同約定了質(zhì)量、價(jià)款、工期等條款內(nèi)容，是控制項(xiàng)目質(zhì)量、成本、進(jìn)度、各方權(quán)益的契約憑證，是企業(yè)提供項(xiàng)目管理服務(wù)的重要依據(jù)，一旦簽訂生效，簽約各方都要受到合同條款內(nèi)容的約束，避免產(chǎn)生意見分歧；即使發(fā)生合同糾紛，法院或仲裁委員會也將依據(jù)合同內(nèi)容進(jìn)行判決。

面對內(nèi)容復(fù)雜、任務(wù)繁重的合同，如果企業(yè)合同管理人員不重視或者沒有能力識別合同管理過程中的法律風(fēng)險(xiǎn)問題，將可能導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營成本增加、失去重要商機(jī)和商業(yè)優(yōu)勢，甚至導(dǎo)致企業(yè)瀕臨破產(chǎn)，徹底喪失競爭力，后果嚴(yán)重。

因此，大型工程建設(shè)企業(yè)合同管理人員應(yīng)分析合同管理過程中的法律風(fēng)險(xiǎn)，采取相關(guān)的防范對策，控制合同管理過程中的法律風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)合同簽約各方積極履行義務(wù)，行使自己的權(quán)利，保證企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，保障各方的共贏目標(biāo)等具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和社會意義。

二、合同管理中的法律風(fēng)險(xiǎn)因素

大型工程建設(shè)企業(yè)在合同管理過程中，主要存在管理機(jī)構(gòu)、管理制度、合同文本、合同履行等方面的風(fēng)險(xiǎn)因素。

（一）合同管理機(jī)構(gòu)風(fēng)險(xiǎn)

如果大型工程建設(shè)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)缺乏較強(qiáng)的法律意識，或者不重視合同管理工作，可能導(dǎo)致合同管理機(jī)構(gòu)不健全的風(fēng)險(xiǎn)。包括：未能設(shè)置與合同管理工作有關(guān)的法務(wù)部、審計(jì)部等部門機(jī)構(gòu)；未能配備懂法律、財(cái)務(wù)、管理等的專業(yè)人員。合同管理機(jī)構(gòu)和人員的缺失，易造成合同管理力量薄弱、管理效率低下。

（二）合同管理制度風(fēng)險(xiǎn)

如果大型工程建設(shè)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)缺乏較強(qiáng)的法律意識，或者不重視合同管理工作，也可能造成合同管理制度不完善的風(fēng)險(xiǎn)。包括：未完善合同管理辦法，未制定合同管理程序文件等，易造成合同管理工作混亂、人員互相推諉扯皮等問題。

（三）合同文本缺陷風(fēng)險(xiǎn)

如果合同條款違反有關(guān)國家法律、法規(guī)及政策，或者合同條款表述含糊不清，或者簽約對象缺乏相應(yīng)資質(zhì)條件等，則易使合同產(chǎn)生無效或效力待定的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）合同履行中的風(fēng)險(xiǎn)

在合同履行過程中，如果大型工程建設(shè)企業(yè)缺乏有效監(jiān)督，容易造成合同內(nèi)容變更、合同糾紛、合同終止等風(fēng)險(xiǎn)， 甚至造成不能有效地追究違約者責(zé)任的風(fēng)險(xiǎn)。

三、合同管理中的法律風(fēng)險(xiǎn)控制對策

（一）健全合同管理組織機(jī)構(gòu)

大型工程建設(shè)企業(yè)合同管理工作的專業(yè)性極強(qiáng)，涉及工程、法律、財(cái)經(jīng)、管理等多個學(xué)科知識。企業(yè)可以按照合同歸口管理、分級管理和授權(quán)管理的思路，在企業(yè)集團(tuán)總部、分公司、子公司等設(shè)立各級合同管理部門，明確合同主管部門、履約責(zé)任部門等層次；各級公司應(yīng)健全法律事務(wù)部、企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃部、財(cái)務(wù)部、審計(jì)部等合同管理機(jī)構(gòu)，明確合同履約責(zé)任機(jī)構(gòu)、風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)構(gòu)和協(xié)助配合機(jī)構(gòu)，明確合同管理責(zé)任主體職責(zé)。從而使合同管理機(jī)構(gòu)覆蓋企業(yè)的每個層次、每個方面，形成完善的、全方位的合同管理體系。

（二）建設(shè)合同管理專業(yè)化隊(duì)伍

大型工程建設(shè)企業(yè)在健全合同管理機(jī)構(gòu)后，還需要明確相關(guān)崗位，配備專門的管理人員。合同管理人員除了應(yīng)具備法律、財(cái)務(wù)、管理、工程等專業(yè)技術(shù)能力外，還應(yīng)具有一定的風(fēng)險(xiǎn)分析能力、文字寫作能力等綜合素質(zhì)。

大型工程建設(shè)企業(yè)應(yīng)重視對合同管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高合同管理人員的敬業(yè)精神、思想素質(zhì)、專業(yè)水平和實(shí)踐技能，建設(shè)和培養(yǎng)一支懂法律、知經(jīng)營、會管理的合同管理隊(duì)伍?？梢远ㄆ诨虿欢ㄆ谂e辦合同管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，聘請法律、財(cái)經(jīng)、管理、工程等專業(yè)教師或經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員授課。還可以舉辦合同管理人員工作會議，相互交流合同管理的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)。

（三）完善合同管理制度

大型工程建設(shè)企業(yè)應(yīng)完善合同管理基本制度、程序文件、管理辦法等，建立完備的合同管理規(guī)章體系，使合同的過程管理工作有章可循、具備良好的運(yùn)行機(jī)制。

應(yīng)完善合同崗位責(zé)任制度、合同印章管理制度、合同審查制度、合同備案制度、合同會計(jì)制度、合同審計(jì)制度、合同履約監(jiān)督檢查制度、合同履行考核制度、合同檔案管理制度等制度；應(yīng)完善合同管理程序文件，包括合同準(zhǔn)備、談判、審核、簽訂、履行、變更、終止、索賠等管理程序文件；應(yīng)出臺或修訂與程序文件內(nèi)容相匹配的管理辦法。

（四）管控合同管理各環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)

大型工程建設(shè)企業(yè)的合同管理環(huán)節(jié)較多，包含合同準(zhǔn)備、合同談判、合同審核、合同簽訂、合同履約、合同履約后評估等，各個環(huán)節(jié)都有法律風(fēng)險(xiǎn)管控的側(cè)重點(diǎn)。

1.合同準(zhǔn)備環(huán)節(jié)

（1）合理選擇合同類型，規(guī)范使用合同文本。根據(jù)項(xiàng)目總體策劃和工作目標(biāo)，合理選擇合同的類別，采用最新的標(biāo)準(zhǔn)合同文本。如《建設(shè)工程施工合同（示范文本）》，有1991版（GF-91-0201）、1999版（GF-1999-0201）、2013版（GF-2017-0201），而最新版是2017版（GF-2017-0201），從2017 年10 月1 日開始執(zhí)行。

（2）初步擬定合同內(nèi)容，妥善設(shè)置合同條款。在合同示范文本中，補(bǔ)充相關(guān)條款的內(nèi)容；根據(jù)項(xiàng)目可能涉及的國內(nèi)外法律和政策、企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營情況、項(xiàng)目的個性特點(diǎn)等，增加或修改合同示范文本的相關(guān)條款，初步擬定合同內(nèi)容。

合同條款應(yīng)反映項(xiàng)目的各項(xiàng)工作內(nèi)容；明確各方的權(quán)、責(zé)、利；責(zé)任和權(quán)利應(yīng)保持平衡；用詞應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)，無歧義。

2. 合同談判環(huán)節(jié)

（1）調(diào)查簽約備選對象的資信。根據(jù)項(xiàng)目的特性要求，調(diào)研簽約備選對象的企業(yè)，查看簽約備選對象的法人證書、經(jīng)營許可證、業(yè)務(wù)資質(zhì)許可證、施工許可證等證件，評價(jià)其是否具有簽訂合同的資格；研究簽約備選對象的財(cái)務(wù)報(bào)表等資料，評估簽約備選對象的財(cái)務(wù)狀況；進(jìn)行現(xiàn)場實(shí)地考察，了解簽約備選對象的經(jīng)營生產(chǎn)情況；走訪和簽約備選對象有業(yè)務(wù)往來的銀行、證券、信托等金融機(jī)構(gòu)，政府財(cái)務(wù)機(jī)關(guān)，上下游客戶等，了解其商業(yè)信譽(yù)；最后綜合評價(jià)其履行合同的能力。

（2）談判修改合同條款內(nèi)容。設(shè)立專門的談判小組，讓專業(yè)的財(cái)務(wù)人員、工程人員、法律人員、管理人員參與合同條款談判，必要時聘請外部專家進(jìn)行談判指導(dǎo)；與簽約備選對象進(jìn)行合同條款內(nèi)容談判后，合同談判記錄應(yīng)作為擬簽合同的附件保存。

3.合同審核環(huán)節(jié)

當(dāng)擬簽約雙方的意見達(dá)成一致、具備簽約條件時，擬定合同文本，由公司相關(guān)的造價(jià)、工程、財(cái)務(wù)、審計(jì)、法務(wù)等業(yè)務(wù)和職能部門進(jìn)行審核，或召開部門聯(lián)席會議、專家評審會議，對合同進(jìn)行技術(shù)評審、法律評審。

審查合同條款的合法性；審查合同金額的合理性；審查合同任務(wù)的可行性；審查合同相關(guān)資料的齊全性。

4.合同簽訂環(huán)節(jié)

注意合同的有效性。簽字人應(yīng)為簽約方法定代表人，或具有法人授權(quán)簽字委托書的人員，其他人員簽字無效；合同簽章應(yīng)為企業(yè)合同專用章或法人單位公章；合同空白處應(yīng)劃線，不得在空白合同文本上蓋章；在合同上加蓋騎縫章或頁簽，或制作防偽印記，避免合同文本被篡改。

5.合同履約環(huán)節(jié)

（1）實(shí)時監(jiān)控合同履行的狀態(tài)。及時將合同提交至政府合同管理機(jī)構(gòu)備案，便于政府監(jiān)督；根據(jù)合同條款，定期或不定期檢查合同履約進(jìn)度、項(xiàng)目完成質(zhì)量；比對履約計(jì)劃與實(shí)際履約的差距，分析和判斷原因，及時采取措施糾正偏差。

（2）合同變更、終止處理。在合同履行過程中，如發(fā)生特殊情況，使合同的部分內(nèi)容無法繼續(xù)履行，或者完全沒有必要履行合同的剩余內(nèi)容，應(yīng)與簽約方協(xié)商，簽訂書面的合同變更、終止協(xié)議，簽訂程序和環(huán)節(jié)與主合同的相同。

（3）合同糾紛處理。在合同履行過程中，簽約方如發(fā)生違約行為，雙方應(yīng)及時溝通協(xié)商，采取補(bǔ)救措施。如果出現(xiàn)糾紛，應(yīng)按合同規(guī)定的爭議條款處理，整理相關(guān)資料，及時向法院訴訟或仲裁機(jī)構(gòu)申請仲裁，避免錯過訴訟時效和擴(kuò)大糾紛損失。

6.合同履約后評估環(huán)節(jié)

當(dāng)簽約雙方履行完所有的合同條款內(nèi)容后，合同管理工作進(jìn)入后評估環(huán)節(jié)。相關(guān)合同管理人員應(yīng)及時分析此份合同在管理過程中的問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，避免今后再次出現(xiàn)同樣的問題，提升合同管理工作水平。

7.保存各環(huán)節(jié)的資料

在合同準(zhǔn)備、談判、審核、簽訂等環(huán)節(jié)中，可能產(chǎn)生招投標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告、工程圖紙、合同文本、談判記錄、審核記錄、營業(yè)執(zhí)照，簽約資質(zhì)文件、授權(quán)委托函等資料；在合同履約環(huán)節(jié)中，可能產(chǎn)生各項(xiàng)費(fèi)用證據(jù)、往來函件、設(shè)備和材料單據(jù)、現(xiàn)場簽證記錄、變更協(xié)議、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告等資料。

這些資料具有法律證據(jù)效力，是保證合同順利執(zhí)行、索賠、防止糾紛和保障權(quán)益的重要依據(jù)。合同管理人員應(yīng)及時收集、整理、歸類、存檔，不得隨意處置、銷毀，規(guī)范資料借閱行為，并防止泄密。

（五）加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高合同法律風(fēng)險(xiǎn)控制效率

因?yàn)榇笮凸こ探ㄔO(shè)企業(yè)承接的合同數(shù)量多，每一份合同的管理環(huán)節(jié)多，每個合同管理環(huán)節(jié)涉及的業(yè)務(wù)部門或職能部門多，所以合同管理的總體工作量大，但差錯容忍度小，因此，有必要加強(qiáng)信息化建設(shè)，建立和完善合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同信息快速查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，提高合同管理效率；實(shí)現(xiàn)合同各管理環(huán)節(jié)的閉環(huán)管理、實(shí)時動態(tài)監(jiān)督功能，提高合同管理精度，提高法律風(fēng)險(xiǎn)防控水平。

在建立和完善合同管理信息系統(tǒng)時，要全面考慮與企業(yè)的財(cái)務(wù)、資產(chǎn)等管理信息系統(tǒng)兼容互通，相互集成，滿足部門間信息及時協(xié)同一致的需求；認(rèn)真開發(fā)每個合同管理模塊，確保合同管理環(huán)節(jié)不缺失；仔細(xì)研究每個字段，確保錄入的信息不遺漏；設(shè)計(jì)關(guān)鍵信息提醒功能，提示相關(guān)人員及時處理有關(guān)事項(xiàng)；設(shè)計(jì)合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能，能生成多個統(tǒng)計(jì)報(bào)表、圖表，為合同管理者提供決策參考。

四、結(jié)語

在我國全面推進(jìn)依法治國的背景下，合同是大型工程建設(shè)企業(yè)承接各類項(xiàng)目的重要并具有法律效力的依據(jù)，合同管理工作在企業(yè)經(jīng)營管理工作中占有重要的地位。大型工程建設(shè)企業(yè)的合同管理環(huán)節(jié)多，事務(wù)多，其法律風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的，企業(yè)的合同管理人員應(yīng)提高職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平，重視合同管理的法律風(fēng)險(xiǎn)問題，采取有力的措施，健全合同管理組織機(jī)構(gòu)，完善合同管理制度體系，加強(qiáng)合同管理信息系統(tǒng)建設(shè)，控制合同管理各環(huán)節(jié)的法律風(fēng)險(xiǎn)，避免企業(yè)的權(quán)益受損，實(shí)現(xiàn)大型工程建設(shè)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)。

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