信息化技術(shù)在工程檔案管理中的應(yīng)用

王敏

摘 要：信息技術(shù)迅猛發(fā)展，如今各項(xiàng)工作的進(jìn)行幾乎都離不開信息化的技術(shù)，在越來越多的方面發(fā)揮著作用，在工程檔案管理中也要運(yùn)用到信息化技術(shù)，在現(xiàn)今的時(shí)代背景下，使檔案管理有原先的傳統(tǒng)模式向信息化的方向邁進(jìn)，能夠使檔案得到更好的保存和管理，同時(shí)在進(jìn)行對資源的提取分享等方面也能更加迅速，實(shí)現(xiàn)信息的最大化利用，提高了檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用

科技的不斷發(fā)展創(chuàng)新推動(dòng)著社會(huì)不斷向前迅猛前行，尤其是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在近些年得到了良好的發(fā)展，關(guān)于信息化的技術(shù)逐漸滲透到了社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域之中，在工程的檔案管理方面自然也需要運(yùn)用到這項(xiàng)技術(shù)，它為檔案管理提供了巨大的方便，運(yùn)用計(jì)算機(jī)通過信息化能夠極大地提高工作的效率，改善信息保存的方法，更好提高對于檔案管理的水平。

1 工程檔案管理的意義

工程檔案是對一項(xiàng)工程在進(jìn)行過程中的相關(guān)資料進(jìn)行詳細(xì)記錄，必須對這項(xiàng)工作有足夠的了解，能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行妥善的管理，這項(xiàng)管理工作對于工程的進(jìn)行意義重大，因此在進(jìn)行工作時(shí)必須充分了解到它的含義。

1.1 提高檔案管理者的檔案意識(shí)

檔案管理對于工程的進(jìn)行有著重要的意義，相關(guān)的工作人員必須認(rèn)識(shí)到工程檔案的意義，必須對于檔案記錄內(nèi)容，檔案的完成過程地詳細(xì)內(nèi)容，提高自己對于檔案管理的意識(shí)。進(jìn)行工程檔案管理工作不能夠被動(dòng)的進(jìn)行，要主動(dòng)收集工程的資料，保證收集信息的完整性，更重要的是保證信息的真實(shí)可信性，為接下來工程的進(jìn)行提供一定的材料依據(jù)。檔案管理不僅需要進(jìn)行的是對資料的收集，更重要的是要對這些信息進(jìn)行整理、分類、保存，在使用時(shí)要能夠及時(shí)提取出有用的信息，傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介管理方式相對于現(xiàn)在的信息化管理要復(fù)雜得多，要花費(fèi)更多的精力財(cái)力在檔案管理上，在現(xiàn)在新型的管理模式下，能夠節(jié)約大量的時(shí)間，提高工作效率，以計(jì)算機(jī)為主，將資料轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)儲(chǔ)存起來，減少了儲(chǔ)存時(shí)的麻煩，但一般情況下還需要一定的紙質(zhì)檔案進(jìn)行輔助，兩者相互結(jié)合，使得工程更好進(jìn)行。

1.2 提高檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

檔案管理的過程中，因?yàn)楣ぷ髁烤薮螅苋菀壮霈F(xiàn)漏洞造成嚴(yán)重的問題，所以作為工程檔案管理人員必須提高自己對于檔案風(fēng)險(xiǎn)的意識(shí)，在管理中會(huì)涉及到許多相關(guān)的數(shù)據(jù)和資料，很大一部分具有保密的要求，這些被儲(chǔ)存的信息就必須做到能夠被妥善管理，保證信息在收集整理以及使用時(shí)都能夠按照規(guī)范，使信息完整，不被泄漏。在對工程檔案進(jìn)行管理時(shí)要及時(shí)發(fā)現(xiàn)工程中存在的問題，對這些隱藏的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行避免，指導(dǎo)這工程更好地被改善。

1.3 保證工程建設(shè)的安全性

檔案管理工作的收集活動(dòng)通常是在工程的進(jìn)行過程中進(jìn)行的，在這期間進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的整理，因此工程檔案可以作為規(guī)范工程建設(shè)的一個(gè)重要手段，在這期間進(jìn)行的信息采集可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)工程中存在的一些問題，在工程進(jìn)行的各個(gè)階段，都為其建設(shè)提供了重要的依據(jù)和保障，一旦出現(xiàn)一些問題和疏漏，及時(shí)進(jìn)行修改，避免了在工程完成后在發(fā)現(xiàn)需要耗費(fèi)更多精力和財(cái)力的情況。

2 信息化功能設(shè)計(jì)

工程檔案信息化管理是現(xiàn)階段這項(xiàng)工作進(jìn)行的最方便的手段，一改傳統(tǒng)管理方式的缺點(diǎn)，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息化的操作，因此必須要了解信息化管理的相關(guān)功能等信息。

2.1 基本功能

工程檔案信息化管理作為工程進(jìn)展的一項(xiàng)重要依據(jù)，其中的基本功能包括三方面的內(nèi)容。首先是設(shè)置的功能，對于檔案的相關(guān)信息的數(shù)據(jù)進(jìn)行設(shè)定，對信息的權(quán)限進(jìn)行規(guī)定，使得信息能夠被安全保存和使用。其次是采用信息化的手段對資料盡心收集管理，傳統(tǒng)管理方式使用的是紙質(zhì)的媒介將檔案進(jìn)行保存，而如今則是通過將這些檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案保存在電腦之中，并能通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)之間的快速傳遞，解決了信息使用不便的情況。最后則是對工程檔案的管理，管理需要對大量數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，使數(shù)據(jù)和工程的進(jìn)展保持一致，通過數(shù)據(jù)內(nèi)容檢查工程建設(shè)是否有漏洞。

2.2 拓展功能

信息化管理系統(tǒng)要對功能進(jìn)行更多拓展，使其更加靈活多變適應(yīng)多種情況，信息化可以將紙媒信息轉(zhuǎn)化為電子信息，因此可以將其功能進(jìn)行拓展，對這些電子數(shù)據(jù)進(jìn)行一定的處理和轉(zhuǎn)換，對信息進(jìn)行整理分類，更能保證信息的準(zhǔn)確性。

2.3 數(shù)據(jù)庫

運(yùn)用信息化的過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的電子數(shù)據(jù)，這些復(fù)雜繁多的數(shù)據(jù)需要有一個(gè)數(shù)據(jù)庫對其進(jìn)行處理，對于檔案的收集整理和分析方面都能迅速處理，在數(shù)據(jù)庫中可以實(shí)現(xiàn)對各種表格的設(shè)計(jì)，將數(shù)據(jù)直接應(yīng)用其中，實(shí)現(xiàn)了信息的提取和利用。

3 工程檔案管理的信息化建設(shè)和應(yīng)用

工程檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變已經(jīng)成為了現(xiàn)今的必然趨勢，加快信息化的建設(shè)并對其進(jìn)行應(yīng)用是在現(xiàn)今社會(huì)環(huán)境下的必然要求。

3.1 樹立信息化管理觀念

檔案管理在工程中起著重要作用，為了大大提高工作效率，使用信息化技術(shù)是一個(gè)便利的方法，要認(rèn)識(shí)到對于工程的檔案管理信息化已經(jīng)是一個(gè)必然趨勢，將信息以統(tǒng)一的形式保存下來，不僅方便了保存和管理，能夠形成一個(gè)完整體系。

3.2 提高管理質(zhì)量

信息化管理并不只是將資料轉(zhuǎn)化成電子版進(jìn)行儲(chǔ)存，在這個(gè)過程中要運(yùn)用便捷的互聯(lián)網(wǎng)和相關(guān)的軟件對信息進(jìn)行處理，將管理的模式盡量程序化標(biāo)準(zhǔn)化，有一個(gè)準(zhǔn)確的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，保證數(shù)據(jù)本身的正確性，數(shù)據(jù)不會(huì)產(chǎn)生丟失現(xiàn)象，通過專業(yè)的技術(shù)手段讓信息通過一定的平臺(tái)進(jìn)行共享，對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一的管理。

3.3 提高檔案管理的安全性

檔案由于其存在的重要意義必須要被妥善保管，確保信息的安全性，不論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式還是現(xiàn)在的信息化管理方式，如果不注意對檔案的保管很可能會(huì)發(fā)生丟失的情況，必須要其安全性。這就要求相關(guān)的工作人員必須要提高自己的安全防范意識(shí)，及時(shí)對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題造成數(shù)據(jù)丟失，制定嚴(yán)格的信息保密制度防止資料外泄。

4 結(jié)束語

信息化技術(shù)展現(xiàn)的優(yōu)點(diǎn)越來越多，在工程檔案管理上的應(yīng)用也更加普遍，將資料進(jìn)行統(tǒng)一分類保存，將工作速率大大提高，在保證了信息完整和安全的前提下對工程的進(jìn)展起到了積極的推動(dòng)作用。

參考文獻(xiàn)

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