淺談檔案信息化建設存在的問題及對策

吳雪峰

【摘要】隨著時代的不斷發(fā)展，我國的信息化水平也在逐漸的得到提高，信息化水平越來越高?，F(xiàn)在是一個信息爆炸的時代，網(wǎng)絡在我們的生活中很常見，網(wǎng)絡信息也已經(jīng)遍及到社會的很多領(lǐng)域中了。現(xiàn)在我國的科學技術(shù)水平也得到了很大的提升，我國的信息化水平得到了很大的促進，中國信息化的進程成上升趨勢，自然檔案信息化建設就發(fā)展了起來，檔案信息化建設對于學校、企業(yè)等都有很大的幫助，檔案管理工作是企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)，直接的影響著企業(yè)在市場上的競爭優(yōu)勢，檔案信息化管理就顯得尤為重要。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化建設 存在問題 對策

檔案信息化建設需要運用到計算機技術(shù)，網(wǎng)絡技術(shù)等技術(shù)，運用這些先進的科學技術(shù)可以有效的提高檔案信息化建設的工作效率和工作水平。對檔案信息化管理建設的創(chuàng)新可以改善檔案信息化建設出現(xiàn)的問題，有利于更好的管理檔案，能不斷的滿足現(xiàn)在對檔案信息化的需求，不斷的促進社會進步。

一、信息化建設的意義和存在的問題

（一）信息化建設的意義

我們已經(jīng)逐漸步入了信息化時代，甚至是信息泛濫的時代，檔案信息化建設是時代發(fā)展的需要。檔案建設已經(jīng)由過去的傳統(tǒng)的手工操作變成了現(xiàn)在的信息化建設，國家也出臺了關(guān)于檔案信息化建設方面的政策，把檔案信息化建設作為檔案建設的主要任務，戰(zhàn)略性任務，發(fā)展目標，要全面推進檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡化。檔案信息化建設的意義是很重大的，檔案信息化建設有利于檔案信息資源的保存，使得檔案信息不容易丟失，利用計算機，電子形式進行保存。檔案信息可以儲存在光盤或者是硬盤中，光盤和硬盤的存儲量大、傳輸快、，只需要占用很小的空間，對于查找來說也很方便，通過在計算機上查閱，就避免了因為反復翻閱對原始的紙質(zhì)檔案帶來的破壞。將檔案信息化最大的好處就是可以備份，檔案信息化之后檔案就可以長久保存。

（二）檔案信息資源分散

盡管現(xiàn)在檔案信息化建設已經(jīng)發(fā)展的很好了，但是還是存在很多問題，這就給檔案信息化建設中帶來了很多的挑戰(zhàn)。檔案信息資源分散就是現(xiàn)在的一個重要的問題，檔案信息的整合能力不強，很多信息還是很分散，有時查找起來還是很麻煩，所以還是要在這方面改正一下。檔案信息化管理過程中會遇到很多各種各樣的挑戰(zhàn)，這些問題的出現(xiàn)都會影響工作的有效進行。要想解決這些問題就要加強檔案信息化建設的創(chuàng)新性和安全性，改善檔案信息資源分散的問題。檔案信息資源分散會使得工作效率下降，因為在信息查找上會浪費很多時間，導致工作效率下降，而且在計算機本身上還存在一些問題，這就更加加大了查找信息的難度。計算機網(wǎng)絡很容易泄露信息，安全隱患是檔案信息化建設中存在的很危險的問題，如果計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡系統(tǒng)本身存在著安全問題，硬件和軟件都很容易遭到破壞，這就會影響到檔案信息的安全。

（三）法律不完善，人員素質(zhì)低

自從檔案被信息化管理后，對于檔案管理人員的素質(zhì)要求就很高了，檔案管理的人員必須能夠熟練的使用計算機。在檔案管理的時候要將綜合資料進行數(shù)字化處理，將很多圖片轉(zhuǎn)換成數(shù)字文件，這就需要很高的計算機操作能力。但是我國是一個比較重視科研成果和教學的國家，這就導致了我國在這方面的人才缺失，很多操作人員的操作能力不是很強，操作不規(guī)范，檔案管理人才短缺，使得我國檔案的信息化建設發(fā)展受到人才的制約，發(fā)展的很緩慢，所以人才問題亟待解決。另外我國在檔案管理信息化方面的相關(guān)政策是很多，但是這些法律政策很多不是很完善，還需要更明確的規(guī)定，不然很容易導致很多人鉆了法律的空子。電子文件很容易刪除，復制這就使得檔案很容易泄露或者是被改動，導致檔案的保密工作做得不好，使得很多人的信息被泄露，帶來嚴峻的問題，所以對于這些問題，都是需要明確的法律來規(guī)范的。

二、檔案信息化建設問題的對策

（一）提高工作人員的素質(zhì)和網(wǎng)絡意識

要想提高檔案信息化建設就要從人才抓起，任何事物的發(fā)展都是需要人才的，同時還要健全完善法律法規(guī)，提高人員的素質(zhì)和網(wǎng)絡意識，提高工作的效率，是現(xiàn)在應該做的。定期對在職的檔案工作者實行業(yè)務培訓，使得工作者在業(yè)務上越來越熟練，可以高效的完成工作。不但要培訓現(xiàn)在的人員，還要積極的引進創(chuàng)新性人才，將優(yōu)秀的管理人才引進來，培養(yǎng)他們業(yè)務能力，還要從思想上對操作人員進行引導，逐步建成一支多層次的復合型檔案信息化建設隊伍，以適應檔案信息化建設的需要，完美地迎接信息化浪潮的到來。思想觀念是工作能否取得成就的關(guān)鍵，所以應該重視思想意識的培養(yǎng)，增強管理者的網(wǎng)絡意識，實現(xiàn)檔案信息化管理工作的良性循環(huán)，讓管理者從傳統(tǒng)的束縛中走出來，充分的利用網(wǎng)絡，在網(wǎng)絡意識的支持下開展工作。

（二）提高管理的標準性，完善法律建設

檔案信息化管理中的法律規(guī)范問題，應該通過完善法律法規(guī)，使得每個細節(jié)都清楚的被規(guī)范。檔案信息化的管理是決定暗桿能否被有效保存，不被泄露的基礎(chǔ)，是提高檔案信息化建設的基礎(chǔ)。明確檔案信息化管理的規(guī)范，提高管理的標準性有利于促進檔案信息化建設的發(fā)展，對于企業(yè)來說，檔案信息化建設的越好對于企業(yè)的發(fā)展就越有利，對于學校來說檔案的信息化建設有利于學生信息的保存。

（三）有創(chuàng)新意識

創(chuàng)新意識能夠恰當?shù)恼{(diào)整各種矛盾之間的關(guān)系，創(chuàng)新意識是很重要的，創(chuàng)新永遠不會過時，在檔案信息化建設中也是需要有創(chuàng)新意識的。創(chuàng)新性能為檔案信息化建設帶來良好的發(fā)展，能夠很好的解決現(xiàn)階段檔案信息化建設所面臨的矛盾和問題，使得我國的檔案信息化向著更加現(xiàn)代化的腳步邁進。創(chuàng)新是將檔案信息化的管理進行合理的創(chuàng)新，使得檔案查找起來更加的方便，使得檔案信息化管理工作的每個環(huán)節(jié)都能夠做到有序進行。

三、結(jié)語

傳統(tǒng)的檔案保存如果遇到火災就會將檔案燒毀，但是現(xiàn)在檔案的信息化保存就避免了這種問題，因為檔案都被數(shù)字化保存在計算機中了，即使檔案消失了，還可以有備份。檔案信息化建設可以實現(xiàn)資源共享，檔案信息化處理之后可以將本來分散的資源整合在一起，形成整體統(tǒng)一的資源網(wǎng)絡，然后更方便實現(xiàn)資源共享。對于檔案的查找也更加方便了，這種資源共享有利于提升檔案信息的利用價值，檔案的查閱者隨時都可以查閱檔案，沒有時間和空間的限制，只要使用計算機和網(wǎng)絡就能隨時查找檔案，很大程度上提高了工作效率。

參考文獻：

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