會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展造成企業(yè)內(nèi)部的控制問題與解決策略

郭秀紅

【摘要】會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)工作現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢，會(huì)計(jì)電算化在使會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量和效率提高的同時(shí)，也對(duì)原有的企業(yè)內(nèi)部控制制度造成了極大的沖擊，許多新問題急需得到解決，因此需要建立一套適合會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度，而且企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取必要的應(yīng)對(duì)措施，不斷完善企業(yè)內(nèi)部控制制度，以更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化在管理中的作用。

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì) 電算化 內(nèi)控制度

隨著計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用與普及，現(xiàn)代會(huì)計(jì)的核算手段、操作技能、信息傳輸及應(yīng)用環(huán)境、內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督對(duì)象等都發(fā)生重大變化，基于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)理論和手工操作基礎(chǔ)的內(nèi)部控制制度受到了極大的沖擊，某些內(nèi)部控制制度在新的環(huán)境下顯得落后了。

一、會(huì)計(jì)電算化下內(nèi)部控制的變化

（一）內(nèi)部控制的主要方向發(fā)生了變化

在電算化系統(tǒng)下，輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與否成了最基本的前提，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的正確與否很大程度上取決于輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度。原手工下的一些內(nèi)部控制措施在電算化下就沒有存在的必要了，如憑證的借貸平衡校驗(yàn)；余額、發(fā)生額的平衡檢查；總賬與明細(xì)賬、明細(xì)賬與憑證之間的效驗(yàn)；報(bào)表數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系檢查等。由于電算化系統(tǒng)的運(yùn)用，大量的會(huì)計(jì)工作由計(jì)算機(jī)集中完成，憑證數(shù)據(jù)一旦錄入電算化系統(tǒng)后，即在軟件的控制下迅速、多次、毫無差錯(cuò)地分別記入各種賬薄，所有的記賬、賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表的生成、預(yù)測等工作實(shí)際都是由電腦完成，只要憑證和會(huì)計(jì)軟件正確，其輸出的會(huì)計(jì)信息也必然是正確的，這就使賬簿之間的核對(duì)沒有必要了，編制科目匯總等試算平衡的檢查也成為多余。若操作人員在不經(jīng)意的情況下輸入了錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，電腦無法自動(dòng)識(shí)別，只能將錯(cuò)就錯(cuò)地得出錯(cuò)誤的結(jié)論。

（二）會(huì)計(jì)人員職責(zé)、分工發(fā)生了變化

實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)部門內(nèi)部單純的會(huì)計(jì)核算崗位被撤銷，增加了計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、憑證復(fù)核、會(huì)計(jì)軟件維護(hù)、硬件維護(hù)、系統(tǒng)管理、等新的工作崗位，財(cái)務(wù)管理崗位比手工條件下劃分得更細(xì)、管理得更加深入。在電算化下必須針對(duì)新的組織機(jī)構(gòu)和崗位分工重建其內(nèi)部控制制度。在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，內(nèi)部控制是建立在不相容職能分離及相應(yīng)職責(zé)分工的基礎(chǔ)上的，一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章。會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理電算化為主后，財(cái)務(wù)人員的職能劃分發(fā)生了很大的變化，電算化功能的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中，某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入，又可負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報(bào)送。因此，如果不加強(qiáng)內(nèi)部控制，就會(huì)使某些計(jì)算機(jī)操作人員直接對(duì)使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行個(gè)性操縱處理結(jié)果，從而加大出現(xiàn)錯(cuò)誤和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)?？刂撇僮魅藛T的職責(zé)，也是會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制提出的新要求。

（三）會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)的載體發(fā)生了變化直接記錄在電腦硬盤或光盤上的電子數(shù)據(jù)取代了手工會(huì)計(jì)環(huán)境下的紙質(zhì)賬簿。電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)數(shù)據(jù)相比，舞弊和犯罪的可能性更大，而且具有很大的隱蔽性和危害性。會(huì)計(jì)電算化的最大載體是會(huì)計(jì)軟件，如果會(huì)計(jì)軟件在安裝或者操作過程中出現(xiàn)了任何問題，就很可能導(dǎo)致系統(tǒng)中電子數(shù)據(jù)被破壞甚至丟失。因此，電算化會(huì)計(jì)要求提高內(nèi)部控制的計(jì)算機(jī)技術(shù)和手段。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全保護(hù)、備份和恢復(fù)、禁止非法操作等成為會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的又一項(xiàng)重要內(nèi)容。

二、企業(yè)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

（1）電算化會(huì)計(jì)基礎(chǔ)管理工作不完善。有許多企業(yè)在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后沒有按要求制定嚴(yán)格的、內(nèi)容明確的、成文的內(nèi)部管理制度：如上機(jī)操作管理制度、硬件、軟件管理制度和會(huì)計(jì)檔案管理制度等，對(duì)電算化的內(nèi)部管理仍是使用原來手工系統(tǒng)下的財(cái)務(wù)制度，從而使基礎(chǔ)管理工作滯后于實(shí)際業(yè)務(wù)工作。

（2）企業(yè)對(duì)系統(tǒng)日常維護(hù)能力差，會(huì)計(jì)人員電算化水平較低。很多會(huì)計(jì)人員在上崗前會(huì)進(jìn)行一些電算化培訓(xùn)，但僅僅是最一般的電算化操作技術(shù)培訓(xùn)，財(cái)會(huì)人員上崗后，也只能進(jìn)行一些一般的電算化操作，很難適應(yīng)日常維護(hù)、電算化管理、電算化組織與實(shí)施等高層次的電算化工作，會(huì)計(jì)人員電算化水平的提高，已是一個(gè)巫待解決的問題。

三、內(nèi)部控制制度的完善

（1）提高會(huì)計(jì)人員素質(zhì)。會(huì)計(jì)電算化對(duì)財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)要求比較高，它涉及到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)知識(shí)、計(jì)算機(jī)運(yùn)用、信息系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)等多方面的知識(shí)。實(shí)踐證明，計(jì)算機(jī)本身出錯(cuò)的幾率幾乎為零，但人為造成的出錯(cuò)和舞弊現(xiàn)象有增無減，而且一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤，損失巨大。在會(huì)計(jì)電算化已經(jīng)普及的背景下，一個(gè)稱職的財(cái)務(wù)工作者不僅需要扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)必須要熟練地掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)。經(jīng)常對(duì)財(cái)務(wù)人員開展會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的防范教育和業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，不斷提高財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、思想素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)，將會(huì)更加有效地防范會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部質(zhì)量控制風(fēng)險(xiǎn)。

（2）建立全面規(guī)范的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)管理工作。會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作主要指會(huì)計(jì)制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。其次用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，使用的會(huì)計(jì)軟件必須符合國家會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。會(huì)計(jì)軟件是會(huì)計(jì)電算化的重要手段和工具，會(huì)計(jì)軟件是否符合國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定的核算要求，是保證會(huì)計(jì)資料質(zhì)量和會(huì)計(jì)工作正常進(jìn)行的重要前提。沒有很好的基礎(chǔ)工作，電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，電算化工作的開展也將遇到重重困難。

（3）加強(qiáng)系統(tǒng)程序操作控制和系統(tǒng)文件安全管理控制。企業(yè)在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后內(nèi)部控制重點(diǎn)發(fā)生轉(zhuǎn)移，所以企業(yè)必須對(duì)系統(tǒng)操作，如會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸入、輸出和處理過程進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范控制。比如要明確規(guī)定每個(gè)用戶的安全級(jí)別和身份標(biāo)識(shí)，并分別定義具體的訪問對(duì)象。為了保障會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行，必須定期對(duì)系統(tǒng)的硬件和軟件進(jìn)行檢查和維護(hù)，對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的故障及時(shí)進(jìn)行維修并記錄，定時(shí)對(duì)軟件和硬件進(jìn)行升級(jí)，以確保系統(tǒng)的安全和系統(tǒng)運(yùn)行的效率。另外，系統(tǒng)文件應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，使用和修改必須經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，與系統(tǒng)無關(guān)的人員不得接觸系統(tǒng)文件，從源頭上確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息的安全。

四、結(jié)語

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的產(chǎn)生，極大地提高了會(huì)計(jì)的工作效率，但是任何計(jì)算機(jī)系統(tǒng)都不是無懈可擊的，制度也不可能天衣無縫，應(yīng)順應(yīng)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展潮流，建立和完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度，才能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的高效性及準(zhǔn)確性，確保企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全，為企業(yè)經(jīng)營決策提供完整的信息，創(chuàng)造更高的效益。