試析物資采購的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)管理

王永強(qiáng)

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和我國鐵路運(yùn)輸服務(wù)產(chǎn)業(yè)的不斷擴(kuò)大，鐵路服務(wù)企業(yè)中物資采購風(fēng)險(xiǎn)的防范與控制工作成為了當(dāng)前鐵路運(yùn)輸發(fā)展的關(guān)鍵內(nèi)容。由于鐵路服務(wù)物資采購風(fēng)險(xiǎn)種類成因的不同，在風(fēng)險(xiǎn)的防范上應(yīng)針對(duì)不同的控制點(diǎn)采取相應(yīng)的控制措施。內(nèi)部控制管理作為當(dāng)前企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理中的重要手段，對(duì)鐵路服務(wù)企業(yè)物資采購中的風(fēng)險(xiǎn)能夠起到有效的控制作用。因此，本文從鐵路服務(wù)企業(yè)物資采購風(fēng)險(xiǎn)及風(fēng)險(xiǎn)成因出發(fā)，對(duì)內(nèi)部控制在該企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理中的應(yīng)用進(jìn)行了探索。

關(guān)鍵詞：鐵路物資采購；采購風(fēng)險(xiǎn)；風(fēng)險(xiǎn)管理；內(nèi)部控制

一、物資采購風(fēng)險(xiǎn)及成因

（一）物資采購環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)

目前，根據(jù)鐵路運(yùn)輸?shù)男枰F路服務(wù)企業(yè)中物資采購主要分為經(jīng)營性物資采購和非經(jīng)營性物資采購。經(jīng)營性采購主要包括鐵路服務(wù)企業(yè)向乘客提供的商品、餐料和備品等；非經(jīng)營性采購則指的是鐵路物資設(shè)備及辦公用品等方面的內(nèi)容。隨著鐵路服務(wù)業(yè)務(wù)項(xiàng)目的開展和采購項(xiàng)目的增加，當(dāng)前鐵路服務(wù)企業(yè)物資采購環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)也在不斷上漲。其中物資采購風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在采購決策制定、物資采購質(zhì)量、物資采購過程、供應(yīng)商資質(zhì)、采購招標(biāo)管理、合同簽訂與管理等諸多方面。這些風(fēng)險(xiǎn)因素的存在影響了鐵路服務(wù)企業(yè)物資采購的質(zhì)量，給后期鐵路服務(wù)工作的開展埋下了巨大的隱患。在以往的鐵路服務(wù)物資采購過程中，由于采購決策制定隨意、采購項(xiàng)目招標(biāo)不透明、供應(yīng)商資質(zhì)審核不嚴(yán)、合同條款模糊遺漏等因素已經(jīng)造成了采購品質(zhì)量不佳、供應(yīng)商交貨不及時(shí)等嚴(yán)重的風(fēng)險(xiǎn)后果，造成了鐵路服務(wù)企業(yè)資金的浪費(fèi)和工作效率的下降，影響了企業(yè)的正常經(jīng)營和發(fā)展。因此，為了保障鐵路服務(wù)企業(yè)健康、穩(wěn)定的發(fā)展，從內(nèi)部控制角度出發(fā)，加強(qiáng)物資采購環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)管理勢在必行。

（二）物資采購中風(fēng)險(xiǎn)的成因

1.采購風(fēng)險(xiǎn)控制責(zé)任意識(shí)較差

在當(dāng)前鐵路服務(wù)企業(yè)中，由于企業(yè)還處于市場化的初期，在市場風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)和應(yīng)對(duì)意識(shí)上還存在很大的不足。這種認(rèn)識(shí)上的不足導(dǎo)致了鐵路服務(wù)企業(yè)在進(jìn)行物資采購過程中容易忽視對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的防范和管理，缺乏有效的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和控制機(jī)制，為采購過程中各種風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生創(chuàng)造了條件。

2.采購標(biāo)準(zhǔn)沒有統(tǒng)一，采購管理實(shí)施辦法細(xì)化程度不佳

在鐵路服務(wù)企業(yè)物資采購過程中，由于物資品類較多，采購數(shù)量較大，各地物資采購情況也存在一定的差異，這就導(dǎo)致了鐵路服務(wù)企業(yè)在進(jìn)行采購過程中，對(duì)采購項(xiàng)目的招標(biāo)往往過于混亂，違規(guī)操作的的情況時(shí)有發(fā)生。同時(shí)，由于采購沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，且采購環(huán)節(jié)涉及到鐵路設(shè)備、服務(wù)、技術(shù)、財(cái)務(wù)等多個(gè)部門，具體的采購管理辦法沒有得到細(xì)化和落實(shí)，給風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生留了空子。

3.合同履行控制力度不強(qiáng)

鐵路服務(wù)企業(yè)物資采購過程中，合同管理是采購管理中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。然而，在現(xiàn)階段鐵路服務(wù)公司的物資采購合同管理中，往往還存在一些問題和不足，從而形成了風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的隱患。例如在采購合同中對(duì)于鐵路物資采購的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、性能標(biāo)準(zhǔn)和售后服務(wù)等沒按照合同條款進(jìn)行詳細(xì)的列舉，就給供應(yīng)商投機(jī)取巧埋下隱患，進(jìn)而對(duì)鐵路服務(wù)企業(yè)采購物資的質(zhì)量、使用年限產(chǎn)生不利的影響。

4.人為主導(dǎo)因素參與物資采購環(huán)節(jié)過多

物資招標(biāo)和采購是一項(xiàng)以人為主導(dǎo)、參與的活動(dòng)。因此，在鐵路物資采購過程中，由于沒有有效的監(jiān)督和控制管理措施，導(dǎo)致了對(duì)采購過程中人為風(fēng)險(xiǎn)因素沒有很好的控制。一方面由于采購人員對(duì)鐵路物資了解不全面形成了采購品的質(zhì)量和技術(shù)問題；另一方面則可能發(fā)生人為進(jìn)行采購舞弊、違法亂紀(jì)的行為，干擾采購活動(dòng)的正常有序。

二、物資采購的風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)部控制

（一）加強(qiáng)物資采購風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控責(zé)任意識(shí)

加強(qiáng)鐵路服務(wù)企業(yè)物資采購的風(fēng)險(xiǎn)管理就要加強(qiáng)對(duì)采購管理環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制及管理責(zé)任意識(shí)的建設(shè)。在鐵路服務(wù)企業(yè)中要加強(qiáng)內(nèi)部控制管理概念普及，加強(qiáng)管理者、采購人員的控制和防范意識(shí)，加強(qiáng)廉政建設(shè)，積極防范大宗項(xiàng)目采購決策風(fēng)險(xiǎn)和由于管理人員內(nèi)控意識(shí)淡薄導(dǎo)致的侵蝕企業(yè)利益的管理道德風(fēng)險(xiǎn)。

（二）做好采購前預(yù)案管理，減少潛藏采購風(fēng)險(xiǎn)因素

在進(jìn)行鐵路服務(wù)企業(yè)采購項(xiàng)目預(yù)案制定過程中，就要首先對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)容和控制關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行確定。在采購項(xiàng)目發(fā)布之初就要嚴(yán)格對(duì)照《鐵路局物資管理辦法》、《鐵路局物資設(shè)備招標(biāo)投標(biāo)實(shí)施細(xì)則》、《鐵路旅服公司物資設(shè)備采購管理辦法》等相關(guān)制度內(nèi)容進(jìn)行采購項(xiàng)目、規(guī)模、招標(biāo)方式、金額的限定，防范后期采購環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。同時(shí)，在采購過程中要嚴(yán)格按照企業(yè)年度預(yù)算、規(guī)范供應(yīng)商準(zhǔn)入、嚴(yán)格控制招標(biāo)信息發(fā)布渠道并按照公開程序開展物資采購活動(dòng)，從程序和制度層面削減風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的基礎(chǔ)。

（三）堅(jiān)持采購招標(biāo)階段崗位分離與控制監(jiān)督工作

在招標(biāo)和采購過程中，要嚴(yán)格按照內(nèi)部控制管理工作中的崗位分離、崗位控制和崗位監(jiān)督的原則，對(duì)負(fù)責(zé)采購工作的崗位進(jìn)行牽制和分離。例如，在鐵路物資采購招標(biāo)過程中，堅(jiān)持“談?wù)蟹蛛x”原則。招標(biāo)前期參與商戶項(xiàng)目咨詢的人員不擔(dān)任該項(xiàng)目的評(píng)審委員會(huì)評(píng)委。同時(shí)，針對(duì)評(píng)審委員會(huì)委員要采取抽取制度，評(píng)委及相關(guān)工作人員嚴(yán)禁私下接觸投標(biāo)人，嚴(yán)禁收受利害關(guān)系人的財(cái)物或財(cái)產(chǎn)性利益。通過崗位的分離與牽制，降低人為風(fēng)險(xiǎn)和道德風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能，確保物資采購的公正公平、并且符合企業(yè)資金利用效益提高的根本目的。

（四）加強(qiáng)對(duì)采購合同風(fēng)險(xiǎn)篩查及控制工作

針對(duì)合同中存在的風(fēng)險(xiǎn)問題，鐵路部門應(yīng)積極建立相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制及預(yù)警機(jī)制，對(duì)物資采購合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行積極的防范與控制。在物資采購合同管理中堅(jiān)持“誰驗(yàn)收，誰負(fù)責(zé)”、“誰領(lǐng)用、誰負(fù)責(zé)”的原則開展物資采購活動(dòng)，并加強(qiáng)物資采購環(huán)節(jié)的資金管理與控制工作，積極回收合同中規(guī)定的宣傳促銷、返利提成等相關(guān)資金，并及時(shí)支付合同貨款，加速資金流通，嚴(yán)格按照合同條例內(nèi)容，防范資金風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。同時(shí)，鐵路服務(wù)企業(yè)還要積極對(duì)合同的簽訂、履行等過程進(jìn)行規(guī)范，對(duì)合同中采購品的質(zhì)量、交貨時(shí)間和售后服務(wù)情況進(jìn)行核查，嚴(yán)格按照合同內(nèi)容開展物資采購活動(dòng)，防范風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

（五）建立采購信息化內(nèi)控管理體系

在數(shù)據(jù)化和互聯(lián)網(wǎng)+的社會(huì)經(jīng)濟(jì)大環(huán)境下，鐵路服務(wù)企業(yè)同樣要順應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢，建立物資采購信息化管理平臺(tái)，通過信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)采購信息的實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理，減少采購信息的傳遞層數(shù)和信息篡改與盜取的可能。同時(shí)，結(jié)合鐵路服務(wù)企業(yè)采購風(fēng)險(xiǎn)控制工作可以針對(duì)招商中廉政風(fēng)險(xiǎn)的重要項(xiàng)點(diǎn)，運(yùn)用信息化手段進(jìn)行控制，打造全覆蓋、全過程、公開、透明的信息化管控體系，并加強(qiáng)決策及信息發(fā)布信息化管控，實(shí)現(xiàn)物資采購方案的上報(bào)、審批、合同簽訂、驗(yàn)收把關(guān)、問題反饋的信息化管理，推動(dòng)采購考核追蹤、風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)點(diǎn)分析、采購檔案管理的信息化，提高采購管理及風(fēng)險(xiǎn)控制的效率。

（六）落實(shí)采購風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)控監(jiān)督考核管理

內(nèi)部審計(jì)對(duì)內(nèi)部控制管理和風(fēng)險(xiǎn)控制管理有著重要的保障作用。因此，在鐵路服務(wù)企業(yè)物資采購過程中，還應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)督和控制作用。在采購過程中落實(shí)監(jiān)察與審計(jì)程序、擴(kuò)大監(jiān)察范圍，通過日常審計(jì)、定期審計(jì)、專項(xiàng)審計(jì)等方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)采購信息的監(jiān)督與披露，保障物資采購的公開化和透明化，對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)加以糾正，從而確保物資采購工作的順利進(jìn)行。

（七）發(fā)揮管理會(huì)計(jì)在采購風(fēng)險(xiǎn)控制中的主導(dǎo)作用

為了確保采購風(fēng)險(xiǎn)的戰(zhàn)略性管理，鐵路運(yùn)輸服務(wù)企業(yè)還應(yīng)從管理會(huì)計(jì)的角度出發(fā)，對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析和控制。通過管理會(huì)計(jì)將采購風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)行程一個(gè)具體的管理體系。首先，要明確采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)管理關(guān)鍵點(diǎn)，確保采購風(fēng)險(xiǎn)能夠被控制在企業(yè)能夠承受的范圍之內(nèi)。其次，在企業(yè)中要通過制定相應(yīng)的采購經(jīng)營目標(biāo)的相關(guān)管理制度，確保能夠從企業(yè)制度及管理規(guī)范角度出發(fā)，確保企業(yè)采購風(fēng)險(xiǎn)管理的效率。再次，根據(jù)采購風(fēng)險(xiǎn)具體內(nèi)容，管理會(huì)計(jì)應(yīng)建立相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)后處理措施，防止風(fēng)險(xiǎn)的擴(kuò)大。為了順利保障管理會(huì)計(jì)在物資采購風(fēng)險(xiǎn)中的應(yīng)用，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)管理會(huì)計(jì)人才的引入和培養(yǎng)工作，將管理會(huì)計(jì)上升到企業(yè)戰(zhàn)略決策層面，從而實(shí)現(xiàn)管理會(huì)計(jì)同企業(yè)戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)控制管理的完美結(jié)合。

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（作者單位：山東濟(jì)鐵旅行服務(wù)有限公司）