微信平臺在醫(yī)院行政辦公管理中的作用

馬蕓蕓

作為一家致力于發(fā)展為國內(nèi)先進、省內(nèi)一流，集醫(yī)療、科研、教學于一體的三級甲等綜合性醫(yī)院，在醫(yī)療改革逐步深化的背景下，醫(yī)院和百姓均面臨著改革創(chuàng)新與重構(gòu)的新時期。在此階段中，如能有效融合“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，推行新媒體和數(shù)字化辦公，將服務(wù)、辦公和文化傳播高效、有機的結(jié)合在一起，將對醫(yī)院的管理與品牌建設(shè)起到事半功倍、推波助瀾的作用。

微信是日常運用最為廣泛的通訊工具之一，利用這個已被廣泛大眾接受與應用的軟件，2015年新區(qū)醫(yī)院綜合部創(chuàng)建我院首個通過授權(quán)認證的官方微信公眾平臺與微信企業(yè)平臺，并將二者應用于外部宣傳和內(nèi)部管理。

一、企業(yè)微信的特點分析

（一）雙向認證，保證內(nèi)部信息安全

內(nèi)部人員認證是企業(yè)平臺區(qū)別與其它公眾平臺的最大特征，它采取雙向認證模式，可保護單位內(nèi)部與員工之間的隱私。使用單位應首先將職工信息在管理后臺中納入，同時要求職工主動添加關(guān)注，在雙向認證成功后，企業(yè)微信方可接收內(nèi)部信息。

（二）信息傳遞不受地域、終端限制

在任何有網(wǎng)絡(luò)的情況下，企業(yè)微信可實現(xiàn)不同智能手機間的信息傳遞，不再有空間與接收終端（不同運營商的手機）的限制。

（三）信息發(fā)布形式多樣

以單一文字為主的信息，發(fā)布在傳達過程中對發(fā)布者的語言描述能力要求較高，而在信息化辦公模式下，信息發(fā)布形式多樣，不僅局限與文字描述，也可結(jié)合圖片、視頻、音頻以及文件一并發(fā)布，可減少閱讀枯燥、理解偏差等問題。

（四）分組管理，實現(xiàn)精準通訊

建立完善的人員信息架構(gòu)，以系統(tǒng)、科室、職務(wù)等區(qū)分，標簽設(shè)置可將同一類別人員快速建立連接，滿足不同場景下及時、精準通訊的需求。

（五）資源整合效率高

企業(yè)微信以實用、便捷為原則，在平臺下可以拓展不同欄目，用一個賬號整合多項欄目，使每個欄目各具特色，相互協(xié)作，共同強化辦公效率。

二、新區(qū)醫(yī)院企業(yè)微信的構(gòu)建

（一）人員結(jié)構(gòu)的構(gòu)思

新區(qū)醫(yī)院企業(yè)微信平臺中，目前開設(shè)了以下主要欄目：新區(qū)醫(yī)院小助手、學科公告、會議助手、小助手云盤。其中“新區(qū)醫(yī)院小助手”日常應用最為廣泛，它已逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)短信平臺，可實現(xiàn)即使通訊，不受地域、終端限制，發(fā)布形式多樣。該欄目的創(chuàng)建初衷即是建立面向我院全體職工，實現(xiàn)最便捷的信息交互平臺。為此綜合部在前期做了大量的調(diào)研與測試，充分了解醫(yī)院組織結(jié)構(gòu)，確保企業(yè)微信中“通訊錄”的組織架構(gòu)搭建與分組，符合我院的行政管理習慣，便于日后能快速實現(xiàn)信息的精準通訊。

調(diào)研后，我們決定在企業(yè)號平臺中將新區(qū)醫(yī)院人員信息架構(gòu)分為：職能科室、臨床科室、門診科室、醫(yī)技科室、醫(yī)保農(nóng)合、實驗室六大組別，再將科室以子欄目形式分別加入其中。然而人員分組后如何快速找到同等職務(wù)的人群，以便有針對性的發(fā)布醫(yī)院信息，是我們當時面臨的問題。為解決這一難題，我們做了如下設(shè)想：一是以標簽形式分組：將正副主任、正副護士長、主持工作的科主任等，分別放置對應科室分組中，同時設(shè)置對應職務(wù)的群組標簽，今后如選擇對應的職稱標簽組，即可迅速將這類人員組合。二是以子欄目形式分組：不將正副主任、正副護士長、主持工作的科主任等，分別放置對應科室分組中，而是將職務(wù)類別設(shè)置成組，與科室同級的形式顯示在子欄目中。這兩種模式均可實現(xiàn)人員按職務(wù)分類，第1種設(shè)想操作更加便捷。然而我們在后續(xù)拓展測試中發(fā)現(xiàn)，標簽分組無法實現(xiàn)中層干部間電話查詢功能。因此，決定采用第2種組織結(jié)構(gòu)模式，最大限度滿足內(nèi)部管理需求，在此結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上再增設(shè)不同分組的標簽（圖1）。

（二）信息互通 、便捷查詢

通過人員信息的采集、錄入，現(xiàn)已登記在冊人數(shù)為866人。這些已認證職工可使用新區(qū)醫(yī)院企業(yè)微信平臺中已開放的各項業(yè)務(wù)。我們在小助手下方設(shè)計了快捷信息查詢通道，便于職工隨時隨地查詢、撥打院內(nèi)各科室電話，也可在此登錄“小助手云盤”（ 云盤欄目下文具體介紹）查閱、下載存檔的表格、文件等，實現(xiàn)內(nèi)部信息的互通、和便捷查詢功能。

（三）細分欄目，豐富內(nèi)容

1、新區(qū)醫(yī)院小助手打通全員信息網(wǎng)

通過企業(yè)微信小助手全員通訊網(wǎng)絡(luò)，職能科室可在第一時間將完善的管理制度、考核標準、反饋信息發(fā)至每位職工手中，提升了全院的反應速度。

2、會議助手打造精細化辦公管理

各部門可通過手機接收與本科室相關(guān)的會議提醒，隨時隨地查閱會場使用情況，由此避免因人工疏漏導致會議時間的遺忘或者沖突。

3、學科公告建立科室交互平臺

建立學科公告欄目，為學科間知識與信息的傳播、互通牽線搭橋。此欄目的優(yōu)勢在于，它不僅能為院內(nèi)職工提供學習交流的平臺，而且能在此獲得各學科訊息，全院職工可在此參與討論，可點贊互動。

4、小助手云盤整合存檔辦公文件

要求企業(yè)微信必須要有專門存放文檔欄目，使文件可按類別、發(fā)文機關(guān)、可見人群等多項類別集中匯總。因此建立“小助手云盤”欄目，不僅作為獨立欄目存在，而且與“新區(qū)醫(yī)院小助手”互通，二者間相輔相成，共同完成日常行政辦公中對院發(fā)文件、表格、ppt的匯總與存檔。這項欄目的啟用，使新區(qū)醫(yī)院院職工能隨時隨地使用電腦或手機查閱或下載院內(nèi)發(fā)文，加大了行政辦公中文件傳閱讀的數(shù)量、提升了文件下發(fā)傳閱速度。在信息安全上，我們使用部分文件夾加密形式，以此對文件公開等級有所劃分，加密文件夾僅供指定人員或人群查閱。

三、微信平臺在行政辦公管理中發(fā)揮的作用

微信平臺的創(chuàng)建，是樹立貫徹“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”的五大發(fā)展理念的體現(xiàn)。它對醫(yī)院管理的改善、服務(wù)的提升、醫(yī)患間良性互動產(chǎn)生了深遠意義。例如傳統(tǒng)手動辦公模式是通過人的手動能力來解決企業(yè)內(nèi)部信息的傳達，信息交流往往局限于上下級的溝通，而通過企業(yè)微信，這個統(tǒng)一、整合的信息平臺，可實現(xiàn)資源最大利用率，突破醫(yī)院管理對時空的各種限制，讓全院職工在任何時刻、任何地方都能接收到醫(yī)院訊息，大大提高了內(nèi)部行政辦公的管理效率，同時節(jié)約開支。新區(qū)醫(yī)院企業(yè)微信開創(chuàng)我院數(shù)字化辦公的先河。在大部制扁平化管理體系下，新型辦公模式與新媒體的運用是助力醫(yī)院高速發(fā)展必備工具之一。