淺談當前疾控中心檔案管理工作存在問題與對策

陳金玲

摘 要：針對疾控中心檔案管理工作存在的問題，文章提出了四方面的建議：一要建立檔案管理工作領導責任制并嚴格層級管理，優(yōu)化并嚴格執(zhí)行檔案管理制度；二要建設完善的檔案管理基礎設施，改進疾控中心檔案管理模式；三要加大信息化檔案管理人才培養(yǎng)力度，提高疾控中心檔案管理人員的綜合素質；四要加強對電子檔案的規(guī)范化管理，提升電子檔案的開發(fā)利用水平。

關鍵詞：疾控中心；檔案管理；問題；對策

1 當前疾控中心檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理受重視程度不足，檔案管理缺少必要的準則。一是檔案管理受重視程度不足。在疾病控制中心中檔案管理部門處于邊緣化位置，很多疾控中心的檔案管理意識較為薄弱，一些領導對于檔案管理缺少必要的認識，簡單地認為，檔案管理就是將一年的資料收集起來，放到檔案室即可，對于檔案如何管理、調閱等沒有整體思路。二是檔案管理缺少必要的準則。疾控中心的檔案管理細分有很多種，如人事檔案、財務檔案、文書檔案、案例業(yè)務檔案等，這些檔案的整理、歸檔都需要有專人進行有效梳理，每年都需要進行收集和整理，工作量極大。然而基層疾控中心，由于缺少必要的檔案管理的行為準則，檔案管理的制度難以在一線基層疾控中心進行有效落實。

1.2 檔案管理設備不足，檔案管理模式落后。一是檔案管理設備不足。從目前對很多疾控中心檔案管理調查中發(fā)現(xiàn)，具備恒濕、恒溫等保存要求的檔案管理機構并不多，大部分還停留在比較原始的紙質檔案保存階段，對于適合現(xiàn)代化聲像資料保存的環(huán)境建設步伐還沒有跟上。二是檔案管理模式落后。近年來公共衛(wèi)生事件頻繁發(fā)生，傳染病、人畜共患病等疾病譜的改變等問題的出現(xiàn)，又給疾病控制檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)。而疾控中心檔案管理模式落后的問題日益突出，無法滿足現(xiàn)階段醫(yī)學研究、疾病控制等領域對檔案信息的需求。

1.3 檔案管理人才不足，檔案管理人員素質參差不齊。一是檔案管理人才不足。有關調查研究表明，疾控中心檔案管理部門中的工作人員絕大部分缺乏豐富的工作經驗、高學歷背景、信息技術或檔案學等專業(yè)背景，嚴重阻礙著檔案管理工作。而很多情況下，由于人才的缺失，疾控中心時常會安排非專業(yè)的人員進行檔案管理工作的兼管，更使得檔案管理質量難以提高。二是檔案管理人員素質參差不齊。疾控中心的工作重點在于疾病監(jiān)測、預防以及控制，因此，很多疾控中心的領導人對疾病監(jiān)測、預防以及控制這些工作比較重視，而對疾控中心檔案管理工作并不十分重視，受疾控中心領導部門重視程度的影響，疾控中心檔案管理工作在開展時，通常都是安排非醫(yī)療專業(yè)、無技能專長的人員承擔各項檔案管理工作。

1.4 電子檔案缺乏規(guī)范化管理，電子檔案開發(fā)利用程度較低。一是電子檔案缺乏規(guī)范化管理。我國疾控中心為適應大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求，也在不斷建立中心局域網絡管理系統(tǒng)，應用檔案管理系統(tǒng)，各科室應用辦公自動化管理系統(tǒng)，提升中心數(shù)據(jù)信息的管理水平。但在中心局域網環(huán)境下，各科室OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)并未形成統(tǒng)一的網絡系統(tǒng)，各科室數(shù)據(jù)信息仍需手工錄入，并未實現(xiàn)自動歸檔。檔案室雖然應用檔案管理系統(tǒng)，但只能實現(xiàn)文件級目錄的檢索，并未實現(xiàn)全文檢索。而對于原基礎條件下保管的紙質檔案，并未實現(xiàn)全部的數(shù)字化歸檔。另外，中心檔案室電子檔案的備份程度也較低，如遇突發(fā)事件，極易造成不可挽回的損失。二是電子檔案開發(fā)利用程度較低。疾控中心檔案室藏豐富檔案信息資源，具有極高的參考價值和社會價值。但現(xiàn)階段疾控中心檔案室仍停留在“上門查檔”的被動查檔階段，提供較為簡單的檔案復制、查閱等檔案服務。而對于電子檔案的檢索服務，也僅限于以文件題名、形成者、年代、案卷號等為關鍵詞的檔案目錄檢索。另外，檔案的編研水平也較低，僅有少量的編研成果。

2 解決疾控中心檔案管理中問題的對策建議

2.1 建立檔案管理工作領導責任制并嚴格層級管理，優(yōu)化并嚴格執(zhí)行檔案管理制度。一要建立檔案管理工作領導責任制并嚴格層級管理。疾控中心檔案管理關乎地區(qū)的疾病控制與預防，與人民的生命安全息息相關，因此需要引起足夠的重視。落實領導責任制，將各項責任具體化，使數(shù)據(jù)的處理與管理應用有所保障，進而使檔案管理工作具有嚴格的制度規(guī)范，也能夠享受應有的設備設施，促進檔案管理工作的開展。同時，疾控中心需要實行嚴格的層級管理制度，落實領導責任制是從大方向上保證管理工作的規(guī)范性，具體落實還需要各級員工齊心協(xié)力。因此，要嚴格層級制度，建立嚴密的管理體系，層層管理、層層監(jiān)督，防止在工作中發(fā)生錯誤和懈怠的情況，實現(xiàn)整個檔案管理工作的體系性和規(guī)范化。二要優(yōu)化并嚴格執(zhí)行檔案管理制度。疾控中心需要進一步細化單位的各類檔案管理制度，考慮到每一個管理的空白之處，將檔案管理關進“制度的籠子”，這樣，檔案管理工作才能有更多的保障。同時，加強管理人員對制度的認識和學習，不斷強化他們對這些制度的執(zhí)行度。

2.2 建設完善的檔案管理基礎設施，改進疾控中心檔案管理模式。一要建設完善的檔案管理基礎設施。要做好檔案的信息化管理，離不開一個完善的基礎設施，這是一個復雜的系統(tǒng)工程，涉及許多軟件和硬件的參與?，F(xiàn)今，疾控中心的資金投入大多用于醫(yī)療設備的引進，往往忽視了檔案管理工作。這不僅影響了檔案管理的信息化進程，更有可能造成檔案儲備信息不全等嚴重后果?，F(xiàn)今信息化的檔案管理模式越來越趨向于微縮化和數(shù)字化，通過計算機、掃描儀等信息化終端將檔案資料轉化為電子資料已成為必然趨勢。疾控中心應當建立起自動化辦公設備，并將它與現(xiàn)有設備合理有效地銜接起來，以便于管理人員更有效率地對檔案進行管理。二要改進疾控中心檔案管理模式。信息時代，疾控檔案管理現(xiàn)代化已經是不可避免的發(fā)展趨勢，而要推進檔案現(xiàn)代化建設就必須更新觀念，實現(xiàn)管理思想現(xiàn)代化。而現(xiàn)今的檔案來源、保存形式與以前也已經大相徑庭，若想實現(xiàn)檔案管理工作的信息化，探索出適應現(xiàn)代社會的新的管理模式勢在必行。我們應當在檔案管理工作中充分應用先進的管理設備與思維，建立一個以計算機技術為基礎的智能化和自動化的管理模式，以充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢。

2.3 加大信息化檔案管理人才培養(yǎng)力度，提高疾控中心檔案管理人員的綜合素質。一要加大信息化檔案管理人才培養(yǎng)力度。人才在檔案管理工作中的地位舉足輕重，在檔案的信息化管理過程中，人一方面負責建設和保養(yǎng)管理運作所需的基礎設施和建設，另一方面還負責開發(fā)和維護軟件系統(tǒng)，此外，還負責加工、整理、保存各種檔案信息等。首先，我們應該加大對正處于一線檔案管理人員的培訓力度，增強他們的工作能力，提升他們的知識水平。其次，應該大力引進檔案管理相關的管理人才，給予優(yōu)厚的條件，使他們堅守崗位，發(fā)揮他們的特長，增強檔案管理人員隊伍。如果是兼職檔案管理的專業(yè)疾控醫(yī)療人員，應當明確工作方向，端正服務態(tài)度，學習信息化時代下的檔案管理知識，學習刻錄機等設備的使用，懂得電子檔案信息技術以及安全網絡管理的相關知識。二要提高疾控中心檔案管理人員的綜合素質。疾控中心檔案管理工作人員必須具備相應的素質，才能勝任檔案管理工作。首先，加強疾控中心檔案管理工作人員的素質，讓檔案管理工作人員對自己的工作有一個正確認識，并努力將檔案管理工作做到細致化管理。其次，對檔案管理人員進行能力培訓，加強對檔案管理人員的專業(yè)素質與技能培訓，掌握基本檔案管理方法，提高檔案管理工作能力，促使疾控中心檔案管理工作系統(tǒng)化發(fā)展。最后，疾控中心可根據(jù)本單位的實際情況，選派一名思想素質好、責任心強、熟悉中心工作、業(yè)務能力較強的同志負責檔案管理工作，定期地對檔案管理人員進行專業(yè)培訓，并制定相應的學習培訓制度，通過定期培訓，有計劃地培養(yǎng)檔案管理方面的專業(yè)人才，貫徹實施疾控中心檔案管理的管理工作，逐步做到檔案管理人員專業(yè)化、固定化。

2.4 加強對電子檔案的規(guī)范化管理，提升電子檔案的開發(fā)利用水平。一要加強對電子檔案的規(guī)范化管理。疾控中心在應用電子檔案管理系統(tǒng)的基礎上，要不斷實現(xiàn)與疾控中心各科室業(yè)務管理系統(tǒng)的有效銜接，實現(xiàn)從“源頭上”對業(yè)務數(shù)據(jù)的有效管理，而且各業(yè)務系統(tǒng)產生的電子檔案要可實現(xiàn)自動歸檔，以減少人工錄入成本以及信息錯誤。同時，疾控中心檔案室也應按照國家檔案局發(fā)布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》進一步規(guī)范電子文件的歸檔流程、數(shù)據(jù)標準，實現(xiàn)中心電子檔案的統(tǒng)一歸檔，實現(xiàn)各科室業(yè)務系統(tǒng)的有效對接。而對于“存量”部分的紙質檔案，疾控中心還應不斷實施數(shù)字化建設。對于紙質檔案的數(shù)字化，其中重要的一點就是要不斷加強硬件設備的建設，配齊掃描設備、存儲設備、計算機設備等。其次，檔案室人員要熟練應用檔案信息化的加工設備，提高數(shù)字化加工水平。另外，在此基礎上也可選擇“外包”的形式，選擇第三方責任公司進行中心檔案的數(shù)字化加工。對于疾控中心電子檔案備份程度低的問題，疾控中心要建立電子文件安全保障體系，防止重要信息外泄。二要提升電子檔案的開發(fā)利用水平。疾控中心檔案室針對電子檔案開發(fā)利用程度較低的問題，一方面要以中心資源為依托，以歷年疾病預防控制數(shù)據(jù)為分析對象，從業(yè)務檔案入手，開展編研工作。對此，中心檔案工作人員不僅要掌握一定的檔案編研專業(yè)知識，還要全面了解中心的各項業(yè)務工作，積極爭取與各業(yè)務部門合作，共同完成對中心各項年度業(yè)務知識的匯編。另一方面，要選擇多樣化的電子檔案利用方式，對內以中心局域網為依托，在電子檔案目錄檢索的基礎上實現(xiàn)更高程度上的全文檢索，以及對電子檔案全文的下載、打印、傳輸、共享；對外可選擇以網站的形式，面向公眾提供一定的疾病預防知識。另外，隨著我國移動互聯(lián)網技術的不斷發(fā)展，移動終端應用的普及，疾控中心也可以選擇以“兩微一端”（微信、微博、APP）為載體，移動傳播現(xiàn)已公開的疾病預防控制知識，使公眾隨時隨地在線獲取，以提升自我保健和防護的能力。

（作者單位：河南省清豐縣疾病預防與控制中心 來稿日期：2018-01-24）