檔案信息化建設(shè)的重要性

衰永艷

【摘要】隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，它給各個領(lǐng)域帶來了翻天覆地的變化，加快了我國檔案信息化建設(shè)的步伐，檔案的工作人員的工作也方便很多，檔案的信息化的建設(shè)，一改昔日傳統(tǒng)的思維模式，使得檔案管理工作效率更高、更加規(guī)范、方便快捷。但是我國在檔案信息化的建設(shè)方面還有很多的不足之處，對檔案信息化建設(shè)的重要性認識薄弱，沒有完善的現(xiàn)代化管理體系，所以必須遵循現(xiàn)代化的觀念，來完成新時期的檔案信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】檔案；信息化建設(shè)；重要性

檔案信息的生命之源在于數(shù)字化，檔案數(shù)字化工作就是產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)的主要手段。迫于信息化發(fā)展的要求，各個企事業(yè)單位都在進行檔案信息化的建設(shè)，老舊的檔案管理方式已經(jīng)跟不上時代的腳步，同時檔案管理工作在這樣的情況下也日益凸顯出來各種各樣的問題，如：檔案的安全問題、檔案查詢困難、不易保存等等一系列的問題，我們都知道傳統(tǒng)的檔案管理一般都是記錄在紙上，在用專用的人員來進行看管，這種管理的方式已經(jīng)不能滿足人們的需求，故此，檔案信息化的建設(shè)勢在必行。

一、檔案信息化建設(shè)的重要性

（一）趨勢發(fā)展的必然結(jié)果

在我們看來檔案也是信息時代的一部分，當前，數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的主要手段，我們都知道，檔案館是保管和提供利用檔案信息的重要部門，實用性意義最大資源庫，這也是檔案信息化建設(shè)的主要原因，檔案的相關(guān)工作收集、保管、保護等方面必須做出相應(yīng)的改進，這也是檔案信息化發(fā)展的必須趨勢。

（二）確保了檔案的安全

把傳統(tǒng)的檔案進行數(shù)字化后，剩余的整理、編目、統(tǒng)計、開發(fā)、查閱等工作后，基本上就不在對檔案有任何改動，并且進行保存管理，這也減少了對檔案的人為和自然的損害，檔案的安全提高了，檔案的實體有了安全的保障。

（三）社會所需

在當今社會人們再跟時間賽跑，檔案信息化的建設(shè)方便了各個企事業(yè)單位對檔案信息的快速查詢，與此同時，社會對檔案信息的需求也越來越多，如：職工檔案、婚姻檔案等等，給一些行動不便的人或者地區(qū)偏遠的人帶來了極大的方便，若檔案館建立了異地查詢的功能，外來的人員可以直接查閱相關(guān)的信息，這也發(fā)揮了檔案信息化建設(shè)重要作用。

二、當下我國檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）檔案的工作人員信息化建設(shè)的意識薄弱

我們深知，檔案記錄了我們?nèi)祟悮v史的文化，同時它也是見證了我們社會的進步。傳統(tǒng)的檔案管理模式是把需要記載的記錄在紙上，而后進行保存，這種檔案管理的模式工作效率低，容易出錯，而且紙質(zhì)的檔案也不易于保管，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普及應(yīng)用打破了這種傳統(tǒng)的管理模式，即檔案信息化的建設(shè)，但是人們對檔案信息化建設(shè)的認識還不夠，檔案管理的工作人員對先進的管理技術(shù)接受程度還有待于提高，也并沒有認真的學(xué)習(xí)先進的管理技術(shù)，對于一些重要的檔案疏于嚴密的保管，這可能會造成檔案丟失的現(xiàn)象，檔案的安全度極低，若檔案管理的工作人員的有很高的信息化建設(shè)意識，完全可以把這些情況避免。

（二）檔案數(shù)字化的標準不規(guī)范

我們所謂的檔案信息化其實就是由工作人員操作由計算機自動管理的一個過程，但是目前檔案管理的工作人員還在沿用紙質(zhì)檔案的管理的思維模式進行信息化的管理，不得不說二者是有區(qū)別的，這會使得檔案信息化管理上的混亂，在檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)上突出的更加明顯，有很多單位都有自己的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，對檔案的分類也特別多，檔案的歸納和數(shù)據(jù)庫的整理都有自己的統(tǒng)一的標準，這會使綜合檔案館的檔案管理系統(tǒng)不能完全的把這些數(shù)據(jù)兼融，所以檔案數(shù)字化的標準會給檔案信息化的建設(shè)工作帶來很大的困難。

（三）信息化建設(shè)的安全技術(shù)有待提高

云計算技術(shù)、虛擬化技術(shù)、智能化技術(shù)都被廣泛的應(yīng)用在檔案信息化建設(shè)方面，但是僅僅這些技術(shù)還是遠遠不夠的，計算機的不少軟件硬件技術(shù)還都依賴于國外的技術(shù)，這些都對檔案的信息安全帶來了潛在的隱患。

（四）檔案人員的責(zé)任心和素質(zhì)較弱

檔案數(shù)字化工作其實是非常簡單的，但是從某些環(huán)節(jié)來說是需要高素質(zhì)和高技術(shù)的人員，當下各個數(shù)字化加工的企業(yè)方法都是雷同，基本上都是現(xiàn)學(xué)現(xiàn)賣，也可以說是邊做邊學(xué)的工作方式，有些出錯的地方只是忽略過去而已，并未加以改正，勞動報酬也是極低，很難留住人心，人員容易離職。再就是基層單位的檔案人員流動率太高，可能這個工作人員還沒完全熟悉檔案的相關(guān)事宜，就離職了，對檔案數(shù)字化的工作更是一塌糊涂，這些對檔案信息化的建設(shè)都是不利的。

三、檔案信息化建設(shè)的策略

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，加強檔案工作人員檔案信息化建設(shè)的意識

想發(fā)展就必須改掉傳統(tǒng)的觀念，把用人工整理檔案的方式轉(zhuǎn)變到計算機自動化管理的方式上，建立相對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫建立時把各項檔案的分類、檔案的號碼設(shè)置、字體段落設(shè)置等一系列的問題，把全部的檔案都按照這個標準收入，這樣會方便以后的使用。

（二）完善檔案隊伍的建設(shè)工作

目前，檔案工作人員的各方面素質(zhì)都不是很高，如：對工作的責(zé)任心，自身的素質(zhì)，對檔案安全的知識的了解程度等等，這些問題都需要一步一步的落實到實際行動，可以對檔案數(shù)字化加工的企業(yè)工作人員和基層的檔案人員進行綜合的專業(yè)培訓(xùn)，不單單是為了做好檔案實際的整理，更重要的是了解檔案信息化的過程，把檔案新載體的性能都熟知，懂得起碼的網(wǎng)絡(luò)安全知識和解決方法，建立具有新時代意義的檔案管理人員培養(yǎng)體制，把工作人員都培養(yǎng)成綜合型的技術(shù)人才，即計算機知識、檔案信息化知識、信息安全的知識等復(fù)合Mll的人才，來創(chuàng)建檔案信息化的發(fā)展。

（三）開發(fā)檔案新技術(shù)及應(yīng)用

檔案信息技術(shù)中的數(shù)據(jù)庫技術(shù)要用我們自己的技術(shù)，把權(quán)利掌握在自己的手中，使得各個企業(yè)發(fā)展的更長遠，這樣才能使企業(yè)投入大量的人力、物力來開發(fā)檔案新技術(shù)，使得檔案事業(yè)有了更高的發(fā)展。

四、結(jié)語

檔案信息化建設(shè)是一項任重而道遠的工作，在實施過程中可能遇到各種的困難和新的挑戰(zhàn)，所以，我們要共同努力，加強對檔案工作人員檔案信息化建設(shè)重要性的認識，改變傳統(tǒng)的思維模式，不斷開發(fā)利用答案新技術(shù)，加快檔案信息化建設(shè)的腳步。

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