關(guān)于開展優(yōu)化、細(xì)化、簡(jiǎn)化流程的研究

張曉智

【摘要】由于國(guó)內(nèi)的市場(chǎng)環(huán)境、政策環(huán)境等因素的影響，我國(guó)企業(yè)長(zhǎng)期處于傳統(tǒng)采購(gòu)模式，更加關(guān)注訂單跟蹤與監(jiān)督以及采購(gòu)價(jià)格談判等方面，沒有形成整體性、規(guī)劃性以及長(zhǎng)期預(yù)見性，經(jīng)常將采購(gòu)活動(dòng)視為短期性經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，致使采購(gòu)管理已經(jīng)成為企業(yè)管理中十分薄弱的環(huán)節(jié)，嚴(yán)重影響企業(yè)效益以及企業(yè)管理水平。

【關(guān)鍵詞】?jī)?yōu)化；細(xì)化；簡(jiǎn)化

一、有研究表明，采購(gòu)和供應(yīng)環(huán)節(jié)的費(fèi)用占總成本的比重越來越大，降低采購(gòu)成本已經(jīng)成為了企業(yè)盈利的一個(gè)重要手段

（一）研究背景

神華準(zhǔn)格爾能源有限責(zé)任公司成立較早，期間陸續(xù)采購(gòu)的設(shè)備大多已使用多年，超出保修期限，因而目前有大量的設(shè)備備件和材料需要采購(gòu)。原有的采購(gòu)管理是作為后臺(tái)支撐僅為了完成購(gòu)買行為而簡(jiǎn)單存在，隨著公司的不斷發(fā)展，采購(gòu)工作出現(xiàn)了效率低、成本高、進(jìn)口備件到貨周期長(zhǎng)等問題，已經(jīng)不能滿足公司的發(fā)展，削弱了公司的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，因此將采購(gòu)管理上升到關(guān)乎全局的戰(zhàn)略層面是企業(yè)迫在眉睫的任務(wù)。

（二）研究意義

按照準(zhǔn)能集團(tuán)公司董事長(zhǎng)楊漢宏2016年5月12日在物資供應(yīng)中心調(diào)研所做的工作安排，物資供應(yīng)中心迅速召開專題會(huì)議，對(duì)課題研究進(jìn)行部署，成立工作小組，制定了《物資供應(yīng)中心完善管理制度、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程工作的實(shí)施方案》，開展了優(yōu)化、細(xì)化、簡(jiǎn)化流程的研究工作，要求對(duì)物資管理方面的全部業(yè)務(wù)流程進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的梳理，通過梳理找出業(yè)務(wù)流程中存在的問題，并提出修訂完善意見，最終達(dá)到簡(jiǎn)化流程、依法合規(guī)、縮短采購(gòu)周期、提高采購(gòu)效率、降低采購(gòu)成本的目的。

二、梳理業(yè)務(wù)流程及查找問題

2016年6月，物資供應(yīng)中心組織相關(guān)業(yè)務(wù)人員對(duì)神華集團(tuán)以及準(zhǔn)能集團(tuán)下發(fā)的并正在執(zhí)行的各項(xiàng)物資管理制度進(jìn)行重新討論，充分征求意見，了解制度在執(zhí)行過程中存在哪些問題、制度是否具備可操作性及合理性。并結(jié)合《神華準(zhǔn)能集團(tuán)內(nèi)部授權(quán)體系》進(jìn)一步進(jìn)行分析研究，目的在于找出影響采購(gòu)效率、制約采購(gòu)周期的原因。目前物資供應(yīng)管理制度共有57個(gè)，涉及采購(gòu)周期的業(yè)務(wù)流程共有14個(gè)，對(duì)此我們進(jìn)行了全面細(xì)致的分析與研究，在分析管理制度、梳理業(yè)務(wù)流程的過程中發(fā)現(xiàn)的問題如下：1.部分制度缺失；2.業(yè)務(wù)流程存在多余的節(jié)點(diǎn)，致使業(yè)務(wù)審批周期長(zhǎng)且不順暢，影響工作效率；3.業(yè)務(wù)流程缺失，直接影響業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行；4.業(yè)務(wù)流程與管理制度不匹配。這些問題嚴(yán)重制約了物資管理業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行，致使采購(gòu)周期延長(zhǎng)，工作效率降低。

三、物資采購(gòu)流程優(yōu)化原則

梳理業(yè)務(wù)流程發(fā)現(xiàn)的問題，在整個(gè)采購(gòu)流程中存在著許多沒有價(jià)值的活動(dòng)環(huán)節(jié)。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，在企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈管理中，采購(gòu)物資的成本、質(zhì)量、到貨及時(shí)率、服務(wù)效果成為衡量企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的主要標(biāo)準(zhǔn)。通過采購(gòu)部門的合理采購(gòu)降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)整體供應(yīng)鏈效益最優(yōu)化已經(jīng)成為了企業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)。

（一）系統(tǒng)性原則

采購(gòu)流程只是供應(yīng)鏈整體流程中的一個(gè)環(huán)節(jié)，當(dāng)對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行優(yōu)化的過程中，應(yīng)充分考慮到對(duì)其他流程的影響，不能夠只是頭痛醫(yī)痛，腳痛醫(yī)腳，這樣只能解決眼前的問題，隨著企業(yè)的發(fā)展會(huì)接連不斷的出現(xiàn)新問題，問題無法得到根

治。流程優(yōu)化過程不僅需要考慮企業(yè)的現(xiàn)狀，還需要考慮到與各部門或與外界的配合。充分考慮供應(yīng)鏈整個(gè)流程與參與部門的影響，以實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈效益最大化為目標(biāo)，對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行合理優(yōu)化。

（二）簡(jiǎn)潔性原則

為了提高采購(gòu)效率，刪除多余環(huán)節(jié)等沒有增值作用的活動(dòng)，簡(jiǎn)化信息溝通等重復(fù)活動(dòng)，整合分解后的各項(xiàng)流程活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)縮短采購(gòu)流程，提高采購(gòu)反應(yīng)速度，將采購(gòu)人員從繁雜的事務(wù)性工作中解脫出來，考慮如何實(shí)現(xiàn)最優(yōu)采購(gòu)效果。

四、物資采購(gòu)流程優(yōu)化

（一）增補(bǔ)管理制度，實(shí)現(xiàn)物資全方位管理。

新增管理制度兩個(gè)，分別是《神華準(zhǔn)能集團(tuán)公司已領(lǐng)未用物資管理辦法》及相關(guān)業(yè)務(wù)流程，《神華準(zhǔn)能集團(tuán)公司物資供應(yīng)中心賬銷案存資產(chǎn)管理辦法》及相關(guān)業(yè)務(wù)流程。以上兩個(gè)管理制度規(guī)范了已領(lǐng)未用物資、報(bào)廢物資的管理，明確了管理職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)、領(lǐng)用流程。

按照公司統(tǒng)一要求組織各部站制定了《物資供應(yīng)中心內(nèi)部事權(quán)手冊(cè)》及對(duì)應(yīng)審批流程圖，明確了起草人、審核人、審批人及其審核審批內(nèi)容，同時(shí)制定了標(biāo)準(zhǔn)審批格式及審批內(nèi)容模板。做到各項(xiàng)業(yè)務(wù)有審批流程、各審批節(jié)點(diǎn)有工作內(nèi)容、各工作內(nèi)容有責(zé)任劃分、各項(xiàng)業(yè)務(wù)有標(biāo)準(zhǔn)格式。做到了制度流程化，流程標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化。

（二）優(yōu)化計(jì)劃審批，提高采購(gòu)合理性

為了提高計(jì)劃的前瞻性、準(zhǔn)確性、嚴(yán)謹(jǐn)性，從原頭上降低儲(chǔ)備資金的占用。對(duì)計(jì)劃的審批節(jié)點(diǎn)進(jìn)行了梳理。由原流程：3個(gè)流程節(jié)點(diǎn)，緊急計(jì)劃1個(gè)工作日；月度7個(gè)工作日（9天）；季度7個(gè)工作日（9天）。調(diào)整為現(xiàn)在的流程：（季度、月度、緊急計(jì)劃材料、配件計(jì)劃金額在200萬元（含）以上的計(jì)劃審批）12個(gè)流程節(jié)點(diǎn)，巧個(gè)工作日（21天）；新流程增加9個(gè)流程節(jié)點(diǎn)，增加公司業(yè)務(wù)部門審批和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

（三）優(yōu)化采購(gòu)流程，減少多余節(jié)點(diǎn)

充分授權(quán)、簡(jiǎn)化流程，縮短自采物資平均采購(gòu)周期，對(duì)于影響采購(gòu)周期的各個(gè)審批環(huán)節(jié)進(jìn)行了分析，對(duì)其中計(jì)劃金額在30萬元以下、30-100萬元、100-200萬元、200-1000萬元、1000萬元以上的物資采購(gòu)流程進(jìn)行了梳理和優(yōu)化?？s短每個(gè)流程節(jié)點(diǎn)的處理時(shí)間，取消了SRM系統(tǒng)里合同審批中經(jīng)營(yíng)管理部審批流程，取消了ERP系統(tǒng)里采購(gòu)訂單審批中的業(yè)務(wù)員審批節(jié)點(diǎn)，取消了ERP系統(tǒng)里采購(gòu)訂單審批中的經(jīng)營(yíng)管理部審批節(jié)點(diǎn)。通過優(yōu)化以上業(yè)務(wù)流程；平均縮短采購(gòu)周期巧.53%。另外30萬元以下物資取消采購(gòu)方案和采購(gòu)結(jié)果審批，以會(huì)議紀(jì)要為采購(gòu)依據(jù)，通過該項(xiàng)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化縮短采購(gòu)周期4天。同時(shí)在OA系統(tǒng)合同簽訂流程規(guī)定了每個(gè)環(huán)節(jié)的審批時(shí)間，每月進(jìn)行考核，對(duì)于超時(shí)合同進(jìn)行月底通報(bào)，并建立了績(jī)效考評(píng)制度。有效的績(jī)效評(píng)價(jià)制度是衡量流程優(yōu)化工作是否按預(yù)期目標(biāo)進(jìn)行的準(zhǔn)則，也是考核和獎(jiǎng)勵(lì)的基礎(chǔ)，用流程的輸出結(jié)果來衡量員工的業(yè)績(jī)，這樣執(zhí)行的好處是員工的自身利益與整個(gè)流程推進(jìn)有密不可分的關(guān)系，員工不再只管自己的一畝三分地，而忽略或輕視與他人的協(xié)作配合，有助于員工大局意識(shí)的提高，促進(jìn)了部門之間、人員之間的良好協(xié)作。

（四）完善管理制度，提高執(zhí)行力

對(duì)于梳理過程中發(fā)現(xiàn)的流程不合理、制度操作性不強(qiáng)等問題進(jìn)行了逐步解決，對(duì)于《準(zhǔn)能集團(tuán)公司內(nèi)部授權(quán)手冊(cè)》中不合理的部分進(jìn)行了修改，共修改內(nèi)部管理授權(quán)手冊(cè)13項(xiàng)，修改內(nèi)容為審批金額、批準(zhǔn)入、業(yè)務(wù)內(nèi)容等，其中物資寄售管理3項(xiàng)；材料配件采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、庫(kù)存物資銷售管理4項(xiàng)；勞保采購(gòu)管理3項(xiàng)；庫(kù)存管理1項(xiàng)；神華集團(tuán)集采合同管理2項(xiàng)。對(duì)于梳理過程中發(fā)現(xiàn)缺失的內(nèi)容進(jìn)行的新增，共新增內(nèi)部管理授權(quán)3項(xiàng)，分別在物資寄售管理、材料配件采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、庫(kù)存物資銷售管理、勞保采購(gòu)管理中增加了200萬元（含）以上材料、配件、設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目，招標(biāo)后的結(jié)果審批；招標(biāo)后為競(jìng)爭(zhēng)性談判，單一來源洽談的結(jié)果審批。

（五）轉(zhuǎn)變思路，優(yōu)化采購(gòu)模式

2017年物資供應(yīng)中心對(duì)神華寶日希勒能源有限公司和神華包神鐵路集團(tuán)的采用框架協(xié)議采購(gòu)模式進(jìn)行了調(diào)研，通過調(diào)研，了解到框架協(xié)議采購(gòu)有如下優(yōu)勢(shì)。

1.縮短采購(gòu)周期。采用框架的形式明確了供應(yīng)商和物資單價(jià)，在一定時(shí)期內(nèi)不需要進(jìn)行每單采購(gòu)和重復(fù)采購(gòu)。

2.降低采購(gòu)成本。由于采取框架協(xié)議采購(gòu)供應(yīng)商比較穩(wěn)定，采購(gòu)品類豐富，采購(gòu)數(shù)量較大，簽訂框架協(xié)議的供需雙方可以建立長(zhǎng)遠(yuǎn)的合作機(jī)制，從而可以提高議價(jià)能力，降低采購(gòu)成本。

3.降低儲(chǔ)備資金占用。框架協(xié)議下的物資無需進(jìn)入采購(gòu)單位庫(kù)房，使用單位提出需求后采購(gòu)部門可直接下達(dá)訂單給供應(yīng)商供貨，減少了中間的采購(gòu)環(huán)節(jié)和時(shí)間，從而可以實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)時(shí)化采購(gòu)，這樣不僅有效提升了企業(yè)市場(chǎng)反應(yīng)能力，還降低了庫(kù)存成本。

4.轉(zhuǎn)變管理模式。傳統(tǒng)采購(gòu)模式下，采購(gòu)管理注重對(duì)內(nèi)部資源的管理，追求采購(gòu)流程的優(yōu)化、采購(gòu)環(huán)節(jié)的監(jiān)控和與供應(yīng)商的談判技巧，缺乏與供應(yīng)商之間的合作。而實(shí)行框架協(xié)議采購(gòu)后，大大節(jié)約了工作時(shí)間。采購(gòu)人員也可將精力集中在供應(yīng)商管理和物資管理方面，采購(gòu)部門業(yè)務(wù)也由采購(gòu)操作向采購(gòu)管理轉(zhuǎn)變。

5.與供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期合作與雙贏。在傳統(tǒng)采購(gòu)模式中，企業(yè)與供應(yīng)商之間溝通較少，相應(yīng)的信息更新、反饋都不夠及時(shí)，企業(yè)與供應(yīng)商之間在建立長(zhǎng)期的戰(zhàn)略合作方面存在著較大的困難。而框架協(xié)議采購(gòu)是一種戰(zhàn)略采購(gòu)模式。供應(yīng)商為了能夠長(zhǎng)期供貨和獲得更多任務(wù)份額，不但會(huì)按協(xié)議要求時(shí)間、質(zhì)量供貨，而且還會(huì)在合同外附加服務(wù)方面做出許多讓步，增加物資本身附加值。這樣企業(yè)慢慢會(huì)與一些供應(yīng)商建立基于共同價(jià)值訴求和利益合作機(jī)制基礎(chǔ)上的戰(zhàn)略伙伴和“雙贏”關(guān)系。

總體來說，按照材料備件的品類和屬性來選擇框架協(xié)議、寄售和采購(gòu)合同等不同的采購(gòu)模式，既能夠提高使用單位計(jì)劃的前瞻性、準(zhǔn)確性，又能起到優(yōu)化庫(kù)存的作用。同時(shí)有利于縮短采購(gòu)周期、降低采購(gòu)成本、減少儲(chǔ)備資金、避免重復(fù)采購(gòu)；有利于提高供應(yīng)商合作共贏的積極性，提高產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量。

五、建議

1.建立招標(biāo)文件會(huì)審機(jī)制。向準(zhǔn)能招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)提出建議，參照神華集團(tuán)模式，準(zhǔn)能物資供應(yīng)處編制采購(gòu)招標(biāo)文件后，組織工程公司項(xiàng)目經(jīng)理、使用單位代表、公司職能部門和相關(guān)專家（如有必要）集中會(huì)審定稿，經(jīng)會(huì)審一致通過后不必報(bào)招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)審批，直接委托招標(biāo)，會(huì)審后仍有異議的，再報(bào)招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)審議。

2.優(yōu)化準(zhǔn)能集團(tuán)內(nèi)部審批流程。向準(zhǔn)能招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)提出建議，參照神華集團(tuán)模式，準(zhǔn)能集團(tuán)招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)只審批單包100萬元以上的非公開招標(biāo)采購(gòu)方案，經(jīng)會(huì)審一致通過的招標(biāo)方案可直接委托招標(biāo)。

優(yōu)化、細(xì)化、簡(jiǎn)化流程的工作只是告一段落，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有結(jié)束，物資供應(yīng)中心將把這項(xiàng)工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)來抓，目前物資管理的各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法還存在缺失和不嚴(yán)密、不細(xì)致等問題，管理流程還有很多不完備、不順暢的地方，還需要在今后很長(zhǎng)一段時(shí)間進(jìn)行修訂和完善，在下一步的工作中物資供應(yīng)中心將進(jìn)一步健全和完善各項(xiàng)管理制度，做到以制度促規(guī)范，使物資采購(gòu)業(yè)務(wù)更加規(guī)范高效。

通過優(yōu)化、細(xì)化、簡(jiǎn)化流程最終實(shí)現(xiàn)采購(gòu)效益與采購(gòu)及時(shí)率的“雙提高”和采購(gòu)成本與小額度合同采購(gòu)“雙降低”的效果。